HiBob
Halten Sie Mitarbeitende, Führungskräfte, Abteilungen und Abwesenheiten in MuchSkills über HiBob auf dem neuesten Stand. Dazu legen Sie in Bob einen Service User an, legen über eine Berechtigungsgruppe fest, was und wen er sehen darf, und verbinden ihn in MuchSkills.
- Wer
- Owner oder Admin in MuchSkills zusammen mit einem Bob Admin
- So funktioniert die Anbindung
- Eigenständig einzurichten unter Settings › Integrations
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
Bevor Sie beginnen
- In MuchSkills: Rolle Owner oder Admin.
- In Bob: ein Bob Admin, der Service User und Berechtigungsgruppen anlegen darf.
- Legen Sie fest, wer zuerst synchronisiert wird. Wen MuchSkills sieht, steuert Bob über die Berechtigungsgruppe des Service Users. Beginnen Sie mit fünf bis zehn Personen. Den Umfang können Sie später erweitern.
- Informieren Sie die Beteiligten vorab. Sobald die Synchronisierung startet, werden alle erfassten Personen eingeladen, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Prüfen Sie die E-Mail-Adressen. Die E-Mail-Adresse in Bob sollte mit der Adresse übereinstimmen, mit der sich die jeweilige Person bei MuchSkills anmeldet.
Schritte
In MuchSkills
- Öffnen Sie den HiBob-Connector. Rufen Sie Team/Org › Settings › Integrations auf und klicken Sie bei HiBob auf Connect. Lassen Sie diesen Tab geöffnet, denn hier fügen Sie nach und nach zwei Werte ein.
Team/Org › Settings › Integrations › Connect bei HiBob.
In Bob
- Legen Sie einen Service User an. Rufen Sie in Bob System Settings › Integrations auf und öffnen Sie Service Users. Legen Sie einen Service User mit dem Namen MuchSkills an. Bob zeigt Ihnen dessen ID und Token. Kopieren Sie die ID in MuchSkills nach HiBob service user und den Token nach HiBob token. Kopieren Sie den Token sofort, denn Bob bietet ihn nur beim Generieren zum Kopieren an. HiBob-Anleitung zu API Service Users
- Legen Sie eine Berechtigungsgruppe dafür an. Erstellen Sie unter System Settings › Account › Permission groups eine Gruppe mit dem Namen MuchSkills und fügen Sie nur den Service User als Mitglied hinzu. Eine neue Gruppe hat keine Berechtigungen, und ein Service User erhält erst welche, wenn Sie ihn einer Gruppe hinzufügen.
- Erteilen Sie Lesezugriff auf Mitarbeiterdaten. Klicken Sie in der Gruppe auf Edit permissions und öffnen Sie People's data › People's fields. Aktivieren Sie View für die Kategorien Basic info, About, Employment und Work. Diese Felder nennt HiBob als Standard für das Lesen von Mitarbeiterdaten: Name, E-Mail, Foto, Jobtitel, Abteilung, Standort und Führungskraft. Lassen Sie Edit deaktiviert und Gehaltsabrechnung sowie andere sensible Kategorien gesperrt. HiBob-Anleitung zu Kategorien und Berechtigungen
- Erteilen Sie Lesezugriff auf Abwesenheiten. Aktivieren Sie in People's data unter Time off › See who's out today die Option See who's out. HiBob-Berechtigungen für Abwesenheiten
- Legen Sie fest, wessen Daten der Service User sieht. Klicken Sie in People's data auf Access data for. Für eine erste Synchronisierung wählen Sie Select people by name, klicken auf Edit, wählen fünf bis zehn Personen aus und klicken auf Apply. Für einen Teil des Unternehmens nutzen Sie Select people by condition, etwa eine Abteilung oder einen Standort. Everyone umfasst alle Beschäftigten. Speichern Sie die Gruppe.
Wieder in MuchSkills
- Stellen Sie die Verbindung her. Wenn beide Werte eingetragen sind, klicken Sie auf Connect. Der Status springt dann von Waiting for credentials auf Api Connected um.
Das HiBob-Formular: 1 = Service User, 2 = Token, 3 = Connect.
