Personen zu MuchSkills einladen

Aktualisiert 5. Oktober 2026

Admins und HR

Wer: Owner oder Admin
Wo: Team/Org › Members und Team/Org › Settings › Manage Members
Wege hinein: E-Mail, Einladungslink, CSV-Datei, HR- oder Identitätssynchronisierung
Ausscheidende: Bei HR-Synchronisierung deaktiviert und niemals gelöscht

Es gibt vier Möglichkeiten, Personen in MuchSkills aufzunehmen: per E-Mail-Einladung, über einen Einladungslink, per Dateiimport oder über eine HR- bzw. Identitätssynchronisierung. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie jede davon funktioniert, welche sich für Sie eignet, wie Sie danach Rollen vergeben und was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt.

So funktioniert es

Weg	Am besten für	Wo
E-Mail-Einladungen	Wenige Personen, oder zuerst Ihre Führungskräfte	Invite unter Team/Org › Members
Einladungslink	Bis zu 1.000 Personen, zum Beispiel geteilt in einer Nachricht an die ganze Belegschaft	Invite unter Team/Org › Members
CSV-Datei	Ein Pilotprojekt oder ein einmaliger Import, während eine Integration vorbereitet wird	Team/Org › Settings › Manage Members
HR- oder Identitätssynchronisierung	Alle, stets aktuell	Team/Org › Settings › Integrations oder SCIM über Ihren Identitätsanbieter

Personen treten mit der Rolle Member bei. Rollen ändern Sie anschließend unter Manage Members:

Rolle	Berechtigungen
Owner	Alles, auch das Löschen des gesamten Workspace
Admin	Gesamte Verwaltung und alle Einstellungen, kann den Workspace aber nicht löschen
Analyst	Sieht alle Daten und hat vollen Zugriff auf Reports, aber keinen Zugriff auf Einstellungen
Member	Sieht die eigenen Ansichten. Führungskräfte sehen zusätzlich ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden in My Circle und in Berichten

Bevor Sie beginnen

Rolle: Owner oder Admin.
Erst die Grundlagen schaffen. Kompetenztaxonomie, Rollen und Abteilungen sollten eingerichtet sein, bevor die Personen dazukommen. Siehe Kompetenztaxonomie aufbauen.
Vorab informieren. Erklären Sie allen, was MuchSkills ist und warum es wichtig ist, bevor die Einladungen eintreffen.
Führungskräfte zuerst einladen. Geben Sie ihnen etwa eine Woche Zeit, aussagekräftige Profile anzulegen, bevor Sie ihre Teams einladen.

Schritte

Per E-Mail einladen

Members öffnen. Gehen Sie zu Team/Org › Members und klicken Sie auf Invite.
Adressen hinzufügen. Fügen Sie E-Mail-Adressen in Emails ein oder tippen Sie sie ein, getrennt durch Kommas. Bis zu 20 auf einmal.
Auf Send invite/s klicken. Invitations sent bestätigt den Versand. Klicken Sie auf View Sent invites, um sie unter Pending Invites zu sehen.

Mit einem Link einladen

Einladungsfenster aufrufen. Klicken Sie unter Team/Org › Members auf Invite.
Link erstellen. Klicken Sie im Bereich Unique team invite link auf Create Invite Link. Ein einziger Link reicht für bis zu 1.000 Personen.
Link kopieren und teilen. Klicken Sie auf Copy URL und verschicken Sie den Link über Ihre eigenen Kanäle.

Aus einer CSV-Datei importieren

Manage Members öffnen. Rufen Sie Team/Org › Settings › Manage Members auf.
Vorlage herunterladen. Klicken Sie neben den Seitensteuerelementen auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Download template. Den Dateiimport gibt es auf Anfrage: Melden Sie sich beim Support, dann aktivieren wir ihn für Ihre Organisation. Die ausführliche Anleitung finden Sie unter Personen aus einer Datei importieren.
Vorlage ausfüllen. Pro Zeile eine Person, mit den Spalten First name, Last name, Email, Title, Direct report, Department, Location, Tags und Role. In Direct report tragen Sie die E-Mail-Adresse der Führungskraft ein. Die Führungskraft muss bereits Mitglied sein. Mehrere Tags trennen Sie mit Semikolons.
Datei importieren. Wählen Sie im selben Menü Import Members from CSV file und anschließend Ihre Datei aus.
Admins zuweisen. Öffnen Sie in der Zeile jedes Admins das Menü Role und wählen Sie Admin. Laden Sie die Seite danach neu, um die Änderung zu prüfen.

