Skapa individanpassade lärvägar

”[Ett] team är en grupp människor som är beroende av varandra när det gäller information, resurser, kunskap och kompetens och som strävar efter att förena sina insatser för att nå ett gemensamt mål.”

Källa: Professor Leigh L Thompson
Kellogg School of Management

Vad är individanpassade lärvägar?

I den här playbooken får du en heltäckande färdplan för att införa individanpassade lärvägar i din organisation. Individanpassade lärvägar är inte bara en trend, utan ett grundläggande skifte i hur moderna organisationer utvecklar sina medarbetare. De gör det möjligt för medarbetarna att skaffa rätt kompetens vid rätt tidpunkt, vilket ger relevans, engagemang och kunskap som sitter kvar på lång sikt. Genom att anpassa lärandet efter individuella behov kan du bygga en kultur av ständig utveckling som rustar medarbetarna för att lyckas i dagens konkurrensutsatta landskap och möta morgondagens utmaningar.

Vad du kan förvänta dig av den här playbooken

Den här playbooken är din praktiska guide till att skapa individanpassade lärvägar som ökar medarbetarnas engagemang, snabbar på kompetensinhämtningen och säkerställer anpassningsförmåga i en föränderlig arbetsmiljö. Vi går igenom fördelarna med arbetssättet, beskriver de viktigaste stegen för att införa det, delar verkliga framgångsexempel och ger lösningar på vanliga utmaningar.

Oavsett om du arbetar med HR, är chef eller företagsledare ger den här playbooken dig kunskapen och verktygen du behöver för att förnya organisationens strategier för kompetensutveckling och lärande. Det är dags att satsa på anpassningsförmåga och utveckling, och den här playbooken är ditt första steg mot att ta tillvara hela potentialen i individanpassade lärvägar. Nu sätter vi igång.

Fördelar med individanpassade lärvägar

Individanpassade lärvägar ger organisationer ett strategiskt sätt att utveckla kompetens. I det här avsnittet går vi igenom fördelarna:

1. Ökat medarbetarengagemang
   Det finns flera skäl till att individanpassade lärvägar engagerar medarbetarna. För det första känns de relevanta, eftersom innehållet är anpassat efter varje persons roll. Medarbetaren kan direkt använda det hen lär sig i sina nuvarande arbetsuppgifter, vilket ökar motivationen att lära och stärker engagemanget. Enligt en undersökning uppgav 93 % av medarbetarna att väl planerade utbildningsprogram har en positiv effekt på deras engagemang. För det andra ger individanpassade lärvägar medarbetarna mer inflytande, eftersom de får välja bland många olika lärformer. Det skapar en känsla av ägarskap över den egna utvecklingen och ökar också engagemanget. En rapport från LinkedIn Learning från 2020 visade att 94 % av medarbetarna skulle stanna längre på ett företag som investerade i deras kompetensutveckling och lärande. Slutligen kan medarbetarna följa sina framsteg i realtid och sätta upp och nå delmål, vilket stärker deras engagemang för lärandet.
2. Snabbare kompetensinhämtning
   Med individanpassade lärvägar går kompetensinhämtningen snabbare, eftersom de pekar ut och åtgärdar individuella kompetensgap. Medarbetarna slipper alltså lära sig om ämnen eller färdigheter som de redan kan väl. Dessutom kan var och en gå fram i den takt som passar hen, vilket gör lärandet grundligt och bestående.
3. Kunskap som sitter kvar på lång sikt
   Med individanpassade lärvägar sitter kunskapen kvar betydligt bättre på lång sikt. Det beror på att innehållet är kopplat till de specifika kraven i medarbetarens roll, vilket uppmuntrar hen att direkt använda sina nya kunskaper och färdigheter i det dagliga arbetet.
4. Anpassningsförmåga när behoven förändras
   I dagens föränderliga affärsmiljö kan kompetenser och krav i olika roller förändras snabbt. Eftersom individanpassade lärvägar uppdateras löpande kan de anpassas efter nya behov, så att kompetensutvecklingen och lärandet alltid följer med i förändringarna. Då är dina medarbetare alltid på hugget.
5. Självständiga och drivande medarbetare
   Med individanpassade lärvägar kan medarbetarna själva ta ansvar för sin utveckling, vilket främjar ägarskap och målinriktat lärande. När medarbetarna får vara med och påverka sin lärresa känner de ägarskap och ansvar för sin utveckling. Att sätta upp och nå lärandemål blir dessutom en drivkraft i sig, som sporrar medarbetarna att tänja på sina gränser och sträva efter att bli riktigt bra.
6. Kostnadseffektivt lärande
   Individanpassade lärvägar är ett kostnadseffektivt sätt att utveckla medarbetare. Utbildningsprogram enligt principen ”en storlek passar alla” leder ofta till onödiga kostnader eftersom de riktar sig till en bred målgrupp, inklusive medarbetare som kanske redan har vissa av kompetenserna. Individanpassade lärvägar gör i stället bättre nytta av utbildningsresurserna genom att träffsäkert rikta in sig på kompetensgap och individuella utvecklingsbehov, med hjälp av kompetensbedömningar som visar organisationen var medarbetarna behöver utvecklas. Dessutom kan medarbetarna gå fram i sin egen takt, vilket minskar utbildningstiden och produktivitetsbortfallet. Även om införandet kan innebära vissa kostnader i början ger de långsiktiga vinsterna, som bättre arbetsprestationer och färre fel, betydande besparingar över tid.