- Starten Sie die Synchronisierung. MuchSkills zeigt an, wie viele Mitarbeitende synchronisiert und eingeladen werden. Klicken Sie auf die Zahl, um Namen, E-Mail-Adressen und Abteilungen einzusehen. Stimmt die Liste, klicken Sie auf Start Sync.
- Weiten Sie den Kreis aus. Passt bei den ersten Personen alles, stellen Sie Access data for in Bob auf alle Personen um, die in MuchSkills erfasst sein sollen. Die nächste Synchronisierung übernimmt sie, oder Sie klicken direkt auf Sync Now.
Prüfen, ob alles funktioniert
- Der Connector zeigt Data is synced every 5 hours sowie Last successful sync und Next scheduled sync an.
- Unter Team/Org › Settings › Integrations zeigt die HiBob-Kachel Connected an.
- Unter Team/Org › Members sind die synchronisierten Personen aufgeführt.
- Die synchronisierten Personen haben eine Einladung erhalten, ihr Profil anzulegen.
Benefits
Ihre Vorteile
- HiBob bleibt die führende Datenquelle. Neueinstellungen, Profiländerungen und Austritte werden ohne manuellen Aufwand von Bob in MuchSkills übernommen.
- Verfügbarkeiten als Planungsgrundlage. Abwesenheiten aus Bob erscheinen in Team Builder und My Circle, sodass die Einsatzplanung berücksichtigt, wer tatsächlich da ist.
- Führungskräfte sehen ihr Team. Wer direkt an eine Führungskraft berichtet, erscheint bei ihr in My Circle, sobald die Synchronisierung läuft.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Nur E-Mail und Name sind Pflicht. Synchronisieren Sie möglichst viele der übrigen Felder, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld in MuchSkills | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Name | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| Pflicht | Abgleich und Anmeldung | |
| Jobtitel | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte |
| Standort | Empfohlen | Filter |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Abwesenheiten | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Daten und Prozentsätze |
Die Berechtigungsgruppe legt fest, wer synchronisiert wird. MuchSkills synchronisiert alle Personen, die für den Service User sichtbar sind. Mit einer eigenen Gruppe für MuchSkills können Sie diesen Kreis jederzeit ändern, ohne sonst etwas in Bob anzufassen.
Häufigkeit. Alle 5 Stunden. Mit Sync Now starten Sie die Synchronisierung sofort, mit Pause Sync halten Sie sie an, bis Sie sie wieder starten.
Profilfotos. Fotos werden beim Anlegen eines Kontos gespeichert und von der automatischen Synchronisierung nicht aktualisiert. Klicken Sie auf Sync Now, um geänderte Fotos zu übernehmen.
Abwesenheiten werden als Datumsangaben und Prozentwerte übertragen. Abwesenheitsarten und -gründe werden nie importiert.
Ausgeschiedene werden deaktiviert, nicht gelöscht. Wenn jemand in Bob austritt oder nicht mehr im Sichtbereich des Service Users liegt, deaktiviert MuchSkills die Person bei der nächsten Synchronisierung. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für Audits wichtig ist.
Tags aus HiBob-Feldern. Wenn Sie in MuchSkills filterbare Tags aus Feldern wie Teamname, Vertragsart oder Teamleitung nutzen möchten, wenden Sie sich an support@muchskills.com. Das ist optional und kann jederzeit ergänzt werden.
Token aktuell halten. Wenn Sie den Token des Service Users in Bob erneuern, tragen Sie den neuen Token unter HiBob token ein und klicken auf Update Credentials. Wenn Sie den Service User löschen, endet die Synchronisierung.
Immer nur eine Personensynchronisierung. Wenn bereits ein anderer HR-Connector synchronisiert, fragt Start Sync Are you sure? und warnt: This action will stop your current integration sync. Klicken Sie nur dann auf Yes, connect, wenn HiBob die Synchronisierung übernehmen soll.
