UKG Pro
Holen Sie Ihre Personaldaten aus UKG Pro in MuchSkills. Ihr Administrator für UKG Pro richtet für MuchSkills einen Lesezugriff ein, und wir ordnen die Felder zu und kümmern uns um die Synchronisierung. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Administrator für UKG Pro, gemeinsam mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf mit Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills ruft die Daten nach festem Zeitplan aus UKG Pro ab. Neueinstellungen, Austritte sowie Wechsel der Führungskraft oder Abteilung werden bei der nächsten Synchronisierung übernommen, ohne dass auf einer der beiden Seiten manueller Aufwand entsteht. In UKG Pro wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein Administrator für UKG Pro in Ihrem Unternehmen oder Ihr Implementierungspartner für UKG Pro.
- Eine Liste, wer in MuchSkills erfasst werden soll: alle oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen nicht in jeder Installation von UKG Pro gleich. Halten Sie Ihre Feldliste daher für die technische Sitzung bereit.
Schritte
In UKG Pro
Ihr Systemadministrator für UKG Pro kennt diese Seiten. Die Bezeichnungen können je nach Konfiguration leicht abweichen; der UKG Support oder Ihr Partner kann sie bestätigen. Dokumentation zu UKG Pro
- Legen Sie ein Web-Service-Konto an. Öffnen Sie als Systemadministrator System Configuration › Security › Service Account Administration und legen Sie dort ein Servicekonto für MuchSkills mit eigenem Benutzernamen und Passwort an.
- Gewähren Sie nur View-Zugriff. Weisen Sie dem Konto für die folgenden Web Services ausschließlich die Rolle View zu, ohne weitere Aktionen: Employee Person Details für Namen und E-Mail-Adresse, Personnel Integration für Stellenbezeichnung, Vorgesetzte, Status, Mitarbeitertyp und Organisationsebenen sowie Company Configuration Integration für die Bezeichnungen von Standorten und Organisationsebenen. Weitere Rechte vergeben Sie nicht.
- Kopieren Sie den User API Key des Kontos. Jedes Web-Service-Konto hat einen eigenen User API Key. Sie finden ihn beim jeweiligen Konto unter Service Account Administration.
- Suchen Sie den Customer API Key und den Service-Host heraus. Öffnen Sie Menu › System Configuration und dann Web Services im Bereich Security. Notieren Sie den Customer API Key und den Host Ihrer Service-Endpunkte, etwa in der Form
https://yourservicehost.ultipro.com. Der Host ist je nach Rechenzentrum unterschiedlich und unterscheidet sich auch zwischen Produktiv- und Testumgebung. - Halten Sie die Verbindungsdaten fest. Service-Host, Customer API Key, Benutzername, Passwort und User API Key des Servicekontos sowie die Gesellschaften im Geltungsbereich, falls Sie nur einen Teil Ihrer Konzerngesellschaften synchronisieren möchten.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdaten. Die Zugangs- und Verbindungsdaten aus den obigen Schritten, Ihre Feldliste und Ihren Geltungsbereich, über einen sicheren Kanal, den wir vereinbaren.
- Nehmen Sie an der technischen Sitzung teil. Ihr Administrator für UKG Pro und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie eine erste Synchronisierung. Wir synchronisieren einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und gegebenenfalls Tags in MuchSkills.
- Erweitern Sie den Geltungsbereich. Wir aktivieren die Synchronisierung für alle Personen im Geltungsbereich. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
Prüfen Sie, ob alles funktioniert
- Team/Org › Members führt die Personen im Geltungsbereich auf.
- Die Personen im Geltungsbereich haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Ihre Vorteile
- UKG Pro bleibt die maßgebliche Quelle. Personaldaten werden einmal in UKG Pro erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene auf Ihrem HR-System. Kompetenzen, Zertifizierungen und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldatensätzen, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen bereit zum Filtern, für die Lückenanalyse und für Team Builder an.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Nur Name und E-Mail-Adresse sind Pflicht. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Benötigt | Verwendung |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| Pflicht | Abgleich und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden | |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt sie automatisch aus UKG Pro |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung des Geltungsbereichs |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Angestellten oder externen Kräften |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Datum und Prozentsatz |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann als filterbarer Tag dienen, zum Beispiel Rechtsträger, Team oder Kostenstelle. Bitte stimmen Sie diese vorab mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht übernimmt. Folgende Daten werden schon beim Eingang blockiert und nie gespeichert, selbst wenn das Quellsystem sie mitliefert: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder sonstige Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie Angaben zu politischer Einstellung, Religion oder Gesundheit.
Wer einbezogen wird. Der bevorzugte Weg: Sie schränken in UKG Pro ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann. So verlässt nichts außerhalb Ihres Geltungsbereichs Ihr System. Alternativ gibt es einen Länderfilter in MuchSkills: Datensätze außerhalb des Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Welcher Weg zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn UKG Pro oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, fügen Sie beide der Zulassungsliste hinzu.
Fotos und Abwesenheiten. Über die Web Services von UKG Pro sind weder Profilfotos noch datierte Abwesenheitseinträge verfügbar. Diese beiden Felder bleiben bei UKG Pro deshalb leer. Mitarbeitende können ihr Foto in MuchSkills selbst hinzufügen.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Warum | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in UKG Pro sehen kann, oder außerhalb des Geltungsbereichsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Geltungsbereich |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Geltungsbereichs oder hat in UKG Pro keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob jede Führungskraft im Geltungsbereich liegt und die Berichtslinien in UKG Pro ausgefüllt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in UKG Pro weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in UKG Pro an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | UKG Pro oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Fügen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 der Zulassungsliste hinzu |
| Die Synchronisierung wurde gestoppt | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert oder hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in UKG Pro und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
UKG Pro ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als Contact us angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. UKG Pro wird über eine individuelle Einrichtung angebunden statt über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills ruft die Daten über HTTPS direkt aus UKG Pro ab. Ihr Team muss nur den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff einrichten.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in UKG Pro ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur die betroffenen Personen Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit Sync Now außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit ausscheidenden Mitarbeitenden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Werden Abwesenheitsgründe importiert?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Daten und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.