BambooHR
Halten Sie Personen, Führungskräfte, Abteilungen und Abwesenheiten in MuchSkills mit BambooHR auf dem neuesten Stand. Sie erstellen in BambooHR einen API-Schlüssel, fügen ihn zusammen mit Ihrer Subdomain in MuchSkills ein und legen fest, wer synchronisiert wird.
- Wer
- Ein Owner oder Admin in MuchSkills sowie ein BambooHR-Benutzer mit vollem Administratorzugriff
- Anbindung
- In Eigenregie unter Settings › Integrations
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf mit Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
Bevor Sie beginnen
- In MuchSkills: die Rolle Owner oder Admin.
- In BambooHR: ein Benutzer mit vollem Administratorzugriff, um den API-Schlüssel zu erstellen. Der Schlüssel handelt im Namen dieser Person: Kann sie das Mitarbeiterverzeichnis, ein Feld oder Abwesenheiten nicht sehen, erhält auch MuchSkills diese Daten nicht, und BambooHR meldet keinen Fehler.
- Ihre Subdomain. Der Teil Ihrer BambooHR-Webadresse vor .bamboohr.com.
- Legen Sie fest, wen Sie zuerst synchronisieren. Beginnen Sie klein, mit einer Abteilung. Den Umfang können Sie später erweitern.
- Informieren Sie die Betroffenen vorab. Mit dem Start der Synchronisierung werden alle Personen im Umfang eingeladen, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Prüfen Sie die geschäftlichen E-Mail-Adressen. Tragen Sie in BambooHR für alle, die Sie synchronisieren, unter Work Email die Adresse ein, mit der sich die jeweilige Person bei MuchSkills anmeldet. Ist Work Email leer, übermittelt BambooHR stattdessen die private E-Mail-Adresse.
Schritte
In MuchSkills
- Öffnen Sie den BambooHR-Connector. Gehen Sie zu Team/Org › Settings › Integrations und klicken Sie auf Connect bei Bamboo HR. Lassen Sie diesen Tab geöffnet: Hier fügen Sie nach und nach zwei Werte ein.
Team/Org › Settings › Integrations › Connect bei Bamboo HR.
In BambooHR
- Kopieren Sie Ihre Subdomain. Melden Sie sich bei BambooHR an. Ihre Webadresse hat die Form https://yourcompany.bamboohr.com. Geben Sie in MuchSkills nur yourcompany in das Feld Bamboo subdomain ein. Lassen Sie https://, .bamboohr.com und alles danach weg.
- Öffnen Sie API Keys. Klicken Sie als Benutzer mit vollem Administratorzugriff auf Ihren Namen oder Ihr Profilbild, um das Kontomenü zu öffnen, und wählen Sie API Keys. Die Option wird nur angezeigt, wenn Ihre Zugriffsebene das erlaubt. Anleitung von BambooHR zu API-Schlüsseln
- Erstellen Sie den Schlüssel. Klicken Sie auf Add New Key, geben Sie MuchSkills als API Key Name ein und klicken Sie auf Generate Key. Kopieren Sie den Schlüssel sofort und fügen Sie ihn in MuchSkills in das Feld Bamboo API Key ein. BambooHR zeigt den Schlüssel nur ein einziges Mal an.
- Prüfen Sie, worauf der Schlüssel zugreifen kann. Der Benutzer des Schlüssels braucht Lesezugriff auf das Mitarbeiterverzeichnis, auf Abwesenheiten und auf folgende Felder aller Personen, die Sie synchronisieren: Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Stellenbezeichnung, vorgesetzte Person, Abteilung, Standort, Foto, Status und Beschäftigungsstatus. Ein Benutzer mit vollem Administratorzugriff hat all das.
Zurück in MuchSkills
- Stellen Sie die Verbindung her. Sobald beide Werte eingetragen sind, klicken Sie auf Connect. Der Status wechselt von Waiting for credentials zu Api Connected.
Das Formular für Bamboo HR: (1) Subdomain, (2) API-Schlüssel, (3) Connect. Darunter folgt der Bereich „Do not sync certain users“.
- Legen Sie fest, wer synchronisiert wird. Sync by department listet die Abteilungen auf, die MuchSkills in BambooHR gefunden hat, jeweils mit der Zahl der Personen. Anfangs sind alle angehakt. Ist der Schalter aktiviert, werden nur Personen aus den angehakten Abteilungen synchronisiert: Klicken Sie auf eine Abteilung, um den Haken zu setzen oder zu entfernen. Deaktivieren Sie den Schalter, um alle Personen in BambooHR zu synchronisieren.
- Bestimmte Personen ausschließen (optional). Aktivieren Sie unter Do not sync certain users den Schalter. Geben Sie in Enter employment status value here einen Beschäftigungsstatus genau so ein, wie er in BambooHR steht, zum Beispiel Contractor oder Intern, und drücken Sie die Eingabetaste. Fügen Sie so viele Werte hinzu, wie Sie brauchen. Personen mit diesen Status werden nicht synchronisiert.
