Förnya prestationsstyrningen med ett kompetensbaserat arbetssätt

I en tid av rasande snabb teknisk innovation, skiftande kundkrav och en ihållande kompetensbrist förändras de färdigheter vi behöver för att lyckas i arbetet snabbare än vi tror. När företag kämpar med att tillsätta tjänster eller behålla talanger inser de att den bästa vägen framåt är ett kompetensbaserat arbetssätt inom kompetensförsörjning, prestationsstyrning och talent management.

Till skillnad från traditionella HR-strategier som kretsar kring tjänster och titlar matchar en kompetensbaserad strategi människor med möjligheter enbart utifrån deras kompetenser och förmågor. Ett kompetensbaserat arbetssätt gynnar medarbetarna genom bättre matchning mot roller och stöd i deras professionella utveckling, samtidigt som det hjälper organisationer att attrahera och behålla talanger, öka produktiviteten och bygga agilitet och motståndskraft.

År 2023 visade det globala konsultföretaget Mercer i sin Skills Snapshot Survey att den näst högsta prioriteringen för ledningsgrupper och HR-chefer var att utforma om talangprocesserna kring kompetens. Eftersom kompetensbaserade talangprocesser är så relevanta belyser den här artikeln varför det är viktigt att införa ett kompetensbaserat arbetssätt inom talent management och prestationsstyrning, och hur du går tillväga.

Därför lönar det sig med ett kompetensbaserat arbetssätt i prestationsstyrningen

1. Bättre beslutsfattande

Med ett kompetensbaserat arbetssätt blir besluten bättre, eftersom teamledare fördelar uppgifter efter färdigheter och kompetenser snarare än efter meriter eller personliga fördomar. När talent management och prestationsstyrning bygger på skills intelligence, i allt från rekrytering och onboarding till utbildning och bedömningar, blir det mindre utrymme för fördomar och favorisering. Om talangbesluten i stället styrs av sådant som titlar, erfarenhet eller kontakter hämmas agilitet, innovation och tillväxt, alltså just de egenskaper som krävs för att överleva i det nya arbetslivet.

2. Främjar jämlikhet

Ett kompetensbaserat arbetssätt i prestationsstyrningen främjar jämlika möjligheter och befordringar. Kompetensbaserade organisationer satsar på färdigheter och kompetenser snarare än examina, erfarenhet och professionella nätverk. De prioriterar inte bara människors förmågor utan också deras ambitioner och potential att lyckas, och stöttar dem med utvecklingsprogram anpassade efter deras behov. I sådana organisationer kan en medarbetare lita till sina förmågor för att få tillgång till ett brett utbud av interna möjligheter. Kompetensbaserade HR-strategier gör det också möjligt för ledare att hitta förbisedda talanger och bredda sin kompetensbas. Det är avgörande på dagens hårt konkurrensutsatta arbetsmarknad, där företag har svårt att säkra de talanger de behöver, vilket gör en djup och mångsidig talangpool till en sällsynt konkurrensfördel.

3. Stöder intern rörlighet och samarbete över funktionsgränser

Ett kompetensbaserat arbetssätt främjar intern rörlighet, som möjliggör karriärutveckling genom vertikala (befordringar) och horisontella (förflyttningar) steg inom företaget. Fördelarna med intern rörlighet i organisationer är många, från tydliga utvecklingsvägar till ökad agilitet och flexibilitet. Många företag i dag svär vid projektbaserad rörlighet, en form av intern rörlighet där tvärfunktionella team med kompletterande kompetenser sätts samman för enskilda uppdrag. Samarbete över funktionsgränserna främjar kunskapsdelning, förbättrar kommunikationen och river silos. Dessutom kan de överlappande kompetenserna i ett tvärfunktionellt team ge innovativt tänkande och problemlösning en rejäl skjuts.

