Så bygger du en kompetensbaserad organisation i 5 steg

Det sägs att kompetens är framtidens valuta. I takt med att klyftan mellan efterfrågan på och tillgången till kompetens på arbetsmarknaden växer ställer allt fler organisationer om till kompetensbaserade organisationer, eller SBO:er. Det beror på att den som sätter kompetensen i centrum får fördelar som är svåra att slå.

Det globala affärsklimatet förändras snabbt och den kompetens som krävs för att vara konkurrenskraftig har utvecklats markant under de senaste fem till sju åren. Ändå kämpar många personalprocesser, däribland traditionella HR-processer som utformades för en långsammare och stabilare omvärld, med att möta dagens krav på snabbhet och flexibilitet. Det visar tydligt att organisationer måste anpassa sig och tänka om kring hur de arbetar med talanghantering.

Kompetensbaserade organisationer lägger tyngdpunkten på att odla en bred uppsättning kompetenser och på deras beläggning, vilket främjar innovation och motståndskraft när branschen förändras. Arbetssättet går inte bara i takt med kraven i en snabb, globaliserad ekonomi, utan främjar också inkludering, eftersom fokus ligger på vad den enskilda personen kan snarare än på traditionella statusmarkörer.

En rapport från PwC från 2023 konstaterade att många företag fortfarande prioriterar formella meriter och tidigare anställningar framför kompetens, och att de därför inte fullt ut tar tillvara potentialen hos sina medarbetare. Rapporten skrev också: ”En undersökning visar att 35 % av medarbetarna anser att deras kompetens inte framgår av deras meriter eller tidigare anställningar, och 27 % upplever att arbetsgivare fokuserar för mycket på tidigare anställningar i stället för på kompetens.”

Genom att sätta kompetens före konventionella meriter kan organisationer frigöra en enorm potential och se till att deras team är väl rustade att hantera utmaningar, bidra på riktigt och driva kontinuerlig tillväxt i ett ekonomiskt landskap som ständigt förändras.

Vad är en kompetensbaserad organisation?

Deloitte beskriver en kompetensbaserad organisation som ”en ny organisationsform” som ”sätter kompetens och mänskliga förmågor i centrum för talangstrategierna och skapar en ny verksamhetsmodell för arbetet och arbetsstyrkan”. I en kompetensbaserad organisation är det inte befattningarna utan kompetensen som står i fokus. Kompetens används för att organisera arbetet på två sätt:

• Traditionella roller delas upp i mindre delar (uppgifter, projekt, uppdrag osv.) utifrån den kompetens som krävs för att utföra dem.
• Arbetet breddas genom att man skapar ett konkret åtagande, till exempel att lösa ett problem, nå ett resultat eller skapa någon form av värde.

Traditionellt har människor en titel och definieras av sitt jobb. Det kompetensbaserade arbetssättet gör sig av med det allt mer föråldrade tankesättet. I stället ses varje medarbetare som en individ med kompetens och talanger som fritt kan användas i uppgifter som matchar hens intressen, en strategi som i sin tur skapar samstämmighet med organisationens mål och prioriteringar.

Anish Singh, HR-chef för Unilever i Australien och Nya Zeeland, uttrycker det bäst: ”Vi har börjat se varje roll på Unilever som en samling kompetenser snarare än bara en titel.”

Vilka är fördelarna med att vara en kompetensbaserad organisation?

Enligt en undersökning från Deloitte anser åtta av 10 medarbetare och ledare att befattningar inte är det bästa sättet att organisera arbetet, samtidigt som 98 % av cheferna säger att deras organisation är fast besluten att bli mer kompetensbaserad. Det beror på att ett kompetensbaserat arbetssätt ger många fördelar för arbetet, arbetsplatsen och medarbetarna:

1. En kompetensbaserad organisation är mer motståndskraftig

Dagens arbetsliv präglas av förändring. Ekonomin och affärsklimatet utvecklas hela tiden. Organisationens behov och mål skiftar från dag till dag. Med kompetens är det likadant. Den kompetens som efterfrågades i går, i dag och i morgon skiljer sig kraftigt åt. Bara kompetensbaserade organisationer kan hålla jämna steg med en så snabbrörlig värld. Bara de har förmågan att snabbt ställa om och flytta kvalificerade medarbetare dit de behövs. Flexibilitet, anpassningsförmåga och motståndskraft kommer alla från kompetens.

2. En kompetensbaserad organisation har en avundsvärd talangpool

Kompetensbaserade organisationer sätter kompetensen i centrum när de rekryterar. De anställer människor för vad de kan, inte för vad de har gjort tidigare eller vilka meriter de har. Den största vinsten med kompetensbaserad rekrytering är en stor talangpool som kan täcka alla behov av arbetskraft. Med en välfungerande intern talangmarknadsplats kan organisationen flexibelt hitta och sätta in rätt talang för att nå alla sina affärsmål. Kompetensbaserad rekrytering stärker inte bara arbetsstyrkan utan främjar också mångfald, som i sin tur är känd för att lyfta kreativiteten och innovationen.

