Vad är kompetenskartläggning? Definition, process och varför det spelar roll

Företag är beroende av begåvade medarbetare som effektiviserar det dagliga arbetet, driver organisationens mål framåt, kliver in i ledande roller och bidrar till en positiv arbetskultur. Ändå blir den här talangen allt svårare att hitta. Världen upplever en akut brist på människor med de breda färdigheter som organisationer så gärna vill knyta till sig. I USA fanns det till exempel 8,1 miljoner lediga jobb i USA i november 2024, medan antalet anställningar samma månad landade på jämförelsevis blygsamma 5,3 miljoner. Orsakerna till glappet är många, bland annat förändrade attityder till arbetets plats i livet och en strävan efter mer meningsfulla jobb som går i linje med personliga mål.

I tider av talangbrist har organisationer inte råd att tappa de talanger de redan har. De behöver agera nu för att se till att deras kompetenta medarbetare är motiverade och trivs så bra att de stannar. Att ge dem chansen att vässa och utveckla sina färdigheter, eller lära sig nya, är centralt för att hålla talangpoolen intakt. Det syns inte minst i att kompetensutveckling i dag hör till de mest eftertraktade förmånerna på arbetsplatsen. År 2021 svarade 61 % av de anställda i Gallups undersökning The American Upskilling Study: Empowering Workers for the Jobs of Tomorrow att möjligheter till kompetensutveckling var avgörande för om de stannade kvar på ett jobb, medan 48 % sa att de skulle byta jobb om de erbjöds kompetensträning. Kort sagt ökar en lärandekultur ett företags chanser att behålla talanger och rekrytera kompetent personal på en extremt stram arbetsmarknad. Men för att lyckas med det måste företagen ta färdighets- och kompetenskartläggning på största allvar. Men för att lyckas med det måste företagen satsa på allvar på programvara för kompetenskartläggning.

Vad är kompetenskartläggning?

Låt oss först reda ut vad en kompetens egentligen är. Ordet ”kompetens” används ofta som synonym till ”färdighet”, men det finns en skillnad. En färdighet är något man har lärt sig och bara en av de faktorer som tillsammans utgör en kompetens. Färdigheten svarar på frågan ”vad”: den beskriver vad en person behöver för att kunna utföra en viss uppgift eller aktivitet. Kompetensen svarar i stället på frågan ”hur”: den beskriver hur en person utför en uppgift på ett effektivt sätt och hur personens beteende hjälper hen att nå de mål som satts upp.

University of Nebraska-Lincoln definierar kompetens som ”kombinationen av observerbara och mätbara kunskaper, färdigheter, förmågor och personliga egenskaper som bidrar till att medarbetare presterar bättre och som i slutändan leder till att organisationen lyckas”. Universitetet förklarar också vad var och en av de fyra delarna innebär. Kunskap handlar enligt dem om att känna till ”fakta, sanningar och principer som man tillägnat sig genom formell utbildning och/eller erfarenhet”. Färdighet är att behärska ”mentala operationer eller fysiska processer” som man lärt sig genom träning. Förmåga är ”fallenhet för att utföra fysiska eller mentala uppgifter, ofta kopplade till ett visst yrke eller hantverk, som programmering, rörmokeri eller matematisk analys”. Personliga egenskaper är slutligen de beteenden och drag som var och en har fått med sig från sina egna, unika livserfarenheter.

Kompetenskartläggning innebär alltså att man kartlägger färdigheter, kompetenser och andra personliga egenskaper för en viss roll eller medarbetare så att varje medarbetare kan matchas med den roll eller det projekt där hen passar bäst. ​​Vid en kompetenskartläggning delas varje jobb, roll eller aktivitet upp i en förteckning över färdigheter, kunskaper, förmågor och beteenden. Eftersom beteenden inte går att mäta används beteendeindikatorer för att komma runt den svårigheten. Om ett jobb till exempel kräver lagarbete som grundläggande (generell) kompetens, omfattar motsvarande beteendeindikatorer samarbete, samverkan, tillit och respekt. 

Lika avgörande i kompetenskartläggningen är kunskapsnivån, som anger hur skicklig en person är inom en viss färdighet. Är hen nybörjare eller expert? Ett vanligt sätt att mäta kunskapsnivå är en skala från ett till fem, där 1 står för lägst och 5 för högst kunskapsnivå. 

