In 7 Schritten zu starken und leistungsfähigen Teams

„[Ein] Team ist eine Gruppe von Menschen, die in Bezug auf Informationen, Ressourcen, Wissen und Kompetenzen voneinander abhängig sind und ihre Anstrengungen bündeln, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.“

Quelle: Professor Leigh L Thompson
Kellogg School of Management

1. J Richard Hackmans Modell der Teameffektivität

J Richard Hackman war Professor für Sozial- und Organisationspsychologie an der Harvard University. Er begann in den 1970er-Jahren mit der Erforschung von Teams und galt bei seinem Tod im Jahr 2013 als einer der führenden Teamexperten. Auf Grundlage seiner Forschung beschrieb er fünf förderliche Bedingungen für wirksame Teamarbeit. Seiner Ansicht nach waren diese fünf Bedingungen für den Erfolg eines Teams wichtiger als die Persönlichkeit, die Einstellungen oder das Verhalten der einzelnen Teammitglieder.

Die fünf Bedingungen lauteten:

• Das Team muss ein echtes Team sein: Es sollte nicht bloß eine Ansammlung von Menschen sein, sondern sich ganz einer gemeinsamen Aufgabe widmen. Die Zusammensetzung bleibt über längere Zeit stabil, und die Mitglieder sind aufeinander angewiesen.
• Es braucht eine überzeugende Zielrichtung: Ein klares, anspruchsvolles und bedeutsames Ziel muss alle Teammitglieder motivieren. Laut Hackman sollte sich die „Zielrichtung“ am Endergebnis orientieren und weniger an den Mitteln, mit denen es erreicht wird.
• Es braucht eine förderliche Struktur: Das Team muss so aufgestellt sein, dass die Zusammenarbeit leichtfällt. Es sollte zum Beispiel nicht zu groß sein, und die Mitglieder sollten genau wissen, wozu sie da sind.
• Es arbeitet in einem unterstützenden organisatorischen Umfeld: Das Umfeld sollte das Team bei seiner Arbeit unterstützen, etwa mit den Informationen und Schulungen, die es für seine Aufgaben braucht, aber auch mit Belohnungen und Anreizen.
• Seine Mitglieder profitieren von kompetentem Coaching: Die Mitglieder sollten Zugang zu einem Mentor haben, der sie coacht, und Gelegenheit bekommen, das im Coaching Gelernte im Team umzusetzen.

In einer Studie aus dem Jahr 2004 untersuchten Hackman und Michael O’Connor 64 Analyseteams der US-Nachrichtendienste. Das Ergebnis: „74 Prozent der Varianz bei einem verlässlichen Leistungskriterium ließen sich auf diese Bedingungen zurückführen“.

Die fünf Bedingungen für Teameffektivität

• Das Team muss ein echtes Team sein.
• Es braucht eine überzeugende Ausrichtung.
• Es braucht eine förderliche Struktur.
• Es arbeitet in einem unterstützenden organisatorischen Umfeld.
• Seine Mitglieder profitieren von kompetentem Coaching.

2. Project Aristotle von Google

In jüngerer Zeit wollte der Techkonzern Google herausfinden, was das perfekte Team ausmacht, und forschte ab 2012 zwei Jahre lang nach dem Erfolgsgeheimnis. Die Studie erhielt den Codenamen „Project Aristotle“, nach dem griechischen Philosophen, der sagte: „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.“

Die Forschenden führten über 200 Interviews mit Google-Mitarbeitenden und untersuchten über 250 Merkmale von mehr als 180 Google-Teams. Die 2015 veröffentlichten Ergebnisse zeigten: Wie ein Team zusammenarbeitet, ist wichtiger als wer zum Team gehört.

