Workday
Holen Sie Ihre Personaldaten aus Workday in MuchSkills. Ihr Workday-Team richtet für MuchSkills einen reinen Lesezugriff ein, und wir ordnen die Felder zu und kümmern uns um die Synchronisierung. Die Einrichtung gehört zu Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Workday Administrator oder Partner, gemeinsam mit unserem CTO
- So funktioniert die Verbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf mit Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills ruft die Daten nach festem Zeitplan aus Workday ab. Neueinstellungen, Austritte, Wechsel der Führungskraft und Abteilungswechsel werden bei der nächsten Synchronisierung übernommen, ohne dass auf einer der beiden Seiten manueller Aufwand entsteht. Nach Workday wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein Workday-Administrator aus Ihrem Unternehmen oder Ihr Workday-Implementierungspartner.
- Eine Liste der Personen, die in MuchSkills erfasst werden sollen: alle oder eine Auswahl nach Land, juristischer Person oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jedem Workday-Tenant anders. Halten Sie Ihre Feldliste daher für den technischen Termin bereit.
Schritte
In Workday
Ihr Workday Administrator oder Partner kennt diese Aufgaben. MuchSkills liest benutzerdefinierte Berichte, die Sie als Webservices aktivieren, oft Reports as a Service (RaaS) genannt. Welche Domänen genau betroffen sind, hängt von der Konfiguration Ihres Tenants ab, und Ihr Partner kann sie bestätigen.
- Legen Sie einen Integrationssystembenutzer an. Führen Sie Create Integration System User aus, vergeben Sie einen Benutzernamen und ein Passwort und aktivieren Sie Do Not Allow UI Sessions. Fügen Sie ihn in Maintain Password Rules zu den Systembenutzern hinzu, deren Passwörter nicht ablaufen.
- Erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe dafür. Führen Sie Create Security Group aus und wählen Sie Integration System Security Group (Unconstrained). Wählen Sie stattdessen Constrained, wenn Sie den Zugriff auf bestimmte Organisationen beschränken möchten. Fügen Sie den Integrationssystembenutzer der Gruppe hinzu.
- Gewähren Sie der Gruppe Lesezugriff. Gewähren Sie der Gruppe in den Domänensicherheitsrichtlinien Get-Zugriff auf die Domänen hinter den Feldern in Ihren Berichten, typischerweise Worker Data: Workers, Worker Data: Current Staffing Information, Worker Data: Business Title on Worker Profile und Person Data: Work Contact Information, sowie auf die Domänen für Fotos, Projektzuweisungen, Abwesenheiten und Urlaub, falls Sie diese einbeziehen. View Security for Securable Item zeigt, welche Domäne ein Feld absichert.
- Aktivieren Sie die Änderungen. Führen Sie Activate Pending Security Policy Changes aus.
- Erstellen Sie die benutzerdefinierten Berichte. Führen Sie Create Custom Report aus, wählen Sie den Typ Advanced und aktivieren Sie Enable As Web Service. Erstellen Sie für jeden der folgenden Punkte einen Bericht, jeweils mit einem Filter für die Personen im Geltungsbereich:
Bericht Was er liefert Erforderlich Workers Worker-ID, Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Positionsbezeichnung, Führungskraft, Abteilung, Standort oder Land, Beschäftigungsart und Status, einschließlich ausgeschiedener Personen Ja Photos Worker-ID und Profilfoto Empfohlen Project allocations Person, Projekt, Start- und Enddatum sowie Prozentsatz, wenn Sie Projekte in Workday planen Optional Leaves of absence Person, erster und letzter Tag sowie Prozentsatz. Lassen Sie die Art der Abwesenheit weg Empfohlen Time off Person, Datum und Menge. Lassen Sie die Art des Urlaubs weg, damit keine Gründe Workday verlassen Empfohlen - Geben Sie die Berichte für den Integrationsbenutzer frei. Geben Sie jeden Bericht auf seinem Tab Share für den Integrationssystembenutzer oder dessen Sicherheitsgruppe frei.
- Kopieren Sie die URL jedes Berichts. Wählen Sie in den zugehörigen Aktionen des Berichts Web Service › View URLs und kopieren Sie den JSON-Link. Er sieht so aus:
https://yourhost.workday.com/ccx/service/customreport2/yourtenant/owner/Report_Name?format=json. - Legen Sie fest, wie sich MuchSkills anmeldet.
- OAuth 2.0, bevorzugt. Führen Sie Register API Client for Integrations aus, aktivieren Sie Non-Expiring Refresh Tokens und wählen Sie die Scopes, die die Daten der Berichte abdecken. Notieren Sie Client ID und Client Secret sowie den Token-Endpunkt, der unter View API Clients angezeigt wird. Führen Sie dann Manage Refresh Tokens for Integrations für den Integrationssystembenutzer aus und generieren Sie ein Refresh Token.
- Benutzername und Passwort. MuchSkills meldet sich als der Integrationssystembenutzer aus Schritt 1 an.
- Lassen Sie unsere Adressen zu, falls Sie nach IP einschränken. Wenn Ihr Tenant den Zugriff auf Webservices nach IP-Adresse beschränkt, fügen Sie
13.51.77.53und16.170.107.61hinzu.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdaten. Die Berichts-URLs und entweder Client-ID, Client Secret, Token-Endpunkt und Refresh Token oder die Zugangsdaten des Integrationsbenutzers, zusammen mit Ihrer Feldliste und Ihrem Geltungsbereich, über einen sicheren Kanal, den wir vereinbaren.
