Schritt 4: Mitarbeitende übernehmen und Anmeldung einrichten

Legen Sie vor dem Start fest, wie Ihre Mitarbeitenden in MuchSkills kommen und wie sie sich anmelden. Die meisten Organisationen synchronisieren ihre Mitarbeitenden aus dem HR-System oder Identity Provider und nutzen Single Sign-on mit dem Arbeitskonto. Ein Dateiimport oder Einladungen eignen sich für Pilotprojekte und kleinere Teams.

Aktualisiert 5. Oktober 2026

Admins und HRIT

Wer: Ein Owner oder Admin, gemeinsam mit Ihrer HR- oder IT-Administration
Wege hinein: HR-Synchronisierung, SCIM, Dateiimport oder Einladungen
Anmeldung: Single Sign-on (SAML), Google oder E-Mail und Passwort
Pakete: Alle Tarife enthalten Single Sign-on (SAML) und SCIM

How to

So funktioniert es

Vor dem Start sind zwei Fragen zu klären: Wie gelangen die Personen in MuchSkills, und wie melden sie sich an?

Wie Mitarbeitende hineinkommen. Wählen Sie einen Weg, um Ihre Mitarbeitenden zu übernehmen. Davon hängt ab, wie MuchSkills von Eintritten, Austritten, Führungskräften und Abteilungen erfährt.

Weg	Am besten für	Was aktuell bleibt	Anleitung
HR-Synchronisierung	Organisationen mit einem HR-System	Eintritte, Austritte, Führungskräfte, Abteilungen und Stellenbezeichnungen, alle 5 Stunden	So funktionieren HR-Integrationen, danach die Seite zu Ihrem System
SCIM-Provisioning	Organisationen, deren Identity Provider Personen Apps zuweist	Jede Änderung, die Ihr Identity Provider überträgt: Personen, Rollen, Abteilungen und Führungskräfte	SCIM-Provisioning: so funktioniert es
Dateiimport (auf Anfrage)	Pilotprojekte, kleinere Teams oder ein Start, während Ihre Integration vorbereitet wird. Bitten Sie den Support, ihn freizuschalten	Nach dem Import nichts mehr: Sie halten die Daten in Manage Members selbst aktuell	Personen aus einer Datei importieren
Einladungen	Kleine Teams oder Personen außerhalb Ihres HR-Systems	Nichts: Die Personen tragen ihre Angaben selbst ein und wählen ihre Führungskraft	Schritt 5: Für alle starten

Wie sich die Personen anmelden.

Weg	So funktioniert es	Anleitung
Single Sign-on (SAML)	Die Mitarbeitenden melden sich mit ihrem Arbeitskonto über Ihren Identity Provider an	Microsoft Entra ID, Okta, Google Workspace, jeder SAML-Anbieter
Anmeldung mit Google	Die Mitarbeitenden melden sich mit ihrem Google-Konto an	Keine Einrichtung nötig
E-Mail und Passwort	Die Mitarbeitenden legen in MuchSkills ein Passwort fest, und Sie können eine Zwei-Faktor-Authentifizierung vorschreiben	Single Sign-on und Zwei-Faktor-Authentifizierung erzwingen

Bevor Sie beginnen

In MuchSkills: die Rolle Owner oder Admin.
In Ihrem HR-System oder Identity Provider: eine Administratorin oder ein Administrator, die oder der einen Lesezugriff anlegen oder eine App einrichten kann.
Übereinstimmende E-Mail-Adressen. Die E-Mail-Adresse in Ihrem HR-System oder Identity Provider muss die Adresse sein, mit der sich die jeweilige Person bei MuchSkills anmeldet. HR-Synchronisierung, SCIM, Dateiimport und Single Sign-on ordnen Personen alle über die E-Mail-Adresse zu.
Klein anfangen. Für HR-Synchronisierungen gibt es keine Test-Tenants. Begrenzen Sie die erste Synchronisierung auf fünf oder zehn Personen oder eine Abteilung, oder weisen Sie in Ihrem Identity Provider nur eine Handvoll Personen zu, und prüfen Sie das Ergebnis.
Einladungen zurückhalten. Wenn Sie eine HR-Synchronisierung starten, werden alle Personen im Umfang eingeladen. Starten Sie sie am Launch-Tag (Schritt 5) oder mit einer kleinen ersten Gruppe.

