40 begrepp
Kompetensordlista
Biblioteket
Befattningsstruktur
Befattningsstrukturen beskriver hur en organisations befattningar är uppbyggda: befattningsfamiljer, funktioner, nivåer och titlar, ofta kopplade till lönespann. Den visar var en roll hör hemma. En kompetensbaserad befattningsstruktur lägger till de kompetenser och nivåer varje befattning kräver, så att roller kan jämföras, karriärvägar ritas upp och interna förflyttningar planeras utifrån förmåga. De flesta organisationer bygger den en befattningsfamilj i taget.
Beläggningsgrad
Beläggningsgrad är den andel av en persons tillgängliga arbetstid som går till debiterbart eller planerat projektarbete, och mäts oftast per vecka eller månad inom konsult- och tjänsteföretag. Det är det mest bevakade nyckeltalet på ett konsultbolag, men också ett ofullständigt sådant: hög beläggning kan dölja utbrändhet och lämna noll tid för utveckling, och låg beläggning kan bero på fel kompetenser snarare än för låg efterfrågan. Siffran säger mest när den läses tillsammans med data om kompetenser och tillgänglighet. Läs mer i vår artikel om konsulters beläggningsgrad.
Bänktid
Bänktid är den tid en konsult står utan debiterbart uppdrag mellan två projekt. En viss bänktid går inte att undvika. Lång eller återkommande bänktid betyder oftast att företaget inte i tid ser vem som snart blir ledig och vad hen kan. Det är ett av de tydligaste nyckeltalen att knyta businesscaset för en kompetensplattform till, eftersom varje dag på bänken har en känd kostnad.
Certifikat och behörigheter
Certifikat och behörigheter innebär att hålla koll på vem som har vilka externa certifikat och licenser, när de går ut och vilka underlag som styrker dem, så att organisationen kan förnya i tid och visa belägg för revisorer, kunder och partnerprogram. I kalkylblad faller det på utgångsdatum och underlagsfiler. Görs det rätt får medarbetarna påminnelser innan certifikaten går ut, all ändringshistorik sparas och varje certifikat kopplas till de roller som kräver det. Läs mer om hantering av personalens certifikat.
Certifikatsförfall
Certifikatsförfall innebär att ett certifikat eller en behörighet inte längre är giltig: den löper ut, standarden den certifierade mot revideras eller utfärdarens krav ändras. Det är inte samma sak som kompetensförfall, där själva förmågan försämras för att den inte används. De två förloppen är oberoende av varandra, och båda är viktiga. En person kan vara fullt kompetent med ett utgånget certifikat, vilket är ett regelefterlevnadsproblem, eller formellt certifierad men ur form, vilket är ett leveransproblem.
Förmåga
En förmåga är något en organisation kan göra, sammansatt av kompetenser, människor, processer, verktyg och samlad erfarenhet. ”Vi kan genomföra en reglerad klinisk prövning i Norden” är en förmåga. ”SQL” är en kompetens. Skillnaden har kommersiell betydelse, eftersom kunder köper förmågor medan individer har kompetenser, och det är i glappet mellan de två som många anbud går förlorade. En förmåga kan saknas även om varje kompetens den kräver finns någonstans i organisationen.
Hantering av humankapital (HCM)
Human capital management är den uppsättning HR-system som hanterar hela medarbetarlivscykeln, från personalregister och lön till rekrytering, prestation, lärande och ersättning, och som säljs av bland andra Workday, SAP SuccessFactors och Oracle. HCM-sviterna är det system där anställningsuppgifterna formellt hålls. Kompetensdatan i dem blir ofta tunn, eftersom medarbetare sällan öppnar sitt HR-system för att beskriva vad de kan. Därför använder många organisationer en dedikerad kompetensplattform vid sidan av.