- Starten Sie die Synchronisierung. MuchSkills zeigt an, wie viele Mitarbeitende synchronisiert und eingeladen werden. Klicken Sie auf die Zahl, um ihre Namen und E-Mail-Adressen zu sehen. Wenn die Liste stimmt, klicken Sie auf Start Sync.
Prüfen, ob alles funktioniert
- Im Connector steht Data is synced every 5 hours, dazu Last successful sync und Next scheduled sync.
- Unter Team/Org › Settings › Integrations zeigt die Kachel Bamboo HR Connected an.
- Unter Team/Org › Members sind die synchronisierten Personen aufgeführt.
- Die synchronisierten Personen haben eine Einladung erhalten, ihr Profil anzulegen.
Benefits
Was Sie davon haben
- Keine manuelle Pflege. Neue Mitarbeitende, Austritte, Wechsel der Führungskraft und Abteilungswechsel gelangen automatisch in MuchSkills.
- Verfügbarkeit, mit der Sie planen können. Abwesenheiten aus BambooHR erscheinen in Team Builder und My Circle, sodass Kapazitäts- und Ressourcenplanung zeigen, wer tatsächlich verfügbar ist.
- Führungskräfte sehen ihr Team. Die direkt unterstellten Mitarbeitenden jeder Führungskraft erscheinen in My Circle, sobald die Synchronisierung gelaufen ist.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Pflicht sind nur E-Mail-Adresse und Name. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld in MuchSkills | Erforderlich | Wofür es genutzt wird |
|---|---|---|
| Name | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Pflicht | Zuordnung und Anmeldung |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Suche in Discover |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen, Filter, Auswahl unter Sync by department |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte |
| Status | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Personen |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Ausschluss über Do not sync certain users |
| Standort | Empfohlen | Filter |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Abwesenheiten | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Datumsangaben und Prozentwerte |
Der Schlüssel sieht, was sein Benutzer sieht. Api Connected bestätigt nur, dass Schlüssel und Subdomain funktionieren, nicht aber, dass der Schlüssel Ihre Mitarbeitenden, Felder oder Abwesenheiten lesen kann. Fehlen Daten, prüfen Sie zuerst die Zugriffsrechte des Benutzers, der den Schlüssel erstellt hat.
Häufigkeit. Alle 5 Stunden. Sync Now führt die Synchronisierung sofort aus, Pause Sync stoppt sie, bis Sie sie wieder starten.
Profilfotos. Fotos werden beim Anlegen eines Kontos gespeichert, die automatische Synchronisierung aktualisiert sie nicht. Klicken Sie auf Sync Now, um geänderte Fotos abzurufen.
Abwesenheiten werden als Datumsangaben und Prozentwerte übernommen. Abwesenheitsarten und -gründe werden nie importiert.
Ausgeschiedene Personen werden deaktiviert, nicht gelöscht. Wird jemand in BambooHR inaktiv oder fällt aus dem synchronisierten Umfang heraus, deaktiviert MuchSkills die Person bei der nächsten Synchronisierung. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für Audits wichtig ist.
Abteilungen werden anhand ihres Namens zugeordnet. Wenn HR in BambooHR eine Abteilung umbenennt oder hinzufügt, erscheint der neue Name unter Sync by department als nicht ausgewählt. Wählen Sie ihn aus oder deaktivieren Sie den Schalter, um alle zu synchronisieren.
Eine Abteilung abzuwählen heißt, ihre Mitarbeitenden zu offboarden. MuchSkills bittet Sie, dies unter Confirm Deactivation zu bestätigen. In diesem Fenster lässt sich der Schritt nicht rückgängig machen.
Es läuft immer nur eine Personalsynchronisierung. Synchronisiert bereits ein anderer HR-Connector, fragt Start Sync Are you sure? und warnt: This action will stop your current integration sync. Klicken Sie nur dann auf Yes, connect, wenn BambooHR übernehmen soll.