Erfolgreiche Teams haben laut den Forschenden fünf Dynamiken gemeinsam:

• Psychologische Sicherheit: Mitarbeitende trauen sich, ihre Meinung zu sagen, Fragen zu stellen oder Risiken einzugehen, ohne Angst, abgewiesen oder verurteilt zu werden.
• Verlässlichkeit: Die Teammitglieder liefern hochwertige Arbeit, und zwar pünktlich.
• Struktur und Klarheit: Ziele, Rollen und Umsetzungspläne sind klar definiert.
• Sinn: Die Teammitglieder empfinden ihre Arbeit als persönlich wichtig und sinnvoll.
• Wirkung der Arbeit: Die Teammitglieder sind überzeugt, dass ihre Arbeit im größeren Zusammenhang etwas bewirkt.

Von diesen fünf Dynamiken erwies sich die psychologische Sicherheit als die wichtigste.

Nach der Veröffentlichung von Googles Ergebnissen betonten die Organisationspsychologen Dave Winsborough und Tomas Chamorro-Premuzic, dass man die wissenschaftlichen Belege nicht einfach ignorieren kann, wonach die Persönlichkeit jedes Einzelnen maßgeblich über Erfolg oder Scheitern eines Teams entscheidet.

„Die Persönlichkeit beeinflusst insbesondere: welche Rolle man im Team einnimmt, wie man mit dem übrigen Team interagiert und ob die eigenen Werte (Grundüberzeugungen) zu denen des Teams passen“, schrieben sie in der Harvard Business Review.

Nachfolgend finden Sie die Schritte, um auf Grundlage der oben genannten Forschung effektive Teams aufzubauen und zu erhalten.

Fünf gemeinsame Dynamiken

• Psychologische Sicherheit
• Verlässlichkeit
• Struktur und Klarheit
• Sinn
• Wirkung der Arbeit

1. Das Teamdesign in den Mittelpunkt stellen

Das Teamdesign ist entscheidend für eine hohe Teamleistung. Dabei betrachten Sie zunächst die anstehende Aufgabe und legen dann fest, welche Kompetenzen benötigt werden und wie groß das Team idealerweise sein sollte.

Zum Teamdesign gehört auch die Frage nach der Größe. Studien zeigen, dass in größeren Teams leichter Kommunikationsdefizite und Zersplitterung entstehen. Als Jeff Bezos Amazon gründete, führte er sogar die Regel ein, dass jedes Team so klein sein sollte, dass zwei Pizzen reichen, um alle satt zu bekommen.

Wer sich über die Größe jedes Teams Gedanken macht, erfüllt eine der oben beschriebenen „förderlichen Bedingungen“ von Hackman für erfolgreiche Teams. Hackmans eigene Forschung ergab, dass die Leistungsprobleme eines Teams mit wachsender Teamgröße exponentiell zunahmen.

Im Kern muss die Organisation des Teams die Zusammenarbeit erleichtern. Das Team sollte nicht zu groß sein, die Mitglieder sollten sich in ihren Kompetenzen ergänzen und ihren Zweck sowie die Aufgaben und Prozesse kennen, mit denen sie ihre Ziele erreichen.

Laut Hackman wirkt sich das Teamdesign fast 40-mal stärker positiv auf die Teamleistung aus als Coaching. Er ergänzte, dass selbst hochwertiges Coaching die Probleme eines schlechten Teamdesigns nicht beheben kann.

Die Organisationspsychologen Winsborough und Chamorro-Premuzic empfehlen Führungskräften, bei der Zusammenstellung eines Teams sowohl die funktionale Rolle (formale Position und fachliche Kompetenzen) als auch die psychologische Rolle (Persönlichkeit) jeder Person zu betrachten. „Allzu oft konzentrieren sich Unternehmen nur auf die funktionale Rolle und hoffen, dass sich eine gute Teamleistung irgendwie von selbst ergibt“, schrieben sie in der Harvard Business Review.

Sie empfehlen eine Mischung aus Menschen, die ergebnisorientiert, beziehungsorientiert, prozess- und regeltreu, innovativ und unkonventionell denkend sowie pragmatisch sind. Weitere Details finden Sie in diesem Artikel.

2. Die Mission festlegen

Ein Team ist laut der oben zitierten Definition eine Gruppe von Menschen, … „die ihre Anstrengungen bündeln, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen“.

