Därför behöver konsultbolag mer än en CV-databas för att svara på anbudsförfrågningar

På många konsultbolag hamnar CV:n där de för stunden gör mest nytta. Konsulterna har sina egna versioner i personliga filer, säljteamen sparar kopior från tidigare anbud i delade mappar och HR-systemet har en grundprofil som skapades när konsulten började. Någonstans på vägen mejlas ”den senaste versionen” runt och återanvänds sedan igen.

En vanlig dag känns det hanterbart. Sedan kommer en anbudsförfrågan eller en upphandling.

Säljarna behöver snabbt tre till fem relevanta profiler. Kraven är specifika och tiden är knapp. Det finns inget utrymme att ”göra det ordentligt”.

Letandet börjar. Någon kollar CV-mappen. Någon annan frågar i Slack. En senior konsult taggas eftersom hen har jobbat med något liknande. En annan profil återanvänds från ett tidigare anbud eftersom den redan är klar och i stort sett matchar kraven i förfrågan.

Det som skickas är inte den bästa bilden av vad bolaget kan i dag. Det är helt enkelt det som gick att få ihop i tid.

Problemet är inte mallarna eller verktygen som används för att sätta ihop CV:n. Problemet är att det över huvud taget inte finns någon samlad, pålitlig källa till konsulternas kompetens att hämta från.

När anbudet väl har gått iväg kommer de välkända reaktionerna. CV:na var inaktuella. Formateringen spretade. Mallarna såg inte proffsiga ut. Och till slut är det alltid någon som frustrerat säger: ”Vi behöver ett bättre CV-verktyg.”

Men stressen uppstod inte på grund av mallarna, eller bristen på dem. Den uppstod för att ingen med säkerhet visste vilka konsultprofiler som var korrekta och relevanta, eller vem som faktiskt hade möjlighet att leverera uppdraget.

När en anbudsförfrågan sätter press på teamen tar de till de CV:n som är lättast att hitta. De profilerna är ofta ofullständiga eller inaktuella, och de konsulter som passar bäst för uppdraget hittas kanske inte tillräckligt snabbt för att komma med. Det sänker direkt kvaliteten på anbudet och chansen att vinna uppdraget.

Frågan handlar alltså inte om dokumentens kvalitet. Den handlar om att det saknas en enda, pålitlig sanningskälla för konsulternas kompetens. Så länge den inte finns kommer svaren på anbudsförfrågningar att bygga på minne, brådska och genvägar i stället för verklig data.

Nya verktyg, samma resultat

När konsultbolag gång på gång kämpar med att få ihop CV:n till anbudsförfrågningar blir lösningen oftast att skaffa ett bättre CV-verktyg som snabbare tar fram proffsiga profiler, och en CV-databas för konsulter (eller ett särskilt system för CV-databaser) som samlar profilerna och gör dem sökbara.

Vid första anblick verkar det rimligt.

Haken är att ingen av lösningarna ändrar själva informationen som skickas med anbudet.

CV-byggare arbetar med det innehåll som redan finns. De tar erfarenheterna och kompetenserna som finns registrerade och presenterar dem snyggt, men de gör inte innehållet mer korrekt eller relevant. Om informationen är inaktuell eller ofullständig blir CV:t det också.

På samma sätt har en CV-databas för konsulter ett verkligt värde, eftersom den samlar profilerna och gör dem sökbara. Men där tar nyttan oftast slut. CV:na lagras som statiska dokument och databasen visar det som senast laddades upp, utan sammanhang kring hur aktuell erfarenheten är, hur relevant den är för uppdraget eller om konsulten faktiskt är tillgänglig för att leverera.

Resultatet blir stegvisa förbättringar. CV:na ser bättre ut. Lagringen är mer ordnad. Friktionen minskar något. Men när en anbudsförfrågan kommer kan verktygen fortfarande inte ge de insikter som visar vem som faktiskt är redo att leverera uppdraget, varför en viss konsult passar bäst eller vilka avvägningar ni gör genom att föreslå just hen.

Verktygen blev bättre. Resultatet blev det inte.

Från CV:n till CV Inventory

Tar man ett steg tillbaka blir problemet tydligare.

Att konsultbolag har svårt att skicka anbud av hög kvalitet beror inte på att de saknar CV:n, mallar eller lagring. Det beror på att de saknar en tillförlitlig och aktuell bild av vilka kompetenser och certifikat de faktiskt säljer och levererar.

Det som saknas är inte ännu ett CV-verktyg, utan en levande inventering av kompetenser och förmågor. Det konsultbolag faktiskt behöver är inte ett val mellan en CV-byggare och en CV-databas, utan en enda sanningskälla för konsulternas kompetenser och förmågor. Den källan måste vara strukturerad, aktuell och pålitlig. Den ska spegla kompetenser som byggts upp i verkligt projektarbete, valideras över tid, visas i relation till tillgänglighet och efterfrågan och kunna ta fram kundklara CV:n när det behövs.

Det är det problemet MuchSkills har velat lösa. Genom nära samarbete med konsult- och tjänsteföretag har vi med tiden utvecklat ett arbetssätt där kompetenser, certifikat och erfarenheter behandlas som levande data i stället för statiska dokument. Utifrån den grunden kan CV:n tas fram när de behövs, där aktuella kompetensprofiler kombineras med den grundinformation kunderna förväntar sig: arbetslivserfarenhet, utbildning, roller och certifikat. Vi kallar lösningen CV Inventory, och den är byggd specifikt för konsult- och tjänsteföretag som svarar på anbudsförfrågningar, upphandlingar och anbud.

