Microsoft Entra ID: Benutzer synchronisieren
Halten Sie Personen, Abteilungen und Führungskräfte in MuchSkills mit Daten aus Microsoft Entra ID, ehemals Azure Active Directory, auf dem aktuellen Stand. Dazu registrieren Sie eine App in Entra, geben MuchSkills Lesezugriff und wählen aus, wer synchronisiert wird.
- Wer
- Ein Owner oder Admin in MuchSkills, zusammen mit einem Microsoft-Administrator, der die Einwilligung erteilen kann
- Anbindung
- Selbst einrichten unter Settings › Integrations
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
Bevor Sie beginnen
- In MuchSkills: die Rolle Owner oder Admin.
- In Microsoft Entra: eine Person, die Anwendungen registrieren darf, und eine Person, die die Administratoreinwilligung für Anwendungsberechtigungen von Microsoft Graph erteilen darf. Welche Rollen das sind, steht in den FAQ unten.
- Entscheiden Sie zuerst, wen Sie synchronisieren. Fangen Sie klein an: mit einer Abteilung oder einer Entra-Gruppe aus fünf bis zehn Personen. Erweitern können Sie den Umfang später.
- Informieren Sie die Belegschaft vorab. Mit dem Start der Synchronisierung erhalten alle Personen im gewählten Umfang eine Einladung, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Prüfen Sie die E-Mail-Adressen. In Entra sollte bei jeder Person die Adresse hinterlegt sein, mit der sie sich bei MuchSkills anmeldet.
Schritte
In MuchSkills
- Öffnen Sie den Microsoft-Connector. Gehen Sie zu Team/Org › Settings › Integrations und klicken Sie bei Microsoft Active Directory auf Connect. Lassen Sie diesen Tab geöffnet: Sie fügen dort nach und nach drei Werte ein.
Team/Org › Settings › Integrations › Connect bei Microsoft Active Directory.
In Microsoft Entra
- Registrieren Sie eine App. Melden Sie sich im Microsoft Entra Admin Center an und öffnen Sie Entra ID › App registrations › New registration. Geben Sie der App den Namen MuchSkills, lassen Sie Single tenant only ausgewählt und Redirect URI leer, und klicken Sie auf Register. Microsoft-Anleitung: App registrieren
- Kopieren Sie zwei IDs. Auf der Seite Overview der App kopieren Sie die Application (client) ID in das Feld Client ID in MuchSkills und die Directory (tenant) ID in das Feld Tenant ID.
- Fügen Sie die Berechtigung hinzu. Öffnen Sie API permissions › Add a permission › Microsoft Graph › Application permissions. Suchen Sie nach User.Read.All, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und klicken Sie auf Add permissions. Belassen Sie die Standardberechtigung User.Read. Wenn Sie nach Gruppen statt nach Abteilungen synchronisieren möchten, fügen Sie außerdem Group.Read.All und GroupMember.Read.All hinzu.
- Erteilen Sie die Administratoreinwilligung. Klicken Sie auf derselben Seite auf Grant admin consent for Ihre Organisation und bestätigen Sie. Klicken Sie so lange auf Refresh, bis bei allen Berechtigungen Granted steht. Das kann eine Minute dauern. Microsoft-Anleitung zur Administratoreinwilligung
- Erstellen Sie einen geheimen Clientschlüssel. Öffnen Sie Certificates & secrets › Client secrets › New client secret. Geben Sie eine Beschreibung ein, wählen Sie eine Laufzeit (Microsoft empfiehlt weniger als 12 Monate) und klicken Sie auf Add. Kopieren Sie den Value sofort und fügen Sie ihn in MuchSkills in das Feld Client secret ein. Kopieren Sie dabei die Spalte Value, nicht die Secret ID. Microsoft zeigt den Wert nur einmal an. Microsoft-Anleitung zu geheimen Clientschlüsseln
Zurück in MuchSkills
- Stellen Sie die Verbindung her. Sobald alle drei Werte eingefügt sind, klicken Sie auf Connect. Der Status springt von Waiting for credentials auf Api Connected.
