Jira und Tempo
Machen Sie Ihre Jira-Projekte oder Vorgänge wie Epics zu Teams in MuchSkills und nehmen Sie Tempo-Pläne hinzu, damit Sie sehen, wer wofür eingeplant ist. Dazu erstellen Sie ein Atlassian-API-Token und ein Tempo-Token, fügen beide in ein Formular in MuchSkills ein und legen die Art der Synchronisierung fest.
- Wer
- Ein MuchSkills Owner oder Admin, gemeinsam mit einem Jira- und Tempo-Administrator
- So funktioniert die Anbindung
- Selbst einrichtbar unter Settings › Integrations
- Importiert
- Projekte oder Vorgänge, ihre Mitglieder und Tempo-Pläne
- Zugriff
- Liest Daten und fügt in Jira einen Webhook hinzu
How to
So funktioniert es
Jedes Jira-Projekt oder jeder Vorgang eines von Ihnen gewählten Typs wird zu einem Team in Team Builder, mit seiner Jira-Beschreibung. Tempo ergänzt die Pläne, sodass Sie sehen, wer in welchem Team und mit wie viel Zeit eingeplant ist. Anschließend hinterlegen Sie die Kompetenzen, die jedes Team braucht, und besetzen es mit Personen, die sie mitbringen. MuchSkills fügt Ihrer Jira-Site einen Webhook hinzu, um Projektänderungen und Benutzer zu verfolgen.
In Jira heißen Projekte inzwischen Bereiche (Spaces). MuchSkills spricht weiterhin von Projekten und meint damit dasselbe.
Bevor Sie beginnen
- In MuchSkills: die Rolle Owner oder Admin.
- Ein Atlassian-Konto für das Token. Es muss jedes Projekt sehen können, das Sie in MuchSkills haben möchten, auch private Projekte. Wählen Sie ein Konto, das aktiv bleibt, denn die Synchronisierung stoppt, wenn es entfernt wird. MuchSkills fügt Ihrer Jira-Site außerdem einen Webhook hinzu. Wir empfehlen daher ein Konto mit Jira-Administratorrechten.
- Tempo-Rechte für dieselbe Person. Das Tempo-Token arbeitet mit den Berechtigungen der Person, die es erstellt. Diese Person benötigt View Plans für die Teams, deren Pläne Sie übernehmen möchten.
- Prüfen Sie die E-Mail-Adressen. Personen werden per E-Mail zugeordnet. Ihre Jira-E-Mail-Adresse sollte die Adresse sein, mit der sie sich bei MuchSkills anmelden.
- Wählen Sie einen Synchronisierungstyp. Projects oder Issues. Wenn Sie ihn später ändern, werden die auf die andere Weise synchronisierten Teams dauerhaft getrennt.
Schritte
In Ihrem Atlassian-Konto
- Erstellen Sie ein API-Token. Öffnen Sie Ihre Atlassian API-Tokens. Wählen Sie Create API token with scopes, vergeben Sie einen Namen und eine Gültigkeit zwischen 1 und 365 Tagen, wählen Sie Jira als App und aktivieren Sie die Scopes read:jira-user und read:jira-work. Klicken Sie auf Create und kopieren Sie das Token. Atlassian zeigt es nur einmal an. Ein Token ohne Scopes, erstellt mit Create API token, funktioniert ebenfalls. Anleitung von Atlassian zu API-Tokens
In MuchSkills
- Öffnen Sie den Jira-Connector. Gehen Sie zu Team/Org › Settings › Integrations und klicken Sie bei Jira auf Connect.
Team/Org › Settings › Integrations › Connect bei Jira.
- Jira-Angaben eintragen.
- Jira Account Email: die E-Mail-Adresse des Atlassian-Kontos, mit dem das Token erstellt wurde.
- Jira API Token: das Token aus Schritt 1.
- Jira domain: Ihre Jira-Adresse, zum Beispiel
yourcompany.atlassian.net. Läuft Ihr Jira unter einer eigenen Domain, aktivieren Sie Custom domain.
- Synchronisierungsart wählen. Wählen Sie unter Choose a sync type for Jira entweder Projects, wenn jedes Jira-Projekt ein Team werden soll, oder Issues, wenn jeder Vorgang eines von Ihnen gewählten Typs ein Team werden soll. Bei Issues geben Sie den Jira-Vorgangstyp an, etwa Epic oder einen eigenen Vorgangstyp.
