Unit4 People Experience Suite
Holen Sie Ihre Personaldaten aus Unit4 People Experience Suite in MuchSkills. Ihr Administrator für Unit4 People Experience Suite richtet für MuchSkills einen Lesezugriff ein, und wir ordnen die Felder zu und kümmern uns um die Synchronisierung. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Administrator für Unit4 People Experience Suite, gemeinsam mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf mit Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills ruft die Daten nach festem Zeitplan aus Unit4 People Experience Suite ab. Neueinstellungen, Austritte sowie Wechsel der Führungskraft oder Abteilung werden bei der nächsten Synchronisierung übernommen, ohne dass auf einer der beiden Seiten manueller Aufwand entsteht. In Unit4 People Experience Suite wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein Administrator für Unit4 People Experience Suite in Ihrem Unternehmen oder Ihr Implementierungspartner für Unit4 People Experience Suite.
- Eine Liste, wer in MuchSkills erfasst werden soll: alle oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen nicht in jeder Installation von Unit4 People Experience Suite gleich. Halten Sie Ihre Feldliste daher für die technische Sitzung bereit.
Schritte
In Unit4
Ihr Unit4 Administrator oder Unit4 Partner kennt diese Schritte. Sie gelten für Unit4 ERPx; bei Unit4 ERP 7 kann Ihr Partner die entsprechenden Schritte bestätigen. Dokumentation zu Unit4 People Experience Suite
- Erstellen Sie einen Machine-to-Machine-Client. Ein Benutzer mit der Rolle Owner oder Contributor öffnet im Portal von Unit4 Identity Services den Bereich Create client und wählt Machine to Machine Clients. Geben Sie einen Client Name ein, füllen Sie den Claim unit4_id und bei ERPx zusätzlich den Claim Subscription aus und klicken Sie dann auf Create. Kopieren Sie das Secret sofort, denn es wird nur ein einziges Mal angezeigt. Ohne Zugang zum Portal bitten Sie Unit4, für Ihren Tenant eine Client-ID und ein Secret für Machine-to-Machine auszustellen.
- Legen Sie in Unit4 ERP einen eigenen Integrationsbenutzer an. Fügen Sie im User Master File einen Benutzer für MuchSkills hinzu. Setzen Sie auf dem Tab Security das Feld Unit4 ID auf denselben Wert wie den Claim unit4_id des Clients und legen Sie die Logon company fest.
- Weisen Sie dem Benutzer seine Rolle zu. Laut der Entwicklerdokumentation von Unit4 hat ein Machine-to-Machine-Benutzer die Rolle SUPER oder SYSTEM. Verlangt Ihre Sicherheitsrichtlinie engere Berechtigungen, klären Sie mit Unit4 oder Ihrem Partner, ob in Ihrem Tenant auch eine Rolle, die nur Personaldaten liest, für API-Aufrufe funktioniert.
- Listen Sie die Gesellschaften im Geltungsbereich auf. Die meisten API-Aufrufe in Unit4 beziehen sich auf eine bestimmte Gesellschaft. Notieren Sie deshalb die IDs der Gesellschaften, deren Mitarbeitende in MuchSkills erfasst werden sollen, sowie alle weiteren gewünschten Filter, etwa nach Land.
- Stellen Sie die Verbindungsdaten zusammen. Client-ID und Secret, Ihre Region für Identity Services, zum Beispiel
https://s-eu-ids1.unit4cloud.com/identityfür Europa, die Basis-URL Ihrer ERPx-API aus dem Instanzdokument, das Unit4 Ihnen bei der Einrichtung Ihres Tenants geschickt hat, sowie die IDs der Gesellschaften im Geltungsbereich.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdaten. Schicken Sie uns die Zugangs- und Verbindungsdaten aus den Schritten oben, Ihre Feldliste und Ihren Geltungsbereich über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam festlegen.
- Nehmen Sie an der technischen Sitzung teil. Ihr Administrator für Unit4 People Experience Suite und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie die erste Synchronisierung. Wir synchronisieren einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie kontrollieren in MuchSkills Namen, Führungskräfte, Abteilungen und eventuelle Tags.
- Erweitern Sie den Geltungsbereich. Wir schalten die Synchronisierung für alle Personen im Geltungsbereich frei. Von da an läuft sie alle 5 Stunden.
Prüfen, ob es funktioniert hat
- Team/Org › Members führt die Personen im Geltungsbereich auf.
- Die Personen im Geltungsbereich haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Was Sie davon haben
- Unit4 People Experience Suite bleibt die maßgebliche Quelle. Personaldaten werden einmal in Unit4 People Experience Suite erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene auf Ihrem HR-System. Kompetenzen, Zertifizierungen und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldatensätzen, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen bereit zum Filtern, für die Lückenanalyse und für Team Builder an.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Nur Name und E-Mail-Adresse sind Pflicht. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Benötigt | Verwendung |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| Pflicht | Abgleich und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden | |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt sie automatisch aus Unit4 People Experience Suite |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung des Geltungsbereichs |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Angestellten oder externen Kräften |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Datum und Prozentsatz |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann als filterbarer Tag dienen, zum Beispiel Rechtsträger, Team oder Kostenstelle. Bitte stimmen Sie diese vorab mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Diese werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert, auch wenn die Quelle sie enthält: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder Gesundheitsdaten.
Wer einbezogen wird. Der bevorzugte Weg: Sie schränken in Unit4 People Experience Suite ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann. So verlässt nichts außerhalb Ihres Geltungsbereichs Ihr System. Alternativ gibt es einen Länderfilter in MuchSkills: Datensätze außerhalb des Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Welcher Weg zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Unit4 People Experience Suite oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, fügen Sie beide der Zulassungsliste hinzu.
Die Rolle des Integrationsbenutzers. Laut der Entwicklerdokumentation von Unit4 erhalten Machine-to-Machine-Benutzer die Rolle SUPER oder SYSTEM. Wenn Ihre Sicherheitsrichtlinie einen engeren Zugriff erfordert, bitten Sie Unit4 oder Ihren Partner um eine Rolle, die nur Personaldaten liest, und informieren Sie uns vor der technischen Sitzung.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Warum | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in Unit4 People Experience Suite sehen kann, oder außerhalb des Geltungsbereichsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Geltungsbereich |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Geltungsbereichs oder hat in Unit4 People Experience Suite keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob jede Führungskraft im Geltungsbereich liegt und die Berichtslinien in Unit4 People Experience Suite ausgefüllt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Unit4 People Experience Suite weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Unit4 People Experience Suite an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Unit4 People Experience Suite oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Fügen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 der Zulassungsliste hinzu |
| Die Synchronisierung wurde gestoppt | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert oder hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in Unit4 People Experience Suite und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Unit4 People Experience Suite ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als Contact us angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Unit4 People Experience Suite wird über eine individuelle Einrichtung angebunden statt über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest die Daten direkt über HTTPS aus Unit4 People Experience Suite. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in Unit4 People Experience Suite ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur die betroffenen Personen Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit Sync Now außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit ausscheidenden Mitarbeitenden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Werden Abwesenheitsgründe importiert?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Daten und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.