Mit Auslastung und Verfügbarkeit planen
- Wer
- Owner und Admins übernehmen die Einrichtung, Führungskräfte sehen und erfassen die Abwesenheiten ihrer Mitarbeitenden
- Arbeitswoche
- Team/Org › Settings › Team Settings
- Projektzeiten stammen aus
- Team Builder, Jira und Tempo, Business Central oder einer eigenen Quelle
- Abwesenheiten aus
- HR-Systemen (nur Zeiträume und Prozentwerte), Führungskräften, Admins oder der API
MuchSkills zeigt, wer ausgelastet ist und wer Zeit hat, direkt neben den Kompetenzen. Die Auslastung ergibt sich aus der Projektzeit, die im Team Builder geplant oder aus Jira und Tempo, Dynamics 365 Business Central oder Ihrem eigenen Planungstool synchronisiert wird. Abwesenheiten kommen aus Ihrem HR-System oder werden von einem Owner oder Admin eingetragen. Diese Anleitung zeigt, wie Sie das einrichten und bei der Planung nutzen.
So funktioniert es
MuchSkills kombiniert drei Dinge, um zu zeigen, wer Zeit hat:
Auslastung ist der Anteil der Arbeitswoche einer Person, der für Projekte eingeplant ist. Verfügbarkeit ist das, was nach Projekten und Abwesenheiten übrig bleibt.
| Was | Woher es kommt | Wer es einrichtet |
|---|---|---|
| Kapazität | Eine Arbeitswoche für alle in Team Settings, bei Bedarf mit Anpassungen pro Person | Ein Owner oder Admin |
| Projektzeit | Manuell geplant im Team Builder | Wer das Team zusammenstellt |
| Synchronisiert aus Jira und Tempo: Tempo-Pläne werden zu geplanter Zeit | Ein Owner oder Admin, unter Settings › Integrations | |
| Synchronisiert aus Microsoft Dynamics 365 Business Central | Gemeinsam mit uns eingerichtet, im Rahmen Ihrer Implementierung | |
| Aus Ihrem eigenen Planungs- oder PSA-Tool übernommen, über eine eigene Auslastungsquelle | Gemeinsam mit uns eingerichtet, im Rahmen Ihrer Implementierung | |
| Abwesenheiten | Aus Ihrem HR-System synchronisiert, nur als Daten und Prozentsätze | Über Ihren HR-Connector |
| Von Führungskräften in My Circle oder von Admins in Manage Members eingetragen | Führungskräfte und Admins | |
| An die MuchSkills-API gesendet | Ihr technisches Team |
Auslastung und Verfügbarkeit sehen Sie dann überall dort, wo Sie planen: bei Kandidaten im Team Builder, auf Karten in Discover, bei Ihren Mitarbeitenden in My Circle und in den Auslastungsberichten unter Team/Org › Reports.
Bevor Sie beginnen
- Legen Sie Ihre Standardwoche fest, zum Beispiel 37,5 Stunden an 5 Tagen. Sie entspricht 100 %.
- Nutzen Sie pro Projekt nur eine Quelle. Wird ein Projekt in Tempo geplant, sollte es nicht zusätzlich von Hand im Team Builder geplant werden.
- Nutzen Sie für Abwesenheiten nur eine Quelle. Synchronisiert Ihr HR-System Abwesenheiten, sollte es die einzige Quelle für Urlaub sein.
Schritte
Arbeitswoche festlegen
- Legen Sie den Standard für das Team fest. Gehen Sie zu Team/Org › Settings › Team Settings. Tragen Sie unter UTILISATION DEFINITIONS FOR YOUR TEAM die Wochenstunden ein, die 100 % Auslastung entsprechen, sowie die Tage Ihrer Work week.
Festlegung der Auslastung in den Team Settings.
- Passen Sie die Werte für einzelne Personen an. Bei Teilzeitkräften oder abweichenden Verträgen öffnen Sie die Person unter Team/Org › Settings › Manage Members und wechseln zu utilisation & availability. Dort ändern Sie Stunden und Tage. Mit reset to team default machen Sie die Änderung rückgängig.