Abteilung und direkte Führungskraft in Manage Members.

HR- oder Identitätssystem anbinden

Integrations öffnen. Rufen Sie Team/Org › Settings › Integrations auf.
System verbinden. Folgen Sie den Schritten auf der Seite für Ihr System. Für Self-Service-Konnektoren gibt es hier ein Formular, alle anderen richten wir gemeinsam mit Ihnen ein. Mehr dazu unter So funktionieren HR-Integrationen.
Umfang festlegen und Sync starten. Wählen Sie Abteilungen oder Gruppen aus, sofern Ihr Konnektor das unterstützt, und klicken Sie dann auf Start Sync. Alle Personen im gewählten Umfang erhalten eine Einladung.

Rollen festlegen

Rollenmenü öffnen. Klicken Sie unter Team/Org › Settings › Manage Members in der Zeile der jeweiligen Person auf ihre Rolle.
Rolle auswählen. Wählen Sie Member, Analyst oder Admin. Die Änderung wird sofort gespeichert.

Prüfen, ob es funktioniert hat

Unter Team/Org › Members stehen alle, die bereits beigetreten sind, im Bereich Internal und alle, die die Einladung noch nicht angenommen haben, unter Pending Invites.
Wer angenommen hat, erscheint in Manage Members mit Abteilung, Standort und Führungskraft.
Nach einer HR-Synchronisierung zeigt der Konnektor die Angaben Last successful sync und Next scheduled sync an.

Wichtig zu wissen

Ausscheidende werden deaktiviert, nie gelöscht. Mit einer HR-Synchronisierung oder SCIM wird eine Person, die das Unternehmen verlässt oder aus dem synchronisierten Umfang fällt, bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert. Sie verschwindet aus den alltäglichen Ansichten. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für Audits wichtig ist.

Neue Mitarbeitende werden automatisch eingeladen. Mit einer HR-Synchronisierung erhalten neue Mitarbeitende bei der nächsten Synchronisierung eine Einladung, sobald sie in Ihrem HR-System erscheinen.

Sie können mit einer Datei beginnen und später auf eine Synchronisierung umsteigen. Aus einer Datei importierte Personen behalten ihre MuchSkills-Daten, wenn Sie die Integration später aktivieren. Verwenden Sie in beiden dieselben E-Mail-Adressen.

Versenden Sie keine E-Mail-Einladungen vor einem Dateiimport. Eingeladene Personen bleiben unter Pending Invites, bis sie annehmen. Importieren Sie zuerst und lassen Sie die Personen sich dann anmelden.

Single Sign-on ist davon getrennt. Eine HR-Synchronisierung holt Personen herein, Single Sign-on ermöglicht ihnen die Anmeldung mit ihrem Firmenkonto. Siehe SSO und 2FA erzwingen.

Tipps

Zuerst Führungskräfte einladen, dann alle. Führungskräfte mit fertigem eigenem Profil können ihre Teams unterstützen.
Kurze Auftaktveranstaltung abhalten. Zeigen Sie, wie man ein Profil anlegt, Kompetenzen und Zertifikate hinzufügt und die eigene Kompetenzlücke sieht.
Nachfassen. Prüfen Sie nach dem Start, wer sein Profil vervollständigt hat, und senden Sie eine freundliche Erinnerung.

