Der vollständige Leitfaden für erfolgreiches Projektmanagement (und mehr Mitarbeiterengagement)

Studien zeigen: Erfolg hängt mit Mitarbeiterengagement zusammen

Hohes Mitarbeiterengagement führt zu mehr Leistung und Arbeitszufriedenheit, einer besseren Einstellung gegenüber Kunden, einem stärkeren Vertrauen der einzelnen Teammitglieder in die gemeinsame Kompetenz des Teams und einer größeren Bindung an die Organisation. All das trägt zum Erfolg von Projekten und Organisationen bei, wie sowohl wissenschaftliche Studien als auch Branchenuntersuchungen belegen.

Umgekehrt schadet mangelndes Mitarbeiterengagement der finanziellen Gesamtleistung, der Unternehmenskultur und dem Wachstum eines Unternehmens. Das alles bestätigt, was Branchenexperten seit Jahren sagen: Organisationen müssen stetig und konsequent daran arbeiten, Mitarbeiterengagement aufzubauen, wenn sie erfolgreich sein wollen.

Die Forschung unterscheidet drei Arten von Mitarbeitenden:

Engagierte Mitarbeitende

Menschen, die sich in ihre Arbeit und ihren Arbeitsplatz einbringen, sich dafür begeistern und sich ihnen verpflichtet fühlen.

Nicht engagiert

Ohne Energie. Machen Dienst nach Vorschrift. Investieren Zeit, aber keinen Einsatz.

Innerlich gekündigt

Unzufrieden und zynisch. Ziehen den Rest des Teams mit runter.

Zu den wichtigsten Treibern von Mitarbeiterengagement zählen „Klarheit über die Prioritäten der Organisation, Feedback, die Möglichkeit, die eigenen Fähigkeiten einzusetzen, und berufliche Entwicklung …“, so eine Studie aus dem Jahr 2013.

Diese wichtigsten Treiber sind Bausteine eines guten Projektmanagements.

Kurz gesagt: Teammitglieder, die wissen, was sie zu tun haben, und denen ihre Organisation die Werkzeuge und Ressourcen für gute Arbeit an die Hand gibt, leisten mit größerer Wahrscheinlichkeit einen echten Beitrag zu Projekten, arbeiten gut im Team und zeigen ein höheres Engagement als Kolleginnen und Kollegen, die ohne klare Vorstellung davon arbeiten, was von ihnen erwartet wird.

Mit den vier zentralen Schritten, die wir im Folgenden ausführlich beschreiben, sorgen Sie für erfolgreiche Projekte und mehr Mitarbeiterengagement.

1. Vorplanung

Legen Sie gleich zu Beginn fest, welche Stärken, Fähigkeiten oder Kompetenzbündel Sie für das Projekt brauchen. Stellen Sie Ihr Team mit MuchSkills zusammen oder werfen Sie einen Blick in die Kompetenzmatrix Ihrer Organisation. Wenn Sie in MuchSkills ein Projekt anlegen und die benötigten Fähigkeiten eingeben, schlägt Ihnen das Tool Personen vor, die über diese Fähigkeiten verfügen. Prüfen Sie deren Verfügbarkeit, nehmen Sie sie in die engere Auswahl für das Projekt und laden Sie sie zu einem Teammeeting ein.

Im Teammeeting gehen Sie so vor:

