Visma Personec P (Publitech Lön & HR)
Holen Sie Ihre Personaldaten aus Visma Personec P in MuchSkills. Ihr Administrator für Visma Personec P gibt MuchSkills einen reinen Lesezugriff, wir ordnen die Felder zu und übernehmen die Synchronisierung. Die Einrichtung gehört zu Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Systemverantwortlicher für Personec P sowie Visma PubliTech, mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest die Daten in festen Abständen aus Visma Personec P. Neue Mitarbeitende, Austritte, Wechsel der Führungskraft und Abteilungswechsel kommen mit der nächsten Synchronisierung an, ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. In Visma Personec P wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein Visma-Personec-P-Administrator auf Ihrer Seite oder Ihr Implementierungspartner für Visma Personec P.
- Eine Liste, wer in MuchSkills sein soll: alle oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. In Visma-Personec-P-Installationen heißen benutzerdefinierte Felder unterschiedlich, halten Sie Ihre Feldliste daher für den technischen Termin bereit.
Schritte
In Visma Personec P
Personec P, inzwischen auch Publitech Lön & HR genannt, bietet keine Self-Service-Oberfläche für den API-Zugriff. Integrationen werden über Visma PubliTech eingerichtet, daher führt der erste Schritt zu den Personen, die Ihren Personec-P-Vertrag betreuen. Dokumentation zu Visma Personec P
- Wenden Sie sich an Ihren Systemverantwortlichen für Personec P. Das ist die Person oder das Team, die Personec P betreuen und Ihren Vertrag mit Visma PubliTech verantworten. Integrationen bestellen sie bei Visma.
- Bitten Sie Visma PubliTech um Lesezugriff auf die Mitarbeiterdaten. Beantragen Sie Lesezugriff über die API von Personec P, und zwar nur auf die unten aufgeführten Felder. Hat Ihre Installation keine API, fragen Sie, welchen zeitgesteuerten Export es stattdessen gibt, und sagen Sie uns vor dem technischen Termin Bescheid. Visma bestätigt, welche Option Ihre Installation unterstützt, ob dafür eine Lizenz oder ein Beratungsauftrag nötig ist und wie die Zugangsdaten bereitgestellt werden. Teilen Sie Visma außerdem mit, dass MuchSkills sich von zwei festen IP-Adressen verbindet,
13.51.77.53und16.170.107.61, falls der Zugriff auf bestimmte Adressen beschränkt ist. - Begrenzen Sie den Umfang schon an der Quelle. Bitten Sie darum, dass der Zugriff nur die Gesellschaften, Organisationseinheiten und Beschäftigungsarten umfasst, die in MuchSkills erscheinen sollen. Personenkennnummern, Gehälter, Bankdaten und Abwesenheitsgründe bleiben außen vor. Bei Abwesenheiten fragen Sie nur Datumsangaben und Umfang an.
- Klären Sie, wo die geschäftlichen E-Mail-Adressen hinterlegt sind. Neben dem Namen ist die E-Mail-Adresse das einzige Feld, das MuchSkills für jede Person benötigt. Sind in Personec P keine geschäftlichen E-Mail-Adressen hinterlegt, sagen Sie uns vor dem technischen Termin Bescheid.
- Notieren Sie die Verbindungsdaten. Dazu gehören die API-Adresse oder die Exportdetails, die Zugangsdaten von Visma und die Feldnamen.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdaten. Die Zugangsdaten und Verbindungsdetails aus den obigen Schritten, Ihre Feldliste und Ihren Umfang, über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam festlegen.
- Nehmen Sie am technischen Termin teil. Ihr Visma-Personec-P-Administrator und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie eine erste Synchronisierung. Wir synchronisieren eine Handvoll Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und gegebenenfalls Tags.
- Erweitern Sie den Umfang. Wir schalten die Synchronisierung für alle Personen im festgelegten Umfang ein. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
So prüfen Sie, ob es funktioniert hat
- Team/Org › Members zeigt die Mitarbeitenden im festgelegten Umfang an.
- Diese Mitarbeitenden haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte finden ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Ihre Vorteile
- Visma Personec P bleibt die maßgebliche Quelle. Personaldaten werden einmal in Visma Personec P erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifikate und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldaten, auf die Sie sich bereits verlassen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen fertig für Filter, Skill-Gap-Analyse und Team Builder an.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Nur Name und E-Mail-Adresse sind Pflicht. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| Pflicht | Zuordnung und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden | |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt sie automatisch aus Visma Personec P |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Mitarbeitenden oder externen Kräften |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Daten und Prozentsätze |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Gesellschaft, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorab mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Diese werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert, selbst wenn die Quelle sie enthält: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder Gesundheitsdaten.
Wer einbezogen wird. Am besten schränken Sie in Visma Personec P ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann. So verlässt nichts außerhalb Ihres Umfangs Ihr System. Als Alternative gibt es einen Länderfilter in MuchSkills: Datensätze außerhalb dieses Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Welche Variante zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen aus: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Visma Personec P oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, nehmen Sie beide in die Allowlist auf.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in Visma Personec P sehen kann, oder außerhalb des Umfangsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Umfang |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Umfangs oder hat in Visma Personec P keine eigene Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte im Umfang sind und die Berichtslinien in Visma Personec P gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Visma Personec P weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Visma Personec P an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Visma Personec P oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Nehmen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 in die Allowlist auf |
| Die Synchronisierung wurde gestoppt | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert oder hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in Visma Personec P und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Visma Personec P ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als „Contact us“ angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Visma Personec P wird über eine individuelle Einrichtung angebunden statt über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest direkt über HTTPS aus Visma Personec P. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in Visma Personec P ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass überhaupt nur Personen im festgelegten Umfang Ihr System verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit Sync Now außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Personen, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Zeiträume und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.