Härledd kompetens
En härledd kompetens är en kompetens som en modell tillskriver en person utifrån indirekta signaler: titel, anställningstid, uppgifter i HR-systemet, genomförda kurser, projektuppdrag och offentliga profiler. Den bygger på en sannolikhet snarare än en källa. Härledning fungerar bra för rollmönster men dåligt för individer, eftersom signalerna beskriver befattningen snarare än personen som har den, och få leverantörer redovisar träffsäkerhet per person. Fråga efter den siffran innan du förlitar dig på resultatet.
Intern rörlighet
Intern rörlighet innebär att medarbetare går över till andra roller, projekt eller team inom samma organisation, antingen permanent eller för ett enskilt uppdrag. Den mäts oftast som intern tillsättningsgrad, alltså andelen lediga tjänster som tillsätts internt. Hindret är sällan viljan. Det är att ingen kan se vem som kan vad, så rekryterande chefer rekryterar externt eftersom det är den enda kandidatpool de faktiskt kan söka i.
Karriärväg
En karriärväg är en följd av roller som en person kan röra sig mellan, med de kompetenser, nivåer och certifikat som varje steg kräver. Den gör mest nytta när den visar gapet mellan där personen är i dag och nästa roll, utifrån personens egna förutsättningar, så att utvecklingsplanen följer naturligt. Karriärvägar kan gå i sidled lika väl som uppåt, och ett byte till en närliggande roll är ofta det snabbaste sättet att växa.
Kompetens
En beteendekompetens är en observerbar standard för det beteende som förväntas på en viss nivå, oftast kopplad till en roll eller en befattningsnivå och formulerad för att kunna bedömas. ”Hanterar förväntningar hos ledande intressenter i kundnära workshoppar” är en beteendekompetens. Den förenar färdighet, omdöme och sammanhang, vilket gör den användbar vid beslut om karriärutveckling och befordran men opraktisk för sökning eller för att bemanna ett projekt.
Kompetensbaserad organisation
En kompetensbaserad organisation fattar beslut om arbetsfördelning, rekrytering, utveckling och karriärsteg med kompetens som utgångspunkt i stället för titlar. Det är en arbetsmodell snarare än ett system, och mjukvaran är den enklaste delen. Det svåra är att rollstruktur, lönespann och chefsmandat oftast bygger på titlar, så en verklig övergång till kompetens påverkar alla tre på en gång.
Kompetensbaserad rekrytering
Kompetensbaserad rekrytering innebär att kandidater bedöms utifrån de kompetenser rollen kräver, i stället för indirekta mått som examen, titlar eller antal år i yrket. Det breddar kandidatpoolen, och medarbetare som rekryterats kompetensbaserat stannar 9 % längre än de som rekryterats traditionellt (BCG, 2023). Metoden kräver en exakt lista över vilka kompetenser varje roll behöver och på vilken nivå, och därför börjar den oftast med rollprofiler som bygger på en kompetenstaxonomi.
Kompetensbedömning
En kompetensbedömning är varje metod för att fastställa hur väl någon behärskar en kompetens: självskattning, chefsbedömning, rekommendationer från kollegor, ett test, ett certifikat eller observerat arbete. Varje metod har en känd snedvridning och en känd kostnad. Att kombinera självskattning med chefens bedömning är vanligt eftersom det är billigt att upprepa, och skillnaden mellan de två bedömningarna öppnar för ett givande samtal.
Kompetensbelägg
Belägg för personalens kompetens är en sammanställning av vad medarbetarna i en organisation faktiskt har gjort och faktiskt kan, där varje post anger sin källa: vem som påstod det, vem som bekräftade det och när. Det som kännetecknar beläggen är spårbarhet, inte fullständighet. En kompetensdatabas som fyllts på med hjälp av slutledningar är en samling uppskattningar. Belägg för personalens kompetens är däremot en samling påståenden där det framgår vem som står bakom dem, och det är just det som gör dem användbara vid en revision, i ett anbud eller i en tvist.
Kompetensförsörjning
Kompetensförsörjning handlar om att avgöra vilken förmåga en organisation behöver under en bestämd tidshorisont och hur den ska säkras, genom rekrytering, utveckling, omplacering eller inhyrning. Strategisk kompetensförsörjning planerar i år, operativ bemanning i veckor, och båda använder samma data med olika upplösning. Planer som bygger på titlar och antal anställda blir snabbt inaktuella, eftersom roller förändras snabbare än titlar.