• Informieren Sie das Team über das Projekt: Erläutern Sie, welches Problem das Projekt lösen soll und welchen Umfang und Zeitrahmen es hat.
• Besprechen Sie Ihren Aktionsplan: Als Teamleitung haben Sie eine Vorstellung davon, wie Sie das Projekt umsetzen möchten. Skizzieren Sie hier Ihren Plan. Mit welchen Herausforderungen rechnen Sie? Wie sehen die Kostenschätzungen aus? Welche Zeitpläne gelten? Teammitglieder, die bereits an ähnlichen Projekten gearbeitet haben, können wertvolle Erkenntnisse oder Vorschläge zu möglichen Ergebnissen, Herausforderungen oder Risiken des Projekts beisteuern, die Sie in Ihren Plan aufnehmen können.
• Verteilen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten: Wer soll was übernehmen? Alle Rollen, Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche sollten klar abgegrenzt sein. Experten empfehlen dafür das DACI-Framework (Driver, Approver, Contributor, Informed). Dieses Framework legt die Rollen der verschiedenen Projektbeteiligten eindeutig fest.
• Fragen Sie die Teammitglieder, ob sie mit ihrer Mitarbeit am Projekt persönliche Ziele verfolgen: Das ist sehr wichtig. Wenn Sie diese Ziele kennen, können Sie sie bei der Projektplanung berücksichtigen und die Zusammenarbeit für alle Beteiligten spannend gestalten. Auch das stärkt das Mitarbeiterengagement.
• Planen und prüfen Sie die Agenda für das eigentliche Kickoff: Die Kickoff-Agenda sollte den Hintergrund des Projekts, seinen Zweck bzw. seine Ziele, seinen Umfang und die geplante Vorgehensweise des Projektteams abdecken. Außerdem legt sie Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche fest, bestimmt, welche Kollaborationstools eingesetzt werden, und beschreibt, woran sich Erfolg bemessen lässt. Wenn das Team das große Ganze und die geplante Agenda kennt, kann es sich entsprechend auf das eigentliche Kickoff vorbereiten.
• Besprechen Sie die nächsten Schritte: Notieren Sie, welche weiteren Informationen die Teammitglieder zum Projekt benötigen. Falls jemand im Vorfeld des Kickoffs recherchieren oder Vorarbeiten erledigen muss, verteilen Sie diese Aufgaben jetzt.

2. Projekt-Kickoff-Meeting

Das Kickoff-Meeting ist enorm wichtig, denn es gibt den Ton für das gesamte Projekt vor.

Ziel eines Projekt-Kickoffs ist es:

das Projektteam und die Stakeholder einander vorzustellen, damit alle in puncto Ziele, Umfang, Risiken und zentrale Ergebnisse auf demselben Stand sind und alle wissen, was von ihnen erwartet wird.

Wer wird eingeladen?

Am Projekt-Kickoff müssen die Projektleitung, das Projektteam und die wichtigsten Stakeholder teilnehmen, etwa der interne Auftraggeber, die Abteilungsleitungen, das Topmanagement, die Verantwortlichen für die Ressourcenplanung und gegebenenfalls externe Dienstleister.

So sieht ein typisches Kickoff aus:

Vorstellungsrunde:
Alle stellen sich vor und erklären, wie genau sie in das Projekt eingebunden sind. Dabei können sie zum Beispiel über ihre Rolle sprechen und darüber, für welche Ergebnisse sie verantwortlich sind.

Erwartungen und Ergebnisse klar festlegen:
Da alle Stakeholder im Raum sind und zuhören, haben Sie jetzt die Chance, alle bei den Erwartungen auf denselben Stand zu bringen, damit es später keine Überraschungen gibt. Besprechen Sie:

1. Erwartungen und Ergebnisse: Dazu gehören die Erwartungen an Ziele, Umfang, Meilensteine oder Zwischenprüfungen, Liefertermine usw., aber auch an das Tempo von Freigaben, die Zusammenarbeit mit Dritten usw.
2. Kommunikations- und Kollaborationsplan: Wer früh festlegt, welche Tools zum Einsatz kommen, sorgt für effiziente teamübergreifende Abläufe. Im Grunde sollte jeder Prozess, der sich verschlanken lässt, um Konzernbürokratie oder Verwirrung zu vermeiden, beim Kickoff besprochen und festgezurrt werden. Über welche Tools wird kommuniziert? Sollen alle über Skype, Google Meet, Slack, Google Documents oder Microsoft Sharepoint kommunizieren? Nutzen Sie Projektmanagement-Tools wie Jira, Trello, Asana oder Basecamp? Klären Sie all diese Fragen verbindlich beim Kickoff.  
3. Umgang mit Stolpersteinen: Mit welchen Herausforderungen ist in diesem Projekt zu rechnen? Wie wollen Sie damit umgehen? Sind alle Stakeholder damit einverstanden?