- Archivierung und Mitglieder festlegen. Unter Archiving gilt: Wird ein Jira-Projekt oder Vorgang archiviert oder gelöscht, archiviert die nächste Synchronisierung auch das zugehörige Team. Bei Issues können Sie ein Team außerdem archivieren lassen, sobald sein Vorgang einen Status der Kategorie Done erreicht. Aktivieren Sie Sync members of new teams, damit die Mitglieder eines Jira-Projekts gleich mit hinzugefügt werden, wenn die Synchronisierung das Team anlegt.
- Jira verbinden. Klicken Sie auf Connect.
Das Jira-Formular: 1 E-Mail-Adresse des Kontos, 2 API-Token, 3 Domain, 4 Connect.
In Tempo
- Geben Sie der Person, der das Token gehört, View Plans. Öffnen Sie in Tempo Settings und wählen Sie Permission Roles unter Data Access. Klicken Sie auf + Add permission role, vergeben Sie einen Namen, aktivieren Sie View Plans, klicken Sie auf + Add users und fügen Sie die Person hinzu, die das Tempo-Token erstellen wird. Wählen Sie Full für die gesamte Organisation oder Restricted, um Teams auszuwählen, und speichern Sie. Anleitung von Tempo zu Permission Roles
- Erstellen Sie ein Tempo API-Token. Wählen Sie in Tempo unter Settings und Data Access die Option API Integration und klicken Sie auf New Token. Vergeben Sie einen Namen, legen Sie die Gültigkeit fest (Tempo verwendet standardmäßig 30 Tage, wählen Sie also nach Möglichkeit einen längeren Zeitraum), wählen Sie Full Access und erstellen Sie das Token. Kopieren Sie das Token. Anleitung von Tempo zu API-Tokens
Wieder in MuchSkills
- Tempo verbinden. Fügen Sie das Token unter Jira plugins in das Feld Tempo API Token ein und klicken Sie auf Connect. Aktivieren Sie für Tempo Sync members of new teams, damit Personen mit Tempo-Plänen in einem Projekt gleich zum Team hinzugefügt werden, wenn die Synchronisierung es anlegt.
- Synchronisierung starten. Klicken Sie auf Start Sync. MuchSkills zeigt an, dass Daten aus Jira in Ihren MuchSkills-Workspace synchronisiert werden.
Tempo finden Sie unter Jira plugins. Aktivieren Sie es, um das Tempo-Token hinzuzufügen.
Prüfen, ob es funktioniert hat
- Der Connector zeigt Last successful sync und Next scheduled sync an.
- Team Builder listet für jedes Jira-Projekt oder jeden Vorgang des gewählten Typs ein Team mit seiner Jira-Beschreibung auf.
- Wenn Tempo verbunden ist, wird die geplante Zeit bei den Teammitgliedern und in Team/Org › Reports unter Auslastung angezeigt.
Benefits
Was Sie davon haben
- Projekte ohne doppelte Eingabe. Teams erscheinen in Team Builder, sobald Projekte in Jira starten, und werden archiviert, wenn sie enden.
- Echte Auslastung bei der Teambesetzung. Tempo-Pläne zeigen, wer bereits verplant ist, bevor Sie jemanden einem Team hinzufügen.
- Kompetenzen in echten Projekten. Hinterlegen Sie Kompetenzanforderungen für synchronisierte Teams, um Lücken zu finden und den Demand-Bericht zu speisen.
Important to know
Wichtig zu wissen
Die Zuordnung erfolgt per E-Mail. Eine Person, deren Jira-E-Mail-Adresse von ihrer Anmeldeadresse in MuchSkills abweicht, wird nicht synchronisiert.
In Jira wird ein Webhook hinzugefügt. MuchSkills fügt ihn Ihrer Jira-Site hinzu, um Projektstatus und Benutzer zu verfolgen.
Ein Wechsel des Synchronisierungstyps ist endgültig. Wenn Sie von Projects zu Issues oder zurück wechseln, werden die auf die andere Weise synchronisierten Teams dauerhaft getrennt. MuchSkills bittet Sie vorher um Bestätigung.
Verbinden Sie Tempo für Zeit und Kapazität. Nur mit dem Jira-Token werden Zeit- und Kapazitätsangaben für Ihre Teams nicht korrekt angezeigt.
Wenn Sie Jira trennen, wird auch Tempo getrennt. Neue Projektdaten werden dann nicht mehr synchronisiert.