Kompetensgapsanalys
En kompetensgapsanalys jämför krävd kunskapsnivå med nuvarande kunskapsnivå, per kompetens, per person eller per team, och visar skillnaden. Det är ren aritmetik. Själva analysen är stycket som följer, där det framgår vad som ska göras åt varje rad: ett kompetensgap på fyra steg löses inte med en kortkurs, utan med en mentor eller en extern rekrytering under den första projektcykeln. En gaptabell utan det stycket säger ingenting om vad nästa steg är.
Kompetensinventering
En kompetensinventering visar det faktiska innehavet: vilka namngivna personer som har vilka kompetenser, på vilken kunskapsnivå, just nu. Taxonomin är vokabulären, inventeringen är det som har sagts med hjälp av den. Organisationer blandar ständigt ihop de två, och det leder till ett typiskt misstag: ett team lägger fyra månader på att bygga en taxonomi och rapporterar sedan att kompetensinventeringen är klar. Det de har gjort klart är ordlistan, inte själva inventeringen.
Kompetensinventering
En kompetensinventering är en ögonblicksbild av vilka kompetenser en organisation, ett team eller en person har jämfört med vad som behövs, oftast som underlag inför en omorganisation, en strategi eller en utbildningsbudget. Svagheten är att den börjar bli inaktuell samma dag som den blir klar. Organisationer som gör inventeringar gång på gång brukar därför gå över till en löpande uppdaterad kompetensdatabas, som ger svar på samma frågor när som helst.
Kompetenskravmatris
En kompetenskravsmatris kopplar varje roll till de kompetenser den kräver och vilken nivå som behövs för var och en. En kompetensmatris visar vilka kompetenser medarbetarna har, en kompetenskravsmatris visar vad rollerna behöver, och ställer man dem mot varandra syns gapet. I reglerade branscher är det ofta just den en revisor vill se utifrån ISO 9001 avsnitt 7.2, tillsammans med belägg för att varje person uppfyller kraven.
Kompetensmatris
En kompetensmatris är ett rutnät med personer på ena axeln och kompetenser på den andra, där cellerna anger kunskapsnivå. Den är en vy av inventeringen snarare än något separat, och omfattar vanligtvis ett team eller en roll snarare än en hel organisation. Den traditionella versionen är ett kalkylblad, och det traditionella problemet är att den blir ett dokument som ingen litar på: någon står som fullt kompetent i något hen inte har använt på två år, och ett certifikat som gick ut för åtta månader sedan visas fortfarande som giltigt.
Kompetensontologi
En kompetensontologi är en taxonomi plus typade relationer mellan kompetenserna i den: den här kompetensen kräver den där, den här är en specialisering av den där, de här två ligger nära varandra. Mervärdet är möjligheten till slutledning, eftersom en maskin kan resonera utifrån typade relationer men inte utifrån en platt lista. Merkostnaden är underhåll, eftersom varje ny kompetens måste få sina relationer definierade. För de flesta organisationer är en välbyggd taxonomi rätt utgångspunkt.
Kompetensprofil
En kompetensprofil är en persons sammanställning av sina kompetenser med en nivå för varje, kompletterad med de certifikat, den erfarenhet och de mål som styrker den. Det är den byggsten som ett kompetensregister består av. En profil är bara användbar så länge den är aktuell. De profiler som håller över tid är därför de som personen själv har anledning att uppdatera, eftersom profilen hjälper hen att få de uppdrag eller den utveckling hen vill ha.
Kompetensramverk
Ett kompetensramverk är den uppsättning kompetenser som en organisation förväntar sig. Varje kompetens beskrivs på flera nivåer och kopplas oftast till roller eller befattningsnivåer. Ramverket används som underlag för rekryteringskrav, karriärutveckling och bedömning. Det beskriver förväntade beteenden, men visar inte vem som faktiskt har vilka kompetenser. Det är ett kompetensregisters uppgift. Ramverk blir inaktuella när rollerna förändras, så de håller längre om de bygger på en kompetenstaxonomi som underhålls löpande.
