Auslastungsdaten aus jeder Quelle anbinden

So funktioniert es

Organisationen berechnen Auslastung ganz unterschiedlich: in Stunden oder Prozent, pro Tag oder pro Zeitraum, mit jeweils eigenen Kapazitätsregeln. Deshalb stellt Ihr Team die bereits vorhandenen Datensätze in einer von drei Strukturen bereit, und MuchSkills ruft sie nach Zeitplan ab. Bevor etwas live geht, bestätigen Ihr Team und unser CTO die Feldzuordnung in einer technischen Abstimmung.

Wenn Sie nur Abwesenheiten benötigen, brauchen Sie diese Seite nicht. Abwesenheiten können aus Ihrem HR-System, direkt aus MuchSkills oder über die MuchSkills API kommen.

Bevor Sie beginnen

• Eine technische Ansprechperson, die aus Ihrem System eine gesicherte HTTPS-API bereitstellen kann.
• Zugangsdaten mit reinem Lesezugriff für diese API: ein API-Schlüssel, OAuth 2.0 Client Credentials oder ein Servicebenutzer mit Passwort.
• Stunden oder Prozent. Legen Sie einen Werttyp für alle Datensätze fest.
• Ihre Kapazitätsregel. Eine einheitliche Standardwoche für alle oder eine individuelle Kapazität pro Person.
• E-Mail-Adressen prüfen. Jeder Datensatz identifiziert die Person über ihre E-Mail-Adresse. Das muss die Adresse sein, mit der sie sich bei MuchSkills anmeldet.

Schritte

In Ihrem System

1. Vorhandene Datensätze auflisten. MuchSkills arbeitet mit drei Datensatztypen: Allocation (Zeit für ein Projekt), Unavailability (Zeit, in der jemand keine neuen Aufgaben übernehmen kann, etwa Urlaub, Schulungstage oder Feiertage) und Capacity (die maximale Arbeitszeit einer Person in einem Zeitraum). Welche Felder jeder Typ benötigt, steht in der Tabelle unter Wichtige Hinweise.
2. Struktur wählen. Entscheiden Sie sich für die Struktur, die Ihr System am einfachsten liefern kann: A, B oder C, beschrieben unter Wichtige Hinweise.
3. Festlegen, wie die Kapazität übermittelt wird. Entweder als ein organisationsweiter Wert, den wir einmalig hinterlegen, oder als Capacity-Datensätze pro Person.
4. API bereitstellen. Machen Sie den Endpunkt bzw. die Endpunkte über HTTPS mit Zugangsdaten für reinen Lesezugriff verfügbar. Wenn Sie den Zugriff nach IP-Adresse einschränken, geben Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 frei.

Gemeinsam mit MuchSkills

5. Details übermitteln. Senden Sie uns über einen gemeinsam vereinbarten sicheren Kanal die Endpunktadressen, die gewählte Struktur, eine Beispielantwort, Ihre Kapazitätsregel und die Zugangsdaten.
6. Technische Abstimmung wahrnehmen. Ihre technische Ansprechperson und unser CTO bestätigen Feldzuordnung, Datenformat und Authentifizierung. Außerdem vereinbaren Sie, wie oft MuchSkills Daten abruft, welchen Zeitraum ein Abruf rückwirkend und im Voraus abdeckt, welche Zeitzone für Datumsangaben gilt, wie das Paging erfolgt und wie korrigierte Datensätze aus der Vergangenheit geliefert werden.
7. Ersten Abruf prüfen. Wir rufen einen Testdatensatz oder die Daten einiger Personen und Projekte ab. Sie prüfen Auslastung und Verfügbarkeit in MuchSkills.
8. Aktivieren. Ab diesem Zeitpunkt ruft MuchSkills Ihre API nach dem vereinbarten Zeitplan ab.

Erfolg prüfen

• Die Berichte unter Team/Org › Reports zeigen die Auslastung pro Person und pro Projekt für den übermittelten Zeitraum.
• Nichtverfügbarkeiten werden in der Verfügbarkeit der jeweiligen Person angezeigt, etwa in My Circle.
• Wenn Sie im Team Builder ein Team zusammenstellen, sehen Sie bei allen Kandidatinnen und Kandidaten ihre aktuelle Zuweisung.