Die Projektvision in einem Satz formulieren:
Worum geht es bei diesem Projekt? Welchen Mehrwert schafft es für den Auftraggeber oder sogar für die Endkunden? Stellen Sie diese Fragen und formulieren Sie gemeinsam mit allen Anwesenden eine Vision in einem einzigen Satz, hinter der alle stehen. Sammeln Sie die Vorschläge auf einem Whiteboard und feilen Sie gemeinsam mit allen Teilnehmenden daran, bis die Formulierung den Kern des Projekts auf den Punkt bringt.

3. Projektdurchführung

Während der Projektdurchführung müssen Projektteam und Stakeholder in Kontakt bleiben, damit alles synchron läuft. Kein Projektteam möchte bei Schritt 7 angekommen sein, nur um dann von einem Stakeholder zu hören, dass man zurückmuss, weil es bei Schritt 5 ein Problem gibt. Das ist wichtig, weil Projekte nur ein begrenztes Budget und eine begrenzte Laufzeit haben.

Deshalb gehören Elemente wie wöchentliche „Sync-Meetings“ mit den Stakeholdern und Gate-Meetings (kritische Punkte im Projekt, an denen der aktuelle Projektstand formal überprüft wird) fest in den Ablauf. Diese Gates stellen sicher, dass das Projektteam zum richtigen Zeitpunkt die nötige Zustimmung aller Stakeholder erhält.

1. Wöchentliche Syncs: Diese wöchentlichen Meetings mit den Projektbeteiligten sind KEINE Liefermeetings. Sie dienen dazu, die Stakeholder über den Projektstand zu informieren, und konzentrieren sich darauf, bisherige oder absehbare Herausforderungen gemeinsam zu lösen.
2. Tägliche Stand-ups: Tägliche Stand-ups mit dem Projektteam bieten die Gelegenheit, den Fortschritt kurz zu überprüfen, Feedback aus dem Team einzuholen und schnell über aufgetretene Hindernisse zu entscheiden.
3. Wöchentliche Check-ins: Diese wöchentlichen Einzelgespräche zwischen Führungskräften und ihren direkt unterstellten Mitarbeitenden drehen sich um den Fortschritt bei Projekten und zugewiesenen Aufgaben. Regelmäßige Check-ins steigern laut Forschung das Mitarbeiterengagement und die Produktivität.

4. Retrospektiven oder Projekt-Post-Mortems

Erfolgreiches Projektmanagement bedeutet nicht nur, ein Projekt abzuschließen, sondern es auch auszuwerten, um daraus zu lernen. Genau dafür gibt es das Projekt-Post-Mortem bzw. die Retrospektive. Dabei geht es um folgende Fragen:

• Was wurde erreicht und wie? So erhalten Sie einen bewährten Leitfaden für die Zukunft.
• Was ist schiefgelaufen? So können Sie diese Probleme oder Ineffizienzen künftig vermeiden.
• Was ließe sich beim nächsten Mal besser machen? So wissen Sie, wie Sie Herausforderungen künftig besser meistern.

Retrospektiven sollten fest im Projekt eingeplant sein, damit sie nicht als nachträglicher Einfall wirken. Damit sie möglichst viel bringen, sollten sie stattfinden, solange alle das Projekt noch frisch im Gedächtnis haben. Offiziell sollte das Projekt erst enden, wenn das Post-Mortem abgeschlossen ist.

Es ist äußerst wichtig, das Post-Mortem als positive Übung zu gestalten. Es darf nicht als Gelegenheit verstanden werden, Schuldige für Fehler zu suchen. Das Meeting sollte nicht länger als 90 bis 100 Minuten dauern.

