ISO 9001 avsnitt 7.2 och AS9100: Bevisa kompetens, inte bara certifikat, i tillverkning på flera anläggningar

De flesta industritillverkare som levererar till flyg-, försvars- samt olje- och gasindustrins leveranskedjor har varit certifierade enligt ISO 9001 i åratal. Betydligt färre skulle kunna säga, utan en veckas förberedelser, om varje medarbetare som i dag utför kvalitetspåverkande arbete faktiskt är kompetent för det, och dessutom kunna visa det svart på vitt, i dag, utan förvarning. Certifiering och kompetens är inte samma sak. Avsnitt 7.2 i ISO 9001:2015 handlar just om glappet mellan dem.

Själva avsnittet är kort men konkret. Det frågar inte bara om personalen har utbildats en gång, utan kräver att organisationen kan visa, med dokumentation, att de fortfarande är kompetenta så fort någon frågar. För en enskild anläggning med ett stabilt team går det att lösa med ett kalkylark och lite disciplin. För en koncern med anläggningar i nio länder, som levererar till kunder inom flyg, medicinteknik och kärnkraft och som tar över ny certifieringshistorik vid varje förvärv, är det just därför revisionsförberedelserna börjar veckor i förväg och ändå blir en hetsjakt.

Vad avsnitt 7.2 faktiskt kräver

Avsnitt 7.2 i ISO 9001:2015 ställer fyra krav: fastställ vilken kompetens en roll kräver, säkerställ att de som innehar rollen har den kompetensen genom utbildning, träning eller erfarenhet, vidta åtgärder för att täppa till eventuella luckor och behåll dokumenterade belägg för hela processen. Läs hela genomgången av de fyra kraven i avsnitt 7.2. AS9100, den flygspecifika standarden som bygger på ISO 9001, innehåller samma kompetenskrav och lägger till krav på riskhantering, konfigurationsstyrning, spårbarhet och förebyggande av förfalskade komponenter.

Det är värt att hålla isär två saker som blandas ihop. AS9100 och NADCAP är ackrediteringar för organisationen. De innehas av företaget, uppnås genom extern revision och gäller kvalitetssystemet som helhet eller, när det gäller NADCAP, specifika specialprocesser som svetsning, värmebehandling och oförstörande provning. De kompetensbelägg som avsnitt 7.2 efterfrågar finns en nivå längre ner, hos enskilda medarbetare med personliga behörigheter som löper ut: NDT-inspektörer på nivå I, II eller III, certifierade svetsinspektörer, kvalitetsingenjörer och revisorer, materialspecialister som är kvalificerade för en viss legering eller process. En revisor som granskar avsnitt 7.2 frågar inte om företaget har ett certifikat på väggen. Revisorn vill veta om ni kan visa att kompetensen hos just den person som godkände den här batchen har fastställts, verifierats och fortfarande gäller.

Certifikat bevisar närvaro, inte beredskap

En mapp med certifikat i PDF-format visar en revisor att en utbildning har ägt rum vid ett tillfälle. Den visar inte om certifikatet fortfarande är giltigt, om kraven för rollen har ändrats sedan dess eller vem i teamet som skulle kunna ta över om personen slutade i morgon. Avsnitt 7.2(c) kräver uttryckligen att organisationen utvärderar effektiviteten i de åtgärder som vidtagits för att täppa till ett kompetensgap, inte bara bekräftar att en utbildning har bokats. Det är ett levande, löpande krav, inte en arkiveringsövning, och en statisk dokumentmapp kan inte ensam svara på det.

Kompetens är enligt avsnittets egen formulering bredare än en behörighet: den kan vila på utbildning, träning eller erfarenhet. Därför hanterar MuchSkills kompetenser, certifieringar och badges som en sammanhängande post i stället för ett certifikatarkiv. Ett rollkrav kan uppfyllas av en certifiering, en påvisad kompetensnivå eller båda, och systemet visar vad som faktiskt saknas i stället för bara om en fil har laddats upp.