4. Bygger anpassningsförmåga och motståndskraft

Ett tvärfunktionellt team anpassar sig snabbt till förändrade projektkrav. Det illustrerar vad ett kompetensbaserat förhållningssätt gör för ett företag: det gör det möjligt att möta förändringar eller utmaningar på kortast möjliga tid. En organisation som lyckas bygga en arbetsstyrka med anpassningsbara kompetenser står bättre rustad att klara digitala omvälvningar eller förändrade marknadsförhållanden i framtiden.

5. Ökar produktiviteten

I en traditionell organisation är en individs kompetenser begränsade till den egna avdelningen. Men när företag bygger sin kompetensförsörjning på kompetenser hjälper de medarbetarna att använda sina färdigheter i hela organisationen och på så sätt nå sin fulla potential. Företag som sätter kompetensen först är mer produktiva än de som definierar sina medarbetare utifrån titlar. Enligt Deloitte är det 63 % mer sannolikt att företag med ett kompetensbaserat arbetssätt visar resultat och 49 % mer sannolikt att de maximerar effektiviteten.

Prestationsstyrning och kompetensutveckling

Än i dag har många företag ett traditionellt synsätt på prestationsstyrning: ett medarbetarsamtal en eller två gånger per år och inte mycket däremellan. Vissa inkluderar visserligen kompetens i sin prestationsstyrning, men i vart tredje fall sjunker prestationen faktiskt efter en bedömning, enligt Gallup. Gartner rapporterar att bara 32 % av HR-cheferna anser att prestationsstyrningen ger medarbetarna det de behöver för att prestera. 

Varför är det så?

En viktig orsak är att organisationer, även de som utvärderar medarbetare utifrån kompetens, inte följer upp sina kompetensbedömningar med konkreta insatser för kompetensutveckling.

Hur ser då ett företag till att kompetensbedömningar och medarbetarsamtal leder till verklig kompetensutveckling? Genom att samla in prestationsdata från bedömningarna och använda insikterna för att utforma effektiva utvecklingsplaner. Ett datadrivet arbetssätt hjälper inte bara företag att skapa riktade kompetensprogram, utan kopplar också den individuella utvecklingen till företagets mål, vilket skapar värde för båda. Dessutom ökar det engagemanget, förbättrar prestation och produktivitet och bygger en kultur av jämlikhet och rättvisa.

Så använder du kompetensdata på rätt sätt

Ett vanligt hinder när man vill införa en kompetensbaserad strategi för prestationsstyrning eller talent management är att man saknar överblick över medarbetarnas kompetenser. Det är helt orealistiskt att en arbetsgivare ska känna till varje medarbetares färdigheter och kompetenser, särskilt i en stor organisation. Ändå är det avgörande för strategisk kompetensförsörjning att samla in och använda skills intelligence. Som tur är har den senaste tekniken och moderna verktyg för prestationsstyrning gjort det mycket enklare att samla in, analysera och använda kompetensdata, följa upp medarbetarnas prestationer, fördela roller och mål, ge och få feedback och så vidare.

Vissa programvaror för kompetenshantering har inbyggda verktyg för datavisualisering som gör om komplex data till användarvänliga, interaktiva och grafiska gränssnitt. Förutom att göra datan lättare att förstå hjälper sådana verktyg och plattformar för kompetenshantering chefer att dra slutsatser ur datan, identifiera kompetensgap, göra jämförelser och ta fram kompetensrelaterade rapporter om personalen. Framför allt formaliserar de datainsamlingen och gör det möjligt att officiellt koppla kompetensdata till systemen för prestationsstyrning och talent management.