Tanken bakom CV Inventory

Fundera på vad konsultbolagens kunder egentligen vill köpa.

De köper kompetens. Närmare bestämt köper de kompetenser och förmågor hos personer som kan lösa just deras problem, med rätt metoder och verktyg och utifrån verklig erfarenhet.

Därför försöker varje seriös anbudsförfrågan, oavsett hur den är formulerad, i grunden ta reda på samma saker:

• Vilka kompetenser och erfarenheter era konsulter faktiskt har
• På vilken nivå
• Utifrån vilket slags arbete
• Och när kompetenserna senast kom till användning

I vårt arbete med konsult- och tjänsteföretag har MuchSkills gång på gång sett samma utmaning. Så som de flesta konsultbolag arbetar i dag är det svårt att ge den här detaljnivån utan att lägga orimligt mycket tid på att sammanställa den.

Därför hamnar processen i det som är enklast i stället för det som är bäst. Profiler som redan finns till hands återanvänds. Konsulter som passar bättre hittas inte alltid tillräckligt snabbt för att komma med. CV:n skickas med ofullständig eller inaktuell information, inte för att någon slarvar, utan för att underlaget är svårt att få fram på kort varsel.

Det var det glappet MuchSkills såg om och om igen.

Grundidén bakom CV Inventory var enkel: i stället för att rekonstruera kompetensen när anbudsförfrågan kommer ska den underhållas och dokumenteras som en del av det löpande arbetet, och samma system ska användas för att ta fram CV:n när de behövs.

Det är precis vad CV Inventory gör. Eftersom lösningen bygger på MuchSkills kartläggning av kompetenser och certifikat innehåller den redan den information som anbudsförfrågningar bygger på. Kompetenserna kartläggs på definierade nivåer, kopplas till levererade uppdrag och certifikat och ses över löpande i vardagliga flöden som leveransuppföljningar, utvecklingssamtal och enskilda samtal. Tillgänglighet och beläggning syns direkt bredvid kompetensen i stället för att kontrolleras separat.

När en anbudsförfrågan kommer börjar anbudsteamen alltså inte från noll. De kan söka efter konsulter utifrån de kompetenser och erfarenheter kunden efterfrågar, se vem som realistiskt sett kan leverera uppdraget och förstå vilka avvägningar det innebär. Från samma aktuella kompetensdata kan de ta fram kundklara CV:n som inte bara innehåller kompetenser, utan även arbetslivserfarenhet, roller, utbildning och certifikat.

Den stora skillnaden är att CV:t inte längre är stället där allt måste göras korrekt på nytt under tidspress. Det tas fram från information som redan hålls uppdaterad som en del av hur organisationen arbetar.

Det är det som gör att konsultbolag kan svara snabbare, med bättre matchade team och med större trygghet i det de lägger fram.

Den överblicken är också värdefull bortom anbuden. När bolag har en levande, strukturerad bild av sin kompetens kan de identifiera kompetensgap i konsultstyrkan och veta inte bara vad de har, utan också vad de saknar och var de behöver bygga upp kompetens.

Slutsats

När man ser på problemet på det här sättet är lösningen tydlig.

Utmaningen som konsultbolag står inför när de svarar på anbudsförfrågningar är i första hand inte ett CV-problem. Det är ett problem med överblicken över kompetenser och förmågor. CV:na är helt enkelt där problemet blir synligt när det är bråttom.

Så länge konsulternas kompetens finns utspridd i dokument, mappar och människors huvuden kommer svaren på anbudsförfrågningar att förbli reaktiva. Teamen kommer att fortsätta luta sig mot det som är enklast att få ihop i stället för det som bäst visar bolagets styrkor i dag. Även välmenande förbättringar av mallar eller lagring ger aldrig mer än stegvisa vinster.

MuchSkills CV Inventory står för en annan arbetsmodell. Kompetenser, certifikat och erfarenheter behandlas som organisationsdata som underhålls löpande genom det vanliga leverans- och utvecklingsarbetet. CV:na är inte längre mekanismen för att hålla informationen uppdaterad. De är resultatet som tas fram ur informationen när den behövs.

Viktigt är att det inte innebär ännu ett administrativt lager. Det fungerar eftersom kompetenser, certifikat och erfarenheter underhålls som en del av de vanliga leverans- och utvecklingsflödena, inte som ett separat arbete med att hålla CV:n uppdaterade.

Den förändringen spelar roll även bortom försäljningen. När bolag har en pålitlig och aktuell bild av sin kompetens kan de fatta bättre beslut om vilka uppdrag de ska satsa på, hur de ska bemannas och vad de tryggt kan sälja. De minskar riskerna i leveransen, undviker att överbelasta knapp expertis och kan möta affärsmöjligheter med snabbhet och tydlighet i stället för brådska och gissningar.

På så sätt handlar CV Inventory inte om att ta fram bättre CV:n. Det handlar om att få det konsultbolag säljer att stämma överens med det de faktiskt kan leverera, utifrån verklig och aktuell kompetens.

För bolag som verkar på allt mer konkurrensutsatta och kompetensdrivna marknader är den samstämmigheten inte längre valfri. Den är grundläggande.