Så bedömer du kompetenser och behov för att planera lärvägar

En stark grund för individanpassat lärande börjar med grundliga kompetensbedömningar, som fyller flera viktiga funktioner: De synliggör kompetensgap, lyfter fram förbättringsområden och hjälper organisationen att formulera konkreta lärandemål. De skapar en utgångspunkt för att följa framsteg och mäta effekten av utbildningsinsatser, vilket underlättar uppföljningen av utvecklingen. Data från bedömningarna gör det också möjligt för organisationen att anpassa lärandemålen så att de direkt adresserar individuella kompetensgap, vilket ger en relevant och mycket effektiv lärresa som är skräddarsydd efter varje medarbetares unika behov.

Här är sex steg för att bedöma kompetenser och behov när du planerar individanpassade lärvägar.

Steg 1: Fastställ organisationens mål för lärandet

Börja med att fastställa organisationens nuvarande mål för lärandet. Identifiera vilka kompetenser som är avgörande för att lyckas i specifika roller eller projekt och slå fast strategiska prioriteringar för kompetensutvecklingen. Utgå om möjligt från en heltäckande kompetensinventering som beskriver vilka kompetenser olika roller kräver. (Obs! En kompetensinventering är en sammanställning av befintliga medarbetares kompetenser, utbildning och erfarenheter. Vi rekommenderar starkt att ni tar fram en.)  

Välj bedömningsmetoder som passar de kompetenser som ska utvärderas, till exempel självskattningar, kollegiala bedömningar, chefsbedömningar, tester eller quiz.

Steg 2: Identifiera nuvarande och framtida kompetensbehov

Gör så här för att identifiera vilka kompetenser som behövs i dag och framöver:

• Analysera organisationens närmaste mål och fokusera på de roller och projekt som är avgörande för att nå dem.
• Rådfråga berörda intressenter, till exempel avdelningschefer och projektledare, för att förstå vilka kompetenser som är nödvändiga för pågående uppgifter.
• Blicka framåt mot organisationens mål för de kommande fem åren och ta hänsyn till möjliga förändringar i affärsstrategi eller branschens affärsmodeller. Lista de kompetenser som krävs för att nå de nya målen.
• Håll koll på marknadstrender och branschutveckling, och förutse tekniska eller branschmässiga omvälvningar som kan kräva nya kompetenser.

Steg 3: Rangordna kompetensgapen

När du har sammanställt en lista över de kompetenser organisationen har i dag och dem som krävs nu och i framtiden kan du identifiera kompetensgapet, en avgörande insikt för välgrundade beslut. Om du har använt kunskapsnivåer när du kartlade kompetenserna (en funktion som finns i MuchSkills) har du ännu mer heltäckande data att bygga din framtida strategi på. Med en omfattande lista över kompetenser att skaffa eller utveckla är nästa avgörande steg att prioritera, så att tid, resurser och insatser läggs där de gör störst nytta.