Kompetenstaxonomi
En kompetenstaxonomi är organisationens fastställda ordlista över de kompetenser den erkänner, indelad i familjer och nivåer så att varje kompetens bara har ett namn. Den anger vad som får registreras, men säger ingenting om vem som har vad. Utan taxonomi betyder ”projektledning” något annat för var och en som anger det, och ”avancerad Excel” kan vara allt från pivottabeller till finansiell modellering. En taxonomi är en tillgång som kräver löpande underhåll och aldrig blir färdig.
Kompetensutveckling
Kompetensutveckling innebär att fördjupa eller förnya kompetenser inom personens nuvarande yrkesområde, till exempel när en dataanalytiker lär sig en ny molnbaserad dataplattform. Omskolning förbereder däremot någon för en annan roll. Kompetensutveckling är billigare och går snabbare att planera eftersom utgångskompetenserna ligger nära, men den fungerar bara om organisationen vet vilka kompetenser varje person redan har och på vilken nivå.
Kunskapsnivå
En kunskapsnivå anger hur väl en person behärskar en kompetens på en definierad skala, och det är den som skiljer ett kompetensregister från en lista med taggar. MuchSkills använder en skala från 1 till 9, där 1 till 3 är nybörjare, 4 till 6 medelnivå och 7 till 9 expert. Tre steg inom varje nivå fångar det som en femgradig skala tappar: skillnaden mellan någon som kan utföra arbetet och någon som är redo att leda det.
Mjuka kompetenser
Mjuka kompetenser, även kallade mänskliga eller grundläggande färdigheter, är beteendemässiga förmågor som kommunikation, samarbete, ledarskap och anpassningsförmåga, till skillnad från tekniska kompetenser som är knutna till ett verktyg eller ett område. De är svårare att bedöma eftersom de syns mer i beteende än i resultat. Därför fungerar de bäst med nivåbeskrivningar formulerade som observerbart beteende och med bedömningar från fler än en person.
Nyckelpersonsberoende
Nyckelpersonsberoende är den risk en organisation tar när en kompetens, ett certifikat eller viss kunskap bara finns hos en person, eller ett fåtal, så att en enda uppsägning eller sjukskrivning stoppar arbetet. Det kallas också bussfaktorn. Med en kompetensdatabas blir risken mätbar: lista alla kompetenser en kritisk tjänst är beroende av och räkna hur många som behärskar dem på en fungerande nivå.
Närhet
Två kompetenser är närliggande när steget från att ha den ena till att ha den andra är kort. Den viktiga detaljen, som många definitioner missar, är att närheten beror på personen och kompetensparet tillsammans, inte bara på paret. Python och R ligger nära varandra för en dataanalytiker men inte för en copywriter. Modeller som bortser från vem som har utgångskompetensen ger omskolningsplaner som ser rimliga ut men inte fungerar.
Omskolning
Omskolning innebär att utbilda någon för en annan roll, oftast för att den nuvarande rollen krymper eller en ny växer fram, till exempel när en supporttekniker går över till säkerhetsdrift. Det kostar mer och tar längre tid än kompetensutveckling, så valet av vem som ska omskolas är viktigt: personer vars befintliga kompetenser ligger nära den nya rollen kommer dit snabbare. Omskolningsplaner som bara utgår från titlar pekar ofta ut fel personer.
Rollprofil
En rollprofil anger vilka kompetenser, nivåer och certifikat en roll kräver, uppdelat i krav och meriter. Den gör om en arbetsbeskrivning till något ett system kan jämföra människor mot, vilket möjliggör gapanalys, karriärvägar och intern rekrytering. En typisk rollprofil innehåller 30 till 40 kompetenser, fler för tekniska roller som använder många verktyg, varav 10 till 15 är markerade som prioriterade.