Doch was ist dieses gemeinsame Ziel? Sobald das Team steht, empfiehlt sich ein gemeinsames Treffen, damit alle beim Thema Teammission auf demselben Stand sind. Am Ende dieses Treffens sollte jedes Teammitglied Antworten auf Fragen wie diese haben: Wozu gibt es dieses Team? Was ist sein Aufgabenbereich? Wie trägt das Projekt zu den Unternehmenszielen bei? Woran erkennen wir, dass wir erfolgreich sind? Welche Kompetenz bringe ich mit, um diese Mission zu erfüllen?

Wenn Sie die Mission so festlegen, dass alle genau wissen, worum es geht, stellen Sie sicher, dass Ihr Team ein „echtes Team“ ist, das sich einer gemeinsamen Mission verschreibt.

3. Klare Ziele setzen

Steht die Mission fest, ist es an der Zeit, konkrete Ziele zu setzen, um sie zu erfüllen. Schließlich kann ein Team ohne klar definierte Ziele nicht effizient zusammenarbeiten.

Die Ergebnisse von Googles Project Aristotle unterstreichen besonders, wie wichtig klare und konkrete Ziele für den Teamerfolg sind.

Wie immer gilt: SMART-Ziele (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timebound, also spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert) sind der beste Weg zu klaren, eindeutigen Zielen. Wie Sie SMART-Ziele formulieren, zeigt dieser Leitfaden von Atlassian.

Wer noch mehr Unterstützung beim Festlegen klarer Ziele sucht, findet sie in diesem ausführlichen Leitfaden der netten Leute von re: Work.

4. Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen

In leistungsstarken und effektiven Teams weiß jedes Mitglied genau, welche Rolle und Verantwortung es beim Erreichen der Teamziele hat. Alle wissen, warum sie für das Team ausgewählt wurden und welche Kompetenz oder Expertise sie einbringen sollen, damit das Team seine Ziele erreicht. Die Google-Studie ergab, dass leistungsstarke Teams klare Ziele, Rollen und Pläne zur Zielerreichung hatten. Zu diesen Plänen gehört auch, Entscheidungs- und Freigabeprozesse festzulegen, um Engpässe zu beseitigen.

Hier finden Sie eine hervorragende Schritt-für-Schritt-Anleitung von Atlassian dazu, wie Sie Rollen und Verantwortlichkeiten in Teams festlegen.

So wie Einzelne und Teammitglieder Verantwortung tragen, hat auch das Unternehmen bestimmte Pflichten. Mit Hackmans Worten müssen Unternehmen ihren Teams ein „unterstützendes organisatorisches Umfeld“ bieten. Das heißt, das Unternehmen sollte die Arbeit des Teams mit Ressourcen wie Informationen und Schulungen sowie mit motivierenden Belohnungen und Anreizen unterstützen.

5. Psychologische Sicherheit durch Grundregeln fördern

Die Google-Studie ergab, dass psychologische Sicherheit, also „das Vertrauen darauf, dass das Team niemanden bloßstellt, ablehnt oder bestraft, der sich zu Wort meldet“, DER Schlüssel zu einem effektiven Team ist. Mitarbeitende fühlen sich sicher, wenn sie ihre Meinung sagen, Fragen stellen oder Risiken eingehen können, ohne Angst, abgewiesen oder verurteilt zu werden.

Die Google-Studie ergab:  „Mitglieder von Teams mit höherer psychologischer Sicherheit verlassen Google seltener, nutzen eher die Vielfalt der Ideen ihrer Teamkollegen, erwirtschaften mehr Umsatz und werden von Führungskräften doppelt so oft als effektiv bewertet.“

Eine Möglichkeit, psychologische Sicherheit im Team zu schaffen, besteht darin, Grenzen zwischen den Teammitgliedern zu ziehen und Grundregeln festzulegen: welches Verhalten akzeptabel ist, welches nicht und wie mit Verstößen umgegangen wird.

Einige Beispiele für Grundregeln:

• Pünktlich zu Meetings erscheinen.
• Dafür sorgen, dass Meetings pünktlich beginnen und enden.
• Niemanden unterbrechen, der gerade spricht.
• Beim Thema bleiben und nicht abschweifen.