Schritte

Mitarbeitende übernehmen

Wählen Sie einen Weg anhand der ersten Tabelle oben.
Folgen Sie der zugehörigen Anleitung.
- HR-Synchronisierung: Öffnen Sie Team/Org › Settings › Integrations. Hat Ihr System dort eine Schaltfläche Connect, folgen Sie der zugehörigen Seite in diesem Hilfecenter. Wenn nicht, handelt es sich um eine individuelle Einrichtung, die in So funktionieren HR-Integrationen erklärt wird.
- SCIM: Fordern Sie beim Support SCIM-Zugangsdaten an und folgen Sie SCIM-Provisioning: so funktioniert es.
- Datei: Folgen Sie Personen aus einer Datei importieren.
- Einladungen: Jetzt ist nichts zu tun. Sie laden die Personen in Schritt 5 ein.
Prüfen Sie eine erste kleine Gruppe. Öffnen Sie Team/Org › Members und prüfen Sie Namen, Stellenbezeichnungen, Abteilungen und Führungskräfte. Wechseln Sie zur Ansicht Hierarchy, um die Berichtslinien als Organigramm zu sehen.

Team/Org › Settings › Integrations.

Single Sign-on einrichten

Lassen Sie Ihre E-Mail-Domains vom Support hinzufügen. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, und nennen Sie die Domains, die Ihre Mitarbeitenden verwenden. Sie erscheinen dann unter Email domains auf Team/Org › Settings › Security & SAML.
Verbinden Sie Ihren Identity Provider. Kopieren Sie die SSO URL aus Security & SAML in Ihren Identity Provider und fügen Sie die IDP Metadata URL Ihres Anbieters in MuchSkills ein. Die genauen Schritte finden Sie in der Anleitung zu Ihrem Anbieter.
Aktivieren und testen Sie es. Schalten Sie Enable SAML ein. Melden Sie sich mit einem Testkonto an: Geben Sie die E-Mail-Adresse auf der Anmeldeseite ein und klicken Sie auf Continue with SAML/SSO.
Erzwingen Sie es, wenn Sie möchten. Mit Enforce SAML wird Single Sign-on zum einzigen Zugang für Personen mit Ihren Domains. Admins können sich weiterhin mit Passwort anmelden. Um die verbleibenden Passwort-Anmeldungen zu schützen, aktivieren Sie Enforce two-factor authentication (2fa) for your team.

Team/Org › Settings › Security & SAML: 1 E-Mail-Domains, 2 SSO URL, 3 IDP Metadata URL, 4 Enable SAML.

Prüfen, ob es funktioniert hat

Team/Org › Members listet die Personen im Umfang auf, mit Stellenbezeichnungen, Abteilungen und Führungskräften.
Die Ansicht Hierarchy zeigt die erwarteten Berichtslinien.
Bei einer HR-Synchronisierung zeigt der Connector Data is synced every 5 hours sowie Last successful sync und Next scheduled sync.
Ein Testkonto kann sich mit Continue with SAML/SSO anmelden, sofern Sie Single Sign-on eingerichtet haben.

Benefits

Was Sie davon haben

Keine manuelle Pflege. Mit HR-Synchronisierung oder SCIM gelangen Eintritte, Austritte und Wechsel der Führungskraft automatisch in MuchSkills.
Ein Login für Ihre Mitarbeitenden. Mit Single Sign-on nutzen sie das Arbeitskonto, das sie bereits haben.
Führungskräfte sehen ihre Teams. Die Berichtslinien füllen My Circle für jede Führungskraft vom ersten Tag an.

Important to know

Wichtig zu wissen

Was synchronisiert wird. Pflicht sind nur E-Mail-Adresse und Name. Alle anderen Felder werden empfohlen, weil jedes davon MuchSkills nützlicher macht: Stellenbezeichnung, Führungskraft, Abteilung, Beschäftigungsstatus, Standort, Profilfoto, Beschäftigungsart und Abwesenheit. Abwesenheiten kommen nur als Daten und Prozentsätze an, nie mit Gründen.

Sensible Daten werden blockiert. MuchSkills speichert niemals Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen oder politische, religiöse oder gesundheitsbezogene Daten, auch wenn ein System sie überträgt.

Wie oft. HR-Synchronisierungen laufen alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann auf Sync Now klicken, um sofort zu synchronisieren.

Wer ausscheidet, wird deaktiviert, aber nie gelöscht. Personen, die aus Ihrem HR-System oder Identity Provider entfernt werden oder nicht mehr zum Umfang gehören, verschwinden aus den alltäglichen Ansichten. Ihre Projektzugehörigkeit und ihre Zertifikatshistorie bleiben gespeichert.

Führungskräfte ohne Synchronisierung. Wenn Personen per Einladung beitreten, wählt jede Person ihre direkte Führungskraft im eigenen Profil, und das Organigramm entsteht nach und nach. Admins können Führungskraft, Abteilung, Standort und Rolle jeder Person in Manage Members korrigieren. Laden Sie die Führungskräfte zuerst ein (Schritt 5), damit die Mitarbeitenden sie finden.

