7 steg för att bygga starka och effektiva team

[Ett] team är en grupp människor som är ömsesidigt beroende av varandra när det gäller information, resurser, kunskap och kompetens, och som strävar efter att förena sina insatser för att nå ett gemensamt mål.

1. J Richard Hackmans modell för effektiva team

J Richard Hackman var professor i social- och organisationspsykologi vid Harvard University. Han började forska om team på 1970-talet och räknades vid sin död 2013 som en av de främsta experterna på området. Utifrån sin forskning beskrev han fem förutsättningar som krävs för ett effektivt teamarbete. Enligt honom var dessa fem förutsättningar viktigare för teamets framgång än teammedlemmarnas personligheter, attityder eller beteenden.

De fem förutsättningarna var:

• Teamet måste vara ett riktigt team: Det räcker inte att vara en grupp människor, medlemmarna måste arbeta tillsammans mot en gemensam uppgift. Teamet har samma sammansättning under en längre tid och medlemmarna är beroende av varandra.
• Teamet måste ha en engagerande riktning: Alla i teamet ska motiveras av ett syfte som är tydligt, utmanande och betydelsefullt. Enligt Hackman bör ”riktningen” handla om slutresultatet snarare än om vägen dit.
• Teamet måste ha en struktur som underlättar arbetet: Teamets organisation ska göra det lätt att samarbeta. Teamet bör till exempel inte vara för stort, och alla medlemmar ska veta vad syftet är.
• Teamet verkar i en organisation som ger stöd: Omgivningen ska stötta teamets arbete, både med resurser som den information och utbildning medlemmarna behöver för att göra sitt jobb och med belöningar och incitament.
• Medlemmarna har tillgång till kompetent coachning: Medlemmarna ska ha en mentor som kan coacha dem och få möjlighet att använda det de lärt sig i coachningen i teamet.

En studie från 2004 av 64 analysteam inom den amerikanska underrättelsetjänsten, genomförd av Hackman och Michael O’Connor, visade att ”74 procent av variansen i ett tillförlitligt prestationsmått styrdes av dessa förutsättningar”.

De fem förutsättningarna för effektiva team

• Teamet måste vara ett riktigt team.
• Teamet måste ha en engagerande riktning.
• Teamet måste ha en struktur som underlättar arbetet.
• Teamet verkar i en organisation som ger stöd.
• Medlemmarna har tillgång till kompetent coachning.

2. Project Aristotle från Google

På senare tid bestämde sig teknikjätten Google för att ta reda på vad som utmärker det perfekta teamet, och från 2012 forskade företaget i två år för att hitta svaret. Studien fick kodnamnet ”Project Aristotle” efter den grekiske filosofen som sa: "Helheten är större än summan av delarna".

Forskarna genomförde över 200 intervjuer med Googles medarbetare och studerade över 250 egenskaper hos över 180 team på Google. Resultaten, som publicerades 2015, visade att hur teamet arbetar tillsammans är viktigare än vilka som ingår i det.

Forskarna fann att framgångsrika team har fem gemensamma dynamiker:

• Psykologisk trygghet: När medarbetarna känner sig trygga nog att framföra sina åsikter, ställa frågor eller ta risker utan att vara rädda för att bli avfärdade eller dömda.
• Pålitlighet: Teammedlemmarna levererar arbete av hög kvalitet… och i tid.
• Struktur och tydlighet: Mål, roller och genomförandeplaner är tydligt definierade.
• Mening: Teammedlemmarna upplever att arbetet är viktigt och meningsfullt för dem personligen.
• Arbetets påverkan: Teammedlemmarna upplever att arbetet de utför spelar roll i ett större sammanhang.

Av dessa fem dynamiker visade sig psykologisk trygghet vara den viktigaste.

När Googles resultat blev offentliga betonade organisationspsykologerna Dave Winsborough och Tomas Chamorro-Premuzic att man helt enkelt inte kan blunda för de vetenskapliga belägg som visar att varje individs personlighet spelar en stor roll för om ett team lyckas eller misslyckas.

”Personligheten påverkar särskilt: vilken roll du har i teamet, hur du samspelar med resten av teamet och om dina värderingar (grundläggande övertygelser) stämmer överens med teamets”, skrev de i Harvard Business Review.

Nedan går vi igenom stegen för att bygga och upprätthålla effektiva team, baserat på forskningen ovan.

