Så föddes MuchSkills: kompetenser som syns

En av de viktigaste lärdomarna från mina år i Europa, USA och Asien är att teammedlemmar som känner till varandras styrkor samarbetar bättre, och det ökar chansen att projektet lyckas.

Det ironiska är att de flesta som arbetar i samma organisation inte känner till varandras styrkor eller kompetenser. Det gäller särskilt när de inte tillhör samma team eller avdelning. Den bristande insikten leder till missförstånd på möten och en ojämn fördelning av arbetet i projekten, och i slutändan till missnöjda medarbetare och kunder.

Kompetenser syns ofta inte. När någon väl är anställd hamnar CV:t i en pärm hos både medarbetaren och arbetsgivaren, och det årliga medarbetarsamtalet, det enda tillfället att prata om en medarbetares styrkor och svagheter, förs alltid i förtroende mellan medarbetare och chef. På samma sätt gör HR-processerna i de flesta företag för lite för att teammedlemmar ska förstå vilka kompetenser kollegorna har med sig, och ännu mindre för medarbetare i andra delar av organisationen som kanske har med varandra att göra i jobbet.

En Gallup-studie från 2017  om State of the Global Workforce bekräftade min övertygelse om att team fungerar bättre när medlemmarna känner till varandras styrkor.

”På gruppnivå har teammedlemmar som känner till varandras styrkor lättare att samspela, vilket stärker sammanhållningen i gruppen”, skrev man i rapporten.

Självinsikt och självskattning

Som Design Director och produktdesigner vet jag hur viktigt det är att teammedlemmar känner till varandras styrkor, och jag undrade om det gick att ta fram ett nytt verktyg för arbetsplatsen. Jag ville utveckla ett transparent system där medarbetarna själva skattade sina mjuka och hårda kompetenser så att hela teamet eller organisationen enkelt kunde se dem. Transparensen var avgörande, eftersom den leder till ärlighet.

Jag visste att självskattning kräver att vi reflekterar över vår förmåga och kapacitet, och det är inte lätt. För det första är det lättare att bli nedslagen eller tappa självförtroendet av de brister vi upptäcker hos oss själva än att bestämma sig för att lära av dem. Dessutom undviker medarbetare ofta självreflektion, som är en förutsättning för självinsikt, eftersom de är vana vid att göra sina chefer nöjda. Den passiviteten uppmuntrar inte till att se inåt.

Men självreflektion lönar sig för den som vågar ta steget.

På arbetsplatsen har jag märkt att den är avgörande för medarbetarnas utveckling. Den hänger nära ihop med personligt ansvarstagande, som ger medarbetarna en känsla av ägarskap. Och det leder alltid till goda resultat, eftersom de då är engagerade och känner sig delaktiga i sitt arbete.

Jag har också märkt att människor med god självinsikt är mindre känsliga för kritisk feedback och använder den på ett konstruktivt sätt för att utvecklas. Likaså kan team med god självinsikt se vad de har lyckats med och var de har kommit till korta, och sedan ta tag i det som behöver bli bättre.

Det viktiga med självreflektion är att man inte bara erkänner vad man behöver förbättra, utan också vad man är riktigt bra på. Då kan man bygga självförtroende i sina styrkor och bestämma sig för att arbeta med sina svagheter.

För egen del har självreflektion under hela min karriär hjälpt mig att få en god bild av mina styrkor och svagheter och att se vad jag behöver förbättra. Den fick mig att ta ett personligt ansvar för mitt arbete och gav mig modet att ge mig in på karriärvägar som jag var tveksam till, men där jag senare visade mig briljera.

Jag tänkte att om självreflektion fungerade för mig borde den fungera för andra också. Det var då jag tog fram MuchSkills Version 0, som bygger på ett mått av självreflektion för att bli användbart för alla i teamet eller organisationen.

Så utvecklade jag MuchSkills Version 0

Jag byggde en mycket enkel kompetensmatris som teammedlemmarna själva fyllde i. Den första versionen dokumenterade bara mjukvarukompetenser, eftersom vårt team var så litet att alla kunde hålla koll på varandras mjuka kompetenser och intressen utanför jobbet.

Diagrammet var en kompetensmatris, men med betydligt kraftfullare visualiseringar än den traditionella. Den var färgkodad efter kunskapsnivå.

Den som har klättrat känner säkert till färgkodade grepp, till exempel graderingssystemet Fontainebleau. Färgerna, i stigande svårighetsgrad, är vit (barnleder), gul (lätt), orange (ganska svår), blå (svår), röd (mycket svår) samt svart och vit (extremt svår). Varje grad är en nivå som var och en måste jobba sig förbi. Karate och andra kampsporter har liknande skalor.

Diagrammet låg i en delad mapp som alla i teamet och övriga intressenter kunde komma åt, bland annat projektledare, säljare och kundansvariga. Det var viktigt, eftersom det inte bara gjorde det lätt för alla att fylla i sina egna kompetenser och hålla koll på kollegornas, utan också minskade avståndet till de intressenter i organisationen som drar in projekt men inte nödvändigtvis känner leveransteamet särskilt väl.

Som teamledare fick jag en lättillgänglig överblick över teamets förmågor på ett och samma ställe. Jag kunde se vilka kompetenser teamet hade gott om och vilka som saknades.

Att börja i liten skala

Dokumentet var inte det mest lättanvända. Det var byggt i Google Sheets och saknade den dragningskraft som en mer engagerande app kan ha. Men konceptet visade sig vara värdefullt.

I den här skalan passade verktyget utmärkt för små konsultbolag, eftersom medarbetarna i sådana organisationer har närmare kontakt med varandra och ofta i viss mån känner till varandras främsta kompetenser.

I större organisationer, där alla inte vet exakt vad alla andra gör, kände jag att det var viktigt att verktyget visade varje persons kompetenser i detalj. Det handlade om nuvarande arbetsfokus eller tilldelad roll, mjuka kompetenser och intressen utanför jobbet.

När informationen visualiserades gav den en rad olika insikter, till exempel teamets kompetenser och balansen mellan kompetenser och intressen.

Den detaljerade informationen hjälpte säljare och kundansvariga, som oftast står längre ifrån teamet, att lyfta fram teamets kärnkompetenser för kunderna. Det säkerställde att medarbetarna var nöjda både med uppdragen som kom in och med möjligheterna att bygga vidare på de kompetenser de ville utveckla.

Detaljerad information om varje medarbetares kompetenser och intressen gjorde det också möjligt för organisationen och teamledarna att snabbt fatta beslut om att sätta rätt person på rätt uppdrag, vilket ökade produktiviteten och stärkte konkurrenskraften.

Eftersom jag har arbetat med digitala produkter under större delen av min yrkeskarriär bestämde jag mig för att göra om det enkla kalkylarket till en programvara som skulle göra det lättare att både fylla i och läsa av den här datavisualiseringen. 

MuchSkills var det naturliga nästa steget för att ge individer, team och organisationer verktyg att se bortom ordrika CV:n, självgoda personliga brev och tråkiga kompetensmatriser genom att sätta kompetenserna i centrum för varje diskussion, oavsett om det gäller en ny jobbsökande eller en projektledare som vill sätta ihop bästa möjliga team.

Och det var så MuchSkills föddes, ett nytt sätt att visualisera kompetenser och färdigheter.