Med plattformen för kompetenshantering MuchSkills kan organisationer till exempel ta fram en rad olika rapporter med skills intelligence för att optimera kompetensförsörjning och talent management. Här finns bland annat rapporter om kompetensfördelning som visar var styrkorna finns i teamen, rapporter om kompetensmöjligheter & risker som pekar ut gap och framtida behov, rapporter om nya, förlorade & tillkomna kompetenser för att följa hur personalen utvecklas, samt certifikatsrapporter för att hålla koll på efterlevnad och kvalifikationer. Rapporter om kompetenstrender ger dessutom en bild av vilken expertis som växer fram, medan rapporter om kompetenstillväxt gör det möjligt att mäta utvecklingen över tid. Beläggningsrapporter ser till att teamen används effektivt, och rapporter om kompetensbeläggning visar hur väl medarbetarnas förmågor matchar verksamhetens mål. Med de här insikterna kan organisationer fatta välgrundade, datadrivna beslut som lyfter prestationen och stärker den strategiska tillväxten.

Så inför du ett kompetensbaserat arbetssätt: praktiska råd

Här är fyra sätt att arbeta kompetensbaserat med prestationsstyrning och talent management:

1. Bedöm medarbetarna utifrån kompetens

Vanligtvis bedöms medarbetare utifrån hur de presterar i arbetet mot ett mål eller vilka resultat de uppnår. Men visste du att 75 % av företagen och 73 % av medarbetarna föredrar kompetensbaserade utvärderingar? Det beror på att kompetensbaserade bedömningar ger mer. Genom att integrera kompetens i bedömningarna kan chefer utvärdera en individs prestation inte bara i nuet utan också framåt i tiden. När en ledare ser på en teammedlems nuvarande prestation men också väger in personens förmåga, vilja och beredskap att ta på sig vissa ansvarsområden längre fram, får ledaren möjlighet att blicka in i framtiden, en nödvändig förmåga för att klara omvälvningar och utmaningar på sikt.

2. Låt prestationssamtalen göra skillnad

Prestationssamtal ger organisationer en värdefull chans att förstå människorna bakom framgångarna. Ändå reducerar många företag dem till en ren pappersövning med knapp uppföljning och går därmed miste om en möjlighet att driva utveckling och engagemang. Kompetensbaserade HR-strategier blomstrar när arbetsgivare tar samtalen på allvar.

Att öka frekvensen genom regelbundna 1:1-samtal och avstämningar gör samtalen betydligt mer effektiva än årliga genomgångar, särskilt när de kopplas till tydliga, mätbara mål. Chefer kan också använda samtalen för att bygga djupare relationer genom att utforska teammedlemmarnas intressen, outnyttjade styrkor och karriärambitioner, samtidigt som de ger feedback, mentorskap och erkännande. Ett framtidsinriktat förhållningssätt förstärker effekten ytterligare och gör samtalen till en katalysator för prestation och utveckling.

3. Skapa en kultur av feedback och självskattning

Prestationssamtal handlar inte bara om hur ofta de hålls utan också om perspektivet som prestationen bedöms utifrån. 

Chefer måste sluta se prestationsstyrning som en disciplinär process och i stället fokusera på löpande vägledning och feedback i realtid för att driva medarbetarnas utveckling.

Hur feedbacken ges spelar lika stor roll. Om samtalen alltid är kritiska börjar medarbetarna att frukta dem. Men när feedbacken väger styrkor och prestationer mot konstruktiva råd är medarbetarna mer benägna att engagera sig, lära sig och utvecklas.

Utöver feedback är självskattningar ett kraftfullt verktyg för att bygga en robust kompetensbaserad prestationsstyrning. Att uppmuntra medarbetarna att reflektera över sitt arbete, sina utmaningar och sina behov av stöd skapar förtroende, engagemang och motivation. Höga  prestationer kräver trots allt rätt stöd.

Att uppmuntra medarbetarna att regelbundet göra självskattningar utifrån fastställda kriterier hjälper dem att ta ägarskap för sin egen utveckling och odlar ansvarstagande och självkännedom, en ovärderlig förmåga. Medarbetare med god självkännedom känner inte bara till sina styrkor och förbättringsområden, utan förstår också hur de påverkar andra, söker aktivt feedback och finslipar ständigt sin prestation. För chefer ger självskattningar värdefulla insikter som leder till rikare samtal och mer konstruktiv feedback.