En lyckad kompetenskartläggning resulterar i en väldefinierad kompetensmatris som sätter tydliga standarder för de färdigheter, beteenden, förmågor och kunskaper som organisationen kräver av sina medarbetare och för varje jobb eller avdelning.

En kompetensmatris kallas ibland också färdighetsmatris eller skills matrix. Vi har visserligen redan konstaterat att färdigheter och kompetenser inte är exakt samma sak, men en modern kompetensmatris blir aldrig komplett om kompetenserna saknas.

Därför är kompetenskartläggning viktigt för HR

En effektiv kompetenskartläggning kan vara en enorm tillgång för en organisation. Den bidrar till smidigare verksamhet och högre produktivitet, och formar strategin för allt från kompetensutveckling och lärande till rekrytering, att behålla personal och utvärdering. Naturligtvis ger den också fördelar för den enskildes utveckling.

1. Rekrytering: Kompetenskartläggning kan vara ovärderlig i varje steg av rekryteringen. Tydliga jobbeskrivningar som utgår från de kompetenser som krävs lockar rätt kandidater och besparar HR tid och besvär med att sålla bland en flod av irrelevanta CV:n. En kompetensbaserad intervju ökar chansen att anställa personer med rätt färdigheter. Tydligt definierade och kommunicerade förväntningar är en nyckelfaktor i kompetenskartläggningen. Skriver man in mål och förväntningar i anställningserbjudandet till de utvalda kandidaterna redan under rekryteringen lämnas inget utrymme för oklarheter. Otydliga förväntningar och missvisande jobbeskrivningar gör att medarbetare oroar sig för att uppfattas som inkompetenta och straffas för det, enligt Gallups rapport State of the American Workplace från 2017. Undersökningen visade att fyra av 10 anställda inte visste vad som förväntades av dem i jobbet, medan bara 41 % sa att deras arbete stämde med jobbeskrivningen.
2. Utbildning och utveckling: Med kompetenskartläggning kan organisationer se var det finns glapp mellan befintliga och önskade kompetenser och kunskapsnivåer, och täppa till dem med målinriktat lärande, kompetensutveckling och utbildningsstöd. Tydliga vägar till professionell utveckling och karriärutveckling är avgörande, inte bara för att behålla högpresterande medarbetare utan också för att locka nya talanger. För medarbetarna blir det tydligare vad som förväntas av dem, vilket gör det lättare att styra karriären mot fler möjligheter till befordran och mer givande roller inom organisationen.
3. Prestationsstyrning: När medarbetare bedöms utifrån sin kunskapsnivå i en uppsättning kompetenser blir prestationsutvärderingen rättvis och meritbaserad, något som både uppskattas av personalen och höjer produktiviteten och prestationerna. Standarderna i kompetensmatrisen gör det lättare för chefer att tydliggöra varje teammedlems styrkor och svagheter och ge råd om hur bristerna kan åtgärdas, givetvis med organisationens stöd. Genom att uppmuntra ärlig feedback från dem som utvärderas och agera på den blir processen mer transparent. Läs vår guide om hur HR kan använda kompetenskartläggning för att se hur HR-team omsätter detta i praktiken inom rekrytering, kompetensutveckling och lärande samt prestationsutvärderingar.
4. Successionsplanering: Medarbetare som visar ledarförmåga och ledaregenskaper kan med hjälp av kompetenskartläggning förberedas för framtida ledarroller. Glappen mellan nuvarande och önskad kunskapsnivå i de kompetenser som krävs kan åtgärdas så att kandidaterna är redo att kliva fram när det väl gäller. Utan en stark kompetensmatris är det återigen otydliga förväntningar som är ett av de största hindren för ett effektivt ledarskap. Gallups tidigare nämnda rapport State of the American Workforce konstaterar att chefer, jämfört med sina teammedlemmar, är ”fyra punkter mindre benägna att säga att deras jobbeskrivning är tydlig eller stämmer överens med det arbete de utför”.
5. Resursfördelning: Kompetenskartläggning gör projektplaneringen enklare eftersom företag kan sätta rätt personer på rätt uppdrag, oavsett om det handlar om att förstå vilka färdigheter en Scrum Master behöver för att leda ett agilt leveransteam, kartlägga projektledarkompetenser i en hel portfölj eller ta reda på vem som har det tekniska djup som ett komplext projekt kräver.

Vill du kartlägga kompetenserna i din organisation?