3. En kompetensbaserad organisation är bättre på att behålla sina medarbetare

När företag ger medarbetarna möjlighet att gå utanför ramarna för sin titel skapar de förutsättningar för meningsfullt arbete som passar var och ens kompetens och intressen. Medarbetarna trivs inte bara med det de gör, utan får också frihet att pröva sin kompetens i olika roller och funktioner i hela organisationen. Den interna rörligheten öppnar karriärvägar och möjligheter till professionell utveckling, något som ligger högt på agendan för dagens medarbetare. Glada och nöjda medarbetare är det enda sättet att nå ett sunt engagemang och få medarbetarna att stanna kvar.

4. Kompetens lyfter prestation och produktivitet

Engagerade och hängivna medarbetare har direkt inverkan på organisationens resultat, produktivitet, innovation och kultur. När medarbetare uppmuntras att bidra presterar de ofta på en högre nivå. Stoltheten och känslan av mening i arbetet gör att de tar ansvar för det de gör och ser värdet i organisationens mål och målsättningar. Organisationen å sin sida lyckas ta tillvara hela potentialen hos sina medarbetare. Framgången är säkrad när arbetsgivare och medarbetare drar åt samma håll.

Vill du veta hur du kan bygga en kompetensbaserad organisation?

Boka en demo och se hur MuchSkills kan hjälpa dig att visualisera teamens förmågor, främja kompetensdriven tillväxt och framtidssäkra din arbetsstyrka.

Läs mer

‍

Bli en kompetensbaserad organisation i 5 steg

Att ställa om till en kompetensbaserad organisation innebär ett strategiskt skifte i hur talang uppmärksammas och tas tillvara. Förändringen sker inte över en natt och kräver tålamod och engagemang. Den börjar med små men meningsfulla steg mot en kultur som värdesätter och drar nytta av medarbetarnas breda kompetens, med ett helhetsgrepp där den enskilda personens kompetens står i främsta rummet.

1. Ta fram en färdplan

Planeringen kommer först. Börja med att förklara för hela organisationen varför det är affärskritiskt att sätta kompetensen först. Förbered alla på vad som väntar. Lämna ingen utanför. En stor förändringsplan behöver allas uppslutning för att lyckas.

Skapa sedan ett gemensamt kompetensspråk som är aktuellt och i takt med talangmarknaden. Se till att den data som ska användas är uppdaterad, tillförlitlig, felfri och tillgänglig för alla intressenter. En gemensam grund gör att alla förstår vad alla andra menar.

Nästa steg i arbetet med strategisk kompetensförsörjning är att ställa de viktiga frågorna, till exempel:

• Vilka kompetenskrav finns för olika befattningsbeskrivningar?
• Vilken kompetens har vi i dag och vad saknar vi?
• Vilken kompetens vill vi skaffa oss framöver?
• Vilken kompetens har vi förlorat de senaste åren?
• Vilken kompetens efterfrågas på marknaden och hos våra konkurrenter?
• Vilken kompetens är svår att hitta?
• Vad vill vi uppnå genom att bli en kompetensbaserad organisation? (Tänk på konkreta förbättringsområden och lösningar på nuvarande problem.)

Bara genom att ställa frågor kan vi hitta svar och arbeta systematiskt efter en plan. En noggrant genomtänkt färdplan är den stabila grund vi behöver för att ställa om till en kompetensbaserad organisation.

2. Bryt ner befattningar i uppgifter och projekt

Det här är det mest grundläggande kravet för en kompetensbaserad organisation. Arbetsplatser kryllar av generiska titlar som konsult, chef, analytiker och så vidare. I en och samma organisation kan flera medarbetare ha sådana titlar, som säger i stort sett ingenting om deras roller och ansvar. Resan mot att bli en kompetensbaserad organisation börjar med att bryta ner varje titel och definiera den utifrån de kompetenser som krävs för att prestera i rollen. I stället för att bara annonsera efter en verksamhetsanalytiker kan du till exempel ange att kandidaterna behöver kunskaper i data mining, processdokumentation och databashantering. Då är det bara personer med rätt kompetens som söker, och rekryteringsteamet anställer rätt kandidat.

3. Kartlägg organisationens kompetens

Därefter behöver du veta om organisationen har den kompetens som krävs för uppgifterna ovan. Här behövs en kompetenskartläggning. Att grafiskt åskådliggöra kompetensen i organisationen är det bästa sättet att få en tydlig bild av varje medarbetares kompetens och kunskapsnivå. Kompetenskartläggningen hjälper också till att identifiera kompetens som saknas och områden att förbättra.

