Den kompletta guiden till att leda projekt rätt (och skapa engagemang hos medarbetarna)

Framgång hänger ihop med medarbetarengagemang, visar forskning

Högt medarbetarengagemang leder till bättre prestationer och högre arbetstillfredsställelse, en mer positiv inställning till kunder, större tilltro hos de enskilda teammedlemmarna till teamets samlade kompetens och ett starkare engagemang för organisationen. Allt detta bidrar till att projekt och organisationer lyckas, enligt både akademiska studier och branschundersökningar.

Omvänt skadar bristande medarbetarengagemang företagets ekonomiska resultat, organisationskultur och tillväxt som helhet. Allt detta understryker det som branschexperter har sagt i åratal: organisationer måste långsiktigt och konsekvent arbeta för att bygga medarbetarengagemang för att lyckas.

Enligt forskningen finns det tre sorters medarbetare:

Engagerade medarbetare

De som är delaktiga i, entusiastiska över och hängivna sitt arbete och sin arbetsplats.

Inte engagerade

Saknar energi. Går på rutin. Ger arbetet sin tid men inte sin ansträngning.

Aktivt oengagerade

Missnöjda och cyniska. Drar ner resten av teamet.

Till de viktigaste drivkrafterna för medarbetarengagemang hör ”tydlighet kring organisationens prioriteringar, att få feedback, att ha möjlighet att använda sina färdigheter och karriärutveckling ...” enligt en studie från 2013.

Dessa drivkrafter är byggstenar i god projektledning.

I grunden gäller att teammedlemmar som vet vad de ska göra, och vars organisationer ger dem verktyg och resurser för att göra ett bra jobb, oftare bidrar meningsfullt till projekt, fungerar bra i team och visar högre engagemang än de som arbetar utan tydlighet kring vad som förväntas av dem.

Följ de fyra viktiga stegen nedan för att få lyckade projekt och ökat medarbetarengagemang.

1. Förberedande planering

Börja med att identifiera vilka styrkor, färdigheter eller kompetenser projektet kräver. Sätt ihop ditt team med MuchSkills eller genom att gå igenom organisationens kompetensmatris. Om du startar ett projekt i MuchSkills och skriver in de färdigheter som projektet kräver föreslår verktyget personer som har dem. Kontrollera deras tillgänglighet, välj ut dem till projektet och bjud in dem till ett teammöte.

På teammötet ska du:

• Informera teamet om projektet: Berätta vilket problem projektet ska lösa och vilken omfattning och tidplan det har.
• Gå igenom din handlingsplan: Som teamledare har du en idé om hur du vill genomföra projektet. Presentera din plan här. Vilka utmaningar räknar du med? Vad är kostnadsuppskattningarna? Hur ser tidplanen ut? Teammedlemmar som har arbetat i liknande projekt kan ha värdefulla insikter eller förslag om projektets möjliga resultat, utmaningar eller risker som du kan ta med i planen.
• Fördela roller och ansvar: Vem förväntas göra vad? Alla roller samt ansvars- och redovisningslinjer ska vara fastställda och tydliga. Experter rekommenderar DACI-ramverket för detta: Driver, Approver, Contributor, Informed. Ramverket definierar tydligt rollerna för projektets olika intressenter.
• Fråga teammedlemmarna om de har personliga mål som de hoppas nå genom att vara med i projektet: Det här är väldigt viktigt, för när du vet vilka målen är kan du ta hänsyn till dem när du planerar projektet. Det gör samarbetet spännande för alla inblandade och bidrar också till ökat medarbetarengagemang.
• Planera och gå igenom agendan för själva kickoffen: Agendan för kickoffen ska täcka projektets bakgrund, syfte eller mål, omfattning och hur ni som leveransteam planerar att ta er an det. Den ska också fastställa ansvars- och redovisningslinjer, vilka samarbetsverktyg som ska användas och hur framgång ser ut. När teamet känner till helheten och den planerade agendan kan de förbereda sig för kickoffen därefter.
• Gå igenom nästa steg: Anteckna om teammedlemmarna behöver mer information om projektet. Om någon av dem behöver göra research eller annat arbete inför kickoffen, fördela det nu.

