Epicor HCM
Übernehmen Sie Ihre Personaldaten aus Epicor HCM in MuchSkills. Ihr Epicor-HCM-Administrator gewährt MuchSkills einen reinen Lesezugriff, und wir übernehmen das Feld-Mapping und die Synchronisierung. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Epicor-HCM-Administrator, gemeinsam mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest die Daten nach einem festen Zeitplan aus Epicor HCM ein. Neueintritte, Austritte sowie Wechsel von Führungskraft oder Abteilung kommen mit der nächsten Synchronisierung an, ganz ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. In Epicor HCM werden keine Daten zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein Epicor-HCM-Administrator auf Ihrer Seite oder Ihr Epicor-HCM-Implementierungspartner.
- Eine Liste, wer in MuchSkills erfasst werden soll: alle Mitarbeitenden oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jeder Epicor-HCM-Installation anders. Halten Sie Ihre Feldliste daher für den technischen Termin bereit.
Schritte
In Epicor HCM
Da Epicor seine Integrationsleitfäden für Epicor HCM nicht frei zugänglich macht, klärt Ihr Epicor-HCM-Administrator oder Ihr Epicor-Partner, welche Masken in Ihrer Version genau zu verwenden sind.
- Prüfen Sie, welches Epicor-System Ihre Personaldaten führt. Epicor HCM ist die HR-Anwendung von Epicor. Epicor Kinetic, das ERP-System, führt eine eigene Mitarbeiterliste für Arbeitszeit und Einsatzplanung. Wenn Sie Epicor HCM nutzen, binden Sie dieses an, denn dort liegt der maßgebliche HR-Datensatz.
- Ermitteln Sie die Integrationsmöglichkeit für Ihre Version. Ihr Epicor-HCM-Administrator prüft die Integrations- und Reporting-Optionen für Ihr Release (zum Beispiel HCM2023 oder HCM2024) im Kundendokumentationsportal von Epicor (EpicWeb oder EpicCare) oder fragt beim Epicor Support nach. Ein geplanter Bericht oder Export mit den unten aufgeführten Feldern genügt für MuchSkills.
- Legen Sie ein eigenes Konto mit reinem Lesezugriff an. Richten Sie für MuchSkills ein Konto ein, das Mitarbeiterdatensätze lesen, aber nichts ändern kann. Beschränken Sie es per Zeilensicherheit auf die Personen, die in MuchSkills erfasst werden sollen.
- Lassen Sie sensible Felder weg. Stellen Sie sicher, dass der Bericht oder Export nur die Felder aus der Tabelle unten enthält. Gehalt, Zusatzleistungen, Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie Abwesenheitsgründe dürfen nicht enthalten sein.
- Stellen Sie die Verbindungsdaten zusammen. Sie benötigen den Endpunkt oder Dateispeicherort, die Zugangsdaten des Kontos, Ihre Epicor-HCM-Version und Ihren Umfang.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdaten. Übermitteln Sie die Zugangs- und Verbindungsdaten aus den obigen Schritten, Ihre Feldliste und Ihren Umfang über einen vereinbarten sicheren Kanal.
- Nehmen Sie am technischen Termin teil. Ihr Epicor-HCM-Administrator und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie eine erste Synchronisierung. Wir synchronisieren einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und gegebenenfalls Tags.
- Erweitern Sie den Umfang. Wir aktivieren die Synchronisierung für alle einbezogenen Personen. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
Erfolg prüfen
- Unter Team/Org › Members sind die einbezogenen Personen aufgelistet.
- Die einbezogenen Personen wurden eingeladen, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen die direkt an sie berichtenden Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Ihre Vorteile
- Epicor HCM bleibt die maßgebliche Datenquelle. Personaldaten werden nur einmal in Epicor HCM erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifikate und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldatensätzen, auf die Sie sich bereits verlassen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen so an, dass Sie sie direkt für Filter, Lückenanalysen und den Team Builder nutzen können.
Important to know
Wichtige Hinweise
Was synchronisiert wird. Pflichtangaben sind nur Name und E-Mail-Adresse. Synchronisieren Sie möglichst viele der übrigen Felder, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Pflicht | Zuordnung und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt die Zuordnung aus Epicor HCM automatisch |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung des Umfangs |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Angestellten oder externen Kräften |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit im Team Builder und in My Circle. Nur Datumsangaben und Prozentwerte |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Gesellschaft, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorab mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht übernimmt. Diese Daten werden schon beim Eingang blockiert und nie gespeichert, auch wenn das Quellsystem sie mitschickt: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder sonstige Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie Angaben zu politischer Einstellung, Religion oder Gesundheit.
Wer einbezogen wird. Empfohlen ist, schon in Epicor HCM einzuschränken, was der Integrationsbenutzer sehen darf. So verlassen nur Daten innerhalb des festgelegten Umfangs Ihr System. Alternativ lässt sich in MuchSkills ein Länderfilter setzen: Datensätze außerhalb des Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Welche Variante zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben beiden Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Epicor HCM oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, nehmen Sie beide in die Allowlist auf.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in Epicor HCM sehen kann, oder außerhalb des Umfangsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Umfang |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Umfangs oder hat in Epicor HCM selbst keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte im Umfang enthalten und die Berichtslinien in Epicor HCM gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Epicor HCM weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Epicor HCM an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Epicor HCM oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Nehmen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 in die Allowlist auf |
| Die Synchronisierung läuft nicht mehr | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert bzw. hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in Epicor HCM und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Epicor HCM ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als „Contact us“ angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Epicor HCM wird über eine individuelle Einrichtung angebunden und nicht über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest direkt über HTTPS aus Epicor HCM. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in Epicor HCM ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur Personen im festgelegten Umfang Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit „Sync Now“ außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Mitarbeitenden, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Datumsangaben und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.