So gelingt ein Projekt-Post-Mortem

1. Verschicken Sie einen Fragebogen

Schicken Sie den Teammitgliedern einige Tage vor dem Meeting einen kurzen Fragebogen. Mit etwa 10 Fragen können Sie ermitteln, wie das Team Erfolge, Misserfolge und Herausforderungen des Projekts einschätzt. Mögliche Fragen sind:

1. Welche Prozesse haben funktioniert, welche nicht?
2. Was war der schwierigste bzw. frustrierendste Teil des Projekts?
3. Haben wir alle angestrebten Ergebnisse erreicht?
4. Hat unser Projektteam effektiv mit den Stakeholdern zusammengearbeitet?
5. Musste jemand im Team rund um die Uhr arbeiten, um seine Aufgaben zu erledigen? Wenn ja, warum?

Idealerweise verschicken Sie den Fragebogen online, damit Sie die Antworten beim Post-Mortem präsentieren und anschließend im Team besprechen können. So nehmen alle Teilnehmenden nützliche Erkenntnisse aus der Übung mit.

Profi-Tipp: Haben sich die Teammitglieder bis zur Retrospektive noch nicht mit den Fragen aus dem Fragebogen beschäftigt, können Sie diese im Meeting mithilfe von Haftnotizen besprechen.

2. Verteilen Sie eine Agenda

Ein Meeting ohne Agenda endet höchstwahrscheinlich im Chaos. Mit einer Agenda stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Punkte abdecken und Erkenntnisse für künftige Projekte mitnehmen. Teilen Sie die Agenda unbedingt mit allen Teilnehmenden. So könnte sie aussehen:

1. Zweck des Meetings erklären (2 Minuten): Machen Sie deutlich, dass es nicht darum geht, Schuldige für Fehler zu suchen. Das Meeting ist eine konstruktive Übung, bei der das Team seine Erfolge feiern und aus Misserfolgen lernen kann.
2. Projekt rekapitulieren (3 Minuten): Worum ging es im Projekt, und was hat der Auftraggeber erwartet?
3. Ergebnis rekapitulieren (3 Minuten): Fassen Sie zusammen, worüber Einigkeit besteht: Hat das Team die Erwartungen des Auftraggebers erfüllt, wurde das Projekt pünktlich abgeschlossen und waren die Stakeholder bzw. Auftraggeber zufrieden?
4. Diskussion (45 Minuten): Jetzt besprechen die Teammitglieder die wichtigsten Punkte aus dem Fragebogen bzw. der Post-it-Runde. Die Moderation schreibt dabei mit, vor allem zu aufgetretenen Problemen und möglichen Lösungen für die Zukunft.
5. Abschluss (7 Minuten): Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse aus der Diskussion zusammen. Bedanken Sie sich bei allen für ihre Beiträge und kündigen Sie an, dass Sie Ihre Notizen mit den Maßnahmen und Erkenntnissen aus der Diskussion verschicken.

3. Post-Mortem-Meeting

Im Meeting selbst sollten Sie:

1. Sicherstellen, dass die Agenda eingehalten wird: Sie selbst (oder die Moderation) müssen das Meeting auf Kurs halten, wenn Sie am Ende umsetzbare Erkenntnisse mitnehmen wollen.
2. Für einen respektvollen Umgang sorgen: Niemand, auch keine Abteilung oder Funktion, sollte sich persönlich angegriffen fühlen. Erinnern Sie alle daran, dass die Übung dazu dient, gemeinsam zu lernen, und nicht dazu, Schuld zuzuweisen.
3. Allen Gehör verschaffen, die etwas sagen möchten: Lassen Sie nicht zu, dass eine einzelne Person die Diskussion dominiert. Sorgen Sie dafür, dass alle im Raum ihre Meinung äußern können, ohne sich gegenseitig ins Wort zu fallen.

4. Dokumentation und Nachbereitung

1. Umsetzbare Punkte festhalten: Dokumentieren Sie die Diskussionen in diesem Meeting (die aufgetretenen Probleme und Herausforderungen sowie die vorgeschlagenen Maßnahmen) und teilen Sie sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen. So sind alle mit diesem Wissen gerüstet, wenn das nächste Projekt startet.