So funktionieren HR-Integrationen
MuchSkills lässt sich mit jedem HR- oder Identitätssystem verbinden, damit Mitarbeitende, Führungskräfte und Abteilungen ohne manuellen Aufwand aktuell bleiben. Auf dieser Seite erfahren Sie, welche drei Anbindungsarten es gibt, um welche Daten es geht und wie eine Verbindung live geht. Für jedes System gibt es außerdem eine eigene Seite mit den genauen Schritten.
- Wer
- Ein MuchSkills Owner oder Admin, gemeinsam mit Ihrer HR- oder IT-Administration
- Möglichkeiten der Anbindung
- Self-Service-Konnektor, individuelle Einrichtung oder SCIM
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
Ihr HR-System bleibt die zentrale Datenquelle. MuchSkills liest es in festen Abständen aus, sodass Neueinstellungen, Austritte sowie Wechsel von Führungskraft oder Abteilung automatisch übernommen werden. Zurückgeschrieben wird nichts.
Es gibt drei Anbindungsarten. Wählen Sie die, die zu Ihrem System passt.
| Art | Wann | Wer richtet sie ein | Seiten |
|---|---|---|---|
| Self-Service-Konnektor | Für Ihr System gibt es ein Formular unter Team/Org › Settings › Integrations | Ihr Owner oder Admin, gemeinsam mit der Administration Ihres Systems | Personio, BambooHR, HiBob, Microsoft Entra ID, Okta |
| Individuelle Einrichtung | Jedes andere HR-System, auch die größten HCM-Suiten | Die Administration Ihres Systems, gemeinsam mit unserem CTO | Workday, SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud, UKG Pro, Dayforce, ADP Workforce Now und alle weiteren Systeme in diesem Bereich |
| SCIM-Provisionierung | Ihr Identitätsanbieter überträgt Benutzer an Apps | Ihre Identity-Administration | SCIM-Provisionierung: So funktioniert es, Microsoft Entra ID, Okta |
Alle HR-Systeme mit eigener Seite
Jede Seite enthält die genauen Schritte für das jeweilige System. Ihr System ist nicht dabei? Es lässt sich trotzdem über eine individuelle Einrichtung anbinden: Integration anfragen.
Im Self-Service: BambooHR, HiBob, Microsoft Entra ID: Benutzersynchronisierung, Okta: Benutzersynchronisierung, Personio.
Individuelle Einrichtung: ADP Workforce Now, BrightHR, CatalystOne, Cegid HR, Cezanne HR, Darwinbox, Dayforce, Deel, Deltek, Employment Hero, Epicor HCM, Factorial, Flex HRM, Heroma, Hogia HR, HR WORKS, HROne, Infor HR Talent (Infor HCM), Namely, Oracle HCM Cloud, Oracle PeopleSoft HCM, OrangeHRM, Papaya Global, Paychex Flex, Paycom, Paycor, Paylocity, Primula, Ramco HCM and Global Payroll, Rippling, Sage People, SAP ERP HCM, SAP SuccessFactors, Simployer, Sympa, UKG Pro, UKG Ready, Unit4 People Experience Suite, Visma Personec P (Publitech Lön & HR), Workday, Zoho People.
Bevor Sie beginnen
- Entscheiden Sie, wer in MuchSkills aufgenommen wird. Alle Mitarbeitenden oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Legen Sie den Startumfang fest. Wir empfehlen, zunächst nur wenige Personen oder eine Abteilung zu synchronisieren.
- Prüfen Sie die E-Mail-Adressen. In Ihrem HR-System sollte für jede Person die Adresse hinterlegt sein, mit der sie sich bei MuchSkills anmeldet.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden vorab. Sobald die Synchronisierung startet, erhalten alle Personen im Geltungsbereich eine Einladung, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
Schritte
Self-Service-Konnektor
- Öffnen Sie Team/Org › Settings › Integrations und klicken Sie bei Ihrem System auf Connect.
- Erstellen Sie anhand der Seite zu Ihrem System Zugangsdaten mit reinem Lesezugriff in Ihrem System und fügen Sie diese ein.
- Wählen Sie aus, wer synchronisiert werden soll, sofern Ihr Konnektor dies anbietet, und klicken Sie auf Start Sync.
Individuelle Einrichtung
- Ihr Team stellt bereit: Lesezugriff auf Ihr System (eine API, einen veröffentlichten Bericht oder einen anderen sicheren Dienst), die Liste der Felder in Ihrem System und Ihren Geltungsbereich. Was genau anzulegen ist, steht auf der Seite zu Ihrem System.
- Sie senden uns die Angaben über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam festlegen. Niemals einfach per E-Mail.
- In einer gemeinsamen technischen Session ordnen Ihre Systemadministration und unser CTO die Felder zu und testen die Verbindung. Sie ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wir starten eine erste Synchronisierung mit wenigen Personen oder einer Abteilung, und Sie prüfen Namen, Führungskräfte, Abteilungen und Tags.
- Die Synchronisierung wird für alle Personen im Geltungsbereich aktiviert und läuft von da an alle 5 Stunden.