Flera anläggningar mångdubblar problemet

Lägg till fler anläggningar så växer glappet snabbt. Varje fabrik brukar utveckla sitt eget sätt att hålla koll: på en anläggning har kvalitetschefen ett kalkylark, på en annan förlitar man sig på vad avdelningen minns och på en tredje litar man på det som HR-systemet råkar ha fått med i ett fritextfält. Inget av det stäms av automatiskt. Efter ett förvärv blir det ännu svårare: ett nyförvärvat dotterbolag, särskilt ett med egna certifieringar, tar med sig en certifieringshistorik som aldrig byggdes för att fungera ihop med moderbolagets system. Att jämföra täckningen mellan anläggningarna blir ett manuellt arbete inför varje revisionsomgång, i stället för en rapport som redan finns.

Ett gemensamt system som alla anläggningar rapporterar in i tar bort det mesta av avstämningsarbetet, i stället för att det görs om en gång om året precis innan revisorn kommer. Det var den förändringen Harald Pihl genomförde när de flyttade hanteringen av personalens certifikat till MuchSkills.

Så fick ett företag en enhetlig hantering av personalens certifikat i nio länder

Harald Pihl, en svensk tillverkare av speciallegeringar grundad 1912, levererar till kunder inom flyg, medicinteknik, olja och gas, försvar, kärnkraft och kemi från anläggningar i Sverige, Tyskland, Danmark, Storbritannien, Turkiet, Spanien, Kina, Indien och Vietnam. Koncernen är certifierad enligt ISO 9001 och AS/EN 9120. När den förvärvade ett flygcertifierat dotterbolag kom verksamheten med en egen certifieringshistorik som, likt många nyförvärvade team, sköttes i Excel. Att jämföra täckningen mellan den nya anläggningen och resten av koncernen innebar att stämma av två system som aldrig var tänkta att prata med varandra.

Koncernen flyttade hantering av personalens certifikat och utvecklingsplanering till MuchSkills. Därmed fick alla anläggningar samma struktur och compliance-teamet ett ställe att titta på i stället för nio. 

”Nu är vår hantering av personalens certifikat och utvecklingsplanering äntligen samlad och användarvänlig”, säger Victoria Larsén, Global HR Manager på Harald Pihl. Användningsgraden i koncernen ligger nu på över 85 %. Resten förklaras av föräldraledighet, styrelseledamöter och en enhet utan flygcertifiering där användningen ännu inte har drivits på.

Den revisionsspår som revisorerna faktiskt efterfrågar

Kravet på dokumenterade belägg i avsnitt 7.2(d) handlar egentligen om att kunna stå för sina uppgifter: när revisorn frågar vem som godkände en förnyelse, eller vad som ändrades i en post i april förra året, kan ni då svara utan att pussla ihop det ur minnet och gamla mejl? MuchSkills loggar varje ändring av en certifiering, oavsett om den läggs till, redigeras, tas bort eller får nytt utgångsdatum, och visar alltid vem som gjorde ändringen. Svaret blir en enkel sökning i stället för en utredning. Ägarskapet för certifieringar delas i tre led: medarbetaren laddar upp sin egen post, chefen validerar den och själva kravet knyts till rollen snarare än till en namngiven person. Därmed är det större chans att luckor i täckningen dyker upp före revisionen och inte mitt under den, förutsatt att posterna hålls aktuella när certifieringar läggs till, förnyas eller löper ut. Strukturen främjar det, men garanterar det inte av sig själv.

Certifikatet bevisar att systemet finns. Avsnitt 7.2 kräver att du bevisar att det fungerar.

En certifiering enligt ISO 9001 eller AS9100 bevisar att det finns ett kvalitetssystem. Att kunna ta fram kompetensbelägg enligt avsnitt 7.2 för varje medarbetare, när som helst, bevisar att systemet faktiskt fungerar. För tillverkare med mer än en anläggning är det andra beviset det svåraste att leverera.

Se hur MuchSkills sköter personalens certifikat för tillverkare med höga regelkrav, eller besök sidan om Compliance-lösningen för att få helhetsbilden.

Om nästa uppföljningsrevision kommer innan era certifieringsposter är på plats, titta på Compliance Demo: arton minuter som går igenom precis det här problemet.