Zertifikate verwalten und nachverfolgen
- Wer
- Owner und Admins richten es ein, Führungskräfte und Mitarbeitende halten es aktuell
- Wo
- Team/Org › Settings › Manage Certifications
- Berichte
- Team/Org › Reports › certifications
- Historie
- Jede Änderung wird protokolliert, der vollständige Verlauf bleibt erhalten
MuchSkills hält alle Zertifikate an einem Ort fest: wer sie besitzt, die Nachweise, Ausstellungs- und Ablaufdatum sowie die vollständige Historie. In diesem Leitfaden erfahren Sie, auf welchen Wegen Zertifikate hinzukommen, wie Sie sie in Zertifizierungslisten organisieren, wie Sie sie für eine Rolle verpflichtend machen und wie Sie Status und Ablaufdaten im Blick behalten.
So funktioniert es
Fünf Wege, über die Zertifikate hinzukommen
Sie können alle gleichzeitig nutzen.
| Weg | Wer | Wo |
|---|---|---|
| Selbstservice | Mitarbeitende | My Skills › My Certifications: nach Name, Code, Aussteller oder Alias suchen und die Angaben ergänzen. Siehe Eigene Zertifikate hinzufügen |
| Geführt | Mitarbeitende | Eine veröffentlichte Liste fordert ein Zertifikat an, zum Beispiel PMP für die Rolle Product Manager, und die Mitarbeitenden fügen es unter My Growth › Gap Analysis hinzu |
| Führungskraft | Führungskräfte | My Circle: ein Zertifikat für direkt unterstellte Mitarbeitende validieren, aktualisieren oder hinzufügen |
| Gesammelt | Owner und Admins | Team/Org › Settings › Manage Members: eine gefilterte Gruppe durchgehen und Zertifikate Person für Person hinzufügen |
| Aus anderen Systemen | Owner und Admins | Die MuchSkills API für Hunderte Zertifikate auf einmal und Credly für Badges, die Ihre Mitarbeitenden dort besitzen |
Ein Zertifikatseintrag enthält die ausstellende Organisation, Name und Code des Zertifikats, die Lizenznummer, Ausstellungs- und Ablaufdatum (oder This item does not expire), Credential-Links und Nachweisdateien. Nachweise können Links oder Dateien sein, etwa Bilder, PDF-, Word-, PowerPoint-, Excel-, OpenDocument-, RTF- und Textdateien oder gespeicherte E-Mails, bis zu 10 pro Lizenz und je Datei bis zu 10 MB. Eine Verlängerung ist eine neue Lizenz zum selben Zertifikat, so bleibt die Historie erhalten.
Zertifikate auf zwei Arten organisieren
| Zertifikatsliste | Liste mit Compliance-Anforderungen | |
|---|---|---|
| Wo | Team/Org › Settings › Manage Certifications | Team/Org › Analysis |
| Zweck | Die für Ihre Organisation relevanten Zertifikate bündeln, etwa alle AWS-Zertifikate | Festlegen, welche Zertifikate eine Rolle oder die Belegschaft vorweisen muss |
| Sichtbar für | Die von Ihnen ausgewählten Abteilungen. In den Reports erscheint sie unter lists | Alle, für die Sie die Liste veröffentlichen. Jede Person sieht ihre eigene Lücke unter My Growth › Gap Analysis |
| Ideal für | Berichte nach Hersteller und die Nachverfolgung der Compliance | Rollenanforderungen, Weiterentwicklung und interne Mobilität |
Bevor Sie beginnen
- Rolle: Owner oder Admin für Manage Certifications, Manage Members und Integrations.
- Abteilungen angelegt, falls eine Liste nur für bestimmte Abteilungen gilt. Siehe Abteilungen verwalten.
- Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen. Die meisten Zertifikate tragen Mitarbeitende selbst ein. Sagen Sie also, welche wichtig sind und bis wann.
Schritte
Zertifizierungsliste erstellen
- Manage Certifications öffnen. Gehen Sie zu Team/Org › Settings › Manage Certifications.
- Auf Create Certificate List klicken.
- Namen und Beschreibung vergeben. Zum Beispiel Scrum Certifications, dazu eine Beschreibung, welche Zertifikate in die Liste gehören.
- Abteilungen festlegen. Wählen Sie unter Department die Abteilungen aus, für die die Liste gelten soll, oder lassen Sie All stehen.
- Auf Save and continue klicken. Die Liste öffnet sich.
- Zertifikate hinzufügen. Suchen Sie in der letzten Zeile nach den Zertifikaten und wählen Sie sie einzeln aus. Alternativ klicken Sie auf + Add template und wählen unter Certification templates eine fertig zusammengestellte Auswahl.
