Personio
Halten Sie Mitarbeitende, Führungskräfte, Abteilungen und Abwesenheiten in MuchSkills über Personio aktuell. Sie erstellen in Personio API-Zugangsdaten mit reinem Lesezugriff, fügen sie in MuchSkills ein und wählen aus, welche Abteilungen synchronisiert werden.
- Wer
- Ein Owner oder Admin in MuchSkills und ein Personio-Benutzer, der eigene Integrationen anlegen darf
- So funktioniert die Anbindung
- Self-Service unter Settings › Integrations
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
Bevor Sie beginnen
- In MuchSkills: die Rolle Owner oder Admin.
- In Personio: der Tarif Core Pro und ein Benutzer mit Bearbeitungsrechten für Marketplace Integration and API. In anderen Personio-Tarifen gibt es keine eigenen Integrationen.
- Legen Sie fest, wen Sie zuerst synchronisieren. Fangen Sie klein an, mit einer Abteilung. Erweitern können Sie den Umfang später.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden vorab. Sobald die Synchronisierung startet, erhalten alle im festgelegten Umfang eine Einladung, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Prüfen Sie die E-Mail-Adressen. In Personio sollte jeweils die E-Mail-Adresse stehen, mit der sich die Person bei MuchSkills anmeldet.
- Prüfen Sie die Abteilungen. Solange Sync by department aktiviert ist, synchronisiert MuchSkills nur Personen, denen in Personio eine Abteilung zugeordnet ist.
Schritte
In MuchSkills
- Öffnen Sie den Personio-Connector. Gehen Sie zu Team/Org › Settings › Integrations und klicken Sie auf Connect neben Personio. Lassen Sie diesen Tab offen, denn Sie fügen nach und nach zwei Werte darin ein.
Team/Org › Settings › Integrations › Connect bei Personio.
In Personio
- Legen Sie eine eigene Integration an. Öffnen Sie in Personio Marketplace › Connected integrations und klicken Sie oben rechts auf Create custom integration. Diese Schaltfläche gibt es nur im Tarif Core Pro. Personio-Anleitung zu API-Zugangsdaten
- Benennen Sie die Integration und vergeben Sie Lesezugriff. Geben Sie der Integration den Namen MuchSkills. Erteilen Sie Read-Zugriff auf Employees und Time off. Alle Write-Berechtigungen bleiben deaktiviert. Auch Custom Reports bleibt aus, weil diese Option die Attributauswahl im nächsten Schritt außer Kraft setzt.
- Wählen Sie die lesbaren Attribute aus. Sobald Sie den Read-Zugriff für Employees aktivieren, erscheint die Liste Readable employee attributes. Haken Sie Vorname, Nachname, E-Mail, Status, Position, Vorgesetzte Person, Abteilung, Büro und Profilbild an. Die Attributnamen erscheinen auf Englisch, egal in welcher Sprache Ihr Personio-Konto eingestellt ist. Gehalt, Geburtsdatum und andere sensible Attribute bleiben abgewählt.
- Kopieren Sie die Zugangsdaten. Erstellen Sie die Integration. Fügen Sie die Client ID in MuchSkills in das Feld Personio Client ID ein und das Secret (in Personio Client Secret oder API secret genannt) in Personio Client Secret.
Zurück zu MuchSkills
- Stellen Sie die Verbindung her. Sobald beide Werte eingefügt sind, klicken Sie auf Connect. Der Status springt von Waiting for credentials auf Api Connected.
Das Personio-Formular: 1 Personio Client ID, 2 Personio Client Secret, 3 Connect.
- Legen Sie fest, wer synchronisiert wird. Unter Sync by department sehen Sie die Abteilungen, die MuchSkills in Personio gefunden hat, jeweils mit der Zahl der Personen. Anfangs sind alle angehakt. Bei aktiviertem Schalter werden nur Personen aus den angehakten Abteilungen synchronisiert. Ein Klick auf eine Abteilung setzt oder entfernt den Haken. Wenn Sie den Schalter deaktivieren, werden alle Personen in Personio synchronisiert.
- Starten Sie die Synchronisierung. MuchSkills zeigt an, wie viele Mitarbeitende synchronisiert und eingeladen werden. Mit einem Klick auf die Zahl sehen Sie ihre Namen und E-Mail-Adressen. Wenn die Liste passt, klicken Sie auf Start Sync.