Projektzeit einbinden
- Planen Sie Zeit im Team Builder. Wenn Sie jemanden einem Team hinzufügen, legen Sie unter Add utilisation % die Auslastung für den Projektzeitraum fest. Siehe Ein Projektteam im Team Builder zusammenstellen.
- Oder verbinden Sie Ihr Planungstool. Jira und Tempo verbinden Sie selbst unter Team/Org › Settings › Integrations. Für Business Central oder ein anderes Tool kontaktieren Sie uns, und wir richten es gemeinsam mit Ihnen ein. Synchronisierte Teams zeigen Utilisation values coming from mit dem Quellsystem, und die Zeit wird dort geändert.
Abwesenheiten erfassen
- Lassen Sie Ihr HR-System die Daten liefern. Synchronisiert Ihr HR-Connector Abwesenheiten, kommen diese als Zeiträume und Prozentwerte an, ohne Angabe von Gründen. Mehr ist nicht zu tun.
- Oder tragen Sie sie von Hand ein, falls keine Synchronisierung mit einem HR-System besteht. Führungskräfte öffnen die Person in My Circle und dort den Bearbeitungsbereich. Owner und Admins können zusätzlich jede Person unter Team/Org › Settings › Manage Members öffnen. Wechseln Sie zum Tab utilisation & availability und klicken Sie auf Add unavailability. Geben Sie Start date und End date, den Wert für Percentage unavailable (100 bei ganztägiger Abwesenheit, weniger bei einem Teil des Tages) und einen kurzen Reason for unavailability ein. Formulieren Sie den Grund allgemein und tragen Sie niemals Gesundheitsdaten ein.
- Lassen Sie Führungskräfte die Angaben pflegen. Führungskräfte sehen in My Circle, wann ihre Mitarbeitenden nicht verfügbar sind, und können Einträge im selben Tab utilisation & availability hinzufügen oder ändern. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Abwesenheiten und Urlaub einplanen.
Für die Planung nutzen
- Finden Sie Personen mit freien Kapazitäten. Filtern Sie unter Team/Org › Discover mit AVAILABILITY nach den Monaten, die Sie brauchen, und legen Sie einen Mindestwert für Avg. Daily Availability fest. Siehe Mit Discover schnell die richtigen Personen finden.
- Prüfen Sie vor der Besetzung. Sortieren Sie die vorgeschlagenen Personen im Team Builder nach Utilisation und prüfen Sie vor dem Hinzufügen die durchschnittliche Auslastung jeder Person im Projektzeitraum.
- Behalten Sie das Gesamtbild im Blick. Unter Team/Org › Reports › Utilisation sehen Sie Personen und Projekte im Zeitverlauf, rückblickend, aktuell und vorausschauend. By Availability zeigt, wer in den nächsten drei Monaten noch Kapazität hat. Siehe Auslastungsberichte.
Prüfen, ob es geklappt hat
- Auf der Karte einer Person in Discover sehen Sie ihre Stunden und Tage pro Woche sowie ihre Verfügbarkeit pro Monat.
- Für Personen in einem Projekt erscheint die geplante Zeit im Tab Team Utilisation des Teams.
- Abwesenheiten sind in den Auslastungsberichten und auf der Zeitachse der Person als rote Zeiträume markiert.
Tipps
- Planen Sie voraus. Die Auslastung der nächsten drei Monate zeigt Ihnen, wer bald aus einem Projekt ausscheidet und wer frei ist, wenn ein neues Projekt startet.
- Behalten Sie Entwürfe im Blick. Zeit, die in Team-Entwürfen geplant ist, erscheint als Entwurfsauslastung. So können Sie einen Besetzungsplan testen, bevor Sie ihn umsetzen.
- Achten Sie auf Überbuchung. Wer über 100 % liegt, ist ein Risiko für die Lieferung und für das eigene Wohlbefinden. Verteilen Sie frühzeitig um.
- Teilweise Abwesenheit zählt. Ein Schulungstag oder Elternzeit zu 20 % verringert die Verfügbarkeit, ohne die Person vollständig zu blockieren.
