Microsoft Dynamics 365 Business Central
Übertragen Sie Projekt- und Auslastungsdaten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central nach MuchSkills. Ihre Administratoren registrieren eine App in Microsoft Entra und erteilen ihr Lesezugriff in Business Central. Wir ordnen die Daten zu und betreiben die Synchronisierung gemeinsam mit Ihnen, als Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihre Administratoren für Business Central und Microsoft Entra, gemeinsam mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Importiert
- Projekt- und Auslastungsdaten, einschließlich Abwesenheiten
- Zugriff
- Leseberechtigungen, die Sie in Business Central vergeben
How to
So funktioniert es
MuchSkills meldet sich als App ohne Benutzerkonto bei Business Central an und nutzt dafür die Service-to-Service-Authentifizierung von Microsoft. Die Datensätze, die Sie freigeben, liest MuchSkills nach festem Zeitplan aus. In Business Central wird nichts zurückgeschrieben, und was die App sehen darf, begrenzen die Berechtigungssätze, die Sie ihr zuweisen.
Bevor Sie beginnen
- Ein Microsoft Entra-Administrator, der eine App registrieren und die Administratorzustimmung erteilen kann. Die Rollen finden Sie in den FAQ unten.
- Ein Business Central-Administrator, der Microsoft Entra-Anwendungen einrichten und Berechtigungssätze zuweisen kann.
- Ihr Umfang: Welche Business Central-Umgebung und welche Unternehmen sowie welche Projekte und Personen sollen in MuchSkills erscheinen?
- Prüfen Sie die E-Mail-Adressen. Personen werden MuchSkills-Mitgliedern über ihre E-Mail-Adresse zugeordnet. Die E-Mail-Adresse in Business Central sollte die Adresse sein, mit der sich die jeweilige Person bei MuchSkills anmeldet.
Schritte
In Microsoft Entra
Alle Schritte im Detail finden Sie in der Microsoft-Anleitung: Service-to-Service-Authentifizierung mit Business Central verwenden.
- App registrieren. Melden Sie sich im Microsoft Entra Admin Center an und öffnen Sie Entra ID › App registrations › New registration. Geben Sie der App den Namen MuchSkills, lassen Sie Single tenant only ausgewählt und das Feld Redirect URI leer, und klicken Sie dann auf Register. Notieren Sie sich auf der Seite Overview die Application (client) ID und die Directory (tenant) ID.
- Business-Central-Berechtigung hinzufügen. Öffnen Sie API permissions › Add a permission › Microsoft APIs und wählen Sie Dynamics 365 Business Central aus. Wählen Sie Application permissions, setzen Sie das Häkchen bei API.ReadWrite.All und klicken Sie auf Add permissions.
- Administratorzustimmung erteilen. Klicken Sie auf derselben Seite auf Grant admin consent for Ihre Organisation und bestätigen Sie. Warten Sie, bis die Berechtigung den Status Granted hat. Microsoft-Anleitung zur Administratorzustimmung
- Clientschlüssel erstellen. Öffnen Sie Certificates & secrets › Client secrets › New client secret. Geben Sie eine Beschreibung ein, legen Sie die Gültigkeitsdauer fest und klicken Sie auf Add. Kopieren Sie den Value sofort, denn Microsoft zeigt ihn nur ein einziges Mal an.
In Business Central
- App in Business Central hinzufügen. Suchen Sie nach Microsoft Entra applications und öffnen Sie die Seite. Wählen Sie New. Geben Sie auf der Karte die Application (client) ID im Feld Client ID ein, tragen Sie MuchSkills unter Description ein und setzen Sie State auf Enabled.
- Leseberechtigungen zuweisen. Weisen Sie auf derselben Karte Berechtigungssätze zu, mit denen die App die betreffenden Daten lesen kann, und nichts darüber hinaus. Business Central lässt den Berechtigungssatz SUPER für Apps nicht zu. Die genauen Berechtigungssätze stimmen wir in der technischen Sitzung mit Ihnen ab.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Verbindungsdaten übermitteln. Schicken Sie uns über einen gemeinsam festgelegten sicheren Kanal Ihre Tenant-ID, den Namen der Business-Central-Umgebung, die Unternehmensnamen, die Client-ID, den Clientschlüssel und den gewünschten Umfang.
- Am technischen Termin teilnehmen. Ihr Business-Central-Administrator und unser CTO ordnen gemeinsam die Daten zu und testen die Verbindung.
- Erste Synchronisierung prüfen. Wir synchronisieren zunächst einige Projekte oder Personen, und Sie prüfen das Ergebnis in MuchSkills.
- Umfang erweitern. Wir aktivieren die Synchronisierung für den gesamten vereinbarten Umfang. Danach läuft sie nach festem Zeitplan.
Prüfen, ob alles funktioniert
- Die vereinbarten Projekte erscheinen im Team Builder.
- Die Auslastung der Projektbeteiligten sehen Sie unter Team/Org › Berichte.