Behalten Sie beide Ablaufdaten im Blick. Atlassian-Tokens gelten bis zu 365 Tage. Tempo-Tokens gelten standardmäßig 30 Tage. Tragen Sie beide Daten in Ihren Kalender ein.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Invalid Credentials or/and Scopes: | Das Token ist abgelaufen, ein Wert wurde falsch kopiert, dem Token fehlt read:jira-user oder read:jira-work, oder das zugehörige Konto wurde aus Jira entfernt | Erstellen Sie für ein aktives Konto ein neues Token mit beiden Scopes, fügen Sie es ein und klicken Sie auf Update Credentials |
| Ein Projekt oder seine Vorgänge fehlen, oder der Connector meldet einen Fehler beim Projektzugriff | Das Projekt ist privat, und das Konto hinter dem Token hat keinen Zugriff darauf | Teamverwaltete Projekte: Öffnen Sie in Jira Space settings › Access und fügen Sie das Konto mit einer Rolle hinzu, oder stellen Sie den Zugriff auf Open oder Limited um. Unternehmensverwaltete Projekte: Geben Sie dem Konto im Berechtigungsschema des Projekts die Berechtigung Browse spaces |
| Nicht alle Tempo-Pläne erscheinen | Dem Inhaber des Tempo-Tokens fehlt für einige Teams View Plans | Legen Sie für diese Teams eine Permission Role mit View Plans an oder wählen Sie Full |
| Bei Teams fehlen Zeit und Kapazität | Tempo ist nicht verbunden | Führen Sie die Schritte 7 bis 9 durch |
| In manchen Teams fehlen Personen | Die E-Mail-Adresse in Jira weicht von der in MuchSkills ab, oder Sync members of new teams war beim Anlegen des Teams ausgeschaltet | Gleichen Sie die E-Mail-Adressen an oder fügen Sie die Personen in Team Builder hinzu |
| Tempo synchronisiert nach etwa einem Monat nicht mehr | Das Tempo-Token ist nach der Standardlaufzeit von 30 Tagen abgelaufen | Erstellen Sie ein neues Token mit längerer Laufzeit und klicken Sie auf Update Credentials |
Häufig gestellte Fragen
Brauchen wir Tempo?
Nein. Jira allein macht aus Projekten oder Vorgängen Teams. Tempo ergänzt die Pläne, also wer für welches Projekt mit wie viel Zeit eingeplant ist. Ohne Tempo werden Zeit und Kapazität Ihrer Teams nicht korrekt angezeigt.
Sollen wir Projects oder Issues synchronisieren?
Projects ist der Standard: ein MuchSkills-Team pro Jira-Projekt. Wählen Sie Issues, wenn Ihre Arbeit in Vorgängen eines bestimmten Typs innerhalb größerer Projekte organisiert ist, etwa in Epics: Dann erhalten Sie ein Team pro Vorgang dieses Typs. Ein späterer Wechsel trennt die auf die andere Weise synchronisierten Teams dauerhaft.
Welche Berechtigungen braucht das Jira-API-Token?
Für einen Token mit Scopes sind read:jira-user und read:jira-work erforderlich. Außerdem muss das Atlassian-Konto, zu dem der Token gehört, Zugriff auf alle Projekte haben, die Sie in MuchSkills übernehmen möchten, auch auf private.
Ändert MuchSkills etwas in Jira oder Tempo?
MuchSkills liest Projekte, Vorgänge, Mitglieder und Pläne. Außerdem richtet es einen Webhook auf Ihrer Jira-Site ein, um über Änderungen an Projekten und Benutzern informiert zu werden. Vorgänge, Projekte oder Pläne bearbeitet es nicht.
Was passiert, wenn ein Jira-Projekt archiviert wird?
Das zugehörige Team in MuchSkills wird bei der nächsten Synchronisierung archiviert, ebenso wenn ein Projekt gelöscht wird. Bei der Synchronisierung von Issues können Sie ein Team auch archivieren, sobald sein Vorgang einen Status der Kategorie Done erreicht. Wird der Vorgang wieder geöffnet, ist das Team wieder aktiv.
Wer wird den synchronisierten Teams hinzugefügt?
Ist Sync members of new teams aktiviert, werden die Mitglieder des Jira-Projekts oder die Personen mit Tempo-Plänen dafür in das Team aufgenommen, sobald die Synchronisierung es anlegt. Für bereits vorhandene Teams gilt weiterhin deren eigene Einstellung zur Mitgliedersynchronisierung.
Warum fehlen einige Personen in den Teams?
MuchSkills ordnet Personen über die E-Mail-Adresse zu. Weicht die E-Mail-Adresse einer Person in Jira von der Adresse ab, mit der sie sich bei MuchSkills anmeldet, wird sie nicht hinzugefügt.
Was passiert, wenn ein Token abläuft?
Die Synchronisierung stoppt und der Konnektor zeigt einen Fehler. Erstellen Sie ein neues Token, fügen Sie es ein und klicken Sie auf Update Credentials. Atlassian-Tokens gelten bis zu einem Jahr, Tempo-Tokens 30 Tage, sofern Sie keine längere Gültigkeit wählen.