Heroma
Holen Sie Ihre Personaldaten aus Heroma in MuchSkills. Heroma-Integrationen beauftragen Sie über CGI: Ihre Heroma-Systemverantwortlichen sorgen für den Nur-Lese-Zugriff, wir ordnen die Felder zu und übernehmen die Synchronisierung. Die Einrichtung gehört zu Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihre Heroma-Systemverantwortlichen und CGI, zusammen mit unserem CTO
- Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest die Daten in festen Abständen aus Heroma aus. Neueintritte, Austritte, Wechsel der Führungskraft und Abteilungswechsel werden bei der nächsten Synchronisierung übernommen, ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. In Heroma wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Jemand aus Ihrer Heroma-Administration oder Ihr Heroma-Implementierungspartner.
- Eine Liste der Personen, die in MuchSkills erfasst werden sollen: alle oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder sind in jeder Heroma-Installation anders benannt. Halten Sie Ihre Feldliste deshalb für den technischen Termin bereit.
Schritte
In Heroma
Heroma-Integrationen werden über CGI beauftragt. Der erste Schritt liegt daher bei den Personen, die Ihren Heroma-Vertrag betreuen. Heroma-Dokumentation
- Wenden Sie sich an Ihre Heroma-Systemverantwortlichen. Das ist die Person oder das Team, das Heroma und Ihren Vertrag mit CGI betreut. Sie beauftragen Integrationen bei CGI.
- Fordern Sie bei CGI einen reinen Lesezugriff auf die Mitarbeiterdaten an. Bitten Sie um eine API-Anbindung oder einen geplanten Export mit den unten aufgeführten Feldern. CGI bestätigt, welche Option Ihre Heroma-Version unterstützt.
- Begrenzen Sie den Umfang in Heroma. Der Zugriff bzw. Export sollte nur die Organisationseinheiten und Beschäftigungsarten umfassen, die in MuchSkills erfasst werden sollen. Schließen Sie Personennummern, Gehälter und Abwesenheitsgründe aus.
- Klären Sie, wo geschäftliche E-Mail-Adressen hinterlegt sind. Neben dem Namen ist die E-Mail-Adresse das einzige Feld, das MuchSkills für jede Person benötigt. Falls Heroma keine geschäftlichen E-Mail-Adressen enthält, informieren Sie uns bitte vor der technischen Abstimmung.
- Notieren Sie die Verbindungsdaten. Die Adresse oder den Speicherort der Datei, die von CGI ausgestellten Zugangsdaten und die Feldnamen.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Übermitteln Sie uns die Verbindungsdaten. Zugangsdaten und Verbindungsdetails aus den vorherigen Schritten, Ihre Feldliste und Ihre Auswahl, über einen sicheren, gemeinsam vereinbarten Kanal.
- Nehmen Sie am technischen Termin teil. Ihre Heroma-Administration und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie die erste Synchronisierung. Wir synchronisieren zunächst einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen in MuchSkills Namen, Führungskräfte, Abteilungen und etwaige Tags.
- Weiten Sie die Synchronisierung aus. Wir aktivieren die Synchronisierung für alle ausgewählten Personen. Von da an läuft sie alle 5 Stunden.
Funktioniert alles?
- Unter Team/Org › Members finden Sie die ausgewählten Personen.
- Die ausgewählten Personen haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Ihre Vorteile
- Heroma bleibt die maßgebliche Datenquelle. Personaldaten werden einmal in Heroma erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifikate und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldaten, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen direkt nutzbar für Filter, Skill-Gap-Analyse und Team Builder an.
Important to know
Wichtige Hinweise
Was synchronisiert wird. Erforderlich sind nur Name und E-Mail-Adresse. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| Pflicht | Abgleich und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden | |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt die Zuordnung automatisch aus Heroma |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Angestellten oder externen Kräften |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Datumsangaben und Prozentsätze |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Rechtsträger, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese bitte vorab mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Folgende Daten werden beim Eingang blockiert und niemals gespeichert, selbst wenn die Quelle sie enthält: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder sonstige Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie Daten zu politischer Einstellung, Religion oder Gesundheit.
Wer einbezogen wird. Am besten begrenzen Sie in Heroma, was der Integrationsbenutzer sehen kann. So verlässt nichts außerhalb Ihres Umfangs Ihr System. Alternativ gibt es einen Länderfilter in MuchSkills; Datensätze außerhalb dieses Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team entscheidet, welche Variante zu Ihren Vorgaben passt.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben beiden Adressen aus: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Heroma oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, fügen Sie beide Adressen zur Allowlist hinzu.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in Heroma sehen kann, oder außerhalb des Umfangsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Umfang |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Umfangs oder hat in Heroma selbst keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte im Umfang enthalten und die Berichtslinien in Heroma gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Heroma weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Heroma an und wenden Sie sich anschließend an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Heroma oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Fügen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 zur Allowlist hinzu |
| Die Synchronisierung wurde unterbrochen | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert bzw. hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in Heroma und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Heroma ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als „Contact us“ angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Heroma wird über eine individuelle Einrichtung angebunden und nicht über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest direkt über HTTPS aus Heroma. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in Heroma ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur Personen im festgelegten Umfang Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit „Sync Now“ außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Mitarbeitenden, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Datumsangaben und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.