HROne
Übernehmen Sie Ihre Personaldaten aus HR One in MuchSkills. Ihr HR One-Administrator gewährt MuchSkills einen Lesezugriff, und wir ordnen die Felder zu und führen die Synchronisierung durch. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr HR One-Administrator gemeinsam mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest die Daten in festen Abständen aus HR One aus. Neueintritte, Austritte sowie Wechsel von Führungskraft oder Abteilung werden bei der nächsten Synchronisierung übernommen, ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. In HR One wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Einen HR One-Administrator auf Ihrer Seite oder Ihren HR One-Implementierungspartner.
- Eine Übersicht, wer in MuchSkills erfasst werden soll: alle Mitarbeitenden oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jeder HR One-Installation anders. Halten Sie Ihre Feldliste daher für den technischen Termin bereit.
Schritte
Bei HROne
HROne veröffentlicht keine Anleitung zur API-Einrichtung, daher wird der API-Zugriff direkt mit HROne vereinbart. Ihr HROne-Administrator weiß, wer Ihr Ansprechpartner ist. HR One-Dokumentation
- Beantragen Sie bei HROne den API-Zugriff. Wenden Sie sich an den HROne-Support oder Ihren HROne-Account-Manager und bitten Sie um Lesezugriff auf die HROne REST API für die Integration mit einem Drittanbieter.
- Fordern Sie ausschließlich Mitarbeiterdaten an. Mitarbeiterstammdaten, direkte Führungskraft, Abteilung, Beschäftigungsstatus sowie Abwesenheitsdaten, falls Sie die Verfügbarkeit in MuchSkills sehen möchten. Gehalts-, Bank- und Steuerdaten lassen Sie weg.
- Grenzen Sie den Umfang ein. Sollen nur einzelne Gesellschaften oder Standorte aus HROne in MuchSkills erscheinen, klären Sie mit HROne, ob sich der Zugriff darauf beschränken lässt.
- Notieren Sie die Verbindungsdaten. Die Adresse der Produktiv-API und die Zugangsdaten, die Sie von HROne erhalten.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Schicken Sie uns die Verbindungsdaten. Zugangs- und Verbindungsdaten aus den vorherigen Schritten, Ihre Feldliste und den gewünschten Umfang, über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam festlegen.
- Nehmen Sie am technischen Termin teil. Ihr HR-One-Administrator und unser CTO legen gemeinsam die Feldzuordnung fest und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie eine erste Synchronisierung. Wir synchronisieren zunächst einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie kontrollieren in MuchSkills Namen, Führungskräfte, Abteilungen und gegebenenfalls Tags.
- Erweitern Sie den Umfang. Wir schalten die Synchronisierung für alle einbezogenen Personen frei. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
Erfolg prüfen
- Unter Team/Org › Members finden Sie die einbezogenen Personen.
- Die einbezogenen Personen haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen ihre direkten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Ihre Vorteile
- HR One bleibt das führende System. Personaldaten werden einmal in HR One erfasst, und MuchSkills zieht nach.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifikate und Projekthistorie liegen direkt neben den Personaldatensätzen, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen so an, dass Sie sie direkt zum Filtern, für Lückenanalysen und im Team Builder nutzen können.
Important to know
Wichtige Hinweise
Was synchronisiert wird. Nur Name und E-Mail-Adresse sind Pflicht. Synchronisieren Sie möglichst viele weitere Felder, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendung |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Pflicht | Zuordnung und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Person anmeldet |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt sie automatisch aus HR One |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filter, zum Beispiel Angestellte oder externe Auftragnehmer |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit im Team Builder und in My Circle. Nur Zeiträume und Prozentangaben |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Rechtseinheit, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorab mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Folgende Daten werden beim Eingang blockiert und niemals gespeichert, auch wenn das Quellsystem sie mitliefert: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder sonstige Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie Angaben zu politischer Einstellung, Religion oder Gesundheit.
Wer einbezogen wird. Bevorzugt wird, die Sichtbarkeit des Integrationsbenutzers in HR One einzuschränken, damit nichts außerhalb des festgelegten Umfangs Ihr System verlässt. Alternativ gibt es einen Länderfilter in MuchSkills; Datensätze außerhalb des Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Welche Variante zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn HR One oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, nehmen Sie beide in die Allowlist auf.
Common errors
Fehlerbehebung
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb der Sichtbarkeit des Integrationsbenutzers in HR One oder außerhalb des Filters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den festgelegten Umfang |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Umfangs oder hat in HR One selbst keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte im Umfang enthalten und die Berichtslinien in HR One gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in HR One weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in HR One an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | HR One oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Nehmen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 in die Allowlist auf |
| Die Synchronisierung ist angehalten | Die Zugangsdaten sind abgelaufen oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert bzw. hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in HR One und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
HR One ist in MuchSkills nicht gelistet oder wird mit Contact us angezeigt. Lässt es sich trotzdem anbinden?
Ja. HR One wird individuell eingerichtet statt über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir den technischen Termin.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest die Daten direkt über HTTPS aus HR One. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir bestimmte Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in HR One ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann. So verlassen nur die Personen im vereinbarten Umfang überhaupt Ihr System. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills beim Eingang der Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann außerdem jederzeit mit Sync Now eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Personen, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, aber nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Datumsangaben und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.