HR WORKS
Übernehmen Sie Ihre Personaldaten aus HR WORKS in MuchSkills. Ihr Administrator für HR WORKS gewährt MuchSkills einen reinen Lesezugriff, und wir ordnen die Felder zu und richten die Synchronisierung ein. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Administrator für HR WORKS, gemeinsam mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest die Daten in festen Abständen aus HR WORKS aus. Neueintritte, Austritte sowie Wechsel von Führungskraft oder Abteilung werden bei der nächsten Synchronisierung übernommen, ganz ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. In HR WORKS wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein Administrator für HR WORKS auf Ihrer Seite oder Ihr Implementierungspartner für HR WORKS.
- Eine Übersicht, wer in MuchSkills erfasst werden soll: alle Mitarbeitenden oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jeder HR-WORKS-Installation anders. Halten Sie Ihre Feldliste daher für den technischen Termin bereit.
Schritte
In HR WORKS
Ihr HR-WORKS-Admin kennt diese Menüs. Die Bezeichnungen stammen aus der deutschen Oberfläche; auf Englisch heißen sie Basics, Integrations, HR WORKS-API, Key pairs und New key pair. HR-WORKS-Dokumentation
- API-Rolle prüfen. Um in HR WORKS API-Schlüssel anlegen zu können, benötigen Sie die Administratorrolle API-Administrator.
- Vorlage mit reinem Lesezugriff anlegen. Öffnen Sie Grundlagen > Integrationen > HR WORKS-API und wechseln Sie in den Reiter Schlüsselpaar-Vorlagen. Klicken Sie auf Neue Vorlage. Erlauben Sie ausschließlich das Lesen von Personen, Personenstammdaten, Organisationseinheiten, Betriebsstätten und Abwesenheiten, und lassen Sie keinerlei Schreibzugriff zu. Krankmeldungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Personalakte bleiben ausgeschlossen.
- Schlüsselpaar erstellen. Öffnen Sie den Reiter Schlüsselpaare, wählen Sie im Drop-down-Menü Ihre neue Vorlage aus und klicken Sie auf Neues Schlüsselpaar.
- Schlüsseldatei herunterladen. In einem Pop-up wird Ihnen eine Textdatei mit dem Access Key und dem Secret Access Key angeboten. Laden Sie sie sofort herunter und bewahren Sie sie sicher auf. Wenn Sie den Zugriff später ändern möchten, bearbeiten Sie die Vorlage und erstellen ein neues Schlüsselpaar.
- Zu übermittelnde Angaben notieren. Den Access Key, den Secret Access Key und die Information, ob es sich um Ihr produktives HR-WORKS-Konto oder um ein Demokonto handelt.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Verbindungsdaten übermitteln. Senden Sie uns die Zugangs- und Verbindungsdaten aus den obigen Schritten, Ihre Feldliste und Ihre Auswahl über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam festlegen.
- Am technischen Termin teilnehmen. Ihr Administrator für HR WORKS und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Erste Synchronisierung prüfen. Wir synchronisieren zunächst einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und gegebenenfalls Tags.
- Auswahl erweitern. Wir aktivieren die Synchronisierung für alle ausgewählten Personen. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
Hat alles geklappt?
- Unter Team/Org › Members sind die ausgewählten Personen aufgelistet.
- Die ausgewählten Personen wurden eingeladen, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Ihre Vorteile
- HR WORKS bleibt die maßgebliche Datenquelle. Personaldaten werden nur einmal in HR WORKS gepflegt, und MuchSkills zieht nach.
- Eine Kompetenzebene auf Ihrem HR-System. Kompetenzen, Zertifikate und Projekthistorie liegen direkt neben den Personaldaten, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags sind sofort einsatzbereit: zum Filtern, für Skill-Gap-Analysen und im Team Builder.
Important to know
Wichtige Hinweise
Was synchronisiert wird. Pflichtfelder sind nur Name und E-Mail-Adresse. Synchronisieren Sie möglichst viele der übrigen Felder, denn jedes einzelne macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflichtfeld | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Pflichtfeld | Abgleich und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt die Zuordnung automatisch aus HR WORKS |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Auswahl |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Angestellten oder externen Kräften |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit im Team Builder und in My Circle. Nur Zeiträume und Prozentangaben |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Gesellschaft, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorab mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht übernimmt. Diese Daten werden schon beim Eingang blockiert und nie gespeichert, selbst wenn das Quellsystem sie liefert: Alter oder Geburtsdatum, Gehalts- oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie Angaben zu politischer Einstellung, Religion oder Gesundheit.
Wer einbezogen wird. Bevorzugt wird, die Sichtbarkeit des Integrationsbenutzers in HR WORKS einzuschränken, damit keine Daten außerhalb Ihrer Auswahl Ihr System verlassen. Alternativ lässt sich in MuchSkills ein Länderfilter einrichten; Datensätze außerhalb dieses Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Welche Variante zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer über dieselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn HR WORKS oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, nehmen Sie beide in die Allowlist auf.
Common errors
Fehlerbehebung
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb der Sichtbarkeit des Integrationsbenutzers in HR WORKS oder außerhalb des Auswahlfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und die Auswahl |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb der Auswahl, oder in HR WORKS ist keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte in der Auswahl enthalten und die Berichtslinien in HR WORKS gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in HR WORKS weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in HR WORKS an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | HR WORKS oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Nehmen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 in die Allowlist auf |
| Die Synchronisierung läuft nicht mehr | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert bzw. hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in HR WORKS und senden Sie uns die neuen Zugangsdaten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
HR WORKS ist in MuchSkills nicht gelistet oder wird mit Contact us angezeigt. Lässt es sich trotzdem anbinden?
Ja. HR WORKS wird individuell eingerichtet statt über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir den technischen Termin.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest die Daten direkt über HTTPS aus HR WORKS. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir bestimmte Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in HR WORKS ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann. So verlassen nur die Personen im vereinbarten Umfang überhaupt Ihr System. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills beim Eingang der Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann außerdem jederzeit mit Sync Now eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Personen, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, aber nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Datumsangaben und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.