- Abwesenheiten aus Business Central fließen in die Verfügbarkeit der jeweiligen Person ein und sind zum Beispiel in My Circle zu sehen.
Benefits
Ihre Vorteile
- Business Central bleibt die maßgebliche Datenquelle. Projekte und Zeiten werden einmal in Business Central erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Personaleinsatz auf Basis der tatsächlichen Arbeitslast. Sie sehen, wer bereits verplant ist, bevor Sie jemanden einem Team hinzufügen.
- Kompetenzen direkt neben der Projektarbeit. Ergänzen Sie synchronisierte Projekte um Kompetenzanforderungen, um Lücken zu erkennen und zu planen, wen Sie einstellen oder weiterqualifizieren.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Die genauen Datensätze legen wir in der technischen Sitzung fest. In der Regel sind das Projekte, die daran beteiligten Personen und Abwesenheiten.
Abwesenheiten werden nur als Datumsangaben und Prozentwerte übernommen. Abwesenheitsgründe werden grundsätzlich nicht importiert. Solange Business Central die Abwesenheiten verwaltet, ändern Sie sie bitte dort: Die MuchSkills-API lässt kein Überschreiben zu.
Nur Lesezugriff durch Berechtigungssätze. Die Entra-Berechtigung öffnet den Zugang zu den Business Central-APIs. Die Berechtigungssätze auf der Business Central-Karte bestimmen, was die App sehen kann. Weisen Sie ausschließlich Leseberechtigungen zu.
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Folgende Daten werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert, selbst wenn die Quelle sie enthält: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder sonstige Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder gesundheitsbezogene Daten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen aus: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Ihr System oder Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse einschränkt, nehmen Sie beide in die Allowlist auf.
Halten Sie den geheimen Schlüssel aktuell. Tragen Sie das Ablaufdatum des geheimen Clientschlüssels in Ihren Kalender ein. Wenn er abläuft, stoppt die Synchronisierung, bis Sie uns einen neuen senden.
Common errors
Fehlerbehebung
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Verbindungstest schlägt gleich nach der Einrichtung fehl | Die Administratorzustimmung wurde nicht erteilt oder State steht bei der App in Business Central nicht auf Enabled | Schritt 3 wiederholen und die Karte Microsoft Entra applications prüfen |
| Einige Projekte oder Personen fehlen | Die Berechtigungssätze decken sie nicht ab oder sie liegen außerhalb der vereinbarten Unternehmen bzw. des vereinbarten Umfangs | Berechtigungssätze in der Karte und Ihren Umfang prüfen |
| Personen werden ihren Kompetenzprofilen in MuchSkills nicht zugeordnet | Ihre E-Mail-Adresse in Business Central weicht von der Adresse ab, mit der sie sich anmelden | E-Mail-Adressen angleichen |
| Sie können die Abwesenheit einer Person nicht über die MuchSkills-API ändern | In Ihrer Organisation verwaltet Business Central die Abwesenheiten | Abwesenheit in Business Central ändern |
| Die Synchronisierung läuft nicht mehr | Der Clientschlüssel ist abgelaufen oder wurde in Microsoft Entra gelöscht | Neuen Clientschlüssel erstellen und uns auf sicherem Weg übermitteln |
Häufig gestellte Fragen
Business Central wird in MuchSkills als „Contact us“ angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Business Central wird gemeinsam mit uns eingerichtet und nicht über ein Formular, weil jede Business Central-Umgebung anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest über HTTPS aus den Business Central-APIs und meldet sich dabei als die App an, die Sie in Microsoft Entra registrieren. Ihr Team registriert lediglich die App und erteilt ihr Leseberechtigungen.
Warum heißt die Entra-Berechtigung API.ReadWrite.All?
Das ist die Anwendungsberechtigung, die Microsoft für den Zugriff auf die Business Central-APIs bereitstellt. Was die App tatsächlich sehen und tun kann, bestimmen die Berechtigungssätze, die Sie ihr in Business Central zuweisen. Weisen Sie nur Leseberechtigungen zu.
Welche Rollen benötigen wir?
In Microsoft Entra: eine Person, die Apps registrieren darf, und ein Cloud Application Administrator, Application Administrator oder Privileged Role Administrator, der die Administratorzustimmung erteilt. In Business Central: ein Administrator, der Microsoft Entra-Anwendungen einrichten und Berechtigungssätze zuweisen kann. In MuchSkills: die Rolle Owner oder Admin.
Können wir zuerst mit wenigen Projekten testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Projekte oder Personen beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. MuchSkills übernimmt nur die Datumsangaben und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.
Was passiert, wenn das Client Secret abläuft?
Die Synchronisierung stoppt. Erstellen Sie in Microsoft Entra ein neues Client Secret und senden Sie es uns über den vereinbarten sicheren Kanal. Tragen Sie das Ablaufdatum gleich beim Erstellen des Secrets in Ihren Kalender ein.