Zoho People
Holen Sie Ihre Personaldaten aus Zoho People in MuchSkills. Ihr Zoho-People-Administrator richtet für MuchSkills einen reinen Lesezugriff ein, und wir ordnen die Felder zu und kümmern uns um die Synchronisierung. Die Einrichtung gehört zu Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Administrator für Zoho People, gemeinsam mit unserem CTO
- Art der Verbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf mit Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest nach Zeitplan aus Zoho People. Neuzugänge, Austritte, Wechsel der Führungskraft und Abteilungswechsel kommen mit der nächsten Synchronisierung an, ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. Es wird nichts nach Zoho People zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein Zoho-People-Administrator aus Ihrem Unternehmen oder Ihr Implementierungspartner für Zoho People.
- Eine Liste der Personen, die in MuchSkills erfasst werden sollen: alle oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jeder Zoho-People-Installation anders. Halten Sie Ihre Feldliste daher für den technischen Termin bereit.
Schritte
In Zoho People
Ihr Administrator für Zoho People kennt diese Schritte. Sie laufen über die Zoho API Console, in der Zoho den API-Zugriff für Ihre Organisation vergibt. Dokumentation zu Zoho People
- Notieren Sie Ihr Zoho-Rechenzentrum. Prüfen Sie, über welche Domain Sie sich bei Zoho anmelden, zum Beispiel accounts.zoho.com in den USA oder accounts.zoho.eu in der EU. Zoho vergibt API-Zugriffe für jedes Rechenzentrum getrennt.
- Melden Sie sich mit dem richtigen Konto an. Verwenden Sie ein Administratorkonto für Zoho People oder einen eigens dafür angelegten Benutzer, der alle Mitarbeitenden im Geltungsbereich sehen kann. Der Zugriff läuft auf den Namen dieses Benutzers.
- Erstellen Sie einen Self Client. Öffnen Sie die Zoho API Console unter https://api-console.zoho.com, klicken Sie auf GET STARTED, fahren Sie mit der Maus über Self Client und klicken Sie auf CREATE NOW und dann auf OK. Client ID und Client Secret werden auf dem Tab Client Secret angezeigt.
- Generieren Sie einen Code mit Scopes, die nur Lesezugriff erlauben. Geben Sie auf dem Tab Generate Code
ZOHOPEOPLE.forms.READ,ZOHOPEOPLE.leave.READunter Scope ein, wählen Sie eine Time Duration, fügen Sie eine Scope Description hinzu und klicken Sie auf CREATE. Wählen Sie bei entsprechender Abfrage Zoho People und das Portal Ihrer Organisation aus. Der Code ist nur für die gewählte Dauer gültig. Generieren Sie ihn deshalb zu dem mit MuchSkills vereinbarten Zeitpunkt. - Schränken Sie bei Bedarf den Personenkreis ein. Wenn Sie nur bestimmte Personen freigeben möchten, legen Sie eine benutzerdefinierte Mitarbeiteransicht mit einem Filter nach Standort, Abteilung oder juristischer Person an und notieren Sie deren Namen. Formular- und Feldnamen finden Sie unter Settings › Developer Space › Zoho People API › API reference.
- Stellen Sie die Verbindungsdaten zusammen. Sie benötigen Ihr Rechenzentrum, die Client ID, das Client Secret, den generierten Code und gegebenenfalls den Namen der benutzerdefinierten Ansicht.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdaten. Die Zugangs- und Verbindungsdaten aus den obigen Schritten, Ihre Feldliste und Ihren Geltungsbereich, über einen sicheren Kanal, den wir vereinbaren.
- Nehmen Sie an der technischen Sitzung teil. Ihr Administrator für Zoho People und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie eine erste Synchronisierung. Wir synchronisieren einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und gegebenenfalls Tags in MuchSkills.
- Erweitern Sie den Geltungsbereich. Wir aktivieren die Synchronisierung für alle Personen im Geltungsbereich. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
Prüfen, ob es funktioniert hat
- Team/Org › Members zeigt die Personen im Geltungsbereich.
- Die Personen im Geltungsbereich sind eingeladen, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte finden ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Was Sie davon haben
- Zoho People bleibt die maßgebliche Quelle. Personaldaten werden einmal in Zoho People erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene auf Ihrem HR-System. Kompetenzen, Zertifizierungen und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldatensätzen, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen bereit zum Filtern, für die Lückenanalyse und für Team Builder an.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Nur Name und E-Mail-Adresse sind Pflicht. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, jede Ansicht |
| Pflicht | Zuordnung und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden | |
| Berufsbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt sie automatisch aus Zoho People |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivieren ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und das Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Angestellten oder externen Kräften |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Datumsangaben und Prozentsätze |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Rechtseinheit, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorher mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Diese werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert, auch wenn die Quelle sie enthält: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder Gesundheitsdaten.
Wer einbezogen wird. Der bevorzugte Weg: Sie schränken in Zoho People ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann. So verlässt nichts außerhalb Ihres Geltungsbereichs Ihr System. Alternativ lässt sich in MuchSkills ein Länderfilter setzen: Datensätze außerhalb dieses Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team entscheidet, welche Variante zu Ihren Vorgaben passt.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Zoho People oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, fügen Sie beide der Zulassungsliste hinzu.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Warum | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in Zoho People sehen kann, oder außerhalb des Geltungsbereichsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Geltungsbereich |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Geltungsbereichs oder hat in Zoho People keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob jede Führungskraft im Geltungsbereich liegt und die Berichtslinien in Zoho People ausgefüllt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Zoho People weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Zoho People an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Zoho People oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Fügen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 der Zulassungsliste hinzu |
| Die Synchronisierung wurde gestoppt | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert oder hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in Zoho People und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Zoho People ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als Contact us angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Zoho People wird individuell eingerichtet statt über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir den technischen Termin.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills ruft die Daten über HTTPS direkt aus Zoho People ab. Ihr Team muss nur den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff einrichten.
Können wir bestimmte Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in Zoho People ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur relevante Personen Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills beim Eingang der Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zunächst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, danach erweitern wir den Umfang. Separate Testtenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Owner und Admins können außerdem jederzeit mit Sync Now synchronisieren.
Was passiert, wenn jemand ausscheidet?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Datumsangaben und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwortmanager. Niemals per einfacher E-Mail.