Power BI und Excel

So funktioniert es

Bei jeder Aktualisierung erledigt die Abfrage auf dieser Seite drei Schritte. Zuerst holt sie sich mit Ihrer Client ID und Ihrem Client Secret ein Zugriffstoken. Dann liest sie die Profilsuche per POST-Anfragen, immer 300 Personen auf einmal. Zum Schluss macht sie aus dem Ergebnis eine Tabelle mit einer Zeile pro Person und Kompetenz. Dafür verwendet sie die Funktion Web.Contents mit den Optionen Content, Headers, RelativePath und Query. Microsoft-Dokumentation zu Web.Contents

Bevor Sie beginnen

• Ein API-Client mit dem Scope Read. Ein Owner oder Admin erstellt ihn unter Team/Org › Settings › API Access. Die Schritte finden Sie unter MuchSkills API und API Access.
• Excel mit Power Query oder Power BI Desktop. Für eine Aktualisierung nach Zeitplan brauchen Sie außerdem Zugriff auf einen Power BI-Arbeitsbereich.
• Eine private Datei. Die Abfrage enthält Ihr Client Secret. Behalten Sie die Arbeitsmappe oder Berichtsdatei für sich und teilen Sie nur die Ergebnisse.

Schritte

In der MuchSkills-App

1. Legen Sie einen Read-Client an. Öffnen Sie Team/Org › Settings › API Access, klicken Sie auf New Client und vergeben Sie einen Namen, etwa Power BI export. Setzen Sie unter Scopes das Häkchen bei Read und klicken Sie auf Create Client. Kopieren Sie Client ID und Client Secret, bevor Sie auf Done klicken.

In Excel oder Power BI Desktop

2. Öffnen Sie eine leere Abfrage. In Excel geht das über Data › Get Data › From Other Sources › Blank Query, in Power BI Desktop über Home › Get data › Blank query.
3. Fügen Sie die Abfrage ein. Öffnen Sie im Power Query-Editor Home › Advanced Editor, löschen Sie den vorhandenen Text und fügen Sie diese Abfrage ein. Tragen Sie statt YOUR_CLIENT_ID und YOUR_CLIENT_SECRET Ihre eigenen Werte ein, die Anführungszeichen bleiben stehen. Klicken Sie dann auf Done.

let
    ClientId = "YOUR_CLIENT_ID",
    ClientSecret = "YOUR_CLIENT_SECRET",
    BaseUrl = "https://app.muchskills.com",
    PageSize = 300,

    // 1. Zugriffstoken abrufen. Bei jeder Aktualisierung wird ein neues geholt.
    TokenResponse = Json.Document(Web.Contents(BaseUrl, [
        RelativePath = "oauth2/token",
        Headers = [#"Content-Type" = "application/x-www-form-urlencoded"],
        Content = Text.ToBinary(Uri.BuildQueryString([
            grant_type = "client_credentials",
            client_id = ClientId,
            client_secret = ClientSecret
        ]))
    ])),
    Token = TokenResponse[access_token],

    // 2. Eine Seite mit Profilen lesen. Die Suche ist ein POST:
    //    skip und limit stehen in der Adresse, der Body ist {}.
    GetPage = (Skip as number) as record =>
        Json.Document(Web.Contents(BaseUrl, [
            RelativePath = "api/v2/profile/search",
            Query = [skip = Text.From(Skip), limit = Text.From(PageSize)],
            Headers = [
                Authorization = "Bearer " & Token,
                #"Content-Type" = "application/json"
            ],
            Content = Text.ToBinary("{}")
        ])),

    // 3. Alle Seiten lesen.
    FirstPage = GetPage(0),
    Total = FirstPage[pagination][total],
    MoreSkips = List.Numbers(PageSize, List.Max({0, Number.RoundUp(Total / PageSize) - 1}), PageSize),
    Pages = {FirstPage} & List.Transform(MoreSkips, GetPage),
    Profiles = List.Combine(List.Transform(Pages, each _[data])),

    // 4. Eine Zeile pro Person und Kompetenz.
    OrEmpty = (x) => if x = null then {} else x,
    Rows = List.Combine(List.Transform(Profiles, (person) =>
        List.Combine(List.Transform(OrEmpty(Record.FieldOrDefault(person, "skillTypes", null)), (category) =>
            List.Transform(OrEmpty(Record.FieldOrDefault(category, "skills", null)), (skill) => [
                Name = person[profile][name],
                Email = person[profile][email],
                Department = Record.FieldOrDefault(person[profile], "department", null),
                #"Skill category" = category[type],
                Skill = skill[name],
                #"Own level (1-9)" = Record.FieldOrDefault(skill, "level", null),
                #"Validated level (1-9)" = Record.FieldOrDefault(skill, "validatedLevel", null)
            ])
        ))
    )),
    Result = Table.FromRecords(Rows)
in
    Result

