SAP SuccessFactors
Holen Sie Ihre Personaldaten aus SAP SuccessFactors in MuchSkills. Ihre SAP-SuccessFactors-Administration richtet für MuchSkills einen reinen Lesezugriff ein, die Zuordnung der Felder und die Synchronisierung übernehmen wir. Die Einrichtung gehört zu Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihre SuccessFactors-Administration zusammen mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest die Daten nach einem festen Zeitplan aus SAP SuccessFactors. Neue Mitarbeitende, Austritte, Wechsel der Führungskraft und Abteilungswechsel kommen mit der nächsten Synchronisierung an, ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. In SAP SuccessFactors wird nichts zurückgeschrieben.
MuchSkills greift über einen eigens dafür angelegten API-Benutzer mit reinem Lesezugriff auf die SuccessFactors OData API zu und meldet sich dabei mit dessen Benutzernamen und Passwort an (HTTP Basic Authentication über HTTPS). Das Passwort speichern wir verschlüsselt.
Bevor Sie beginnen
- Eine Administratorin oder ein Administrator für SAP SuccessFactors in Ihrem Unternehmen oder Ihr Implementierungspartner für SAP SuccessFactors.
- Eine Übersicht, wer in MuchSkills erfasst werden soll: alle Beschäftigten oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Da benutzerdefinierte Felder in jeder SAP-SuccessFactors-Installation anders heißen, sollten Sie Ihre Feldliste zur technischen Abstimmung griffbereit haben.
Schritte
In SAP SuccessFactors
Ihre SuccessFactors-Administration kennt diese Werkzeuge aus dem Admin Center. In älteren Instanzen sind die Bezeichnungen auf den Seiten für Berechtigungsrollen etwas anders, die Berechtigungen selbst sind aber dieselben. Dokumentation zu SAP SuccessFactors
- Eigenen API-Benutzer anlegen. Legen Sie einen Benutzer an, der ausschließlich für diese Integration genutzt wird, und zwar so, wie Ihr Team in Ihrer Instanz sonst auch Benutzer anlegt. Nutzen Sie dafür nicht das persönliche Konto eines Mitarbeitenden.
- Eigene Berechtigungsgruppe einrichten. Öffnen Sie im Admin Center den Bereich Manage Permission Groups, klicken Sie auf Create New, benennen Sie die Gruppe und fügen Sie den API-Benutzer als einziges Mitglied hinzu.
- Berechtigungsrolle mit reinem Lesezugriff anlegen. Klicken Sie unter Admin Center › Manage Permission Roles auf Create. Aktivieren Sie unter Administrator Permissions › Employee Central API die Optionen Employee Central HRIS OData API (read-only) und Employee Central Foundation OData API (read-only). Aktivieren Sie unter Administrator Permissions › Manage User die Option Employee Export. Damit kann der Benutzer auch ausgeschiedene Personen lesen. Aktivieren Sie unter Administrator Permissions › Manage Integration Tools die Option Allow Admin to Access OData/REST API through Basic Authentication, damit sich der API-Benutzer an der API anmelden kann. Aktivieren Sie keine Berechtigung, die Änderungen zulässt. Möchten Sie nur bestimmte Länder oder Gesellschaften freigeben, lassen Sie die beiden Employee-Central-API-Berechtigungen weg und vergeben Sie stattdessen Leserechte unter User Permissions › Employee Central Effective Dated Entities und User Permissions › Employee Data. Dann greift die Zielgruppe, die Sie im nächsten Schritt festlegen.
- Rolle der Gruppe zuweisen. Klicken Sie unter Manage Permission Roles bei der neuen Rolle auf Add Role Assignment (in älteren Ansichten: Grant this role to...). Geben Sie der Berechtigungsgruppe aus Schritt 2 Zugriff. Wählen Sie unter Define a Target Population alle Beschäftigten oder nur die Mitarbeitergruppen, die in MuchSkills erfasst werden sollen.
- Sicheres Passwort vergeben. Legen Sie für den API-Benutzer ein langes, einmaliges Passwort fest und hinterlegen Sie es in Ihrem Passwortmanager. Es wird nur für diese Integration verwendet.
- Passwortablauf verhindern und unsere Adressen freigeben. Öffnen Sie unter Admin Center › Password & Login Policy Settings die Option Set API login exceptions... und fügen Sie den API-Benutzer hinzu. Setzen Sie Maximum Password Age auf -1, damit das Passwort nie abläuft, und tragen Sie unsere beiden IP-Adressen
13.51.77.53und16.170.107.61ein. Wenn Sie für die gesamte Instanz zusätzlich IP Restriction Management nutzen, ergänzen Sie die Adressen auch dort. - Verbindungsdaten notieren. Sie benötigen den Benutzernamen des API-Benutzers, Ihre Company ID, das Passwort und den API-Server Ihres Rechenzentrums, zum Beispiel
https://api55.sapsf.eufür Frankfurt oderhttps://api4.successfactors.comfür Virginia. Eine Übersicht aller API-Server bietet SAP in der List of SAP SuccessFactors API Servers.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Verbindungsdaten übermitteln. Senden Sie uns den Benutzernamen und das Passwort des API-Benutzers, Ihre Company ID und die URL des API-Servers für Ihr Rechenzentrum über einen sicheren Kanal, auf den wir uns vorher verständigen.