So prüfen Sie, ob es funktioniert hat
- Im Connector steht Data is synced every 5 hours, dazu Last successful sync und Next scheduled sync.
- Unter Team/Org › Settings › Integrations steht auf der Personio-Kachel Connected.
- Unter Team/Org › Members finden Sie die synchronisierten Personen.
- Die synchronisierten Personen haben eine Einladung erhalten, ihr Profil anzulegen.
Benefits
Ihre Vorteile
- Keine manuelle Pflege. Neue Mitarbeitende, Austritte, Wechsel der Führungskraft und Abteilungswechsel kommen automatisch in MuchSkills an.
- Verfügbarkeit, mit der Sie planen können. Abwesenheiten aus Personio erscheinen in Team Builder und My Circle, sodass die Besetzung zeigt, wer tatsächlich da ist.
- Führungskräfte sehen ihr Team. Die direkt unterstellten Mitarbeitenden jeder Führungskraft erscheinen in My Circle, sobald die Synchronisierung läuft.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Nur E-Mail-Adresse und Name sind Pflicht. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld in MuchSkills | Benötigt | Verwendung |
|---|---|---|
| Name | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| Pflicht | Abgleich und Anmeldung | |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen, Filter, Sync by department |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte |
| Status | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort | Empfohlen | Filter |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Abwesenheiten | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Datumsangaben und Prozentwerte |
Wie oft. Alle 5 Stunden. Sync Now synchronisiert sofort, Pause Sync stoppt die Synchronisierung, bis Sie sie wieder starten.
Profilfotos. Fotos werden beim Anlegen eines Kontos gespeichert und von der automatischen Synchronisierung nicht aktualisiert. Klicken Sie auf Sync Now, um geänderte Fotos zu übernehmen.
Abwesenheiten kommen als Datumsangaben und Prozentwerte an. Art und Grund einer Abwesenheit werden nie importiert.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Wenn jemand in Personio inaktiv wird oder aus den synchronisierten Abteilungen herausfällt, deaktiviert MuchSkills die Person bei der nächsten Synchronisierung. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für Audits wichtig ist.
Neue Abteilungen sind nicht vorausgewählt. Legt HR in Personio eine Abteilung an, erscheint sie unter Sync by department ohne Haken. Setzen Sie den Haken, oder deaktivieren Sie den Schalter, um alle zu synchronisieren.
Das Abwählen einer Abteilung löst das Offboarding ihrer Mitarbeitenden aus. MuchSkills fragt unter Confirm Deactivation nach einer Bestätigung, und auf diesem Bildschirm lässt sich der Schritt nicht rückgängig machen.
Es läuft immer nur eine Personalsynchronisierung. Synchronisiert bereits ein anderer HR-Connector, fragt Start Sync Are you sure? und weist darauf hin: This action will stop your current integration sync. Klicken Sie nur auf Yes, connect, wenn Personio übernehmen soll.
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Folgende Daten werden schon beim Eingang blockiert und nie gespeichert, auch wenn das entsprechende Attribut angehakt ist: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder gesundheitsbezogene Daten.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Create custom integration fehlt in Personio | Ihr Personio-Tarif ist nicht Core Pro | Prüfen Sie Ihren Tarif in Personio unter Settings › Account & support › Subscription & billing |
| Invalid Credentials | Ein Wert wurde falsch kopiert, oder die Zugangsdaten wurden in Personio zurückgesetzt, deaktiviert oder getrennt | Kopieren Sie beide Werte erneut aus Marketplace › Connected integrations, fügen Sie sie ein und klicken Sie auf Update Credentials |
| Failed to fetch employees. Please check the integration settings and try again. | Die Zugangsdaten funktionieren, erlauben aber keinen Zugriff auf Mitarbeitende, meist weil der Read-Zugriff für Employees deaktiviert ist | Öffnen Sie die Integration in Personio, aktivieren Sie den Read-Zugriff für Employees und Time off, speichern Sie und klicken Sie dann auf Update Credentials |
