Hogia HR
Holen Sie Ihre Personaldaten aus Hogia HR in MuchSkills. Ihr Hogia-HR-Administrator richtet für MuchSkills einen reinen Lesezugriff ein, wir ordnen die Felder zu und kümmern uns um die Synchronisierung. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Hogia-Systemverantwortlicher und Hogia, zusammen mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest die Daten aus Hogia HR nach einem festen Zeitplan aus. Neueintritte, Austritte, Wechsel der Führungskraft und Abteilungswechsel kommen mit der nächsten Synchronisierung an, ganz ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. In Hogia HR wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Einen Hogia-HR-Administrator auf Ihrer Seite oder Ihren Hogia-HR-Implementierungspartner.
- Eine Übersicht, wer in MuchSkills erfasst werden soll: alle Mitarbeitenden oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jeder Hogia-HR-Installation anders. Halten Sie Ihre Feldliste daher für den technischen Termin bereit.
Schritte
In Hogia
Hogia veröffentlicht seine HR-APIs nicht frei zugänglich, daher wird der API-Zugang direkt mit Hogia vereinbart. Klären Sie zunächst, welches Hogia-HR-Produkt Sie nutzen. Dokumentation zu Hogia HR
- Klären Sie, welches Hogia-HR-Produkt Sie nutzen. Hogia HR Enterprise ist das cloudbasierte HR-System, das in der Hogia Cloud läuft. Hogia Personal, auch Hogia Personalsystem genannt, ist das ältere HR-System. Hogia OpenHR ist die Cloud-Produktfamilie für kleinere Unternehmen.
- Beantragen Sie bei Hogia einen API-Lesezugriff. Wenden Sie sich an Ihren Hogia-Kundenbetreuer oder an das Integrationsteam von Hogia unter connect@hogia.se und beantragen Sie einen API-Lesezugriff auf Mitarbeiter- und Organisationsdaten für MuchSkills. Laut Hogia verfügt Hogia HR Enterprise über offene APIs; fragen Sie bei Hogia Personal nach, welche Integrationsmöglichkeit Ihre Installation unterstützt. Klären Sie auch, ob für den Zugang eine Vereinbarung oder eine Gebühr erforderlich ist.
- Beschränken Sie den Zugriff auf die Personen im definierten Umfang. Lassen Sie den Zugriff nur für die Gesellschaften und Organisationseinheiten einrichten, die in MuchSkills erfasst werden sollen, und nur für die unten aufgeführten Felder. Schließen Sie Personenkennnummern (personnummer), Gehälter und Abwesenheitsgründe aus.
- Klären Sie, wo die geschäftlichen E-Mail-Adressen hinterlegt sind. Neben dem Namen ist die geschäftliche E-Mail-Adresse das einzige Feld, das MuchSkills für jede Person benötigt. Falls Hogia keine geschäftlichen E-Mail-Adressen enthält, teilen Sie uns dies vor dem technischen Termin mit.
- Geben Sie unsere Adressen frei, wenn das System auf Ihren eigenen Servern läuft. Läuft Ihr Hogia-System oder die API in Ihrem eigenen Netzwerk, gibt Ihr IT-Team die beiden festen IP-Adressen von MuchSkills frei:
13.51.77.53und16.170.107.61. - Notieren Sie die Verbindungsdaten. Die API-Adresse, die von Hogia ausgestellten Zugangsdaten, Ihre Unternehmenskennungen und die Feldnamen. Für die Übermittlung der Zugangsdaten vereinbaren wir mit Ihnen einen sicheren Kanal.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Übermitteln Sie uns die Verbindungsdaten. Zugangsdaten und Verbindungsdetails aus den obigen Schritten, Ihre Feldliste und den gewünschten Umfang, über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam festlegen.
- Nehmen Sie am technischen Termin teil. Ihr Hogia-HR-Administrator und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie die erste Synchronisierung. Wir synchronisieren einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie kontrollieren in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und etwaige Tags.
- Erweitern Sie den Umfang. Wir schalten die Synchronisierung für alle einbezogenen Personen frei. Ab diesem Zeitpunkt läuft sie alle 5 Stunden.
Erfolg prüfen
- Unter Team/Org › Members sind die einbezogenen Personen aufgeführt.
- Die einbezogenen Personen haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen in My Circle alle, die direkt an sie berichten.
Benefits
Ihre Vorteile
- Hogia HR bleibt die maßgebliche Datenquelle. Personaldaten werden einmal in Hogia HR erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifikate und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldatensätzen, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen direkt nutzbar für Filter, Lückenanalysen und den Team Builder an.
Important to know
Wichtige Hinweise
Was synchronisiert wird. Pflichtfelder sind nur Name und E-Mail-Adresse. Synchronisieren Sie so viele weitere Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendung |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Pflicht | Abgleich und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt die Zuordnung automatisch aus Hogia HR |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filterung, zum Beispiel nach Angestellten oder externen Kräften |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit im Team Builder und in My Circle. Nur Zeiträume und Prozentsätze |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Rechtseinheit, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorab mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Folgende Daten werden beim Eingang blockiert und niemals gespeichert, selbst wenn die Quelle sie enthält: Alter oder Geburtsdatum, Gehalts- oder sonstige Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie Angaben zu politischer Einstellung, Religion oder Gesundheit.
Wer einbezogen wird. Am besten schränken Sie in Hogia HR ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann. So verlässt nichts außerhalb Ihres Umfangs Ihr System. Alternativ lässt sich in MuchSkills ein Länderfilter einrichten; Datensätze außerhalb dieses Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team entscheidet, welche Variante zu Ihren Vorgaben passt.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen aus: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Hogia HR oder Ihr Netzwerk den Zugriff über IP-Adressen beschränkt, nehmen Sie beide in die Allowlist auf.
Common errors
Fehlerbehebung
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in Hogia HR sehen kann, oder außerhalb des Umfangsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Umfang |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Umfangs oder hat in Hogia HR selbst keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte im Umfang enthalten und die Berichtslinien in Hogia HR gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Hogia HR weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Hogia HR an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Hogia HR oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff über IP-Adressen | Nehmen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 in die Allowlist auf |
| Die Synchronisierung läuft nicht mehr | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert bzw. hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugang in Hogia HR und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Hogia HR ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als „Contact us“ angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Hogia HR wird über eine individuelle Einrichtung angebunden und nicht über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest direkt über HTTPS aus Hogia HR. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in Hogia HR ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur Personen im festgelegten Umfang Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit „Sync Now“ außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Personen, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Datumsangaben und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.