En kompetensmatris ger en visuell bild av kompetensen och är smidig och lätt att använda. Den fungerar som en central databas över varenda färdighet, kompetens och förmåga som finns i organisationen. Den kan bli ännu mer detaljerad om du lägger till kunskapsnivåer och certifieringar för varje kompetens i matrisen.

Ett annat användbart verktyg för kompetenshantering är en kompetenstaxonomi, det vill säga en heltäckande förteckning över kompetenser och färdigheter. Med en kompetenstaxonomi kan du tydligt och korrekt identifiera vilken kompetens varje roll och/eller uppgift kräver, skriva tydliga befattningsbeskrivningar, anställa rätt kandidater och förstå behov och möjligheter när det gäller kompetensutveckling och omskolning.

Både kompetensmatriser och taxonomier synliggör kompetensgap, alltså förmågor som saknas men som är avgörande för organisationen och dess arbete. Om de inte upptäcks och åtgärdas i tid kan gapen lamslå verksamheten och försämra medarbetarnas prestationer. Nästa viktiga steg är därför att göra en kompetensgapsanalys. Det handlar inte bara om att identifiera vilken kompetens som saknas, utan om att analysera hur den bäst kan tillföras.

Ett sätt att fördjupa kompetensgapsanalysen är att granska sin talangstrategi utifrån de fyra B:na: buy, build, borrow och bot. Varje B motsvarar ett visst scenario för arbetsstyrkan. ”Buy” handlar om att hitta talang genom rekrytering. ”Build” betyder att bygga upp talang genom kompetensutveckling och omskolning. ”Borrow” syftar på att ta in extern arbetskraft, till exempel uppdragstagare, konsulter och gigarbetare. ”Bot” står för roller som går att automatisera. Den som hittar rätt mix av de fyra B:na har större chans att lyckas bli en kompetensbaserad organisation på riktigt.

En kompetensgapsanalys är central för att identifiera kärnkompetenser och medarbetare med hög potential, omplacera teammedlemmar som inte används fullt ut och införa värdefulla program för kompetensutveckling och lärande.

4. Sätt kompetensen först i alla arbetsprocesser

Det innebär ett kompetensförst-perspektiv på rekrytering, kompetensförsörjning, talanghantering, prestationsuppföljning, medarbetarutveckling och allt däremellan. Ta rekrytering som exempel. Det var länge vanligt, och är det kanske fortfarande, att anställa människor för deras meriter, arbetslivserfarenhet, utstrålning eller för att de verkade passa in. En kompetensbaserad organisation anställer däremot människor för deras kompetens. Ett sätt att gå över till kompetensbaserad rekrytering är att ge kandidaterna problem att lösa under intervjun, eftersom problemlösning kräver att man använder sin kompetens.

Med det sagt kan det vara en stor utmaning att sätta kompetensen i fokus i alla arbetsprocesser, eftersom kompetens är aktuell under mycket kort tid. Den kompetens som krävs för en viss uppgift i dag är troligen inte densamma i morgon. Inför en sådan utmaning behöver organisationer anstränga sig på allvar, visa ett djupt engagemang för förändring och satsa på omskolning/kompetensutveckling ofta, så att de aldrig får brist på kärnkompetens.

5. Utvärdera och justera

Nu är du på väg att bli en kompetensbaserad organisation, men fungerar strategin? Glöm inte sista etappen på förändringsresan: att följa upp, utvärdera på nytt och justera. Om en satsning inte ger önskat resultat, testa olika angreppssätt tills du hittar det som ger mest värde.

När arbetslivet förändras och insatserna blir högre är det bara kompetensbaserade organisationer som kommer att kunna anpassa sig och lyckas. Det kräver att vi gör oss av med gamla tankesätt, frigör medarbetarna från ramarna kring deras befattningar och ansluter oss till kompetensrevolutionen.

Sammanfattning

Sammanfattningsvis sker resan mot att bli en kompetensbaserad organisation i fem strategiska steg. I takt med att efterfrågan på kompetens ökar på marknaden tar allt fler organisationer till sig detta paradigmskifte. En kompetensbaserad organisation blomstrar genom att värdesätta den enskilda personens kompetens och koppla den till organisationens mål, och utmanar därmed det traditionella befattningscentrerade tankesättet. Fördelarna är många: ökad motståndskraft, en avundsvärd talangpool, bättre förmåga att behålla medarbetare och högre prestation. För att ge sig in på den här förändringsresan behöver organisationer följa en färdplan, bryta ner befattningar i kompetenscentrerade uppgifter, kartlägga befintlig kompetens, sätta kompetensen i centrum för arbetsprocesserna och löpande utvärdera och justera sina strategier. När affärslandskapet förändras är det bara de som anpassar sig till kompetensrevolutionen som får den flexibilitet som krävs för att lyckas i ett arbetsliv i ständig förändring.

Bli en kompetensbaserad organisation redan i dag.

Boka en demo

‍