Team/Org › Settings › Manage Certifications.
Zertifikate als Pflicht für eine Rolle festlegen
- Analysis öffnen. Gehen Sie zu Team/Org › Analysis und öffnen Sie die Rollenliste, oder erstellen Sie eine neue mit List type auf Compliance requirements.
- Zertifikate hinzufügen. Nutzen Sie die Zertifikatssuche Add certifications to the list und wählen Sie die einzelnen Zertifikate aus.
- Unverzichtbare Zertifikate priorisieren. Klicken Sie auf das Priorisierungssymbol daneben.
- Liste für alle veröffentlichen. Klicken Sie auf Launch list, setzen Sie Visible to auf Everyone in Ihrer Organisation und klicken Sie auf Launch list. Die vollständige Anleitung finden Sie unter Rollen und Kompetenzen definieren.
Zertifikate für mehrere Personen in einem Durchgang hinzufügen
- Manage Members öffnen und filtern. Navigieren Sie zu Team/Org › Settings › Manage Members und filtern Sie nach der gewünschten Gruppe, etwa einer Abteilung.
- Erste Person aufrufen. Klicken Sie auf den Namen der Person und öffnen Sie den Tab certificates.
- Zertifikat hinzufügen. Klicken Sie auf + Add new certificate, suchen Sie das Zertifikat, tragen Sie die Datumsangaben ein und laden Sie den Nachweis hoch. Klicken Sie auf Save und anschließend auf Done.
- Weiter zur nächsten Person. Nutzen Sie die Pfeile oben rechts im Panel oder die Pfeiltasten nach links und rechts und wiederholen Sie die Schritte.
Status und Ablaufdaten nachverfolgen
- Zertifikatsberichte öffnen. Navigieren Sie zu Team/Org › Reports und wählen Sie im Menü links certifications.
- Ansicht auswählen. Wählen Sie all, by vendor oder unter lists eine Ihrer Listen. Eingestellte und widerrufene Zertifikate werden in den Berichten gesondert ausgewiesen.
- Filtern. Wechseln Sie zwischen All, User added und Validated, filtern Sie nach Certificate status und schränken Sie die Ergebnisse nach Abteilung, Standort, Führungskraft, Schlagwort oder Zeitraum ein.
- Exportieren. Klicken Sie auf Export as CSV, um das Ergebnis weiterzugeben.
Ergebnis prüfen
- Ihre Liste wird unter Manage Certifications samt zugeordneten Abteilungen angezeigt.
- In den Zertifikatsberichten taucht sie unter lists auf, mit der Zahl aktiver, bald ablaufender und abgelaufener Zertifikate.
- Eine Liste mit Compliance-Anforderungen wird unter My Growth › Gap Analysis angezeigt. Fehlende oder abgelaufene Zertifikate sind dort gekennzeichnet.
Gut zu wissen
Erinnerungen vor Ablauf. MuchSkills sendet den Zertifikatsinhabern 90, 60 und 30 Tage vor dem Ablaufdatum sowie am Ablauftag selbst eine E-Mail. Führungskräfte erhalten keine E-Mail: Sie behalten bald ablaufende und abgelaufene Zertifikate in My Circle und in den Berichten im Blick.
Der Verlauf bleibt erhalten. Jede Änderung an einem Zertifikat wird protokolliert, inklusive wer sie wann vorgenommen hat, und der komplette Verlauf wird aufbewahrt. Das gilt auch für ausgeschiedene Mitarbeitende: Sie werden deaktiviert, aber nie gelöscht, ihre Zertifikatseinträge bleiben also bestehen.
Validiert oder selbst eingetragen. Führungskräfte können die Zertifikate validieren, die ihre Mitarbeitenden eintragen. Berichte zeigen beides an, über die Tabs User added und Validated lassen sie sich getrennt betrachten. Mit der Einstellung VALIDATED CERTIFICATES unter Team/Org › Settings › Team Settings legen Sie fest, ob Mitarbeitende die Angaben eines für sie validierten Zertifikats noch bearbeiten dürfen.
Ziele und Weiterbildung. Mitarbeitende können unter My Growth › Goals ein Zertifikat als Ziel festlegen, Führungskräfte können das auch für ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden tun. Kurse in der My Growth › Learning Library lassen sich über Add course mit Zertifikaten verknüpfen. So steht der Weg zum Zertifikat direkt neben der Lücke. Der Bericht unter Team/Org › Reports › growth zeigt, auf welche Zertifikate Ihre Mitarbeitenden hinarbeiten.