- An der technischen Abstimmung teilnehmen. Ihre SAP-SuccessFactors-Administration ordnet zusammen mit unserem CTO die Felder zu und testet die Verbindung.
- Erste Synchronisierung prüfen. Wir synchronisieren zunächst einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und eventuelle Tags.
- Auf alle ausweiten. Wir aktivieren die Synchronisierung für alle Personen im festgelegten Umfang. Danach läuft sie alle 5 Stunden.
Prüfen, ob es funktioniert hat
- Unter Team/Org › Members sind alle Personen im festgelegten Umfang aufgeführt.
- Diese Personen haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen unter My Circle alle Mitarbeitenden, die direkt an sie berichten.
Benefits
Ihre Vorteile
- SAP SuccessFactors bleibt die maßgebliche Datenquelle. Personaldaten werden einmal in SAP SuccessFactors erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifikate und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldatensätzen, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen so an, dass Sie sie direkt zum Filtern, für Lückenanalysen und im Team Builder nutzen können.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Pflicht sind nur Name und E-Mail-Adresse. Synchronisieren Sie möglichst viele der übrigen Felder, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Pflicht | Zuordnung und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt sie automatisch aus SAP SuccessFactors |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Geltungsbereich |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und das Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Mitarbeitenden oder Freelancern |
| Abwesenheiten | Empfohlen | Verfügbarkeit im Team Builder und in My Circle. Nur Daten und Prozentsätze |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Gesellschaft, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorher mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Diese Daten werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert, auch wenn die Quelle sie mitliefert: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder gesundheitsbezogene Daten.
Wer erfasst wird. Am besten schränken Sie in SAP SuccessFactors ein, was der Integrationsbenutzer sehen darf. So verlässt nichts außerhalb des festgelegten Umfangs Ihr System. Alternativ können Sie in MuchSkills einen Länderfilter setzen: Datensätze außerhalb dieses Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Welche Variante zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn SAP SuccessFactors oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, fügen Sie beide der Allowlist hinzu.
SAP stellt Basic Authentication für APIs ein. Im ersten Halbjahr 2027 schaltet SAP das Verfahren standardmäßig ab, am 12. November 2027 wird es endgültig entfernt. Ist es in Ihrer Instanz für APIs bereits abgeschaltet, sagen Sie uns bitte vor der technischen Abstimmung Bescheid. Dann vereinbaren wir gemeinsam, wie die Anbindung erfolgt.
Ohne Employee Central. Wenn Sie SuccessFactors-Talentmodule ohne Employee Central nutzen, liegen die Personaldaten in der Entität User, und die Employee-Central-Berechtigungen aus Schritt 3 entfallen. Informieren Sie uns vor der technischen Sitzung.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in SAP SuccessFactors sehen kann, oder außerhalb des Geltungsbereichsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Geltungsbereich |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Geltungsbereichs oder hat in SAP SuccessFactors keine eigene Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte im Geltungsbereich liegen und die Berichtslinien in SAP SuccessFactors gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in SAP SuccessFactors weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in SAP SuccessFactors an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Ihre Instanz beschränkt den API-Zugriff nach IP-Adresse | Fügen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 unter Set API login exceptions... für den API-Benutzer oder unter IP Restriction Management hinzu |
| Unauthorized oder 401 von SuccessFactors | Das Passwort wurde geändert oder ist abgelaufen, der Benutzername wurde ohne die Company ID eingegeben, oder die Berechtigung für Basic Authentication fehlt | Prüfen Sie das Passwort und die Berechtigung aus Schritt 3, stellen Sie in Schritt 6 ein, dass das Passwort nicht abläuft, und senden Sie uns das neue Passwort auf sicherem Weg |
| Die Synchronisierung wurde gestoppt | Das Passwort des API-Benutzers wurde geändert oder ist abgelaufen, oder der Benutzer hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in SAP SuccessFactors und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
SAP SuccessFactors fehlt in MuchSkills oder erscheint als Contact us. Lässt es sich trotzdem anbinden?
Ja. SAP SuccessFactors wird individuell eingerichtet statt über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, und wir vereinbaren die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest die Daten direkt über HTTPS aus SAP SuccessFactors. Ihr Team richtet nur den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir bestimmte Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in SAP SuccessFactors ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur Personen im Geltungsbereich Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills beim Eingang der Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit Sync Now außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert, wenn jemand ausscheidet?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Zeiträume und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwortmanager. Niemals per einfacher E-Mail.