Abwesenheiten und Urlaub einplanen
- Wer
- Führungskräfte sehen und erfassen Abwesenheiten für ihr Team. Owners und Admins für alle
- Wo
- My Circle, Team Builder und Berichte
- Aus HR-Systemen
- Nur Daten und Prozentsätze, niemals Gründe
- Teilweise Abwesenheit
- In Prozent der Zeit angegeben
Abwesenheiten verändern, wer Aufgaben übernehmen kann. MuchSkills zeigt Urlaub, Freistellungen und andere Abwesenheiten direkt neben den Skills der Mitarbeitenden, sodass Sie Teams und Projekte entsprechend planen können. Abwesenheiten kommen aus Ihrem HR-System oder werden von Führungskräften und Admins in MuchSkills erfasst.
So funktioniert es
Abwesenheiten gelangen auf einem von drei Wegen in MuchSkills:
| Quelle | Übertragene Daten | Gepflegt von |
|---|---|---|
| Ihr HR-System | Zeiträume und Abwesenheit in Prozent. Gründe werden nie übernommen | HR, direkt im HR-System. Änderungen werden bei der nächsten Synchronisierung übernommen, die alle 5 Stunden läuft |
| In MuchSkills erfasst | Zeitraum, Prozentsatz und ein kurzer Grund. Für Organisationen ohne Synchronisierung mit einem HR-System | Die Führungskraft der Person, ein Owner oder ein Admin |
| Über die MuchSkills API | Zeiträume und Prozentwerte aus einem anderen System | Die Integration Ihrer Organisation |
Unabhängig von der Quelle erscheinen Abwesenheiten überall dort, wo Sie Arbeit planen:
- My Circle. Im Tab Updates einer Person finden Sie unter Unavailable between alle Abwesenheiten, gegliedert nach Currently away, Upcoming und Past.
- Team Builder. Wenn Sie ein Team zusammenstellen, sehen Sie in der Zeitleiste jeder Kandidatin und jedes Kandidaten die Abwesenheiten neben den Projekten.
- Berichte. Die Auslastungsberichte zeigen für jede Person Projekte, Verfügbarkeit und Abwesenheiten.
- Discover. Mit dem Filter Availability finden Sie Personen, die ab einem bestimmten Datum frei sind, und sehen, für wie lange.
Schritte
Abwesenheiten einsehen
- Einzelne Person prüfen. Öffnen Sie My Circle, klicken Sie unter Reporting to you auf die Person und sehen Sie sich Unavailable between im Tab Updates an.
- Verfügbarkeit des Teams prüfen. Öffnen Sie Team/Org › Reports, dann den Auslastungsbericht utilisation, und wählen Sie by users oder by availability. So sehen Sie, wer in den kommenden Wochen ausgelastet, frei oder abwesend ist.
- Team entsprechend planen. Sehen Sie sich im Team Builder die Zeitleiste jeder Kandidatin und jedes Kandidaten an, bevor Sie die Person hinzufügen, und wählen Sie Prozentsatz und Startdatum so, dass sie zu den Abwesenheiten passen. Wie Sie Teams besetzen, erklärt der Leitfaden zum Team Builder im Detail.
- Freie Personen finden. Nutzen Sie unter Team/Org › Discover den Filter Availability, um Personen mit den passenden Skills zu finden, die genau dann frei sind, wenn Sie sie brauchen. Wie die Suche funktioniert, erklärt der Leitfaden zu Discover.
Abwesenheit für ein Teammitglied eintragen
Wenn Ihr HR-System Abwesenheiten synchronisiert, erfassen Sie sie stattdessen dort. Sie kommen mit der nächsten Synchronisierung in MuchSkills an, die alle 5 Stunden läuft.
- Öffnen Sie die Person. Klicken Sie in My Circle unter Reporting to you auf die Person.
- Öffnen Sie das Bearbeitungsfenster. Bearbeiten Sie die Angaben der Person, zum Beispiel über Certs & Validations. Das Fenster, das sich öffnet, hat mehrere Tabs: Skills, Zertifikate, Ziele und utilisation & availability. Wechseln Sie zwischen ihnen, um zu aktualisieren, was nötig ist.
- Gehen Sie zu utilisation & availability und klicken Sie auf + Add unavailability.
- Füllen Sie die Angaben aus. Geben Sie Reason for unavailability, Percentage unavailable (100 bedeutet vollständig abwesend), Start date und End date ein.
- Klicken Sie auf Save. Die Abwesenheit erscheint sofort in My Circle, im Team Builder und in den Berichten.
Um einen Eintrag zu ändern, klicken Sie ihn in der Liste an, bearbeiten ihn und klicken auf Save. Zum Entfernen klicken Sie auf das Papierkorbsymbol.
Für Owners und Admins: alle Personen in der Organisation
- Öffnen Sie Manage Members. Klicken Sie auf Team/Org, dann auf Settings und dann auf Manage Members.