Fehlerbehebung

Was Sie sehen	Ursache	Lösung
Incorrect email format	Eine Adresse enthält einen Tippfehler, oder die Adressen sind nicht durch Kommas getrennt	Korrigieren Sie die Adresse und trennen Sie mehrere Adressen durch Kommas
You have reached the maximum amount of pending invites.	Zu viele Einladungen sind noch nicht angenommen	Verwenden Sie den Einladungslink oder einen Dateiimport, oder entfernen Sie alte Einladungen unter Pending Invites
The invitation link is not valid	Der Link wurde neu erstellt oder ist abgelaufen	Kopieren Sie den aktuellen Link aus dem Einladungsfenster und teilen Sie ihn noch einmal
Oops! It looks like something went wrong uploading your .csv file	Die Datei ist keine CSV-Datei, oder die Spalten passen nicht zur Vorlage	Gehen Sie von Download template aus, lassen Sie die Kopfzeile unverändert und speichern Sie die Datei als CSV
Ein Admin aus der Datei wurde als Member angelegt	Rollen aus der Datei werden unter Umständen nicht übernommen	Vergeben Sie die Rolle über das Menü Role und laden Sie die Seite zur Kontrolle neu
Es gibt kein Drei-Punkte-Menü für den Import	Der Dateiimport ist auf Anfrage erhältlich und noch nicht aktiviert	Wenden Sie sich an den Support, wir schalten ihn dann frei
Eine Person ist doppelt vorhanden	Sie hat sich mit einer anderen E-Mail-Adresse registriert als der, die in Ihrem HR-System oder Ihrer Datei steht	Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Ihrem HR-System oder Ihrer Datei an und wenden Sie sich anschließend an den Support

Häufig gestellte Fragen

Welche Art der Einladung sollten wir nutzen?

Für die meisten Organisationen eine HR- oder Identity-Synchronisierung, weil sich Eintritte und Austritte dann von selbst erledigen. E-Mail-Einladungen oder ein Link eignen sich für ein kleines Team oder eine erste Gruppe von Führungskräften. Ein Dateiimport eignet sich für ein Pilotprojekt, während die Integration vorbereitet wird.

Wie viele Personen kann ich auf einmal einladen?

Bis zu 20 E-Mail-Adressen pro Einladung. Ein Einladungslink funktioniert für bis zu 1.000 Personen. Für größere Gruppen nutzen Sie einen Dateiimport oder eine HR-Synchronisierung.

Sollten wir die Führungskräfte zuerst einladen?

Ja, das empfehlen wir. Laden Sie die Führungskräfte etwa eine Woche vor allen anderen ein und bitten Sie sie, ihre Profile auszufüllen. So können ihre Teams sie leichter als Führungskraft auswählen, und aussagekräftige Profile der Führungskräfte inspirieren die Teams.

Erhalten die Mitarbeitenden eine E-Mail, wenn wir eine HR-Synchronisierung starten?

Ja. Sobald die Synchronisierung startet, werden alle, die davon erfasst sind, eingeladen, ihr Profil anzulegen. Neue Mitarbeitende erhalten ihre Einladung, wenn sie anfangen. Informieren Sie die Belegschaft vorab über MuchSkills.

Was passiert, wenn jemand ausscheidet?

Bei einer HR-Synchronisierung oder SCIM wird eine ausscheidende Person bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert. Sie taucht in den täglichen Ansichten nicht mehr auf, ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben aber erhalten. Gelöscht wird nichts.

Wie mache ich jemanden zum Admin?

Öffnen Sie unter Team/Org › Settings › Manage Members das Menü Role in der Zeile der Person und wählen Sie Admin. Für Personen, die alle Daten und Berichte sehen müssen, ohne Einstellungen zu ändern, können Sie auch Analyst wählen.

Können wir nur bestimmte Abteilungen synchronisieren?

Ja. Bei den meisten Self-Service-Konnektoren wählen Sie selbst, welche Abteilungen oder Gruppen synchronisiert werden. Bei individuellen Einrichtungen wird der Umfang in Ihrem HR-System festgelegt. Es müssen nicht vom ersten Tag an alle in MuchSkills sein.

Jemand sagt, sein Einladungslink funktioniert nicht.

Der Link wurde wahrscheinlich neu erstellt, wodurch der alte ungültig wird. Kopieren Sie den aktuellen Link aus dem Einladungsfenster und senden Sie ihn erneut.