Sex enkla steg för att uppfylla kompetenskraven i tre centrala ISO-standarder
ISO är ett internationellt standardiseringsorgan som tar fram och publicerar tekniska, industriella och kommersiella standarder som följs av företag över hela världen. En ISO-certifiering är ett starkt tecken på att ett företag är trovärdigt.
Att följa ISO-standarder gynnar både kunder och organisationer. Kunderna kan lita på att de ISO-certifierade produkter och tjänster de köper håller god kvalitet. Organisationerna blir mer effektiva och produktiva av att följa ISO-standarder, samtidigt som de slösar mindre resurser på grund av fel.
ISO-certifiering är inte obligatoriskt, men i vissa branscher, till exempel bygg, teknik och vård, kan certifiering vara ett lagkrav. I andra fall kan certifiering vara en förutsättning för att företag ska kunna kvalificera sig för vissa offentliga upphandlingar.
I det här blogginlägget utgår vi främst från avsnittet ”Kompetens” i tre välkända ISO-standarder. Dessa är:
1: ISO 9001:2015 (ledningssystem för kvalitet)
Det här är en av världens mest kända ISO-standarder och handlar om ledningssystem för kvalitet. Den hjälper organisationer att förbättra kvaliteten på sina varor och tjänster så att de alltid motsvarar kundens förväntningar och krav.
2. ISO 14001:2015 (ledningssystem för miljö)
Den här standarden hjälper organisationer att fokusera på att förbättra sin miljöprestanda. Den ger alla intressenter, det vill säga chefer, medarbetare och aktieägare, en försäkran om att organisationen mäter och minskar sin miljöpåverkan genom effektiv resursanvändning och mindre avfall.
3. ISO 45001:2018 (ledningssystem för arbetsmiljö)
Den här standarden ger organisationer ett ramverk för att minska riskerna på arbetsplatsen och därmed förbättra hälsa och säkerhet i arbetet.
Liknande avsnitt om ”Kompetens”
De tre ISO-standarderna ovan har liknande avsnitt (7.2) om ”Kompetens”.
Avsnitt 7.2 i ISO 9001:2015 lyder:
Template
Organisationen ska:
a) fastställa nödvändig kompetens hos person(er) som utför arbete under dess styrning och som påverkar kvalitetsledningssystemets prestanda och verkan;
b) säkerställa att dessa personer är kompetenta på grundval av lämplig utbildning, träning eller erfarenhet;
c) där det är tillämpligt, vidta åtgärder för att förvärva nödvändig kompetens och utvärdera verkan av vidtagna åtgärder;
d) bevara lämplig dokumenterad information som belägg för kompetens.
ANM. Tillämpliga åtgärder kan till exempel vara utbildning av, mentorskap för eller omplacering av nuvarande anställda, eller anställning eller inhyrning av kompetenta personer
På samma sätt lyder avsnitt 7.2 i ISO 14001:2015:
Template
Organisationen ska:
a) fastställa vilken kompetens som krävs hos den eller de personer som under organisationens styrning utför arbete som påverkar dess miljöprestanda och förmåga att uppfylla bindande krav;
b) säkerställa att dessa personer är kompetenta på grundval av lämplig utbildning, träning eller erfarenhet;
c) fastställa utbildningsbehov som hör samman med dess miljöaspekter och dess miljö-
ledningssystem;
d) där det är tillämpligt, vidta åtgärder för att förvärva nödvändig kompetens och utvärdera verkan av vidtagna åtgärder.
ANM. Tillämpliga åtgärder kan till exempel vara utbildning av, mentorskap för eller omplacering av nuvarande anställda, eller anställning eller inhyrning av kompetenta personer.
Organisationen ska bevara lämplig dokumenterad information som belägg för kompetens.
Slutligen lyder avsnitt 7.2 i ISO 45001:2018:
Template
Organisationen ska:
a) fastställa nödvändig kompetens hos arbetstagare som påverkar eller kan påverka dess arbetsmiljöprestanda;
b) säkerställa att arbetstagarna är kompetenta (inklusive förmågan att identifiera faror) på grundval av lämplig utbildning, träning eller erfarenhet;
c) där det är tillämpligt, vidta åtgärder för att förvärva och upprätthålla nödvändig kompetens och utvärdera verkan av vidtagna åtgärder;
d) bevara lämplig dokumenterad information som belägg för kompetens.
***
För att uppfylla avsnitt 7.2 i vart och ett av dessa ISO-system behöver en chef eller teamledare ta fram kompetenskrav för de medarbetare hen ansvarar för. Därutöver behöver hen säkerställa att medarbetarna är ”kompetenta på grundval av lämplig utbildning, träning eller erfarenhet” och att det finns dokumenterad information som belägg för kompetens (vilket också krävs enligt kompetensrapporteringen i ESRS S1).
Det kan organisationer enkelt göra med hjälp av följande sex steg.
Behöver ni uppfylla kompetenskraven i ISO?
MuchSkills förenklar ISO-efterlevnaden genom att göra det enkelt att kartlägga medarbetarnas kompetenser.