Självrapporterad kompetens
En självrapporterad kompetens är en kompetens som personen själv har lagt in och bedömt. Den kända svagheten är skevhet åt båda hållen: en del överdriver, medan mer tillbakadragna personer underskattar sig. Den kända styrkan är att personen själv är den enda som har hela bilden, och det är också det enda underlag man kan be någon att hålla aktuellt. Två vanliga sätt att korrigera är att göra profilerna synliga för kollegorna, så att det som påstås syns för dem som känner till arbetet, och att komplettera med chefens bedömning.
Skills intelligence
Skills intelligence är samlingsnamnet för mjukvara som samlar in kompetensdata och omvandlar den till beslut om rekrytering, bemanning, utveckling och planering. Begreppet är vagt och används av leverantörer vars arkitekturer inte har något gemensamt: vissa härleder kompetens från arbetsverktyg, vissa genomför tester och vissa frågar medarbetarna. Det som spelar roll är var datan kommer ifrån och vem som ansvarar för att den stämmer.
Successionsplanering
Successionsplanering innebär att identifiera och utveckla personer som kan ta över kritiska roller när den som har rollen i dag går vidare. Med ett kompetensbaserat arbetssätt jämförs varje kandidats nuvarande kompetenser och nivåer med rollens krav, så att både gapet och utvecklingsplanen blir konkreta. Det synliggör också nyckelpersonsberoenden: roller eller kompetenser som bara en person har, där en enda avgång skulle lämna ett tomrum.
Talanganalys
Talent intelligence innebär att använda data om människor, både inom och utanför organisationen, som underlag för beslut om rekrytering, rörlighet och kompetensförsörjning. Ofta kombineras intern kompetensdata med arbetsmarknadsdata som löner, efterfrågan och konkurrenters rekryteringar. Skills intelligence är den interna, kompetensspecifika delen av det. Leverantörer använder begreppen ganska fritt, så fråga vilken data en produkt faktiskt innehåller.
Talangmarknadsplats
En intern talangmarknadsplats är ett system som matchar medarbetare mot interna möjligheter, som uppdrag, projekt eller roller, utifrån kompetens och tillgänglighet. Det är en fördelningsmekanism som bygger på en kompetensinventering, och utan en sådan fungerar den inte. Marknadsplatser säljs oftast till organisationer som är så stora att medarbetarna inte ser varandra. I organisationer med färre än ungefär tusen anställda är själva matchningen ett mindre problem än datan som ligger under.
Tid till full kompetens
Tid till full kompetens är tiden från en definierad startpunkt till att en person når en definierad kompetensnivå i en färdighet eller roll. Siffran säger ingenting om inte båda ankarpunkterna anges, och leverantörer som redovisar förbättringar anger sällan någon av dem. Jämför den bara inom en och samma organisation, mot dess egen utgångsnivå. Jämförelser mellan företag blir oftast bara en jämförelse mellan två olika definitioner av vad "kompetent" betyder.
Utbildningsmatris
En utbildningsmatris visar vilka kurser varje person har genomfört eller ska genomföra, oftast utifrån den obligatoriska utbildningen för varje roll. En kompetensmatris visar vad människor kan och på vilken nivå. De två blandas ofta ihop: en fullständig utbildningsmatris kan finnas i ett team som ändå saknar de kompetenser utbildningen var tänkt att bygga. Reglerade organisationer behöver oftast båda, med certifikaten som länk mellan dem.
Verifierad kompetens
En verifierad kompetens är en kompetens som någon annan än den som gör anspråk på den har bekräftat, och där bekräftelsen är dokumenterad: vem som bekräftade den, vilket datum och mot vilket underlag. Verifiering säger något om ursprunget, inte om kvaliteten, så en verifierad kompetens kan fortfarande ligga på en låg nivå. Ett certifikat med uppladdat dokument, tidsstämpel och namngiven granskare är den starkaste vanliga formen. En bock som en administratör har satt är den svagaste.