Steg 4: Prioritera kompetensutvecklingen

Era lärandemål bör ligga i linje med organisationens uppdrag och övergripande affärsmål. När ni prioriterar bland kompetensgapen bör ni väga in hur viktiga de är och hur verksamheten påverkas av att kompetensen saknas. Alla gap behöver inte åtgärdas direkt. Ta Medarbetare A som exempel: en projektledare som saknar en avgörande kompetens i ett projektledningsverktyg, vilket direkt påverkar projektens tidplaner. Här måste ni agera omedelbart. Medarbetare B har däremot ett kompetensgap inom en ny teknik, som kanske inte påverkar arbetsprestationen just nu. I det här fallet bör ni prioritera Medarbetare A:s kompetensgap, eftersom det direkt påverkar projekten och affärsresultatet. Medarbetare B:s kompetensgap kan åtgärdas efter hand, utan samma brådska.

Steg 5: Skräddarsy lärvägarna

Anpassa lärvägarna för varje medarbetare utifrån hens kompetensgap och utvecklingsbehov. Se till att utbildningsinnehållet och formerna, oavsett om det handlar om workshoppar, onlinekurser eller annat, motsvarar varje persons unika behov.

Steg 6: Följ upp framstegen löpande

Regelbundna avstämningar är avgörande för att lärvägarna ska fortsätta motsvara medarbetarnas föränderliga behov och organisationens mål. Inför ett system för löpande kompetensbedömning och uppföljning av framsteg, och se regelbundet över och uppdatera lärvägarna i takt med att medarbetarna utvecklar sina kompetenser.

MuchSkills har tagit fram en playbook som vägleder organisationer i att genomföra en kompetensgapsanalys. Läs hela guiden här: Kompetensgapsanalys: En komplett guide

I nästa avsnitt tittar vi på strategier och metoder för att utforma individanpassade lärresor som effektivt överbryggar kompetensgapen.

Utforma individanpassade lärresor

I det här avsnittet fördjupar vi oss i de strategiska delarna av att utforma individanpassade lärresor. Vi går igenom viktiga aspekter som anpassat kursinnehåll, mikrolärande, kollegialt lärande och hur ni kan använda interna kommunikationsplattformar. Det är byggstenarna för skräddarsydda lärvägar som gör verklig skillnad för organisationens kompetensutveckling.

1. Anpassat kursinnehåll

Den första byggstenen är anpassat kursinnehåll. Det innebär att välja moduler, lektioner eller kurser som direkt adresserar de kompetensgap ni har identifierat. Välj till exempel innehåll från onlinekursplattformar som Coursera, Learnit, edX eller LinkedIn Learning som motsvarar medarbetarnas behov av kompetensutveckling. Plattformarna passar de 68 % av medarbetarna som föredrar att lära sig på jobbet och de 58 % som vill lära sig i sin egen takt.

2. Strategier för mikrolärande:

Mikrolärande innebär att lärandeinnehållet delas upp i små, ämnesspecifika moduler, vilket ger ett flexibelt och individanpassat upplägg. Organisationer kan omvandla sitt interna utbildningsmaterial till sådana mikromoduler. Ett företag kan till exempel ta fram mikromoduler om olika säljtekniker, regelefterlevnad eller instruktioner för programvaror.

3. Kollegialt lärande och mentorskap:

Organisationer kan dessutom främja kollegialt lärande och mentorskap, vilket underlättar utbytet av kunskap och expertis. Den här informella lärformen kan anpassas genom att para ihop personer med kompletterande kompetenser eller genom att införa mentorprogram. I interna mentorprogram vägleder erfarna medarbetare (mentorer) mindre erfarna kollegor (adepter). Matchningen kan anpassas efter specifika kompetensbehov eller karriärmål.

4. Interna kommunikationsplattformar

Interna kommunikationsplattformar som Slack eller Microsoft Teams är värdefulla kanaler där medarbetarna kan dela med sig av insikter och expertis inom specifika ämnen eller kompetenser. Använd kanalerna för att bygga en kultur av lärande och kunskapsutbyte och stödja kompetensutveckling som drivs av kollegorna själva.

