Så bemannar konsultbolag kunduppdrag snabbare med kompetensdata

Bänktiden är den mest uppenbara kostnaden. I konsult- och tjänstebolag drar den som inte debiterar inte in några intäkter, och ju längre det tar att hitta rätt uppdrag, desto dyrare blir det. Men det finns också en mindre synlig kostnad: hur bra matchningen faktiskt blir.

När projektteam sätts ihop utifrån vem man råkar komma att tänka på, snarare än vem som passar bäst, visar sig konsekvenserna senare: långsammare leverans, kompetensgap som dyker upp mitt i uppdraget och kundrelationer som tar skada när det offererade teamet inte presterar som väntat. Leveransrisken uppstår alltså ofta redan i bemanningsbeslutet, inte i genomförandet.

Grundorsaken är nästan alltid densamma. Det finns ingen samlad, tillförlitlig bild av vilka kompetenser som finns i organisationen, på vilken nivå och vem som just nu har tid att använda dem. Kompetensdatan finns på ett ställe, eller oftare inte strukturerat någonstans alls. Beläggningsdatan finns på ett annat. För att få en samlad bild krävs manuell avstämning som ingen har tid med.

En kompetensmatris för konsultbolag ändrar på det. Inte den traditionella sortens kalkylark som någon på HR uppdaterar en gång om året, utan en levande, sökbar kompetensdatabas som varje leveransansvarig eller resursplanerare kan söka i så fort ett uppdrag kommer in.

Definiera vad uppdraget faktiskt kräver

Snabb och träffsäker bemanning börjar innan ni tittar på personer. Den börjar med att ni definierar vad uppdraget kräver.

Det låter självklart, men många bolag hoppar över det steget. De går direkt på frågan ”vem har vi tillgänglig?” i stället för ”vad behöver det här uppdraget egentligen?”. Resultatet blir ett team som byggs kring tillgänglighet snarare än passform. Tillgänglighet är en rimlig begränsning, men en dålig utgångspunkt.

Rätt arbetssätt är att först ta fram en kompetensprofil för uppdraget. Vilka kompetenser är ovillkorliga, alltså de utan vilka uppdraget inte kan lyckas? Vilka stödjande kompetenser skulle stärka leveransen? Och vilken kunskapsnivå krävs egentligen för var och en?

I MuchSkills gör ni det i Team Builder. Ni skapar ett nytt kompetensbaserat team, anger tidsramar för projektet och lägger till en kravlista där ni inte bara anger vilka kompetenser som behövs, utan också vilken kunskapsnivå som krävs för varje kompetens och hur många personer ni behöver med respektive kompetens. När kraven är definierade lyfter systemet fram kandidater vars kompetenser matchar uppdragets behov, med deras aktuella beläggning synlig direkt bredvid profilen.

Se tillgänglighet och kompetens samtidigt

Bemanningsbeslut kräver oftast två uppgifter: vad någon kan och om personen har tid. I de flesta bolag finns de i separata system, och en samlad bild kräver manuell avstämning. Först ett resursplaneringsverktyg, sedan ett kompetensregister och till sist en kontroll med chefen.

Den uppdelningen är en av de främsta anledningarna till att bemanningen går långsamt. En leveransansvarig hittar en stark kandidat utifrån kompetens, upptäcker sedan att personen är 80 % belagd till kvartalets slut och får börja leta från början igen.

När kompetens- och beläggningsdata finns i samma plattform blir det annorlunda. För varje kandidat ser ni hur stor andel av tiden som redan är bokad, vilka uppdrag personen ligger på och hur det förändras vecka för vecka under projektets tidsram. Med filter för avdelning, ort, senioritet eller chef kan ni snabbt smalna av urvalet.

Riskanalysen som görs innan uppdraget startar

En av de mer outnyttjade delarna av kompetensbaserad bemanning är det som händer när ni har satt ihop ett kandidatteam men ännu inte har bestämt er.

En riskanalys i det här skedet besvarar en enkel fråga: uppfyller teamet jag har valt faktiskt kraven jag satte upp? För varje kompetens på kravlistan visar den om ni har tillräckligt många personer på rätt kunskapsnivå. Ett gap betyder att ni inte når ribban, och då behöver ni antingen hitta någon annan, justera uppdragets omfattning eller ta ett ärligt samtal med kunden före uppstart i stället för mitt i uppdraget.

När teamet väl är satt tar kontrollen bara några sekunder. Poängen är att resursplanerare och uppdragsansvariga får något konkret att agera på innan projektet drar i gång, i stället för att upptäcka gapet först när det blir dyrare att åtgärda. Det lönar sig också att med jämna mellanrum göra en kompetensgapsanalys på affärsområdesnivå, inte bara projekt för projekt, så att ni ser kompetensriskerna innan de blir leveransproblem.

Så ser teamet ut bortom uppdragsbeskrivningen

Kompetensbaserad bemanning har ytterligare en fördel som går längre än att matcha krav: ni upptäcker saker ni inte visste att ni skulle leta efter.

När ni ser den samlade kompetensprofilen för teamet ni har satt ihop hittar ni ofta förmågor som inte fanns med i den ursprungliga uppdragsbeskrivningen men som är direkt relevanta för kundens situation. En teammedlem som är expert på ett verktyg som kunden råkar använda. En specialistkompetens som ingen tänkte på att nämna i kraven men som kan tillföra verkligt värde i uppdraget.

I konkurrensutsatta kundrelationer är det en tydlig konkurrensfördel att kunna säga ”vårt föreslagna team har också expertis inom X, som vi tror blir relevant här”. Den typen av iakttagelse är bara möjlig när ni har en tydlig bild i realtid av medarbetarnas kompetenser, inte en ungefärlig uppskattning utifrån vad ni minns om dem.

Samma fördel gäller förfrågningar, upphandlingar och anbud

Synlighet i kompetensen förbättrar inte bara hur ni bemannar uppdrag internt. Den förändrar också hur ni svarar på förfrågningar, upphandlingar och anbud.

När en upphandling kommer in är pressen densamma som vid vilken uppdragsbeskrivning som helst: hitta rätt team snabbt, visa deras meriter på ett övertygande sätt och lämna in före deadline. Skillnaden är att utvärderaren jämför ert föreslagna team med konkurrenternas. Ett team som har satts ihop utifrån aktuell kompetensdata, med CV:n som korrekt speglar dagens kompetens och senaste uppdragserfarenhet, ger ett starkare anbud än ett som byggts ihop av inaktuella profiler och jakt i sista minuten.

För bolag som svarar på offentliga upphandlingar, särskilt på nordiska och europeiska marknader där upphandlingsprocesserna är strukturerade och utvärderingen är rigorös, är kvaliteten på det föreslagna teamets meriter ofta det som avgör. Bolag som snabbt kan sätta ihop ett korrekt och välmatchat team och ta fram anbudsklara CV:n från aktuella kompetensprofiler svarar snabbare och med större säkerhet. Det gör inte de som förlitar sig på delade mappar fulla av Word-dokument.

Det är här CV Inventory kopplas in i bemanningsprocessen. När ni har identifierat rätt team med hjälp av kompetens- och beläggningsdata tar CV Inventory fram skräddarsydda anbuds-CV:n från varje konsults aktuella profil, formaterade enligt upphandlingens krav, med deras nuvarande erfarenhet och redo att lämnas in.