2. Kickoffmöte för projektet

Kickoffmötet är extremt viktigt eftersom det sätter tonen för hela projektet.

Syftet med en projektkickoff är att:

Presentera projektets leveransteam för intressenterna och tvärtom, så att alla är överens om mål, omfattning, risker och viktiga leveranser och alla förstår vad som krävs av dem.

Vem bjuds in?

Projektkickoffen ska omfatta projektledaren, projektets leveransteam och viktiga intressenter som den interna kunden, avdelningschefer, högsta ledningen, resursansvarig och eventuella externa leverantörer.

Så här kan en typisk kickoff se ut:

Presentationsrunda:
Alla presenterar sig och förklarar exakt hur de är involverade i projektet. De kan till exempel berätta om sina roller och vilka leveranser de ansvarar för.

Tydliggör förväntningar och leveranser:
Eftersom alla intressenter sitter i rummet och lyssnar är det här ditt tillfälle att få alla överens om förväntningarna, så att det inte blir några överraskningar längre fram. Ni diskuterar:

1. Förväntningar och leveranser: Här ingår förväntningarna på projektets mål, omfattning, milstolpar eller avstämningspunkter, leveranstider och så vidare, men också på hur snabbt saker ska godkännas, samarbetet med tredje part med mera.
2. Kommunikations- och samarbetsplan: Om ni bestämmer tidigt vilka verktyg som ska användas blir arbetsflödet mellan teamen effektivare. Kort sagt ska alla processer som kan förenklas för att slippa byråkrati eller förvirring tas upp och bestämmas redan vid kickoffen. Vilka kommunikationsverktyg ska ni använda? Ska alla kommunicera via Skype eller Google Meet, eller Slack eller Google Documents eller Microsoft Sharepoint? Ska ni använda projektverktyg som Jira, Trello, Asana eller Basecamp? Spika svaren på alla de här frågorna redan vid kickoffen.  
3. Plan för hinder på vägen: Vilka utmaningar räknar ni med i projektet? Hur tänker ni hantera dem? Är alla intressenter överens om det?

Sammanfatta projektets vision i en enda mening:
Vad går projektet ut på? Hur skapar det värde för beställaren, eller rent av för slutkunden? Ställ de frågorna och låt alla i rummet hjälpas åt att formulera en vision i en enda mening som alla kan ställa sig bakom. Skriv upp förslagen på en whiteboard och slipa på formuleringen tillsammans med alla mötesdeltagare tills ni har en mening som fångar kärnan i projektet.

3. Genomförande av projektet

Under genomförandet behöver leveransteamet och intressenterna hålla löpande kontakt så att alla går i takt. Ingen i leveransteamet vill komma till steg 7 och då få höra av en intressent att ni måste backa eftersom något är fel i steg 5. Det här är viktigt eftersom projekt har en begränsad budget och tidsram.

Därför behöver moment som veckovisa ”synkmöten” med intressenterna och beslutspunktsmöten (kritiska lägen i projektet där man formellt går igenom hur projektet ligger till) byggas in i arbetsflödet. Beslutspunkterna ser till att leveransteamet får den förankring det behöver hos alla intressenter vid rätt tidpunkt.

1. Veckovisa synkmöten: De här veckomötena med projektets intressenter är INTE leveransmöten. De är till för att informera intressenterna om projektets status och fokuserar på att tillsammans lösa utmaningar som har uppstått hittills eller som går att förutse.
2. Dagliga stand-ups: Dagliga stand-ups med leveransteamet är ett tillfälle att snabbt gå igenom framstegen, få feedback från teammedlemmarna och fatta snabba beslut om hinder som har dykt upp.
3. Veckovisa avstämningar: De här veckovisa enskilda mötena mellan chefer och deras direktrapporterande medarbetare fokuserar på hur arbetet med exempelvis projekt och tilldelade uppgifter fortskrider. Regelbundna avstämningar bidrar till ökat medarbetarengagemang och högre produktivitet, enligt forskning.

4. Retrospektiver eller utvärderingar efter avslutade projekt

Framgångsrik projektledning handlar inte bara om att slutföra ett projekt utan också om att utvärdera det så att ni kan lära er av det. Det görs i en post mortem eller retrospektiv. Syftet med övningen är att bedöma:

• Vad ni har uppnått och hur, så att ni har en beprövad mall att följa framöver.
• Vad som gick snett, så att ni kan undvika samma problem eller ineffektivitet framöver.
• Vad ni kan göra bättre nästa gång, så att ni vet hur ni tacklar utmaningarna bättre då.