En stark grund för individanpassat lärande börjar med grundliga kompetensbedömningar, som fyller flera viktiga funktioner: De synliggör kompetensgap, lyfter fram förbättringsområden och hjälper organisationen att formulera konkreta lärandemål. De skapar en utgångspunkt för att följa framsteg och mäta effekten av utbildningsinsatser, vilket underlättar uppföljningen av utvecklingen. Data från bedömningarna gör det också möjligt för organisationen att anpassa lärandemålen så att de direkt adresserar individuella kompetensgap, vilket ger en relevant och mycket effektiv lärresa som är skräddarsydd efter varje medarbetares unika behov.

MuchSkills har tagit fram en resurs för medarbetare som vill sätta upp mål för sin personliga utveckling: Så sätter du mål för din personliga utveckling

Praktiska steg för att öka medarbetarnas delaktighet

Det är avgörande att få medarbetarna delaktiga i sina individanpassade lärvägar. Stegen nedan ger medarbetarna egenmakt och främjar en kultur av ständigt lärande och utveckling i organisationen. Här är några praktiska sätt att uppmuntra till aktivt deltagande:

• Erbjud verktyg för självskattning som hjälper medarbetarna att utvärdera sina kompetenser och ta fram personliga gaprapporter.
• Håll workshoppar om effektiv målsättning med fokus på SMART-mål (Specifika, Mätbara, Uppnåeliga, Relevanta, Tidsatta).
• Ordna gemensamma planeringsmöten där medarbetarna är med och utformar sina lärvägar.
• Uppmuntra öppna feedbacksamtal där medarbetarna kan dela sina tankar om kompetenser och utvecklingsbehov.

Följ upp framstegen

En löpande process för feedback och justering är avgörande för att individanpassade lärvägar ska lyckas, och det går inte nog att betona hur viktig den är. Den gör att lärandeinnehållet hela tiden håller sig relevant för både medarbetarnas och organisationens ständigt föränderliga behov, vilket gör det mer effektivt. När problem och utmaningar tas om hand snabbt ökar deltagarnas engagemang och motivation avsevärt, och lärmiljön blir mer dynamisk och interaktiv. Individanpassade lärvägar som anpassas efter den enskildes framsteg ger dessutom större chans till en högre avkastning på investeringen. Nedan går vi igenom hur organisationer proaktivt kan följa medarbetarnas framsteg och anpassa lärvägarna så att de fortsätter att vara effektiva.

1. Genomför kompetensbedömningar

Genomför regelbundna kompetensbedömningar för att mäta effekten av lärresan. Det säkerställer att lärandeinnehållet hela tiden är relevant för både medarbetarnas och organisationens föränderliga behov.

2. Ge feedback

Inför rutiner för feedback så att deltagarna kan tycka till om hur effektivt lärandeinnehållet är och om sin upplevelse av lärandet som helhet. Kvalitativ feedback kan samlas in via enkäter eller intervjuer och ger värdefulla insikter för förbättringar.

3. Ta hjälp av lärandeanalys

Använd verktyg för learning analytics för att samla in data om olika nyckeltal, som medarbetarengagemang, genomförandegrad och resultat på bedömningar. Datan ger viktiga insikter i hur medarbetarna går framåt i sina individanpassade lärvägar.

4. Håll innehållet uppdaterat

Se till att lärandeinnehållet är aktuellt och följer de senaste branschtrenderna och bästa praxis. Uppdatera och förbättra innehållet löpande så att det förblir relevant.

5. Gör individuella justeringar

Anpassa lärvägarna ytterligare utifrån individuella önskemål och feedback. Var medveten om att vissa kan ha nytta av extra resurser eller andra lärformer för att få ut mesta möjliga av sitt lärande.

Effektiv uppföljning och anpassning ökar inte bara deltagarnas engagemang och motivation, utan bidrar också till högre avkastning på investeringen i individanpassade lärvägar.

Vanliga utmaningar och hur du hanterar dem

Även om fördelarna med individanpassade lärvägar är betydande kan organisationer stöta på utmaningar när de inför dem. I det här avsnittet tar vi upp några möjliga hinder och ger lösningar och bästa praxis för att komma förbi dem.

1. Resursfördelning

Utmaning: Att utforma och leverera individanpassat lärandeinnehåll kan vara resurskrävande och kräva tid, budget och personal.