Med MuchSkills är det enkelt att visualisera alla färdigheter i organisationen.

Läs mer

‍

Så gör du en kompetenskartläggning: en process i 5 steg

Kompetenskartläggning kräver engagemang och tålamod. Den här steg-för-steg-guiden kan vara till hjälp:

1. ‍Ta fram en färdighetslista
   Identifiera och analysera medarbetarnas färdigheter. För att få så tillförlitliga resultat som möjligt kan organisationer samla in information genom en kombination av frågeformulär, intervjuer, enkäter, självskattningar, chefsbedömningar och genomgångar av tidigare arbetslivserfarenhet. En färdighetslista är första steget mot en kompetensmatris. Den moderna kompetensmatrisen är lätt att använda och uppdatera och en förbättring jämfört med den traditionella varianten, som nästan alltid är ett datatungt kalkylark som lär avskräcka vem som helst. MuchSkills gör färdighets- och kompetenskartläggning enkel och ger organisationen en levande, visuell översikt över arbetsstyrkans förmågor utan allt arbete med kalkylark.
   ‍‍
2. Identifiera kompetenser
   Nästa steg är att identifiera och klassificera de kompetenser som krävs för varje jobb, roll, projekt eller avdelning. Kompetenser kan delas in på många sätt, bland annat i funktionella kompetenser (hårda färdigheter som datavisualisering, digital marknadsföring eller de specialiserade UX-designkompetenser som produktteam behöver), beteendekompetenser (ägarskap, empati), organisatoriska kompetenser (organisationens unika säljargument, till exempel användarvänlighet och innovation) och kärnkompetenser (den generella kompetens som en viss roll kräver, till exempel kundservice, organisationsförmåga och strategisk planering).
   ‍
3. ‍Identifiera beteendeindikatorer
   Därefter definierar du varje kompetens genom att koppla lämpliga beteendeindikatorer till den. Säg att ett projekt innebär att leda ett team med medlemmar från olika bakgrunder och att den kärnkompetens som krävs är mångfald och inkludering. Empati, respekt, rättvisa och etiskt uppträdande är några av de beteendeindikatorer som kan finnas i kompetensmatrisen. Den som passar bäst att leda ett sådant team bör alltså visa de här beteendena på arbetsplatsen.
   ‍‍
4. Fastställ kunskapsnivåer
   Inom en organisation eller avdelning har olika personer olika grad av expertis i en viss kompetens. Därför behövs ett system för att mäta eller bedöma kunskapsnivåer. I kompetenskartläggningen görs det i två steg. I steg 1 bedömer man önskad kunskapsnivå (Desired Proficiency Level, DPL) i en viss kompetens för en specifik roll, funktion eller ett specifikt projekt. På en skala från ett till fem, där 1 står för novis, 2 lärling, 3 praktiker, 4 expert och 5 mästare, kan företaget till exempel anse att den medarbetare eller det team som ansvarar för jobbet/projektet bör ligga på minst kunskapsnivå 3. I steg 2 bedömer man medarbetarnas faktiska kunskapsnivåer (Actual Proficiency Levels, APL) med samma skala. MuchSkills erbjuder en  smart 3x3-skala för expertis där de tre nivåerna ”nybörjare”, ”medel” och ”expert” i sin tur delas in i tre nivåer var, så att du får den mest exakta översikten över en persons färdigheter och kompetenser. När företag känner till både faktisk och önskad kunskapsnivå kan de åtgärda befintliga kompetensglapp och hjälpa medarbetarna att nå önskad nivå innan problemet blir kritiskt.
   ‍‍
5. Ta hjälp av experter
   Nu har du ett utkast till kompetensmatris. Organisationer kan dock finslipa och förbättra den avsevärt genom att ta hjälp av branschexperter och arbeta in deras förslag. Det säkerställer också att standarderna i kompetensmatrisen ligger i linje med branschens standarder. Därmed är den slutliga kompetensmatrisen klar, och det enda som återstår är att införa den.

Innan vi avrundar kommer här några saker att tänka på när du utformar en kompetensmatris. För det första: enkelt är bättre. För många kompetenser och flera olika metoder för bedömning och mätning kan skapa förvirring, när huvudsyftet är att skapa tydlighet. För det andra gör organisationer klokt i att fokusera på utveckling snarare än utvärdering. En kompetensmatris gör störst nytta när resultaten används för att stärka lärandet och bana väg för utveckling och tillväxt.