Oracle HCM Cloud
Holen Sie Ihre Personaldaten aus Oracle HCM Cloud in MuchSkills. Ihr Oracle-HCM-Cloud-Administrator gibt MuchSkills reinen Lesezugriff, wir ordnen die Felder zu und kümmern uns um die Synchronisierung. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Oracle-HCM-Cloud-Administrator zusammen mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest die Daten nach einem festen Zeitplan aus Oracle HCM Cloud. Neue Mitarbeitende, Austritte, Wechsel der Führungskraft und Abteilungswechsel kommen mit der nächsten Synchronisierung an, ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. In Oracle HCM Cloud wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein Oracle-HCM-Cloud-Administrator in Ihrem Unternehmen oder Ihr Implementierungspartner für Oracle HCM Cloud.
- Eine Liste der Personen, die in MuchSkills sein sollen: alle oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jeder Oracle-HCM-Cloud-Installation anders. Halten Sie Ihre Feldliste deshalb für die technische Sitzung bereit.
Schritte
In Oracle HCM Cloud
Ihr Oracle-Sicherheitsadministrator mit der Rolle IT Security Manager ist mit diesen Aufgaben vertraut. Je nach Release sehen die Seiten etwas anders aus, Ihr Implementierungspartner kann die Details bestätigen. Dokumentation zu Oracle HCM Cloud
- Legen Sie eine Job-Rolle mit reinem Lesezugriff an. Klicken Sie in der Security Console auf dem Tab Roles auf Create Role und setzen Sie Role Category auf HCM - Job Roles. Klicken Sie auf der Seite Role Hierarchy auf Add Role und fügen Sie über Add Role Membership die Rollen Use REST Service - Public Workers Read Only, Use REST Service - Worker Details Read Only, Use REST Service - Worker Employment Read Only und, falls Sie Abwesenheiten freigeben, Use REST Service - Absences Read Only hinzu. Lassen Sie die Rollen für personenbezogene (PII) und sensible Daten weg.
- Geben Sie der Rolle Datenzugriff. Führen Sie in Setup and Maintenance die Aufgabe Assign Security Profiles to Role aus oder gehen Sie zu My Client Groups › Workforce Structures › Data Roles and Security Profiles. Klicken Sie auf Create, geben Sie einen Data Role Name ein und wählen Sie Ihre neue Rolle als Job Role. Wählen Sie in den Sicherheitskriterien View All People für Person und Public Person sowie View All Organizations für Organization und klicken Sie dann auf Review und Submit. Um den Geltungsbereich einzuschränken, wählen Sie ein Person Security Profile, das nur die betreffenden Legal Employers, Geschäftsbereiche oder Länder abdeckt.
- Legen Sie den Integrationsbenutzer an. Klicken Sie in der Security Console auf dem Tab Users auf Add User Account. Lassen Sie Associated Person Type auf None und vergeben Sie ein Passwort, das Ihrer Passwortrichtlinie entspricht. Klicken Sie auf Add Role, suchen Sie die Datenrolle, klicken Sie auf Add Role Membership und dann auf Save and Close.
- Legen Sie fest, wie sich MuchSkills anmeldet. Basic Authentication über SSL mit dem Integrationsbenutzer funktioniert ohne weitere Einrichtung. Verlangt Ihre Richtlinie OAuth, fügt Ihre Identity-Domain-Administration unter Integrated applications eine Confidential Application mit dem Grant JWT assertion hinzu. Oracle unterstützt den Client Credentials Grant für diese APIs nicht.
- Notieren Sie die Verbindungsdaten. Die REST-API-Server-URL aus der Willkommens-E-Mail an Ihre Oracle-Cloud-Serviceadministration, etwa in der Form
https://yourserver.fa.us2.oraclecloud.com, Benutzername und Passwort des Integrationsbenutzers oder bei OAuth die Identity-Domain-URL und die Client ID der Anwendung, dazu die Legal Employers oder Länder im Geltungsbereich.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Schicken Sie uns die Verbindungsdaten. Übermitteln Sie uns die Zugangs- und Verbindungsdaten aus den Schritten oben, Ihre Feldliste und Ihren Geltungsbereich über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam vereinbaren.
- Nehmen Sie an der technischen Sitzung teil. Ihr Oracle-HCM-Cloud-Administrator und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie die erste Synchronisierung. Wir synchronisieren zunächst einige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und eventuelle Tags.
- Weiten Sie den Geltungsbereich aus. Wir schalten die Synchronisierung für alle einbezogenen Personen frei. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
Prüfen, ob es funktioniert hat
- Team/Org › Members zeigt alle Personen im Geltungsbereich.
- Diese Personen haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Ihre Vorteile
- Oracle HCM Cloud bleibt die maßgebliche Datenquelle. Personaldaten werden einmal in Oracle HCM Cloud erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifikate und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldatensätzen, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen so an, dass Sie sie direkt zum Filtern, für Lückenanalysen und im Team Builder nutzen können.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Pflicht sind nur Name und E-Mail-Adresse. Synchronisieren Sie möglichst viele der übrigen Felder, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Pflicht | Zuordnung und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt sie automatisch aus Oracle HCM Cloud |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Geltungsbereich |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und das Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Mitarbeitenden oder Freelancern |
| Abwesenheiten | Empfohlen | Verfügbarkeit im Team Builder und in My Circle. Nur Daten und Prozentsätze |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Gesellschaft, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorher mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Diese Daten werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert, auch wenn die Quelle sie mitliefert: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder gesundheitsbezogene Daten.
Wer einbezogen wird. Am besten schränken Sie direkt in Oracle HCM Cloud ein, was der Integrationsbenutzer sehen darf. So verlässt nichts außerhalb Ihres Geltungsbereichs Ihr System. Alternativ setzen Sie in MuchSkills einen Länderfilter: Datensätze außerhalb des Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Welcher Weg zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Oracle HCM Cloud oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, fügen Sie beide der Allowlist hinzu.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in Oracle HCM Cloud sehen kann, oder außerhalb des Geltungsbereichsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Geltungsbereich |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Geltungsbereichs oder hat in Oracle HCM Cloud keine eigene Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte im Geltungsbereich liegen und die Berichtslinien in Oracle HCM Cloud gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Oracle HCM Cloud weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Oracle HCM Cloud an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Oracle HCM Cloud oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Fügen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 der Allowlist hinzu |
| Die Synchronisierung wurde gestoppt | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert oder hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in Oracle HCM Cloud und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Oracle HCM Cloud fehlt in MuchSkills oder wird als Contact us angezeigt. Ist eine Anbindung trotzdem möglich?
Ja. Oracle HCM Cloud wird nicht über ein Formular, sondern als individuelle Einrichtung angebunden, da jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir den technischen Termin.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest die Daten direkt über HTTPS aus Oracle HCM Cloud. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir bestimmte Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in Oracle HCM Cloud ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann. So verlassen nur Personen im vereinbarten Umfang überhaupt Ihr System. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills beim Eingang der Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, danach erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann zudem jederzeit mit Sync Now eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Personen, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Datumsangaben und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwortmanager. Niemals per einfacher E-Mail.