Große Organisationen. Die Ansicht Hierarchy in Team/Org › Members steht Organisationen mit bis zu 1.000 Personen zur Verfügung. Größere Organisationen nutzen stattdessen My Circle und die Filter.

Tarife und Hosting. Alle Tarife enthalten Single Sign-on (SAML), SCIM-Provisioning und API-Zugriff. Ihre Daten werden in der EU gespeichert, bei Amazon Web Services in Stockholm.

Common errors

Fehlerbehebung

Was Sie sehen	Ursache	Lösung
Eine Person ist doppelt vorhanden	Die E-Mail-Adresse in Ihrem HR-System oder Identity Provider ist eine andere als die, mit der sich die Person registriert hat	Passen Sie die E-Mail-Adresse im Quellsystem an und wenden Sie sich dann an den Support
This email is not configured to use SAML/SSO	Die E-Mail-Domain ist nicht eingetragen, oder Enable SAML ist ausgeschaltet	Lassen Sie die Domain vom Support eintragen und schalten Sie dann Enable SAML ein
This email is enforced to log in using SAML/SSO	Enforce SAML ist aktiv, und die Person hat sich mit Passwort anmelden wollen	Über Continue with SAML/SSO anmelden
Führungskräfte fehlen oder stimmen nicht	Im Feld für die Führungskraft steht ein Name oder eine Personalnummer	Übermitteln Sie stattdessen die E-Mail-Adresse der Führungskraft
Einzelne Personen fehlen	Sie gehören nicht zum festgelegten Umfang, oder der Integrationsbenutzer hat keinen Lesezugriff auf sie	Prüfen Sie Umfang und Berechtigungen in Ihrem System
Die Ansicht Hierarchy fehlt	Ihre Organisation hat mehr als 1.000 Personen	Nutzen Sie My Circle oder filtern Sie Members nach Abteilung oder Führungskraft

Häufig gestellte Fragen

Welchen Weg sollten wir wählen?

Nutzen Sie Ihr HR-System, wenn es Führungskräfte und Abteilungen enthält: Dann bleibt alles automatisch aktuell. Nutzen Sie SCIM, wenn Ihr Identity Provider bereits steuert, wer welche Apps erhält. Nutzen Sie eine Datei oder Einladungen für ein Pilotprojekt oder ein kleines Team.

Können wir eine HR-Synchronisierung und Single Sign-on kombinieren?

Ja, das machen die meisten Organisationen. Über die HR-Synchronisierung, SCIM oder die Datei kommen die Personen ins System, und mit Single Sign-on melden sie sich mit ihrem Arbeitskonto an. Beides wird getrennt eingerichtet.

Benötigen wir Single Sign-on?

Nein. Personen können sich auch mit Google oder mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden. Single Sign-on ist die bessere Wahl, wenn Sie einen Identity Provider haben, und ist in allen Tarifen enthalten.

Wer fügt unsere E-Mail-Domains für Single Sign-on hinzu?

Der MuchSkills-Support. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat und nennen Sie die Domains, die Ihre Mitarbeitenden verwenden.

Erhalten unsere Mitarbeitenden E-Mails, wenn wir ein HR-System anbinden?

Wenn Sie eine HR-Synchronisierung starten, werden alle einbezogenen Personen eingeladen, ihr Profil anzulegen. Planen Sie zuerst den Start (Schritt 5) oder beginnen Sie mit einer kleinen ersten Gruppe.

Was passiert mit Personen, die ausscheiden?

Bei einer HR-Synchronisierung oder SCIM werden sie bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, aber nie gelöscht. Sie verschwinden aus den alltäglichen Ansichten, ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben jedoch erhalten.

Können wir mit einer Datei beginnen und später auf eine HR-Synchronisierung umsteigen?

Ja. Bei einem Wechsel bleiben die MuchSkills-Daten der Personen erhalten, sofern ihre E-Mail-Adresse in beiden Systemen gleich ist.

Wie werden Führungskräfte ihren Mitarbeitenden zugeordnet?

Eine HR-Integration übernimmt die Führungskräfte automatisch aus Ihrem HR-System. Bei SCIM übermittelt Ihr Identity Provider die Führungskraft als E-Mail-Adresse oder Benutzer-ID. In einer Datei steht in der Spalte für die Führungskraft deren E-Mail-Adresse, und die Führungskraft muss bereits Mitglied sein. Wer per Einladung beitritt, wählt die eigene Führungskraft im Profil aus, und Admins können die Angabe unter Manage Members korrigieren.