Personalplanung mit Kompetenzdaten

Aktualisiert 3. Oktober 2026

Admins und HRFührungskräfte

Wer: HR, L&D und Führungsebene mit Zugriff als Owner, Admin oder Analyst
Nutzt: Analysis, Reports, Team Builder und My Growth
Ergebnis: Für jede Lücke eine Entscheidung: einstellen, weiterqualifizieren, intern umbesetzen oder per Mentoring aufbauen
Rhythmus: Quartalsweise prüfen oder wenn sich Ihre Pläne ändern

Bei der strategischen Personalplanung geht es um eine Frage: Verfügen Sie über die Kompetenzen, die Ihre Pläne voraussetzen, heute und im nächsten Jahr? In MuchSkills bilden Sie die benötigten Fähigkeiten als Listen in Analysis ab, erfassen Ihren Ist-Stand, ergänzen den Projektbedarf und die Ziele, auf die Ihre Mitarbeitenden hinarbeiten, und treffen für jede Lücke eine Entscheidung: einstellen, weiterqualifizieren, intern umbesetzen oder per Mentoring aufbauen.

So funktioniert es

Strategische Personalplanung beantwortet eine einzige Frage: Haben wir die Kompetenzen, die unsere Pläne erfordern, heute und in den nächsten ein bis zwei Jahren? MuchSkills liefert Ihnen die Daten für jeden Schritt:

Schritt	Wo in MuchSkills
Benötigte Fähigkeiten beschreiben	Listen unter Team/Org › Analysis
Den heutigen Ist-Stand messen	Die Tabs Skills analysed und Members jeder Liste sowie Team/Org › Reports › Skills
Sehen, was Projekte brauchen	Team/Org › Reports › Skills › Demand, gespeist aus Team Builder
Sehen, worauf Mitarbeitende hinarbeiten	Team/Org › Reports › Growth
Zertifikate prüfen, von denen der Plan abhängt	Team/Org › Reports › Certifications und Listen vom Typ Compliance requirements
Entscheiden und handeln	Ziele, Lernmaterial, Discover und Team Builder

Da die Daten aus Live-Profilen stammen, bleibt der Plan aktuell, während Mitarbeitende dazulernen und wechseln. Sie prüfen ihn in einem festen Rhythmus, und es gibt keine Tabelle, die Sie jedes Jahr neu aufbauen müssen.

Bevor Sie beginnen

Zugriff. Owner, Admins und Analysts sehen die gesamte Organisation. Der Demand-Bericht ist Owners und Admins vorbehalten.
Profile, die Mitarbeitende aktuell halten. Ermutigen Sie alle, ihre Kompetenzen zu bewerten und sie nach Projekten und Kursen zu überprüfen.
Ihre strategischen Prioritäten. Drei bis fünf Fähigkeiten, von denen Ihre Pläne abhängen.

Schritte

Bedarf beschreiben

Fähigkeiten benennen. Halten Sie die Fähigkeiten fest, von denen Ihre Strategie abhängt, zum Beispiel Cloud-Architektur, KI-Kompetenz oder Mitarbeiterführung.
Für jede eine Liste anlegen. Legen Sie unter Team/Org › Analysis eine Liste pro Fähigkeit, Rolle oder Kompetenzbereich an. Verwenden Sie Company role für Rollen und General analysis für rollenübergreifende Fähigkeiten. Siehe Skill-Gap-Analyse durchführen.
Messlatte festlegen. Fügen Sie die Kompetenzen und Zertifizierungen hinzu, legen Sie ein Reqd. level fest, wo das Niveau zählt, und markieren Sie die priorisierten Kompetenzen mit einem Stern.

Ist-Stand messen

Jede Liste auswerten. Sehen Sie sich unter Skills analysed die Distribution über Expert, Intermediate und Beginner an sowie den Percentage-Wert, also den Anteil der Personen, die eine Kompetenz besitzen.
Auf die Lieferfähigen konzentrieren. Schalten Sie in der Kopfzeile von Distribution die Stufe Beginner aus, um nur die Personen zu sehen, die die Arbeit heute leisten können.
Auf Klumpenrisiken achten. Eine Kompetenz, die nur ein oder zwei Fachleute besitzen, ist ein Risiko, wenn diese gehen oder wechseln. Klicken Sie auf den schwarzen Abschnitt des Balkens, um zu sehen, wer das ist.
Nach Gruppen aufteilen. Vergleichen Sie mit Filter Abteilungen, Standorte oder Tags. Eine Lücke kann auf einen einzigen Bereich beschränkt sein.
Den Trend sehen. Wählen Sie oben in der Liste einen Zeitraum, um zu sehen, was Mitarbeitende zuletzt hinzugefügt haben.

Eine Rollenliste in Analysis mit dem geforderten Niveau je Kompetenz.

Bedarf und Ziele einbeziehen

Projektbedarf prüfen. Unter Team/Org › Reports › Skills › Demand sehen Sie, aufgeschlüsselt nach Niveau, wo Ihre Projekte mehr Personen brauchen, als Ihnen zur Verfügung stehen. Mehr dazu unter Kompetenzengpässe mit dem Demand-Bericht finden.
Prüfen, worauf Mitarbeitende hinarbeiten. Öffnen Sie Team/Org › Reports › Growth. Ziele mit dem Status Ongoing und Fristen in den kommenden Monaten zeigen Lücken, die sich bereits schließen. Unter Mentors requested sehen Sie, wo sich Mitarbeitende Unterstützung wünschen.
Zertifikate prüfen. Öffnen Sie Team/Org › Reports › Certifications und sehen Sie unter Expiring, welche Zertifikate bald ablaufen. Wer die Pflichtzertifikate besitzt, zeigt eine Liste vom Typ Compliance requirements.