Retrospektiven bör vara en inbyggd del av projektet och inte något man lägger till i efterhand. För att få ut så mycket som möjligt av dem bör de hållas medan projektet fortfarande är färskt i minnet för alla. Projektet bör inte officiellt avslutas förrän projektutvärderingen är klar.

Det är extremt viktigt att post mortem genomförs som en positiv övning. Den ska inte ses som ett sätt att skuldbelägga någon för det som gick fel. Mötet bör inte ta längre än 90-100 minuter.

Så genomför du en lyckad projektutvärdering

1. Skicka ut ett frågeformulär

Skicka ut ett kort frågeformulär till teammedlemmarna några dagar före mötet. Du kan ha ungefär 10 frågor för att fånga upp teamets tankar om projektets framgångar, misslyckanden eller utmaningar. Frågorna kan till exempel vara:

1. Vilka processer fungerade/vilka fungerade inte?
2. Vad var den mest utmanande/frustrerande delen av projektet?
3. Fick vi alla resultat vi ville ha?
4. Lyckades projektteamet arbeta effektivt med intressenterna?
5. Behövde någon i teamet jobba dygnet runt för att bli klar med sitt arbete? Om ja, varför behövde de göra det?

Helst bör du skicka frågeformuläret digitalt så att du kan presentera svaren på post mortem-mötet och sedan diskutera dem i teamet. Då går alla deltagare därifrån med användbara lärdomar från övningen.

Proffstips: Frågorna i formuläret kan diskuteras på mötet med hjälp av post-it-lappar om teammedlemmarna inte har hunnit reflektera över dem innan retrospektivet hålls.

2. Skicka ut en agenda

Ett möte utan agenda spårar troligen ur. Med en agenda ser du till att ni täcker alla viktiga punkter och går från mötet med lärdomar inför kommande projekt. Se till att dela agendan med alla deltagare. Så här kan agendan se ut:

1. Förklara mötets syfte (2 minuter): Betona att mötet inte hålls för att skuldbelägga någon för det som gick fel, utan som en konstruktiv övning där teamet kan fira sina framgångar och lära sig av eventuella misslyckanden.
2. Sammanfatta projektet (3 minuter): Vad projektet handlade om och vilka förväntningar kunden hade.
3. Sammanfatta resultatet (3 minuter): Sammanfatta den gemensamma bilden av om teamet levde upp till kundens förväntningar, om projektet blev klart i tid och om intressenterna/kunderna var nöjda.
4. Diskussion (45 minuter): Här diskuterar teammedlemmarna de huvudpunkter som kommer fram i frågeformuläret/diskussionen med post-it-lappar. Moderatorn ska föra anteckningar, särskilt om problem som har uppstått och möjliga lösningar för framtiden.
5. Avslutning (7 minuter): Sammanfatta de viktigaste lärdomarna från diskussionen. Tacka alla för deras bidrag och berätta att du kommer att skicka dina anteckningar med åtgärdspunkter/lärdomar från diskussionerna.

3. Post mortem-mötet

På själva mötet ska du:

1. Se till att mötet följer agendan: Antingen du (eller moderatorn) måste hålla mötet på rätt spår om ni vill gå därifrån med konkreta insikter att agera på.
2. Håll en respektfull ton: Ingen enskild person eller avdelning/funktion ska känna sig personligt angripen. Påminn alla om att övningen hålls för att ni alla ska kunna lära er av den, inte för att skuldbelägga någon.
3. Se till att alla som vill bli hörda blir hörda: Låt inte en enskild person dominera diskussionerna. Se till att alla i rummet kan framföra sina åsikter utan att prata i munnen på varandra.

4. Dokumentation och uppföljning

1. Anteckna åtgärdspunkter: Se till att du dokumenterar diskussionerna på mötet, alltså de problem och utmaningar ni har stött på och de åtgärder som har föreslagits, och delar dem med dina kollegor. Då har alla den kunskapen med sig när nästa projekt drar i gång.