Namely
Holen Sie Ihre Personaldaten aus Namely in MuchSkills. Ihr Namely-Admin gibt MuchSkills reinen Lesezugriff, wir ordnen die Felder zu und übernehmen die Synchronisierung. Die Einrichtung gehört zu Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Namely-Admin, zusammen mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills ruft die Daten nach festem Zeitplan aus Namely ab. Neueinstellungen, Austritte sowie Wechsel von Führungskraft oder Abteilung werden mit der nächsten Synchronisierung übernommen, ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. Nach Namely wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Eine Namely-Administratorin oder ein Namely-Administrator auf Ihrer Seite oder Ihr Namely-Implementierungspartner.
- Eine Liste, wer in MuchSkills sein soll: alle oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jeder Namely-Installation anders. Halten Sie Ihre Feldliste für die technische Sitzung bereit.
Schritte
In Namely
Ihr Namely-Admin kennt diese Einstellungen. Zugriffsrollen und Field Group Bundles sind von Namely-Instanz zu Namely-Instanz verschieden. Welche Bundles genau infrage kommen, hängt daher von Ihrer Konfiguration ab. Namely-Dokumentation
- Legen Sie einen eigenen Benutzer für die Integration an. Fügen Sie in Namely einen Benutzer hinzu, dem das Zugriffstoken gehören wird, etwa MuchSkills API. Dieser Benutzer muss sich per Passwort anmelden, nicht per Single Sign-on: Tokens von Benutzern mit aktiviertem SSO werden abgelehnt.
- Geben Sie ihm eine Rolle mit reinem Lesezugriff. Gehen Sie zu Company › Settings und öffnen Sie unter Employee Data den Bereich Roles & Permissions. Duplizieren Sie mit Clone die Rolle Employee und passen Sie die Kopie über Edit an. Vergeben Sie in den Field Group Bundles der Rolle nur User read, und zwar für die Bundles mit den Feldern, die Sie freigeben, und beschränkt auf die Personen, die in MuchSkills sein sollen. Zusätzlich braucht die Rolle die Berechtigung zur API-Nutzung. Weisen Sie die Rolle dann dem Integrationsbenutzer zu.
- Erstellen Sie ein Personal Access Token. Melden Sie sich als Integrationsbenutzer an, klicken Sie im Navigationsmenü auf das Profilbild, wählen Sie API, öffnen Sie Personal Access Tokens, geben Sie einen Namen wie MuchSkills ein und klicken Sie auf Create. Kopieren Sie das Token sofort: Namely zeigt es nur ein einziges Mal an. Taucht API im Menü nicht auf, fehlt der Rolle noch die API-Berechtigung.
- Notieren Sie Ihre Verbindungsdaten. Ihre Namely-Subdomain (yourcompany in
https://yourcompany.namely.com), das Personal Access Token und den Namen des Integrationsbenutzers.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Schicken Sie uns die Verbindungsdaten. Übermitteln Sie die Zugangs- und Verbindungsdaten aus den vorigen Schritten, Ihre Feldliste und Ihren Geltungsbereich über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam festlegen.
- Nehmen Sie an der technischen Sitzung teil. Ihr Namely-Admin und unser CTO ordnen dort gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie die erste Synchronisierung. Wir synchronisieren einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie kontrollieren in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und eventuelle Tags.
- Erweitern Sie den Geltungsbereich. Wir schalten die Synchronisierung für alle Personen im Geltungsbereich frei. Danach läuft sie alle 5 Stunden.
Prüfen, ob es funktioniert hat
- Unter Team/Org › Members sind die Personen im Geltungsbereich aufgeführt.
- Die Personen im Geltungsbereich haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Ihre Vorteile
- Namely bleibt die maßgebliche Datenquelle. Personaldaten werden einmal in Namely erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifikate und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldatensätzen, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen so an, dass Sie sie direkt zum Filtern, für Lückenanalysen und im Team Builder nutzen können.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Pflicht sind nur Name und E-Mail-Adresse. Synchronisieren Sie möglichst viele der übrigen Felder, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Pflicht | Zuordnung und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt sie automatisch aus Namely |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Geltungsbereich |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und das Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Mitarbeitenden oder Freelancern |
| Abwesenheiten | Empfohlen | Verfügbarkeit im Team Builder und in My Circle. Nur Daten und Prozentsätze |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Gesellschaft, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorher mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Diese Daten werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert, auch wenn die Quelle sie mitliefert: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder gesundheitsbezogene Daten.
Wer einbezogen wird. Bevorzugt wird, die Sichtbarkeit des Integrationsbenutzers in Namely einzuschränken, damit nichts außerhalb Ihres Geltungsbereichs Ihr System verlässt. Alternativ gibt es einen Länderfilter in MuchSkills; Datensätze außerhalb davon werden ignoriert und nicht gespeichert. Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team entscheidet, was zu Ihren Vorgaben passt.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Namely oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, fügen Sie beide der Allowlist hinzu.
Abwesenheiten. Die API von Namely bietet keine datierten Abwesenheitsdatensätze, daher kommen Abwesenheiten nicht aus Namely. Die Verfügbarkeit lässt sich trotzdem im Team Builder planen.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in Namely sehen kann, oder außerhalb des Geltungsbereichsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Geltungsbereich |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Geltungsbereichs oder hat in Namely keine eigene Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte im Geltungsbereich liegen und die Berichtslinien in Namely gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Namely weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Namely an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Namely oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Fügen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 der Allowlist hinzu |
| Die Synchronisierung wurde gestoppt | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert oder hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in Namely und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Namely ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als Contact us angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Namely wird als individuelle Einrichtung angebunden statt über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, und wir vereinbaren die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest direkt aus Namely über HTTPS. Ihr Team richtet nur den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir bestimmte Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie ein, was der Integrationsbenutzer in Namely sehen kann, sodass nur die betroffenen Personen Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills beim Eingang der Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung begrenzen. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Owners und Admins können über Sync Now außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Personen, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Daten und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwortmanager. Nie per einfacher E-Mail.