Darwinbox
Holen Sie Ihre Personaldaten aus Darwinbox in MuchSkills. Ihr Darwinbox-Administrator richtet für MuchSkills einen reinen Lesezugriff ein, wir ordnen die Felder zu und kümmern uns um die Synchronisierung. Die Einrichtung gehört zu Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Darwinbox-Administrator gemeinsam mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest die Daten in festen Abständen aus Darwinbox aus. Neueintritte, Austritte, Wechsel der Führungskraft und Abteilungswechsel kommen mit der nächsten Synchronisierung an, ganz ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. In Darwinbox wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Einen Darwinbox-Administrator auf Ihrer Seite oder Ihren Darwinbox-Implementierungspartner.
- Eine Liste, wer in MuchSkills erfasst werden soll: alle Mitarbeitenden oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jeder Darwinbox-Installation anders. Halten Sie Ihre Feldliste deshalb für den technischen Termin bereit.
Schritte
Auf der Darwinbox-Seite
Darwinbox stellt API-Zugriff auf Anfrage bereit. Ist Darwinbox Studio bei Ihnen aktiviert, kann Ihr Super-Admin den Zugriff selbst anlegen; andernfalls richtet ihn Ihr Darwinbox-Account-Manager ein. In beiden Fällen geben Sie uns einen API-Lesezugriff frei, und wir stimmen die Details im technischen Termin ab. Darwinbox-Dokumentation
- Prüfen Sie, wie Sie an einen API-Zugang kommen. Melden Sie sich als Super-Admin an und öffnen Sie Admin Apps. Wird dort Darwinbox Studio angezeigt, können Sie den Zugang unter Studio Users und Darwinbox API Keys selbst anlegen. Falls nicht, bitten Sie Ihren Darwinbox-Account-Manager um einen reinen Lesezugriff auf die Mitarbeiterdaten-API für MuchSkills.
- Nur Lesezugriff, nur Mitarbeiterdaten. Der Zugang sollte ausschließlich die Mitarbeiterdaten-API (/masterapi/employee) abdecken, und zwar für aktive und inaktive Mitarbeitende, ohne Endpunkte für Import, Aktualisierung oder Vergütung.
- Grenzen Sie Felder und Personen ein. Fordern Sie nur Personalnummer, Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Stellenbezeichnung, Abteilung, direkte Führungskraft, Beschäftigungsstatus, Beschäftigungsart, Bürostandort und Land sowie das Austrittsdatum an, und zwar nur für die Personen, die in MuchSkills aufgenommen werden sollen. Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Adressen, private Kontaktdaten und Vergütung bleiben außen vor. Wenn Sie auch Abwesenheiten freigeben, ergänzen Sie einen Lesezugriff, der sich nur auf die Abwesenheitszeiträume beschränkt.
- Halten Sie die Verbindungsdaten fest. Ihre Darwinbox-Adresse (zum Beispiel
https://yourcompany.darwinbox.in), Benutzername und Passwort des Integrationsbenutzers sowie die API- und Dataset-Keys. Für die Übergabe vereinbaren wir einen sicheren Kanal. Schicken Sie diese Daten niemals per E-Mail.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdaten. Die Zugangs- und Verbindungsdaten aus den obigen Schritten, Ihre Feldliste und Ihren Umfang, über einen mit uns vereinbarten sicheren Kanal.
- Nehmen Sie am technischen Termin teil. Ihr Darwinbox-Administrator und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie eine erste Synchronisierung. Wir synchronisieren zunächst einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und gegebenenfalls Tags.
- Erweitern Sie den Umfang. Wir aktivieren die Synchronisierung für alle Personen im festgelegten Umfang. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
Erfolg prüfen
- Team/Org › Members listet alle einbezogenen Personen auf.
- Die einbezogenen Personen haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Ihre Vorteile
- Darwinbox bleibt die maßgebliche Datenquelle. Personaldaten werden nur einmal erfasst, nämlich in Darwinbox, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifikate und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldatensätzen, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen direkt nutzbar für Filter, Skill-Gap-Analysen und den Team Builder an.
Important to know
Wichtige Hinweise
Was synchronisiert wird. Pflicht sind nur Name und E-Mail-Adresse. Synchronisieren Sie möglichst viele der übrigen Felder, denn jedes einzelne macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Benötigt | Verwendung |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Erforderlich | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Erforderlich | Abgleich und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt die Zuordnung aus Darwinbox automatisch |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung des Umfangs |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filter, zum Beispiel Angestellte oder externe Kräfte |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit im Team Builder und in My Circle. Nur Datumsangaben und Prozentwerte |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Gesellschaft, Team oder Kostenstelle. Bitte vorher mit uns abstimmen |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Folgende Daten werden beim Eingang blockiert und niemals gespeichert, selbst wenn das Quellsystem sie mitliefert: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder sonstige Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie Angaben zu politischer Einstellung, Religion oder Gesundheit.
Wer einbezogen wird. Am besten schränken Sie in Darwinbox ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann. So verlässt nichts außerhalb Ihres Umfangs Ihr System. Alternativ lässt sich in MuchSkills ein Länderfilter setzen; Datensätze außerhalb dieses Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Welche Variante zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Security- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer über dieselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Darwinbox oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, nehmen Sie beide in die Allowlist auf.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in Darwinbox sehen kann, oder außerhalb des Umfangsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Umfang |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Umfangs oder hat in Darwinbox selbst keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte im Umfang enthalten und die Berichtslinien in Darwinbox gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Darwinbox weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Darwinbox an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Darwinbox oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Nehmen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 in die Allowlist auf |
| Die Synchronisierung wurde unterbrochen | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert bzw. hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in Darwinbox und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Darwinbox ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als „Contact us“ angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Darwinbox wird über eine individuelle Einrichtung angebunden und nicht über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest direkt über HTTPS aus Darwinbox. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in Darwinbox ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur Personen im festgelegten Umfang Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit „Sync Now“ außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Personen, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Datumsangaben und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.