Entscheiden und handeln

Für jede Lücke entscheiden. Legen Sie für jede Lücke eine Maßnahme und eine verantwortliche Person fest:
- Weiterqualifizieren, wenn Mitarbeitenden nicht mehr viel fehlt: Ziele setzen und Lernmaterial verknüpfen.
- Intern umbesetzen, wenn die Kompetenz an anderer Stelle vorhanden ist: die passenden Personen mit Discover finden und mit Team Builder einplanen.
- Mentoring, wenn es nur wenige Fachleute gibt: Bringen Sie diese mit Mitarbeitenden auf Intermediate-Niveau zusammen, die Ziele in dieser Kompetenz verfolgen.
- Neu einstellen, wenn niemand rechtzeitig in die Lücke hineinwachsen kann.
Jede Person einbeziehen. Veröffentlichen Sie die Rollen- und Kompetenzlisten. Unter My Growth › Gap Analysis sieht dann jede und jeder Mitarbeitende, wie gut das eigene Profil passt, und kann direkt ein Ziel setzen. Führungskräfte verfolgen den Fortschritt in My Circle.
Regelmäßig überprüfen. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 12 jedes Quartal oder immer dann, wenn sich Ihre Pläne ändern. Mit Export as CSV halten Sie den Stand jeder Überprüfung für eine Liste fest.

Tipps

Klein anfangen. Eine gut ausgearbeitete Fähigkeit bringt mehr als zehn Listen, die niemand liest.
Auf Stärken aufbauen. Menschen leisten am meisten in Bereichen, in denen sie gut sind und die ihnen Spaß machen. Nutzen Sie die Daten also nicht nur, um Lücken zu finden, sondern auch, um Stärken gezielt einzusetzen.
Expert und Intermediate zusammen betrachten. Daraus ergibt sich Ihre Lieferkapazität. Beginner sind Ihr Nachwuchs.
Führungskräfte einbinden. Wenn Führungskräfte die Angaben bestätigen, werden die Daten verlässlicher, und die meisten Maßnahmen liegen ohnehin in ihrer Verantwortung.
Den Plan zentral führen. Listen, Ziele und Projekte in MuchSkills ersetzen die Tabelle, die ohnehin bald veraltet ist.

Weiterführende Inhalte

Diese Materialien gehören zum Schulungsvideo für diese Anleitung:

Fehlerbehebung

Problem	Ursache	Lösung
Die Zahlen erscheinen zu niedrig	Viele Profile sind unvollständig oder veraltet	Bitten Sie die Führungskräfte, ihre Teams über My Circle zu erinnern, und führen Sie Retrospektiven ein
Demand fehlt unter Reports	Den Demand-Bericht sehen nur Owner und Admins	Wenden Sie sich an einen Owner oder Admin, oder arbeiten Sie mit Listen in Analysis
No capabilities demand data yet	Keines Ihrer Projekte in Team Builder hat Kompetenzanforderungen	Hinterlegen Sie Anforderungen in Ihren Projekten oder planen Sie ohne Bedarfsdaten
Sie sehen nur einen Teil der Organisation	Als Führungskraft sehen Sie nur Ihre eigenen Mitarbeitenden	Bitten Sie einen Owner oder Admin um die Rolle Analyst

Häufig gestellte Fragen

Wo fange ich an?

Beginnen Sie mit Ihren Plänen. Notieren Sie die drei bis fünf Fähigkeiten, von denen Ihre Strategie abhängt, etwa Cloud-Migration, KI-Kompetenz oder Führung. Beschreiben Sie dann jede davon als Liste unter Team/Org › Analysis.

Worin unterscheidet sich das von einer Skill-Gap-Analyse?

Eine Lückenanalyse misst eine einzelne Liste. Personalplanung betrachtet mehrere Listen gemeinsam, ergänzt den Bedarf aus Projekten und die Ziele, die Mitarbeitende bereits verfolgen, und endet mit Entscheidungen und Verantwortlichen für jede Lücke.

Kann ich sehen, ob wir besser werden?

Ja. Wählen Sie in einer Analysis-Liste einen Zeitraum, dann sehen Sie, was in dieser Zeit hinzugekommen ist. Wiederholen Sie diese Auswertung jedes Quartal und vergleichen Sie die Ergebnisse.

Brauche ich Projektdaten?

Hilfreich ist es. Die Kompetenzanforderungen in Ihren Team Builder-Projekten fließen in den Demand-Bericht ein. Er zeigt, wo Projekte auf einem Niveau mehr Personen benötigen, als Ihnen zur Verfügung stehen. Haben Sie keine Projekte, arbeiten Sie allein mit Ihren Analysis-Listen.

Wie sehe ich, worauf Mitarbeitende hinarbeiten?

Der Bericht unter Team/Org › Reports › Growth zeigt Ziele nach Status, also offen, geplant, laufend und abgeschlossen, und wie die Mitarbeitenden sie erreichen wollen. Unter Team/Org › Overview lassen sich auf einer Kategoriekarte außerdem Ziele statt Kompetenzen anzeigen.

Sollten Mitarbeitende die Analyse sehen?

Veröffentlichen Sie die Listen, die Rollen und Kompetenzen beschreiben. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sieht dann die eigene Passung und die eigenen Lücken unter My Growth › Gap Analysis. So wird aus einem Plan auf Papier eine Entwicklung, an der Menschen konkret arbeiten können.

Gibt es Vorlagen oder Lesestoff, die helfen?

Ja. Die MuchSkills Playbooks zu Skill-Gap-Analyse, Weiterqualifizierung, Teamstärken und dem Aufbau starker Teams sind am Ende dieses Leitfadens verlinkt, zusammen mit dem Framework für Führungskräftetraining, das im Video verwendet wird.