Credly und die API. Wie Sie beides einrichten, erfahren Sie unter Credly und API-Dokumentation.
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Unable to find certificate | Das Zertifikat ist noch nicht in der MuchSkills-Datenbank | Klicken Sie auf Can't find what you're looking for? und reichen Sie eine Zertifikatsanfrage ein. Bis zur Aufnahme wird Pending Approval angezeigt |
| This certification has already been added | Die Person besitzt das Zertifikat bereits | Öffnen Sie das vorhandene Zertifikat und klicken Sie für eine Verlängerung auf Add another licence |
| This certificate already has a licence with the same dates | Derselbe Zeitraum wurde doppelt eingetragen | Prüfen Sie die Daten oder bearbeiten Sie die vorhandene Lizenz |
| File size must be less than 10mb | Eine Nachweisdatei ist zu groß | Komprimieren Sie die Datei oder teilen Sie sie auf mehrere Dateien auf |
| Ein Zertifikat lässt sich keiner Zertifizierungsliste hinzufügen | Listen akzeptieren nur Zertifikate, die bereits in der MuchSkills-Datenbank sind oder von Ihren Mitarbeitenden eingetragen wurden | Fordern Sie das Zertifikat zuerst an und fügen Sie es dann der Liste hinzu |
| This name is already taken | Eine andere Liste hat denselben Namen | Wählen Sie einen anderen Namen |
| Eine Abteilung sieht eine Liste nicht | Die Liste ist auf andere Abteilungen beschränkt | Öffnen Sie die Liste, klicken Sie auf ihren Namen und fügen Sie die Abteilung hinzu |
Häufig gestellte Fragen
Welche Zertifikate können wir nachverfolgen?
Die Datenbank von MuchSkills umfasst mehr als 9.400 Zertifikate, von Anbietern wie AWS, Microsoft, Google und Cisco bis hin zu berufsbezogenen und regulatorischen Zertifikaten. Fehlt ein Zertifikat, kann jede Person es über das Formular zum Hinzufügen anfragen. Sobald es freigegeben ist, wird es ihrem Profil hinzugefügt.
Wer wird vor dem Ablauf eines Zertifikats erinnert?
Die Person, die das Zertifikat besitzt. MuchSkills schickt ihr 90, 60 und 30 Tage vor dem Ablaufdatum sowie am Tag selbst eine E-Mail. Führungskräfte erhalten keine E-Mails. Sie sehen ablaufende und abgelaufene Zertifikate ihrer Mitarbeitenden in My Circle und in den Zertifikatsberichten und können über My Circle jederzeit eine Erinnerung senden.
Was ist der Unterschied zwischen einer Zertifikatsliste und einer Liste mit Compliance-Anforderungen?
Eine Zertifikatsliste unter Manage Certifications fasst die für Sie relevanten Zertifikate zusammen. Sie dient für Berichte und als Auswahl für eine Abteilung. Eine Liste mit Compliance-Anforderungen unter Analysis legt fest, welche Zertifikate eine Rolle oder Belegschaft vorweisen muss, und zeigt jeder Person in Gap Analysis, was ihr noch fehlt.
Was passiert mit Zertifikaten, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Sie bleiben gespeichert. Wer ausscheidet, wird deaktiviert und nie gelöscht. So sind die Zertifikate samt Historie noch vorhanden, wenn ein Auditor danach fragt.
Können wir sehen, wer ein Zertifikat geändert hat?
Ja. Jede Änderung an einem Zertifikat wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert, und die vollständige Historie bleibt erhalten. Nichts wird überschrieben.
Können wir Zertifikate importieren, die wir bereits in einer Tabelle erfassen?
Ja. Admins können Zertifikate Person für Person über Manage Members hinzufügen, Entwickler können sie über die MuchSkills API übertragen, und unser Team unterstützt Sie beim Import einer bestehenden Liste. Wenden Sie sich an den Support, um das zu planen.
Brauchen wir Credly?
Nein. Die Credly-Synchronisierung ist ein zusätzlicher Weg für Organisationen, die bereits Credly Workforce nutzen. Nur Mitarbeitende, die Ihre Credly-Verbindung annehmen, teilen ihre Badges. Lassen Sie die anderen Wege daher offen.
Wo sehen Führungskräfte die Zertifikate ihres Teams?
In My Circle. Dort sehen sie die aktiven, bald ablaufenden und abgelaufenen Zertifikate ihrer Mitarbeitenden, können Zertifikate validieren oder hinzufügen und jemanden daran erinnern, dass ein Zertifikat erneuert werden muss.