Grundregeln helfen Teams, gegenseitiges Vertrauen und Respekt aufzubauen, und legen damit das Fundament für „psychologische Sicherheit“.

Strategyzer bietet ein hervorragendes Tool, mit dem Teams positive Verhaltensweisen etablieren können. Hier geht es zum Tool Team Contract.

Auch Google hat ein Tool entwickelt, um psychologische Sicherheit in Teams aufzubauen. Hier können Sie das PDF herunterladen.

Expertinnen und Experten empfehlen schließlich, Grundregeln in der „Norming“-Phase der Teamentwicklung einzuführen. In dieser Phase sehen sich die Einzelnen nicht mehr als Einzelpersonen, sondern als Teil eines Teams und erkennen, dass sie die Teamziele gemeinsam erreichen können.

6. Beobachten und überprüfen

Um die Effektivität eines Teams zu beurteilen, ist es wichtig, seine Leistung zu beobachten und zu überprüfen. Dabei bewerten Teamleitungen, was das Team bisher erreicht hat, auf welche Engpässe es gestoßen ist und wie sich diese lösen lassen. Hackman empfiehlt dafür drei Kriterien: das Arbeitsergebnis, die Fähigkeit zur Zusammenarbeit und die Entwicklung jedes Einzelnen als Teil des Teams. Das gelingt mit regelmäßigen Teammeetings, Einzelgesprächen, kurzen Check-ins und Retrospektiven am Ende jedes Projekts.

Regelmäßige Überprüfungen während des Projekts ermöglichen es Teamleitungen nicht nur, ihre Strategie je nach Projektverlauf anzupassen. Sie zeigen auch, wann der beste Zeitpunkt für Coaching ist. Das ist wichtig, weil „kompetentes Coaching“ zu den Kriterien für Teameffektivität zählt, aber auch, weil Fachleute zufolge Coaching zu bestimmten Zeitpunkten im Lebenszyklus eines Teams oder Projekts am wirksamsten ist, nämlich dann, wenn Teams am empfänglichsten dafür sind.

Sogar die Art des Coachings richtet sich danach, in welcher Phase seines Lebenszyklus ein Team gerade steckt. So soll motivierendes Coaching zu Beginn am besten wirken, in der Mitte ein Coaching, das dem Team Strategien gegen Probleme und Frust an die Hand gibt, und am Ende das Sichern von Lessons Learned für das nächste Projekt.

7. Belohnung und Anerkennung

Zwei der fünf Schlüsselfaktoren für Teameffektivität aus Project Aristotle sind „Sinn“ und „Wirkung“.

Menschen finden Sinn in ihrer Arbeit, wenn sie ihnen Sicherheit in Form einer besseren Bezahlung bringt und Aufstiegschancen eröffnet. Ebenso schätzen sie „Wirkung“, also wenn sie sehen, dass ihre Arbeit für das Team und das gesamte Unternehmen wichtig ist.

„Sinn“ und „Wirkung“ hängen beide mit Belohnung und Anerkennung zusammen, denn sie zeigen öffentlich, dass die Arbeit einer Person im Team ihr selbst, dem gesamten Team und dem Unternehmen zugutegekommen ist.

Ein Belohnungssystem schafft zudem wohl ein „unterstützendes Umfeld“ und erfüllt damit eine von Hackmans fünf Bedingungen für Teameffektivität.

Unternehmen sollten darauf achten, dass ihr System für Belohnung und Anerkennung sowohl herausragende Teamleistungen als auch herausragende Einzelleistungen würdigt, denn es gibt Belege dafür, dass individuelle Anerkennung die Teamleistung positiv beeinflussen kann.

Achten Sie außerdem darauf, dass Belohnung und Anerkennung kontinuierlich erfolgen und keine einmalige Sache bleiben.

Wenn Sie tiefer in das Thema Programme zur Mitarbeiteranerkennung einsteigen möchten, werfen Sie einen Blick in dieses Toolkit von SHRM.