Paylocity
Übertragen Sie Ihre Personaldaten aus Paylocity in MuchSkills. Ihr Paylocity-Administrator gewährt MuchSkills Lesezugriff, und wir ordnen die Felder zu und führen die Synchronisierung durch. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Paylocity-Administrator zusammen mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf mit Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest die Daten aus Paylocity nach festem Zeitplan. Neueintritte, Austritte, Wechsel der Führungskraft und Abteilungswechsel kommen mit der nächsten Synchronisierung an, ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. In Paylocity wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein Paylocity-Administrator in Ihrem Unternehmen oder Ihr Paylocity-Implementierungspartner.
- Eine Liste, wer in MuchSkills erfasst werden soll: alle Mitarbeitenden oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jeder Paylocity-Installation anders. Halten Sie Ihre Feldliste deshalb für den technischen Termin bereit.
Schritte
In Paylocity
Bei Paylocity können Administratoren API-Zugangsdaten nicht selbst erstellen. Eine autorisierte Kontaktperson in Ihrem Unternehmen beantragt den API-Zugriff bei Paylocity über ein unterschriebenes Formular, und Paylocity stellt die Zugangsdaten nach Prüfung des Antrags aus. Paylocity kann für den API-Zugriff Gebühren erheben; Ihr Account Executive kann Ihnen dazu Auskunft geben. Die Bezeichnungen stammen aus dem Zugriffsantragsformular und der Entwicklerdokumentation von Paylocity. Paylocity-Dokumentation
- Beantragen Sie API-Zugriff bei Paylocity. Bitten Sie Ihren Paylocity Account Executive oder Client Consultant um das Paylocity Web Services Access Request Form. Ausfüllen und unterschreiben muss es ein Paylocity Authorized Contact in Ihrem Unternehmen. Klären Sie bei der Gelegenheit auch, ob API-Gebühren anfallen.
- Tragen Sie Ihre Firmendaten und unsere Angaben ein. Geben Sie Ihren Company Name an, außerdem die Company ID (oder Company Set ID) jeder Gesellschaft, deren Mitarbeitende in MuchSkills erscheinen sollen, sowie Ihren eigenen technischen Ansprechpartner. Unter Vendor/Third-Party Contact Information tragen Sie MuchSkills und den Kontakt ein, den wir Ihnen nennen. Wählen Sie unter Request Type einen neuen Zugang für PRODUCTION und beschreiben Sie den Zweck als reine Lese-Synchronisierung von Personaldaten zu MuchSkills.
- Beantragen Sie ausschließlich Lesezugriff auf Mitarbeiterdaten. Kreuzen Sie unter Open API Access die Employee Demographic API an oder wählen Sie unter Get Employee die Option Restricted (No Pay Rate, Additional Rates, or SSN). Nehmen Sie die Cost Center Codes API und die Job Codes API dazu, damit auch Abteilungs- und Stellenbezeichnungen übertragen werden. Sensible Daten, Direct Deposit, Abzüge, Bezüge, Gehaltsabrechnungen und alle Optionen zum Hinzufügen oder Aktualisieren bleiben unangekreuzt, und der Webhook-Abschnitt bleibt leer.
- Legen Sie fest, wer die Zugangsdaten erhält. Tragen Sie unter Who Gets the Credentials im Feld Send API Credentials to this Email Address die Adresse Ihres eigenen technischen Ansprechpartners ein und unter Automated API Renewal Email eine Adresse, die regelmäßig gelesen wird. Paylocity verlangt alle 365 Tage ein neues Secret und schickt 10 und 5 Tage vor Ablauf des alten eine Warnung an diese Adresse.
- Unterschreiben Sie das Formular und schicken Sie es zurück. Senden Sie alle Seiten einschließlich der unterschriebenen Signaturseite an Ihren Paylocity Account Executive oder Client Consultant. Paylocity prüft den Antrag und schickt Client-ID und Secret an die Adresse aus Schritt 4.
- Notieren Sie Ihre Verbindungsdaten. Dazu gehören Client-ID und Client Secret, die abgedeckten Company IDs (oder Company Set ID), die Umgebung (Produktion), die von Paylocity freigegebenen APIs und das Ablaufdatum des Secrets.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdaten. Die Zugangsdaten und Verbindungsdetails aus den obigen Schritten, Ihre Feldliste und Ihren Geltungsbereich, über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam festlegen.
- Nehmen Sie an der technischen Sitzung teil. Ihr Paylocity-Administrator und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie eine erste Synchronisierung. Wir synchronisieren einige wenige Mitarbeitende oder eine Abteilung. Sie prüfen in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und etwaige Tags.
- Erweitern Sie den Geltungsbereich. Wir aktivieren die Synchronisierung für alle Mitarbeitenden im Geltungsbereich. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
Prüfen, ob alles funktioniert
- Team/Org › Members zeigt die Mitarbeitenden im festgelegten Umfang an.
- Diese Mitarbeitenden haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte finden ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Ihr Nutzen
- Paylocity bleibt die maßgebliche Datenquelle. Personaldaten werden einmal erfasst, in Paylocity, und MuchSkills zieht nach.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifizierungen und Projekthistorie liegen neben den Personaldaten, auf die Sie sich bereits verlassen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen einsatzbereit an: für Filter, Lückenanalysen und den Team Builder.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Nur Name und E-Mail-Adresse sind Pflicht. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, jede Ansicht |
| Pflicht | Zuordnung und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Mitarbeitenden anmelden | |
| Berufsbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt die Zuordnung automatisch aus Paylocity |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung des Geltungsbereichs |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Angestellten oder Freiberuflern |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Datumsangaben und Prozentsätze |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel juristische Person, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorher mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Diese werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert, selbst wenn die Quelle sie mitliefert: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder Gesundheitsdaten.
Wer einbezogen wird. Am besten schränken Sie in Paylocity ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann. So verlässt nichts außerhalb Ihres Umfangs Ihr System. Als Alternative gibt es einen Länderfilter in MuchSkills: Datensätze außerhalb dieses Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Welche Variante zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Paylocity oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, nehmen Sie beide in die Zulassungsliste auf.
Der Zugriff läuft über Paylocity. Paylocity stellt API-Zugangsdaten erst nach einem unterschriebenen Antragsformular aus, und die Prüfung kann mehrere Wochen dauern. Stellen Sie den Antrag frühzeitig, und fragen Sie Ihren Paylocity-Ansprechpartner, ob Kosten anfallen.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Einige Mitarbeitende fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in Paylocity sehen kann, oder außerhalb des Bereichsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Geltungsbereich |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Geltungsbereichs, oder in Paylocity ist keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob jede Führungskraft im Geltungsbereich liegt und die Berichtslinien in Paylocity gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Paylocity weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Paylocity an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Paylocity oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Nehmen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 in die Zulassungsliste auf |
| Die Synchronisierung läuft nicht mehr | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert oder hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in Paylocity und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Paylocity ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als „Contact us“ angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Paylocity wird über eine individuelle Einrichtung angebunden statt über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest direkt über HTTPS aus Paylocity. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in Paylocity ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass überhaupt nur Personen im festgelegten Umfang Ihr System verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit Sync Now außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Personen, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Zeiträume und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.