| Missing Attributes in API | Ein Attribut fehlt in der Liste der lesbaren Attribute, oder bei einigen Personen fehlt ein Wert, meist die E-Mail-Adresse | Haken Sie das in der Meldung genannte Attribut an oder ergänzen Sie die fehlenden Werte in Personio, und klicken Sie dann auf Sync Now |
| Nach dem Verbinden fehlt die Schaltfläche Start Sync | Niemand ist im Umfang: Keine Abteilung ist angehakt, oder in den angehakten Abteilungen hat niemand eine E-Mail-Adresse | Haken Sie mindestens eine Abteilung an oder deaktivieren Sie Sync by department |
| Einige Personen fehlen | Ihnen ist in Personio keine Abteilung zugeordnet, oder ihre Abteilung ist nicht angehakt | Ordnen Sie ihnen in Personio eine Abteilung zu, haken Sie diese an und klicken Sie dann auf Sync Now |
| Abwesenheiten werden nicht angezeigt | Die Zugangsdaten haben keinen Read-Zugriff für Time off | Aktivieren Sie ihn für die Integration in Personio |
| Authentication failed multiple times. Please verify your Personio credentials and permissions are correctly configured. | Die Zugangsdaten wurden in Personio zurückgesetzt, deaktiviert oder getrennt | Fügen Sie gültige Zugangsdaten ein und klicken Sie auf Update Credentials |
| Ein Foto wurde nicht aktualisiert | Automatische Synchronisierungen aktualisieren keine Fotos | Klicken Sie auf Sync Now |
Häufig gestellte Fragen
Welchen Personio-Tarif und welche Rechte brauchen wir?
Für benutzerdefinierte API-Zugangsdaten ist in Personio der Tarif Core Pro erforderlich, und wer sie anlegt, braucht Bearbeitungsrechte für Marketplace Integration und API. Wenn Sie Create custom integration nicht sehen, prüfen Sie Ihren Tarif unter Settings › Account & support › Subscription & billing. In MuchSkills benötigen Sie die Rolle Owner oder Admin.
Können wir mit wenigen Personen beginnen, bevor wir alle synchronisieren?
Ja, und das empfehlen wir. Lassen Sie Sync by department eingeschaltet und wählen Sie eine kleine Abteilung aus. Prüfen Sie das Ergebnis in MuchSkills und wählen Sie dann weitere Abteilungen aus, oder schalten Sie den Schalter aus, um alle zu synchronisieren.
Wie oft läuft die Synchronisierung?
Alle 5 Stunden. Wer die Rolle Owner oder Admin hat, kann die Synchronisierung jederzeit über Sync Now im Connector starten.
Was passiert, wenn jemand ausscheidet?
Wird eine Person in Personio inaktiv oder fällt sie aus den synchronisierten Abteilungen heraus, deaktiviert MuchSkills sie bei der nächsten Synchronisierung. Sie verschwindet aus den Alltagsansichten, ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben jedoch erhalten. Es wird nichts gelöscht.
Schreibt MuchSkills etwas in Personio zurück?
Nein. Vergeben Sie für die Zugangsdaten nur Lesezugriff. MuchSkills liest die Personen im festgelegten Umfang und deren Abwesenheiten und ändert nie etwas in Personio.
Erhalten die Mitarbeitenden beim Start eine E-Mail?
Ja. Sobald Sie die Synchronisierung starten, werden alle Personen im Synchronisierungsumfang eingeladen, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen. Informieren Sie daher alle über MuchSkills, bevor Sie auf Start Sync klicken.
Welche Mitarbeiterattribute sollten wir freigeben?
Vorname, Nachname, E-Mail, Status, Position, Vorgesetzte, Abteilung, Standort und Profilbild. Bei Gehalt, Geburtsdatum und anderen sensiblen Attributen setzen Sie kein Häkchen. MuchSkills nutzt diese Daten nicht und blockiert sie, falls sie trotzdem ankommen.
Importieren Sie die Gründe für Abwesenheiten?
Nein. MuchSkills übernimmt nur die Zeiträume und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Abwesenheitsarten und Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Können wir Personio und ein anderes HR-System gleichzeitig anbinden?
Es läuft immer nur eine Personensynchronisierung. Synchronisiert bereits ein anderer HR-Connector, bittet MuchSkills Sie beim Klick auf Start Sync um eine Bestätigung, und mit der Bestätigung wird die andere Synchronisierung beendet. Single Sign-on wird separat eingerichtet und funktioniert parallel dazu.