- Öffnen Sie die Person und wechseln Sie zum Tab utilisation & availability. Ab hier sind die Schritte dieselben wie für Führungskräfte.
Prüfen, ob es funktioniert hat
- Die Abwesenheit erscheint unter Upcoming oder Currently away auf dem Tab Updates der Person in My Circle.
- Im Team Builder zeigt die Zeitleiste der Person die Abwesenheit an.
Wichtig zu wissen
Halten Sie Gründe kurz und allgemein. Schreiben Sie Urlaub, Elternzeit oder Schulung. Tragen Sie keine medizinischen oder anderen privaten Details ein. Abwesenheiten aus HR-Systemen enthalten überhaupt keine Gründe.
Nur eine Quelle. Wenn Ihr HR-System Abwesenheiten synchronisiert, erfassen Sie sie dort und nicht zusätzlich manuell in MuchSkills, da dieselbe Abwesenheit sonst doppelt erscheinen kann.
Auch teilweise Abwesenheit zählt. Einen Kurs an einem Tag pro Woche oder eine Elternzeit in Teilzeit erfassen Sie am besten als Prozentsatz. So bleibt die übrige Zeit der Person für die Planung sichtbar.
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Warum | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| Eine erwartete Abwesenheit fehlt | Sie ist noch nicht im HR-System, oder die letzte Synchronisierung fand vor dem Eintrag statt | Prüfen Sie das HR-System. Die Abwesenheit kommt mit der nächsten Synchronisierung an, die alle 5 Stunden läuft |
| Dieselbe Abwesenheit erscheint doppelt | Sie wurde in MuchSkills erfasst und kommt zusätzlich aus dem HR-System | Entfernen Sie den manuell erfassten Eintrag |
| + Add unavailability ist ausgegraut mit dem Hinweis You cannot assign time for yourself | Niemand kann Abwesenheiten für sich selbst erfassen | Erfassen Sie sie in Ihrem HR-System, oder bitten Sie Ihre Führungskraft oder einen Admin |
| Please enter a valid utilisation from 0 to 100 | Der Prozentsatz liegt außerhalb von 0 bis 100 | Geben Sie eine Zahl von 0 bis 100 ein |
| Kein Tab utilisation & availability | Die Person berichtet nicht an Sie. Führungskräfte können Abwesenheiten nur für ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden erfassen | Wenden Sie sich an die Führungskraft der Person oder an einen MuchSkills-Admin |
Häufig gestellte Fragen
Woher kommen Abwesenheiten in MuchSkills?
Aus Ihrem HR-System, sofern Ihre Organisation Abwesenheiten von dort synchronisiert. Oder eine Führungskraft bzw. ein Admin trägt sie von Hand in MuchSkills ein. Organisationen können Abwesenheiten auch über die MuchSkills API übermitteln. Jede Organisation legt sich auf eine Quelle fest, damit keine Abwesenheit doppelt erscheint.
Kann ich sehen, warum jemand abwesend ist?
Aus einem HR-System kommen Abwesenheiten nur mit Datumsangaben und einem Prozentsatz an, nie mit dem Grund. In Organisationen ohne HR-Synchronisierung werden Abwesenheiten von Hand in MuchSkills eingetragen und haben einen kurzen Grund, etwa Holiday oder Training.
Wie trage ich eine Abwesenheit für jemanden in meinem Team ein?
Synchronisiert Ihre Organisation Abwesenheiten aus ihrem HR-System, tragen Sie sie dort ein. Bei der nächsten Synchronisierung, die alle 5 Stunden läuft, landen sie in MuchSkills. Ansonsten erfassen Sie sie selbst: Öffnen Sie die Person in My Circle und dann den Bearbeitungsbereich, wechseln Sie zum Tab für Auslastung und Verfügbarkeit (utilisation & availability) und klicken Sie auf + Add unavailability.
Kann jemand teilweise nicht verfügbar sein?
Ja. Abwesenheiten haben einen Prozentsatz. 100 % bedeutet vollständig abwesend; 20 % könnte ein Tag pro Woche in einer Schulung sein, sodass der Rest der Woche für Projektarbeit bleibt.
Kann ich meine eigene Abwesenheit eintragen?
Nein. Niemand kann in MuchSkills eigene Abwesenheiten eintragen. Erfassen Sie sie in Ihrem HR-System oder wenden Sie sich an Ihre Führungskraft oder Ihren MuchSkills-Admin.
Ein Urlaub fehlt oder ist falsch. Wie korrigiere ich das?
Kommt er aus Ihrem HR-System, korrigieren Sie ihn dort. Die Änderung wird bei der nächsten Synchronisierung übernommen. Wurde er in MuchSkills eingetragen, kann die Führungskraft der Person oder ein Admin ihn ändern oder löschen.
Wer kann die Abwesenheiten einer Person sehen?
Ihre Führungskraft in My Circle sowie Owners und Admins. Wenn Personen für Teams und Projekte eingeplant werden, ist ihre Verfügbarkeit in Team Builder und in den Auslastungsberichten sichtbar.