Sex steg för att uppfylla kompetenskraven i tre ISO-standarder
Steg 1: Identifiera vilka kompetenser som krävs för ISO-efterlevnad
Fastställ vilka kompetenser som behövs för att leverera era tjänster i enlighet med det ISO-ledningssystem ni vill certifiera er för: ISO 9001, 14001 eller 45001. Bryt ner processerna i nyckelaktiviteter och se vilka formella och mjuka kompetenser, och på vilka nivåer, som krävs för att aktiviteterna ska uppfylla kvalitetskraven. Om du inte vet var du ska börja kan du använda någon av MuchSkills forskningsbaserade kompetensmallar.
Steg 2: Identifiera vilka kompetenser som finns i organisationen (genom en kompetensbedömning)
Kartlägg vilka kompetenser som finns i organisationen med hjälp av en kompetensbedömning. Ett sätt är att ta fram en kompetensmatris. Där registreras medarbetarnas kompetenser (helst bedömda av både medarbetaren och arbetsgivaren) tillsammans med formella kompetenser som kräver certifiering. Med MuchSkills kartlägger du enkelt båda och får direkt överblick över alla kompetenser och certifieringar i organisationen.
Steg 3: Utvärdera kompetensgapen
Bedöm i vilken utsträckning de kompetenser som krävs enligt steg 1 stämmer överens med dem ni kartlade i steg 2. Det gör du enkelt med funktionen kompetensgapsanalys i MuchSkills. Där ser du vem som har rätt kompetens och vem som behöver det som avsnitt 7.2 kallar ”lämplig utbildning, träning eller erfarenhet”.
I MuchSkills kan du enkelt skapa en kompetensprofil som motsvarar kraven och snabbt bedöma hur teammedlemmarna står sig mot den. Dessutom kan både nya och befintliga medarbetare lägga till certifikat och kompetenser från tidigare arbetsplatser, så att du lätt kan avgöra om ni redan uppfyller eller överträffar kraven i ert kvalitetsledningssystem.
Steg 4: Planera åtgärder för att upprätthålla eller förvärva nödvändiga kompetenser
För att minska gapet mellan krävd och faktisk kompetensnivå behöver organisationer ”vidta åtgärder för att förvärva och upprätthålla nödvändig kompetens” genom att planera till exempel utbildning, kompetensutveckling och rekrytering.
Med MuchSkills kommande funktion ”Goals” kommer du att kunna planera ”Goals” och utvecklingsresor och på så sätt ligga steget före i din planering av färdigheter och kompetenser.
Steg 5: Dokumentera kompetenser och kompetensutveckling
Er kompetensdatabas bör uppdateras regelbundet, och minst en gång i kvartalet, eftersom medarbetare slutar, byter avdelning eller skaffar sig nya kompetenser. MuchSkills är både ett verktyg för att visualisera kompetensdata och en kompetensdatabas, och dessutom kan du använda det för att säkerställa er uppföljning av kompetenskrav. Gör det enklare att uppfylla kraven i avsnitt 7.2 d i ISO 9001:2015 (att bevara lämplig dokumenterad information som belägg för kompetens) genom säker kartläggning och uppföljning av färdigheter, kompetenser, certifieringar och kompetensutvecklingsinsatser. Lägg in de certifieringar som är relevanta för er organisation och håll koll på när de går ut. Det är extra viktigt i tekniskt reglerade roller som nätverkstekniker, där certifieringar som CCNA, AWS och säkerhetscertifikat väger tungt för regelefterlevnaden och går ut med fasta intervall.
Steg 6: Långsiktig kompetensutveckling
Alla organisationers omvärld förändras hela tiden, och ert kvalitetsledningssystem behöver anpassas därefter. Ledningen bör regelbundet bedöma hur konkurrensläget, kommande produktlanseringar eller andra interna eller externa förändringar påverkar vilka kompetenser som krävs för att driva verksamheten med samma eller bättre kvalitet och resultat. Planera er policy för kompetens och utveckling utifrån det.
En kommande funktion i MuchSkills gör det möjligt att definiera och dokumentera vilka resurser som är användbara för kompetensutveckling och vilka krav ni har på olika kompetensnivåer. Med funktionen kommer organisationer också att kunna skapa unika utvecklingsresor och planer för varje medarbetare.
Sammanfattning
Som de sex stegen ovan visar kan organisationer uppfylla kraven i avsnittet ”Kompetens” i ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 och ISO 45001:2018. Det handlar om att identifiera vilka kompetenser som krävs för regelefterlevnad, bedöma om organisationen har dem, hitta eventuella kompetensgap, överbrygga dem med utbildning eller kompetensutveckling och lärande, följa kompetensutvecklingen över tid och spara lämpliga belägg i form av dokumentation av kompetenser och kompetensutbildning. På så sätt uppfyller ni enkelt kraven i ett viktigt avsnitt av ISO-certifieringen och tar organisationen ett steg närmare den eftertraktade certifieringen.
Vill du se hur MuchSkills sköter personalens certifikat och kompetenskrav? Boka en demo.
Vill du se vad dina team klarar av?
MuchSkills samlar kompetensen som finns utspridd i CV:n, kalkylblad och människors huvuden i en levande karta. Då bygger beslut om bemanning, planering och utveckling på fakta i stället för gissningar.