Das Microsoft-Formular: 1 Client ID, 2 Client secret, 3 Tenant ID, 4 Connect.
- Legen Sie fest, wer synchronisiert wird. Sync by department listet die Abteilungen auf, die MuchSkills in Entra gefunden hat. Ist der Schalter aktiv, werden nur Personen aus den ausgewählten Abteilungen synchronisiert. Schalten Sie ihn aus, um alle zu synchronisieren. Um eine gezielt ausgewählte Gruppe von Personen zu synchronisieren, legen Sie in Entra eine Gruppe an und verwenden stattdessen Sync by group. Dafür sind die beiden Gruppenberechtigungen aus Schritt 4 nötig, und es werden dann keine Abteilungen angelegt.
- Starten Sie die Synchronisierung. MuchSkills zeigt an, wie viele Mitarbeitende synchronisiert und eingeladen werden. Klicken Sie auf Start Sync.
Prüfen, ob es funktioniert hat
- Der Connector zeigt Data is synced every 5 hours sowie Last successful sync und Next scheduled sync an.
- Unter Team/Org › Members sind die synchronisierten Personen aufgeführt.
- Die synchronisierten Personen haben eine Einladung erhalten, ihr Profil anzulegen.
Benefits
Ihr Nutzen
- Kein manueller Pflegeaufwand. Neueinstellungen, Austritte und Wechsel der Führungskraft kommen von selbst in MuchSkills an.
- Teams vom ersten Tag an. Aus den Abteilungen in Entra werden Abteilungen in MuchSkills, die Sie filtern und auswerten können.
- Führungskräfte sehen ihre Mitarbeitenden. Die direkt unterstellten Mitarbeitenden jeder Führungskraft erscheinen in My Circle, sobald die Synchronisierung läuft.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Pflicht sind nur E-Mail-Adresse und Name. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld in MuchSkills | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Name | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| Pflicht | Zuordnung und Anmeldung | |
| Job title | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Department | Empfohlen | Abteilungen, Filter, Sync by department |
| Manager | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte |
| Profile photo | Empfohlen | Profile und Organigramm |
Wie oft? Alle 5 Stunden. Sync Now synchronisiert sofort, Pause Sync hält die Synchronisierung an, bis Sie sie wieder starten.
Profilfotos. Fotos werden beim Anlegen eines Kontos gespeichert und von der automatischen Synchronisierung nicht aktualisiert. Klicken Sie auf Sync Now, um geänderte Fotos zu übernehmen.
Ausgeschiedene werden deaktiviert, nicht gelöscht. Wird eine Person in Entra deaktiviert oder entfernt oder fällt sie aus dem synchronisierten Umfang heraus, deaktiviert MuchSkills sie bei der nächsten Synchronisierung. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für Audits wichtig ist.
Wer eine Abteilung oder Gruppe abwählt, offboardet deren Mitglieder. Nach der ersten Synchronisierung werden alle Personen einer Abteilung oder Gruppe offboardet, sobald Sie sie aus der Auswahl entfernen. MuchSkills bittet Sie um Bestätigung, und auf diesem Bildschirm lässt sich der Schritt nicht rückgängig machen.
Halten Sie den geheimen Schlüssel aktuell. Tragen Sie das Ablaufdatum des Schlüssels in Ihren Kalender ein. Läuft er ab, stoppt die Synchronisierung, bis Sie einen neuen einfügen.