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Folgende Daten werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie Angaben zu politischer Einstellung, Religion oder Gesundheit.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Failed to fetch employees. Please check the integration settings and try again., obwohl der Status Api Connected lautet | Fast immer fehlende Berechtigungen: Das Konto hinter dem Schlüssel sieht das Mitarbeiterverzeichnis oder die Felder nicht | Erstellen Sie mit einem Konto mit vollen Administratorrechten einen neuen Schlüssel, fügen Sie ihn ein und klicken Sie auf Update Credentials. Damit ist das Problem in den meisten Fällen behoben |
| Invalid Credentials | Der Schlüssel wurde falsch kopiert, oder im Feld für die Subdomain steht die vollständige Webadresse | Geben Sie nur die Subdomain ein, fügen Sie den Schlüssel erneut ein und klicken Sie auf Update Credentials |
| Mitarbeitende werden synchronisiert, Abwesenheiten erscheinen aber nicht | Das Konto hinter dem Schlüssel hat keinen Lesezugriff auf Abwesenheiten | Geben Sie diesem Konto Lesezugriff auf Abwesenheiten oder erstellen Sie den Schlüssel mit einem Konto mit vollen Administratorrechten |
| Missing Attributes in API | Das Konto hinter dem Schlüssel sieht ein Feld nicht, oder bei manchen Personen fehlt ein Wert, meist die geschäftliche E-Mail-Adresse | Passen Sie die Zugriffsrechte an oder ergänzen Sie die in der Meldung genannten Werte und klicken Sie dann auf Sync Now |
| Nach dem Verbinden fehlt die Schaltfläche Start Sync | Niemand ist im Umfang: Keine Abteilung ist angehakt, oder alle sind über ihren Status ausgeschlossen | Setzen Sie bei mindestens einer Abteilung einen Haken oder prüfen Sie die Werte unter Do not sync certain users |
| Personen aus einer Abteilung fehlen | Die Abteilung wurde nach der Einrichtung umbenannt oder neu angelegt und ist deshalb nicht angehakt | Setzen Sie unter Sync by department den Haken und klicken Sie dann auf Sync Now |
| Personen, die Sie ausschließen wollten, erscheinen trotzdem | Der Wert für den Beschäftigungsstatus stimmt nicht exakt mit BambooHR überein | Kopieren Sie den Wert aus der Liste der Beschäftigungsstatus in BambooHR und geben Sie ihn erneut ein |
| Authentication failed multiple times. Please verify your Bamboo HR credentials and permissions are correctly configured. | Der Schlüssel wurde gelöscht, oder das Konto, das ihn erstellt hat, hat keinen Zugriff mehr | Erstellen Sie mit einem Konto mit vollen Administratorrechten einen neuen Schlüssel und klicken Sie auf Update Credentials |
| Ein Foto hat sich nicht geändert | Automatische Synchronisierungen aktualisieren keine Fotos | Klicken Sie auf Sync Now |
Häufig gestellte Fragen
Wer in BambooHR sollte den API-Schlüssel erstellen?
Ein Benutzer mit vollen Administratorrechten. Der Schlüssel arbeitet mit den Rechten der Person, die ihn erstellt, und sieht deshalb nur die Mitarbeitenden, Felder und Abwesenheiten, auf die diese Person Zugriff hat. Nutzen Sie ein Konto, das langfristig bestehen bleibt, und nicht das einer Person, die möglicherweise ausscheidet.
Was genau ist unsere Subdomain?
Der Teil Ihrer BambooHR-Webadresse vor .bamboohr.com. Wenn Sie sich unter https://yourcompany.bamboohr.com anmelden, geben Sie yourcompany ein. Fügen Sie nicht die vollständige Adresse ein.
Können wir mit wenigen Personen beginnen, bevor wir alle synchronisieren?
Ja, und das empfehlen wir auch. Lassen Sie „Sync by department“ aktiviert und wählen Sie eine kleine Abteilung aus. Prüfen Sie das Ergebnis in MuchSkills, wählen Sie dann weitere Abteilungen aus oder schalten Sie den Schalter aus, um alle zu synchronisieren.
Können wir freie Mitarbeitende oder Praktikanten ausschließen?
Ja. Aktivieren Sie „Do not sync certain users“ und geben Sie die auszuschließenden Werte für den Beschäftigungsstatus ein, etwa Contractor oder Intern, genau so, wie sie in BambooHR erscheinen.
Wie oft läuft die Synchronisierung?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann sie jederzeit mit „Sync Now“ am Konnektor starten.
Was passiert, wenn jemand ausscheidet?
Wenn eine Person in BambooHR inaktiv wird oder nicht mehr zu den synchronisierten Abteilungen gehört, deaktiviert MuchSkills sie bei der nächsten Synchronisierung. Sie verschwindet aus den Alltagsansichten, ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben jedoch erhalten. Es wird nichts gelöscht.
Schreibt MuchSkills etwas in BambooHR zurück?
Nein. MuchSkills liest nur die einbezogenen Personen und ihre Abwesenheiten und ändert in BambooHR niemals etwas.
Erhalten die Mitarbeitenden beim Start eine E-Mail?
Ja. Sobald Sie die Synchronisierung starten, werden alle Personen im Geltungsbereich eingeladen, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen. Informieren Sie die Beteiligten deshalb über MuchSkills, bevor Sie auf Start Sync klicken.
Werden auch die Gründe für Abwesenheiten importiert?
Nein. MuchSkills übernimmt nur die Daten und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Abwesenheitsarten und Gründe wie Krankheit werden nie importiert.