4. Dra nytta av tekniken

Det är svårt att hålla koll på medarbetarnas färdigheter och kompetenser eftersom kompetensuppsättningarna ständigt förändras. Ofta känner chefer inte till en teammedlems tidigare yrkeserfarenheter, som är ett ovärderligt underlag för en kompetensbedömning. Som tur är finns det tekniska verktyg som hjälper organisationer att hantera den utmaningen. Med verktyg som programvara för kompetenshantering kan HR-chefer samla in data om nuvarande kompetenser och kunskapsnivåer samt kunskap från tidigare erfarenheter. Visualiseringsverktyg omvandlar denna svårtolkade data till lättöverskådliga grafer och diagram. 

Med programvara för kompetenshantering kan organisationer effektivisera sådant som att samla in och sammanställa data om personalen, identifiera kompetensgap, stödja strategisk kompetensförsörjning och skapa större transparens i talent management. Dessutom skapas ett dataspår som stärker regelefterlevnaden och gör prestationsbedömningarna mer rättvisa. I takt med att tekniken blir mer avancerad blir kompetensbedömningarna alltmer datadrivna, och allt fler organisationer använder prestationsdata för kompetensutveckling. Och varför skulle de inte göra det? Företag som stöttar medarbetarnas prestationer har fyra gånger så stor chans att prestera bättre än sina konkurrenter, har lägre personalomsättning och ser 30 % högre intäktstillväxt.

MuchSkills verktyg för bättre prestationsstyrning

Slutligen: så här inför du ett kompetensbaserat arbetssätt för prestationsstyrning och talent management i din organisation, med lite hjälp från MuchSkills:

• Enkla 1:1-samtal: En gång i veckan eller en gång i kvartalet? Hur många 1:1-samtal med medarbetarna är idealiskt för en god medarbetarutveckling? Vilken ton ska samtalen ha? Vår playbook för 1:1-samtal med medarbetare besvarar de här frågorna och fler. Den innehåller tips om vilka kommunikations- och feedbackstilar du kan använda, vilka ämnen du bör ta upp och hur du förbereder dig inför ett 1:1-samtal. För att uppmuntra till självreflektion innehåller vår playbook för 1:1-samtal en frågemall som hjälper dina medarbetare att reflektera över sin professionella utveckling.

Kolla gärna också in vår playbook för regelbundna avstämningar med medarbetarna.    

• Enklare talangprofiler: Med MuchSkills verktyg för kompetenskartläggning och moderna kompetensmatris är det enkelt att använda prestationsdata för kompetensutveckling. Vårt verktyg för kompetenskartläggning hjälper företag att bygga dynamiska kompetensprofiler för individer och team. Det har också ett inbyggt valideringssystem där ledare på ett rättvist och transparent sätt kan bekräfta teammedlemmarnas kompetenser och kunskapsnivåer. Vår kompetensmatris är ett visualiseringsverktyg som gör om kompetensdata till lättöverskådliga diagram, men den kan mycket mer än så. Du kan använda den för att bygga på organisationens kompetensdata med fler lager, till exempel kunskapsnivåer, expertis- och intresseområden med mera. En utökad hantering av personalens certifikat ser till att data alltid är aktuell och relevant.
• Mål för medarbetarnas utveckling: Som plattform för kompetenshantering hjälper MuchSkills företag att stötta medarbetarnas utveckling genom att följa hur medarbetarna växer, sätta mål, erbjuda riktade  program för kompetensutveckling och arbeta med strategisk kompetensförsörjning.

Mer intern rörlighet: Med MuchSkills kan företag smidigt hitta och mobilisera interna talanger, förbättra matchningen mot roller och ta vara på fördelarna med intern rörlighet i organisationen.