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Folgende Daten werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder gesundheitsbezogene Daten.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Invalid Credentials | Bei HiBob service user wurde der Name des Service Users statt seiner ID eingetragen, oder der Token wurde falsch kopiert oder inzwischen erneuert | ID und einen neu generierten Token einfügen und auf Update Credentials klicken |
| Failed to fetch employees. Please check the integration settings and try again. | Der Service User gehört keiner Berechtigungsgruppe an, oder die Gruppe hat für People's fields keine View-Berechtigung | Service User zur Gruppe hinzufügen, View für die Kategorien aus Schritt 4 aktivieren und auf Update Credentials klicken |
| Nach dem Verbinden erscheint keine Schaltfläche Start Sync | Unter Access data for ist in der Gruppe niemand erfasst | Access data for in der Berechtigungsgruppe prüfen und den Connector neu öffnen |
| Missing Attributes in API | Die Gruppe hat keinen Zugriff auf ein Feld, oder bei einigen Personen fehlt ein Wert, meist die E-Mail-Adresse | View für das in der Meldung genannte Feld aktivieren oder fehlende Werte in Bob nachtragen, dann auf Sync Now klicken |
| Jobtitel, Abteilungen oder Führungskräfte fehlen | Die Gruppe hat für Work keine View-Berechtigung, oder ein Feld liegt in Bob inzwischen in einer anderen Kategorie | Unter People's fields prüfen, in welcher Kategorie das Feld jetzt liegt, und dort View aktivieren |
| Abwesenheiten erscheinen nicht | See who's out ist in der Gruppe nicht aktiviert | Unter Time off › See who's out today aktivieren |
| Authentication failed multiple times. Please verify your HiBob credentials and permissions are correctly configured. | Der Service User wurde gelöscht oder sein Token erneuert | In Bob einen neuen Token erstellen oder den bestehenden erneuern, einfügen und auf Update Credentials klicken |
| Ein Foto ist nicht aktuell | Bei automatischen Synchronisierungen werden Fotos nicht aktualisiert | Auf Sync Now klicken |
Häufig gestellte Fragen
Welche Rollen benötigen wir?
In Bob legt ein Bob Admin den Service-User und dessen Berechtigungsgruppe an. In MuchSkills benötigen Sie die Rolle Owner oder Admin. Eine Person kann beides übernehmen, wenn sie beide Rollen hat.
Wo legen wir fest, wer synchronisiert wird?
In Bob. MuchSkills synchronisiert alle Personen, die der Service-User sehen kann, und welche das sind, bestimmt die Einstellung „Access data for“ in seiner Berechtigungsgruppe. In MuchSkills gibt es für HiBob keine Abteilungsauswahl.
Können wir mit wenigen Personen beginnen, bevor wir alle synchronisieren?
Ja, und das empfehlen wir. Setzen Sie „Access data for“ auf „Select people by name“ und wählen Sie fünf bis zehn Personen aus. Prüfen Sie das Ergebnis in MuchSkills und erweitern Sie dann die Auswahl in Bob.
Wie oft läuft die Synchronisierung?
Alle 5 Stunden. Owner und Admins können die Synchronisierung jederzeit über Sync Now im Connector anstoßen.
Was passiert, wenn jemand ausscheidet?
Wenn eine Person in Bob ausscheidet oder nicht mehr im Sichtbereich des Service-Users liegt, deaktiviert MuchSkills sie bei der nächsten Synchronisierung. Sie verschwindet aus den alltäglichen Ansichten, ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben jedoch erhalten. Es wird nichts gelöscht.
Schreibt MuchSkills etwas nach HiBob zurück?
Nein. Der Service-User benötigt nur Leseberechtigungen. Kompetenzen, Zertifizierungen und Entwicklungsinformationen bleiben in MuchSkills.
Erhalten die Mitarbeitenden eine E-Mail, wenn wir starten?
Ja. Sobald Sie die Synchronisierung starten, erhalten alle Personen im Sync-Bereich eine Einladung, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen. Informieren Sie die Betroffenen also über MuchSkills, bevor Sie auf Start Sync klicken.
Zählt der Service-User in Bob als Mitarbeitender?
Nein. Service-User sind nicht an Mitarbeitende gebunden, können sich nicht bei Bob anmelden und wirken sich weder auf die Mitarbeiterzahl noch auf das Personalverzeichnis aus.
Werden Abwesenheitsgründe importiert?
Nein. MuchSkills übernimmt nur die Datumsangaben und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Richtlinientypen und Gründe, etwa Krankheit, werden nie importiert.