Lösning: Prioritera de kompetenser som har störst betydelse för organisationens mål. Dra nytta av teknikinvesteringar, som e-lärandeplattformar och AI-drivna verktyg, för att automatisera anpassningen av innehållet, minska arbetsbördan och göra arbetssättet mer skalbart.

2. Motstånd mot förändring

Utmaning: Medarbetare och chefer som är vana vid traditionell utbildning kan göra motstånd mot övergången till individanpassat lärande.

Lösning: Inför en genomtänkt strategi för förändringsledning med tydlig kommunikation, utbildning och stöd. Visa på de konkreta fördelarna med individanpassat lärande för att skapa uppslutning och underlätta övergången.

3. Teknisk integration

Utmaning: Att integrera teknik för individanpassat lärande med befintliga system och plattformar kan vara komplext och resurskrävande.

Lösning: Välj skalbara tekniklösningar som integreras smidigt med befintliga system. Säkerställ IT-stöd under hela införandet. Genomför grundliga tester och pilotprojekt för att hitta och lösa integrationsproblem.

4. Mäta ROI

Utmaning: Det kan vara svårt att mäta avkastningen på investeringen (ROI) i individanpassade lärvägar när effekten på prestationerna inte syns direkt.

Lösning: Definiera tydliga mått i form av nyckeltal (KPI:er) som är kopplade till lärandemålen. Ha ett långsiktigt perspektiv och var medveten om att ROI kan bli tydlig först med tiden, när medarbetarna tillämpar sina nya kompetenser i sina roller.

Vi presenterar MuchSkills funktion för kompetensutveckling och lärande

Sammanfattningsvis är individanpassat lärande ett grundläggande skifte i hur organisationer utvecklar sina medarbetare. Det erbjuder skräddarsydda lösningar på de utmaningar som vår snabbt föränderliga arbetsmiljö för med sig. Det ökar engagemanget, kompetensutvecklingen och förmågan att behålla kunskap. Trots utmaningarna är vinsterna betydande. Individanpassat lärande främjar en kultur av ständig utveckling och förbereder medarbetarna för framtiden. Satsa på det för att möta både möjligheter och osäkerhet med självförtroende. Resan fortsätter, och möjligheterna är många.

Här vill vi passa på att påminna om en spännande funktion i  MuchSkills. Med funktionen kan användare (till exempel organisationer) skapa ett samlat, decentraliserat bibliotek för allt sitt utbildningsmaterial direkt i kompetenshanteringsplattformen MuchSkills. I biblioteket kan användarna enkelt lägga in länkar till alla möjliga resurser, som onlinekurser, lektioner, artiklar, blogginlägg och till och med PDF:er på intranätet. Då blir det lättare för medarbetarna att hitta det material de behöver för att utveckla sina kompetenser och komma vidare i sin yrkesmässiga utveckling.

Med den nya funktionen omfattar den individanpassade lärresan i MuchSkills inte bara skräddarsytt innehåll, utan också smidig tillgång till rätt resurser precis när de behövs.

FAKTARUTA: Kundcaset IBM

Ett konkret exempel på fördelarna med individanpassade lärvägar är IBM. Enligt en arbetsrapport från MIT från 2020 har det multinationella teknik- och konsultföretaget framgångsrikt infört individanpassade lärvägar internt, och visat att arbetssättet har en positiv effekt på medarbetarnas kompetens, arbetstillfredsställelse och prestationer överlag. Hur gick företaget till väga?

IBM anpassade lärandeinnehållet efter varje medarbetares roll, kompetenser och karriärambitioner via sin plattform för individanpassat lärande, ”Your Learning”. Arbetssättet fick stort genomslag i organisationen: hela 99 % av IBM:s medarbetare besökte plattformen under 2019 och lade i genomsnitt 77 timmar på lärande det året. Data från olika HR-enheter på IBM gav starka belägg för att individanpassat lärande har positiva effekter på arbetsprestationer och karriärutveckling. Framför allt visade rapporten ett samband mellan hur mycket tid medarbetarna lade på lärande, hur många interna ”badges” de tjänade in, om de nådde sina säljmål och hur de utvecklades i karriären. Kundcaset IBM visar vilken potential individanpassade lärvägar har, och hur löpande uppföljning av framsteg och adaptivt lärande kan hjälpa organisationer och deras medarbetare att nå toppresultat.