Prüfen, ob alles funktioniert
- Unter Team/Org › Members sind die ausgewählten Personen aufgeführt.
- Die ausgewählten Personen haben eine Einladung erhalten, ihr MuchSkills-Profil anzulegen.
- Führungskräfte sehen unter My Circle die Mitarbeitenden, die direkt an sie berichten.
Benefits
Ihre Vorteile
- Keine manuelle Pflege. Eintritte, Austritte und Wechsel der Führungskraft gelangen automatisch in MuchSkills.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifikate und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldaten, auf die Sie sich bereits verlassen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen direkt nutzbar an, für Filter, Lückenanalysen und Team Builder.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Pflicht sind nur Name und E-Mail-Adresse. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich.
| Feld | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Pflicht | Zuordnung und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden |
| Jobtitel | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. Übermitteln Sie die E-Mail-Adresse der Führungskraft |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Angestellten oder externen Kräften |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Daten und Prozentsätze, niemals Gründe |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel juristische Einheit, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorab mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Folgende Daten werden beim Eingang blockiert und niemals gespeichert, selbst wenn Ihr System sie mitsendet: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder Gesundheitsdaten.
Wer einbezogen wird. Am besten filtern Sie direkt in Ihrem eigenen System, damit nichts außerhalb Ihres Geltungsbereichs das System verlässt. Alternativ gibt es einen Länderfilter in MuchSkills; Datensätze außerhalb davon werden ignoriert und nicht gespeichert. Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team entscheidet, welche Variante zu Ihren Vorgaben passt.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Profilfotos werden beim Anlegen eines Kontos gespeichert. Automatische Synchronisierungen aktualisieren sie nicht, Sync Now hingegen schon.
Wo Ihre Daten gespeichert werden. In der EU, bei Amazon Web Services in Stockholm. Zugangsdaten für eine individuelle Einrichtung werden über einen vereinbarten sicheren Kanal übermittelt.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen aus: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Ihr System oder Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, nehmen Sie beide in die Allowlist auf.
Start mit einer Datei. Für ein Pilotprojekt können Sie Personen aus einer Datei importieren, während die Integration vorbereitet wird (der Dateiimport ist auf Anfrage verfügbar). Beim Wechsel zur Integration bleiben ihre MuchSkills-Daten erhalten.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb Ihres Geltungsbereichs oder außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer lesen darf | Prüfen Sie den Geltungsbereich und die Berechtigungen des Integrationsbenutzers in Ihrem System |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Das Feld für die Führungskraft enthält einen Namen oder eine Personalnummer | Übermitteln Sie die E-Mail-Adresse der Führungskraft |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse im HR-System weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Ihrem HR-System an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Fotos haben sich nicht geändert | Automatische Synchronisierungen aktualisieren keine Fotos | Klicken Sie auf Sync Now |
| Die Synchronisierung wurde gestoppt | Die Zugangsdaten sind abgelaufen oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert | Erneuern Sie die Zugangsdaten in Ihrem System und aktualisieren Sie sie in MuchSkills oder senden Sie sie uns bei einer individuellen Einrichtung zu |
Häufig gestellte Fragen
Unser HR-System ist in MuchSkills nicht aufgeführt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. MuchSkills lässt sich mit jedem HR- oder Identitätssystem verbinden, das eine API, einen Bericht oder einen anderen sicheren Weg zum Auslesen von Mitarbeiterdaten bietet. Systeme ohne eigenes Formular unter Settings › Integrations werden über eine individuelle Einrichtung angebunden, die Teil Ihrer Implementierung ist.
Welche Felder sind Pflichtfelder?
Nur Name und E-Mail. Alle anderen Felder werden empfohlen, weil jedes davon MuchSkills nützlicher macht: Stellenbezeichnung, Vorgesetzte Person, Abteilung, Beschäftigungsstatus, Standort, Foto, Beschäftigungsart und Abwesenheit.
Wird etwas in unser HR-System zurückgeschrieben?
Nein. Jede Verbindung ist schreibgeschützt. MuchSkills liest die Personen im festgelegten Umfang aus und ändert nie etwas in Ihrem System.
Wie oft synchronisiert MuchSkills?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann über Sync Now auch jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Personen, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, aber nie gelöscht. Sie verschwinden aus den alltäglichen Ansichten, während ihre Projekthistorie und Zertifikate für Compliance-Zwecke erhalten bleiben.
Können wir testen, bevor wir alle synchronisieren?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf wenige Personen oder eine Abteilung beschränken. Prüfen Sie das Ergebnis und erweitern Sie dann den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wo werden unsere Daten gespeichert?
In der EU, bei Amazon Web Services in Stockholm. Unsere Unterauftragsverarbeiter und Details zur Sicherheit finden Sie im Trust Center unter trust.muchskills.com.
Können wir ein HR-System anbinden und gleichzeitig Single Sign-on nutzen?
Ja, das tun sogar die meisten Organisationen. Über die HR-Anbindung kommen die Personen in MuchSkills, per Single Sign-on melden sie sich mit ihrem Firmenkonto an. Beides wird getrennt eingerichtet.