Deltek
Übernehmen Sie Ihre Personaldaten aus Deltek in MuchSkills, in den meisten Fällen aus Deltek Vantagepoint. Ihre Deltek-Administration richtet für MuchSkills einen reinen Lesezugriff ein, und wir ordnen die Felder zu und übernehmen die Synchronisierung. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihre Deltek-Administration gemeinsam mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest die Daten in festen Abständen aus Deltek aus. Neue Mitarbeitende, Austritte sowie Wechsel der Führungskraft oder Abteilung werden bei der nächsten Synchronisierung übernommen, ohne dass auf einer der beiden Seiten Handarbeit anfällt. In Deltek wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Eine Ansprechperson mit Deltek-Administratorrechten in Ihrem Haus oder Ihr Deltek-Implementierungspartner.
- Eine Liste der Personen, die in MuchSkills erfasst werden sollen: alle Mitarbeitenden oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Jede Deltek-Installation benennt benutzerdefinierte Felder anders. Legen Sie Ihre Feldliste deshalb für den technischen Termin bereit.
Schritte
In Deltek Vantagepoint
Diese Anleitung gilt für Deltek Vantagepoint. Dort pflegen die meisten Beratungs- und Ingenieurbüros, die Deltek nutzen, ihre Mitarbeiterdaten. Ihre Vantagepoint-Administration kennt diese Masken. Liegen Ihre Mitarbeiterdaten in Maconomy, Costpoint oder Deltek Talent Management, sprechen Sie uns einfach an. Wir stimmen die Einrichtung dann gemeinsam mit Ihnen ab. Deltek-Dokumentation
- Rolle mit reinem Lesezugriff anlegen. Gehen Sie zu Settings > Security > Roles und legen Sie eine neue Rolle für MuchSkills an. Stellen Sie auf der Registerkarte Record Access im Raster Application Record Access die Zeile Employees auf Read Only.
- Rolle auf die richtigen Gesellschaften beschränken. Stellen Sie auf der Registerkarte Access Rights das Feld Functional Area auf Companies und fügen Sie nur die Gesellschaften hinzu, deren Mitarbeitende in MuchSkills erfasst werden sollen. Alternativ wählen Sie Full Access to All Companies.
- API-Benutzer anlegen. Gehen Sie zu Settings > Security > Users und klicken Sie auf + New User. Tragen Sie eine User ID ein, lassen Sie Employee leer, vergeben Sie ein Password und wählen Sie unter Role die neue Rolle aus. Die Option Force User to Reset Password at Next Login darf nicht aktiviert sein.
- API-Autorisierung anlegen. Gehen Sie zu Utilities > Integrations > API Authorization und klicken Sie auf + New API Authorization. Geben Sie einen Namen ein, aktivieren Sie Allow Password Grant Type und Scopes und speichern Sie. Kopieren Sie anschließend den Consumer Key und das Secret.
- Verbindungsdaten bereitlegen. Sie brauchen die Adresse Ihrer Vantagepoint-API, den Database Name aus der API-Autorisierung, den Consumer Key, das Secret sowie User ID und Passwort des API-Benutzers.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdaten. Die Zugangs- und Verbindungsdaten aus den obigen Schritten, Ihre Feldliste und Ihren Umfang, über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam festlegen.
- Nehmen Sie am technischen Termin teil. Ihre Deltek-Administration und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie eine erste Synchronisierung. Wir synchronisieren einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und eventuelle Tags.
- Erweitern Sie den Umfang. Wir aktivieren die Synchronisierung für alle einbezogenen Personen. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
Prüfen, ob alles funktioniert
- Unter Team/Org › Members erscheinen die ausgewählten Personen.
- Die ausgewählten Personen wurden eingeladen, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte finden ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Ihre Vorteile
- Deltek bleibt die maßgebliche Datenquelle. Personaldaten werden einmal in Deltek erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifikate und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldaten, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen direkt nutzbar für Filter, Lückenanalysen und Team Builder an.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Pflichtfelder sind nur Name und E-Mail-Adresse. Synchronisieren Sie möglichst viele der übrigen Felder, denn jedes einzelne macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Pflicht | Abgleich und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Person anmeldet |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt die Zuordnung automatisch aus Deltek |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filter, zum Beispiel Angestellte oder externe Kräfte |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Daten und Prozentwerte |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Rechtseinheit, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorab mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Folgende Daten werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert, selbst wenn die Quelle sie enthält: Alter oder Geburtsdatum, Gehalts- oder sonstige Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie Angaben zu politischer Einstellung, Religion oder Gesundheit.
Wer einbezogen wird. Am besten schränken Sie ein, was der Integrationsbenutzer in Deltek sehen kann, damit nichts außerhalb Ihres Umfangs Ihr System verlässt. Alternativ gibt es einen Länderfilter in MuchSkills; Datensätze außerhalb davon werden ignoriert und nicht gespeichert. Welche Variante zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Security- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Deltek oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, setzen Sie beide auf die Allowlist.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in Deltek sehen kann, oder außerhalb des Umfangsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Umfang |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Umfangs oder in Deltek ist keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte im Umfang enthalten und die Berichtslinien in Deltek gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Deltek weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Deltek an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Deltek oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Setzen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 auf die Allowlist |
| Die Synchronisierung läuft nicht mehr | Die Zugangsdaten sind abgelaufen oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert bzw. hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugang in Deltek und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Deltek ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als „Contact us“ angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Deltek wird über eine individuelle Einrichtung angebunden und nicht über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest direkt über HTTPS aus Deltek. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in Deltek ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur Personen im festgelegten Umfang Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit „Sync Now“ außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Personen, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Datumsangaben und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.