- Nehmen Sie an der technischen Sitzung teil. Ihr Workday Administrator und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie eine erste Synchronisierung. Wir synchronisieren einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen, Fotos und gegebenenfalls Tags in MuchSkills.
- Erweitern Sie den Geltungsbereich. Wir aktivieren die Synchronisierung für alle Personen im Geltungsbereich. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
Prüfen, ob es funktioniert hat
- Team/Org › Members zeigt die Personen im Geltungsbereich.
- Die Personen im Geltungsbereich sind eingeladen, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte finden ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Was Sie davon haben
- Workday bleibt das führende System. Personaldaten werden nur einmal in Workday gepflegt, MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HCM. Kompetenzen, Zertifizierungen und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldaten, auf die Sie sich bereits verlassen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags stehen sofort für Filter, Lückenanalysen und Team Builder bereit.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Nur E-Mail-Adresse und Name sind Pflicht. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Wofür |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, jede Ansicht |
| Pflicht | Zuordnung und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden | |
| Berufsbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. Ergänzen Sie im Bericht Workers die Worker-ID oder geschäftliche E-Mail-Adresse der Führungskraft, MuchSkills übernimmt dann die Zuordnung |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Geltungsbereich |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filter, zum Beispiel Angestellte oder externe Kräfte |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Datumsangaben und Prozentsätze |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Rechtseinheit, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorher mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Diese werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert, auch wenn die Quelle sie enthält: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder Gesundheitsdaten.
Wer einbezogen wird. Bevorzugt wird die Filterung in Workday, damit nichts außerhalb Ihres Geltungsbereichs Ihren Tenant verlässt. Die Alternative ist ein Länderfilter in MuchSkills; Datensätze außerhalb davon werden ignoriert und nicht gespeichert. Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team entscheidet, was zu Ihren Regeln passt.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben gespeichert. Nehmen Sie auch ausgeschiedene Personen samt Status in den Bericht Workers auf, damit MuchSkills einen Austritt erkennt.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Warum | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb des Zugriffs der Sicherheitsgruppe oder außerhalb des Berichtsfilters | Prüfen Sie die Organisationen der eingeschränkten Gruppe und den Berichtsfilter |
| Ein Bericht liefert einen Fehler oder keine Zeilen | Der Bericht ist nicht für den Integrationsbenutzer freigegeben, nicht als Webservice aktiviert, oder der Gruppe fehlt der Zugriff auf die Domäne eines Felds | Prüfen Sie den Tab Share des Berichts und Enable As Web Service, und führen Sie View Security for Securable Item für die fehlenden Felder aus |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Der Bericht Workers hat keine Spalte für die Führungskraft, oder die Führungskraft liegt außerhalb des Berichtsfilters | Ergänzen Sie die Worker-ID oder geschäftliche E-Mail-Adresse der Führungskraft und beziehen Sie Führungskräfte in den Geltungsbereich ein |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Workday weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse an und teilen Sie uns dann mit, welches Profil erhalten bleiben soll |
| Die Synchronisierung wurde gestoppt | Das Refresh Token wurde widerrufen, das Passwort des Integrationsbenutzers ist abgelaufen oder der Benutzer wurde deaktiviert | Generieren Sie ein neues Refresh Token oder setzen Sie das Passwort zurück, und senden Sie es uns auf sicherem Weg |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Ihr Tenant beschränkt den Zugriff auf Webservices nach IP-Adresse | Fügen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 der Zulassungsliste hinzu |
Häufig gestellte Fragen
Workday wird in MuchSkills als Contact us angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Workday wird gemeinsam mit uns eingerichtet statt über ein Formular, weil jeder Workday-Tenant anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir den technischen Termin.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest die Daten direkt über HTTPS aus Workday. Ihr Team legt lediglich den Integrationsbenutzer, seine Berechtigungen und einige benutzerdefinierte Berichte an, die als Webservices freigegeben werden.
Welche Berichte legen wir an?
Je ein eigener benutzerdefinierter Bericht für Mitarbeitende, Fotos, Projektzuordnungen, Beurlaubungen und Abwesenheiten. Unverzichtbar ist nur der Bericht zu den Mitarbeitenden. Die übrigen sind optional und liefern Fotos, Projektzeiten und Verfügbarkeit. Jeder Bericht wird als Webservice aktiviert und für den Integrationsbenutzer freigegeben.
OAuth oder Benutzername und Passwort?
Beides ist möglich. Wir bevorzugen OAuth 2.0: Sie registrieren einen API-Client und erzeugen ein Refresh-Token für den Integrationssystembenutzer. Ein Integrationssystembenutzer mit Benutzername und Passwort funktioniert ebenfalls.
Können wir bestimmte Länder oder Gesellschaften ausschließen?
Ja. Am besten filtern Sie bereits in Workday, sodass nur relevante Personen Ihren Tenant überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills beim Eingang der Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zunächst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, danach erweitern wir den Umfang. Mit Workday-Testtenants verbinden wir uns nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Owner und Admins können außerdem jederzeit mit Sync Now synchronisieren.
Was passiert, wenn jemand ausscheidet?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Datumsangaben und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwortmanager. Niemals per einfacher E-Mail.