Fem gemensamma dynamiker

• Psykologisk trygghet
• Pålitlighet
• Struktur och tydlighet
• Mening
• Arbetets påverkan

1. Fokusera på hur teamet utformas

Teamets utformning är avgörande för att det ska prestera på hög nivå. Det handlar om att se på uppgiften som ska utföras och sedan avgöra vilken kompetens som krävs och hur stort teamet helst bör vara.

En del av utformningen handlar om storlek. Forskning har visat att större team är sårbara för bristande kommunikation och splittring. När Jeff Bezos grundade Amazon införde han faktiskt en regel om att varje team skulle vara så litet att det räckte med två pizzor för att mätta det.

Genom att fundera noga över hur stort varje team ska vara uppfyller du en av Hackmans ”förutsättningar” för framgångsrika team, som vi gick igenom ovan. Hackmans egen forskning visade att teamets prestationsproblem ökade exponentiellt ju större teamet blev.

I grunden måste sättet teamet är organiserat på underlätta samarbetet. Teamet bör inte vara för stort, medlemmarna bör ha kompletterande kompetenser och de ska ha klart för sig vad syftet är och vilka uppgifter och processer som hjälper dem att nå sina mål.

Enligt Hackman påverkar teamets utformning prestationen positivt nästan 40 gånger mer än coachning. Han påpekar också att inte ens coachning av högsta klass kan rätta till de problem som ett illa utformat team ger upphov till.

Organisationspsykologerna Winsborough och Chamorro-Premuzic menade att ledare och chefer som sätter ihop ett team bör se både till varje persons funktionella roll (formell position och tekniska färdigheter) och psykologiska roll (personlighet). ”Alltför ofta fokuserar organisationer enbart på den funktionella rollen och hoppas att en god teamprestation på något sätt ska följa”, skrev de i Harvard Business Review.

De menar att ett team bör vara en blandning av personer som är resultatinriktade, relationsinriktade, följer processer och regler, tänker innovativt och omvälvande samt är pragmatiska. Läs mer i den här artikeln.

2. Definiera uppdraget

Ett team är en grupp människor…. ”som strävar efter att förena sina insatser för att nå ett gemensamt mål", enligt definitionen vi såg ovan.

Vad är då det gemensamma målet? När du har satt ihop teamet är det klokt att samlas så att alla har samma bild av teamets uppdrag. Efter mötet ska alla i teamet kunna svara på frågor som: Vad är teamets syfte? Vad omfattar uppdraget? Hur bidrar projektet till organisationens mål? Hur vet vi att vi har lyckats? Vilken kompetens har jag som hjälper oss att genomföra uppdraget?

Att definiera uppdraget så att alla vet exakt vad det går ut på bidrar till att ditt team blir ett ”verkligt team” som är engagerat i att genomföra ett gemensamt uppdrag.

3. Sätt tydliga mål

När uppdraget är fastställt är det dags att sätta konkreta mål för att nå dit. Ett team kan ju inte samarbeta effektivt utan tydliga mål.

Resultaten från Googles Project Aristotle betonar särskilt hur viktigt det är att sätta tydliga och konkreta mål för att teamet ska lyckas.

Som alltid är SMART-mål (Specifika, Mätbara, Uppnåbara, Relevanta och Tidsbundna) det bästa sättet att se till att målen blir tydliga och entydiga. Lär dig skriva SMART-mål med den här guiden från Atlassian.

Mer hjälp med att sätta tydliga mål hittar du i den här utförliga guiden från gänget bakom re: Work.

4. Fastställ roller och ansvar

I högpresterande och effektiva team vet varje medlem exakt vilken roll och vilket ansvar hen har för att teamet ska nå sina mål. Medlemmarna vet varför de har valts ut till teamet och vilken kompetens eller expertis de förväntas bidra med för att hjälpa teamet att nå sina mål. Googles studie visade att högpresterande team hade tydliga mål, roller och planer för att nå målen. I planerna ingår att definiera besluts- och godkännandeprocesser så att eventuella flaskhalsar försvinner.

Atlassian har en riktigt bra steg-för-steg-guide om hur ni reder ut roller och ansvar i teamet.

Precis som individer och teammedlemmar har ansvar, har även organisationen ett visst ansvar. Med Hackmans ord måste organisationer ge teamen en ”stödjande organisatorisk kontext”. Det innebär att organisationen ska underlätta teamets arbete med resurser som information och utbildning, tillsammans med belöningar och incitament som motiverar medlemmarna.