Common errors
Fehlerbehebung
| Anzeige | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Invalid Credentials | Ein Wert wurde falsch kopiert, häufig die Secret ID statt des Value, oder der geheime Schlüssel ist abgelaufen | Erstellen Sie einen neuen geheimen Clientschlüssel, kopieren Sie dessen Value, fügen Sie ihn ein und klicken Sie auf Update Credentials |
| We were not able to access your Active Directory. Please make sure you have granted the required permissions: 'User.Read' and 'User.Read.All'. | Die Administratoreinwilligung fehlt oder wird noch verarbeitet | Führen Sie Schritt 5 erneut aus und warten Sie, bis bei der Berechtigung Granted steht |
| Dieselbe Meldung, aber mit Group.Read.All und GroupMember.Read.All | Sie haben Sync by group gewählt, ohne die Gruppenberechtigungen hinzuzufügen | Fügen Sie beide Berechtigungen hinzu, erteilen Sie die Einwilligung und verbinden Sie sich anschließend neu |
| Your Microsoft credentials are correct, but no users were found. | Die ausgewählten Abteilungen oder Gruppen enthalten keine Personen | Prüfen Sie Ihre Auswahl, oder deaktivieren Sie Sync by department, um alle Personen zu sehen |
| Missing Attributes in API | Bei einigen Benutzern fehlt ein Pflichtfeld, meist die E-Mail-Adresse | Tragen Sie die fehlenden Werte in Entra nach und klicken Sie dann auf Sync Now |
| Authentication failed multiple times | Der geheime Schlüssel ist abgelaufen oder wurde in Entra gelöscht | Erstellen Sie einen neuen geheimen Schlüssel und klicken Sie auf Update Credentials |
| Ein Foto wurde nicht aktualisiert | Bei der automatischen Synchronisierung werden Fotos nicht aktualisiert | Klicken Sie auf Sync Now |
Häufig gestellte Fragen
Welche Microsoft-Rollen benötigen wir?
Für die Registrierung der App ist Application Developer oder eine höhere Rolle in Microsoft Entra nötig. Für die Zustimmung zu einer Microsoft-Graph-Anwendungsberechtigung braucht es einen Privileged Role Administrator oder einen Global Administrator. In MuchSkills benötigen Sie die Rolle Owner oder Admin. Eine Person kann alles erledigen, wenn sie beides innehat.
Können wir mit wenigen Personen beginnen, bevor wir alle synchronisieren?
Ja, und das empfehlen wir. Wählen Sie unter Sync by department eine einzelne Abteilung aus oder legen Sie in Entra eine Gruppe mit fünf bis zehn Personen an und nutzen Sie Sync by group. Prüfen Sie das Ergebnis in MuchSkills und erweitern Sie dann den Umfang.
Wie oft läuft die Synchronisierung?
Alle 5 Stunden. Owners und Admins können sie jederzeit über Sync Now am Konnektor starten.
Was passiert, wenn jemand ausscheidet?
Wird eine Person in Entra deaktiviert oder entfernt oder fällt sie aus den synchronisierten Abteilungen oder Gruppen heraus, deaktiviert MuchSkills sie bei der nächsten Synchronisierung. Sie verschwindet aus den Alltagsansichten, ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten. Nichts wird gelöscht.
Schreibt MuchSkills etwas zurück zu Microsoft?
Nein. Die Berechtigungen sind schreibgeschützt. MuchSkills liest die Personen im Umfang und ändert nie etwas in Ihrem Verzeichnis.
Erhalten die Mitarbeitenden beim Start eine E-Mail?
Ja. Sobald die Synchronisierung startet, werden alle erfassten Personen eingeladen, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen. Machen Sie MuchSkills deshalb bekannt, bevor Sie auf Start Sync klicken.
Was passiert, wenn der geheime Clientschlüssel abläuft?
Die Synchronisierung bricht ab und der Konnektor meldet einen Authentifizierungsfehler. Legen Sie in Entra einen neuen geheimen Clientschlüssel an, tragen Sie den neuen Wert unter Client secret ein und klicken Sie auf Update Credentials.
Wir betreiben Active Directory auf eigenen Servern. Funktioniert das?
Ja, sofern Ihre Benutzer mit Microsoft Entra ID synchronisiert werden. Die meisten Organisationen nutzen dafür Microsoft Entra Connect. MuchSkills liest die Daten aus Entra ID. Wer nur im lokalen Active Directory angelegt ist, bleibt für MuchSkills deshalb unsichtbar.
Ist das dasselbe wie Single Sign-on?
Beides wird separat eingerichtet. Diese Seite bringt Personen in MuchSkills. Single Sign-on ermöglicht die Anmeldung mit dem Microsoft-Konto und hat eine eigene Anleitung: Microsoft Entra ID: Single Sign-on.