4. Erlauben Sie die Verbindung. Wenn Power Query fragt, wie die Verbindung zu https://app.muchskills.com hergestellt werden soll, wählen Sie Anonymous und klicken Sie auf Connect. Wenn nach Datenschutzebenen gefragt wird, wählen Sie Organizational.
5. Laden Sie die Tabelle. Wählen Sie in Excel Home › Close & Load. Wählen Sie in Power BI Desktop Home › Close & Apply. Für spätere frische Daten wählen Sie in Excel Data › Refresh All oder in Power BI Desktop Refresh.

Im Power BI-Dienst (optional)

6. Veröffentlichen Sie den Bericht und hinterlegen Sie die Anmeldedaten. Veröffentlichen Sie den Bericht in einem Arbeitsbereich. Öffnen Sie dann die Einstellungen des semantischen Modells und bearbeiten Sie unter Data source credentials die Anmeldedaten für https://app.muchskills.com: Wählen Sie Anonymous und die Datenschutzebene Organizational und melden Sie sich an.
7. Richten Sie die geplante Aktualisierung ein. Schalten Sie in denselben Einstellungen die geplante Aktualisierung ein und legen Sie fest, wie oft sie laufen soll. Ein Gateway brauchen Sie dafür nicht. Microsoft-Anleitung zur Datenaktualisierung in Power BI

Ergebnis prüfen

• Sie erhalten eine Tabelle mit einer Zeile pro Person und Kompetenz, mit dem eigenen Niveau jeder Person und gegebenenfalls dem validierten Niveau.
• Die Anzahl unterschiedlicher E-Mail-Adressen in der Tabelle entspricht der Anzahl der Personen in Ihrer MuchSkills-Organisation.
• Im Power BI-Dienst zeigt der Aktualisierungsverlauf eine erfolgreiche Aktualisierung.

Ihre Vorteile

• Kompetenzen in Ihren eigenen Berichten. Kombinieren Sie MuchSkills-Daten in Power BI oder Excel mit HR-, Finanz- oder Projektdaten.
• Aktuelle Zahlen ohne Exporte. Eine Aktualisierung holt die aktuellen Daten, niemand muss Dateien herunterladen und einfügen.
• Selbst- und Führungskräftesicht nebeneinander. Beide Niveaus stehen in der Tabelle, sodass Sie sehen, wo sie voneinander abweichen.

Wichtig zu wissen

Niveaus liegen auf einer Skala von 1 bis 9. 1 bis 3 entspricht Beginner, 4 bis 6 Intermediate und 7 bis 9 Expert. Das validierte Niveau ist das von einer Führungskraft bestätigte. Es bleibt leer, wenn keine Führungskraft die Kompetenz validiert hat.

POST-Anfragen müssen anonym sein. Power Query sendet POST-Anfragen nur, wenn die Verbindung auf Anonymous gesetzt ist. Deshalb holt die Abfrage ihr eigenes Token, statt gespeicherte Anmeldedaten zu nutzen. Microsoft-Hinweise zum Web-Connector

Halten Sie die Basisadresse fest. Der Power BI-Dienst kann diese Abfrage aktualisieren, weil die Adresse immer https://app.muchskills.com lautet und Pfad und Paging über RelativePath und Query ergänzt werden. Wenn Sie die Abfrage bearbeiten, behalten Sie dieses Muster bei. Wird die Adresse als Text zusammengesetzt, kann die geplante Aktualisierung nicht mehr funktionieren.

Seitenweises Laden. Auf eine Seite passen bis zu 300 Personen. Die Abfrage entnimmt der ersten Seite die Gesamtzahl und lädt anschließend die übrigen Seiten.

Anfragelimits. Wenn Sie viele Abfragen gleichzeitig aktualisieren, antwortet MuchSkills möglicherweise mit 429 Too Many Requests. Warten Sie eine Minute und aktualisieren Sie erneut.

Bei Offenlegung widerrufen. Gelangt die Datei an jemanden, der sie nicht haben sollte, klicken Sie in API Access beim Client auf Revoke und erstellen Sie einen neuen.

Fehlerbehebung