5. Skapa psykologisk trygghet genom att sätta spelregler

Googles studie visade att psykologisk trygghet, det vill säga ”en känsla av tillit till att teamet inte kommer att förödmjuka, avvisa eller straffa någon för att hen säger vad hen tycker”, var DEN avgörande faktorn för ett effektivt team. Medarbetare känner sig trygga när de kan framföra sina åsikter, ställa frågor eller ta risker utan att vara rädda för att bli avfärdade eller dömda.

Googles studie visade att:  ”Personer i team med högre psykologisk trygghet är mindre benägna att lämna Google, mer benägna att ta tillvara kraften i sina teamkollegors olika idéer, de drar in mer intäkter och de bedöms som effektiva dubbelt så ofta av cheferna.”

Ett sätt att skapa psykologisk trygghet i team är att dra upp gränser mellan teammedlemmarna och sätta spelregler för vilket beteende som är acceptabelt och oacceptabelt, och hur överträdelser ska hanteras.

Några exempel på spelregler:

• Kom i tid till möten.
• Se till att möten börjar och slutar i tid.
• Avbryt inte den som pratar.
• Håll diskussionerna på rätt spår utan sidospår.

Genom att sätta spelregler kan team bygga ömsesidigt förtroende och respekt, vilket i grunden lägger fundamentet för ”psykologisk trygghet”.

Strategyzer har ett utmärkt verktyg som hjälper team att etablera positiva beteenden. Kolla in verktyget Team Contract här.

Även Google har ett verktyg för att bygga psykologisk trygghet i team. Ladda ner en pdf här.

Slutligen menar experter att den bästa tiden att införa spelregler är i normeringsfasen (”norming”) i teamutvecklingen, när medlemmarna slutar se sig själva som individer och i stället som en del av ett team, och inser att de kan nå teamets mål genom att arbeta tillsammans.

6. Följ upp och utvärdera

För att bedöma hur effektivt ett team är behöver man följa upp och utvärdera dess prestation. Teamledaren går då igenom vad teamet har åstadkommit hittills, vilka flaskhalsar det har stött på och hur de kan lösas. Hackman föreslår att man utvärderar tre kriterier: resultat, samarbetsförmåga och hur varje individ har utvecklats som en del av teamet. Det kan göras genom regelbundna teammöten, enskilda samtal, snabba avstämningar och retrospektiv i slutet av varje projekt.

Regelbundna utvärderingar under projektet gör inte bara att teamledare kan justera strategin utifrån hur projektet går, de ger också en uppfattning om när det är bäst att coacha. Det är viktigt, inte bara eftersom ”kompetent coachning” är ett av kriterierna för effektiva team, utan också eftersom experter menar att coachning är mest effektiv vid vissa tidpunkter i ett teams eller projekts livscykel, när teamet är som mest mottagligt för den.

Även typen av coachning varierar beroende på var i livscykeln teamet befinner sig. Motiverande coachning sägs till exempel fungera bäst i början, coachning i strategier för att hantera problem och frustration fungerar halvvägs och genomgång av lärdomar (att använda i nästa projekt) i slutet.

7. Belöning och erkännande

Två av Project Aristotles fem nycklar till effektiva team är ”mening” och ”påverkan”.

Människor upplever mening i sitt arbete när det ger dem trygghet i form av bättre lön och öppnar för möjligheten att göra karriär. De ser också ett värde i ”påverkan”, alltså när de ser att arbetet de gör är viktigt för teamet och för organisationen som helhet.

Både ”mening” och ”påverkan” hänger ihop med belöning och erkännande, eftersom de offentligt visar att individens arbete i teamet har gynnat teammedlemmen själv, teamet som helhet och organisationen.

Ett belöningssystem bidrar dessutom rimligen till en ”stödjande kontext” och uppfyller därmed en av Hackmans fem förutsättningar för effektiva team.

Det är viktigt att organisationer ser till att systemet för belöning och erkännande uppmärksammar både teamets och individens prestationer, eftersom det finns belägg för att individuellt erkännande kan påverka teamets prestation positivt.

Se också till att systemet för belöning och erkännande är konsekvent och inte en engångsföreteelse.

Ta en titt på den här verktygslådan från SHRM om du vill fördjupa dig i hur man hanterar program för medarbetarerkännande.