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Warum | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| Alle zeigen 0 % Auslastung | Es ist keine Projektzeit in MuchSkills angekommen | Planen Sie Zeit im Team Builder oder prüfen Sie, ob Ihr Planungstool verbunden ist und synchronisiert |
| Die Auslastung wirkt bei Teilzeitkräften zu hoch | Für sie gilt die Standardwoche des Teams | Ändern Sie ihre Stunden und Tage unter utilisation & availability |
| Eine Abwesenheit lässt sich nicht bearbeiten | Sie stammt aus Ihrem HR-System | Ändern Sie sie im HR-System; sie wird bei der nächsten Synchronisierung aktualisiert |
| You cannot assign time for yourself | Sie können für sich selbst keine Nichtverfügbarkeit eintragen | Bitten Sie Ihre Führungskraft oder einen Admin, sie einzutragen |
| Please enter a valid utilisation from 0 to 100 | Der Prozentsatz liegt außerhalb von 0 bis 100 | Geben Sie eine Zahl von 0 bis 100 ein |
| Eine Abwesenheit erscheint doppelt | Zwei Quellen senden dieselbe Abwesenheit | Behalten Sie nur eine Quelle, zum Beispiel das HR-System |
| Ein synchronisiertes Team zeigt Error syncing utilisation data with Jira und Tempo | Die Verbindung zu Jira oder Tempo ist unterbrochen | Ein Owner oder Admin prüft den Connector unter Settings › Integrations |
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Auslastung und Verfügbarkeit?
Auslastung ist der Anteil der Arbeitszeit einer Person, der für Projekte eingeplant ist, in Prozent ihrer Arbeitswoche. Verfügbarkeit ist die Zeit, die nach Projekten und Abwesenheiten übrig bleibt. Wer zu 60 % ausgelastet ist und keine Abwesenheiten hat, hat 40 % seiner Woche verfügbar.
Woher kommt die Auslastung?
Aus der Projektzeit. Diese planen Sie entweder in Team Builder, oder sie wird über eine individuelle Anbindung aus Jira mit Tempo, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Ihrem eigenen Planungstool übernommen. Auf Basis dieser Zeit und der Arbeitswoche jeder Person berechnet MuchSkills die Auslastung.
Importiert MuchSkills den Grund einer Abwesenheit aus unserem HR-System?
Nein. Abwesenheiten aus HR-Systemen werden nur als Datum und Prozentsatz übernommen. Gründe werden nie importiert. Wenn eine Führungskraft oder ein Admin eine Abwesenheit von Hand einträgt, sollte der Grund allgemein gehalten sein, etwa Vacation oder Training. Tragen Sie niemals Gesundheitsdaten ein.
Kann ich eine Abwesenheit ändern, die aus unserem HR-System stammt?
Nein. Aus einem HR-System synchronisierte Abwesenheiten werden mit dem Symbol des Systems angezeigt und können nur dort geändert werden. Die Änderung erreicht MuchSkills bei der nächsten Synchronisierung.
Jemand arbeitet in Teilzeit. Wie bilde ich das ab?
Öffnen Sie die Person unter Team/Org › Settings › Manage Members, wechseln Sie zu utilisation & availability (Auslastung und Verfügbarkeit) und passen Sie die Stunden und Arbeitstage pro Woche an. Mit einem Klick auf reset to team default kehren Sie zur Standardwoche zurück.
Was passiert, wenn jemand über 100 % eingeplant ist?
MuchSkills erfasst es trotzdem. In Team Builder und in den Auslastungsberichten wird der Anteil über 100 % hervorgehoben, sodass Sie überbuchte Personen erkennen und Arbeit verschieben können, bevor daraus ein Problem wird.
Wer kann Abwesenheitsdetails sehen?
Eine Führungskraft sieht die Abwesenheiten der Personen, die an sie berichten, und kann sie für diese eintragen. Owners, Admins und Analysts sehen sie für alle, und Owners und Admins können sie für jede Person eintragen.
Können wir Abwesenheiten über die API senden?
Ja. PUT /api/v2/profile/{email}/pto ersetzt bei jedem Aufruf sämtliche Abwesenheiten einer Person. Wenn eine HR-Integration die Abwesenheiten verwaltet, überschreibt die API sie nicht. Senden Sie Abwesenheiten nur aus einer einzigen Quelle.