Ihre Vorteile

• Kompetenzen und Arbeitslast auf einen Blick. Sehen Sie an einem Ort, wer die passenden Kompetenzen hat und wer Zeit hat.
• Keine doppelte Datenpflege. Zuweisungen bleiben in dem Tool, das Ihre Delivery-Teams ohnehin nutzen.
• Fundiertere Besetzungsentscheidungen. Erkennen Sie, wer überbucht ist, wer gerade ohne Projekt ist und wer bald aus einem Projekt ausscheidet, bevor Sie Personen einplanen.

Wichtige Hinweise

Felder pro Datensatztyp. Die Feldnamen bestimmen Sie selbst. Wir ordnen sie in der technischen Abstimmung zu.

Die drei Strukturen.

• A. Projektbasiert. Endpunkt 1 liefert eine Liste der Projekte. Zu jedem Projekt gehören Projekt-ID, Projektname und die zugeordneten Personen, zu jeder Person ihre E-Mail-Adresse und ihre Allocation-Datensätze (Datum oder Zeitraum, Wert, Werttyp). Unavailability und Capacity sind keinem Projekt zugeordnet und kommen daher von Endpunkt 2: einer Personenliste mit der E-Mail-Adresse sowie den Unavailability- und Capacity-Datensätzen jeder Person.
• B. Personenbasiert, mit Projektliste. Endpunkt 1 liefert die Projekte (Projekt-ID, Projektname), Endpunkt 2 die Personen. Zu jeder Person gehören ihre E-Mail-Adresse und ihre Datensätze, und jeder Datensatz enthält Datensatztyp, Datum oder Zeitraum, Wert und Werttyp. Allocation-Datensätze enthalten außerdem die Projekt-ID und optional eine Aufgaben-ID.
• C. Flache Liste. Ein einziger Endpunkt liefert alle Datensätze in einer Liste, jeweils mit sämtlichen Feldern. Diese Variante ist am einfachsten bereitzustellen.

Ein Beispiel für Struktur C in Stunden:

[
  {"recordType": "Allocation", "userEmail": "anna@yourcompany.com", "projectId": "P-1042", "projectName": "Relaunch der Website", "start": "2026-11-02", "end": "2026-11-06", "value": 20, "valueType": "hours"},
  {"recordType": "Unavailability", "userEmail": "anna@yourcompany.com", "date": "2026-11-09", "value": 7.5, "valueType": "hours"},
  {"recordType": "Capacity", "userEmail": "anna@yourcompany.com", "start": "2026-11-02", "end": "2026-11-08", "value": 30, "valueType": "hours"}
]

MuchSkills ruft Ihre Daten ab. Es gibt keinen MuchSkills-Endpunkt, an den Sie Zuweisungen senden. MuchSkills ruft Ihre API nach dem vereinbarten Zeitplan auf.

Abwesenheiten aus nur einer Quelle. Synchronisiert Ihr HR-System Abwesenheiten bereits mit MuchSkills, lassen Sie Unavailability-Datensätze für Urlaub in dieser API weg oder teilen Sie uns mit, welche Quelle Vorrang hat. Verwaltet eine HR-Integration die Abwesenheiten, lässt die MuchSkills API kein Überschreiben zu. Wer Abwesenheiten über die API mit PUT /api/v2/profile/{email}/pto sendet, ersetzt bei jedem Aufruf sämtliche Abwesenheiten der betreffenden Person.

Keine Gründe, keine Gesundheitsdaten. Übermitteln Sie ausschließlich Datumsangaben und Zeitumfänge. Folgende Daten werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder sonstige Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder gesundheitsbezogene Daten.

Nur Lesezugriff. MuchSkills schreibt über diese Verbindung niemals Daten in Ihr System zurück.

Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen aus: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Ihr System oder Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse einschränkt, nehmen Sie beide in die Allowlist auf.

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