Bättre tillsammans: Så kan chefer ge sina team förutsättningar att göra sitt bästa arbete

Steg 1: Identifiera styrkor

Ett av våra favoritcitat om chefer lyder så här:

”Det finns en egenskap som skiljer riktigt framstående chefer från alla andra: De upptäcker vad som är unikt hos varje person och drar sedan nytta av det. Genomsnittliga chefer spelar dam, medan riktigt bra chefer spelar schack.”

Faktum är att de bästa cheferna inte bara är de som organiserar, delegerar och följer upp arbetet effektivt. Det är de som lägger tid och energi på att hitta varje teammedlems unika styrkor och funderar över hur de kan dra nytta av dem för att lyfta prestationerna så långt som möjligt, både för individen och för teamet.

Men att förstå teamets styrkor är bara halva jobbet. Chefer behöver också uppmuntra teammedlemmarna att förstå sina egna styrkor och sina kollegors. Den kunskapen är avgörande för ett effektivt samarbete och för att teamet gemensamt ska kunna planera och lägga upp strategier för att ta tillvara alla styrkor i gruppen och nå organisationens mål.

Forskning från Gallup visar att medarbetarnas produktivitet kan öka med 7,8 % bara genom att de lär sig mer om sina styrkor, medan team som fokuserar på styrkor varje dag får en produktivitetsökning på 12,5 %. Dessutom anser 60 % av medarbetarna att möjligheten att använda sina styrkor i en roll är ”mycket viktig”, och medarbetare som får använda det de kan bäst är 6 gånger så benägna att vara engagerade i sitt arbete och 6 gånger så benägna att helt instämma i att de varje dag har möjlighet att göra det de är bäst på. De är också 3 gånger så benägna att uppge att de har en utmärkt livskvalitet.

Så här kan chefer hjälpa teammedlemmar att känna igen och bygga vidare på sina styrkor. Förslagen sträcker sig från enkla till mer komplicerade, och från kostnadsfria till betalda:

• Feedback och reflektion: 80 % av de medarbetare som får meningsfull feedback varje vecka är helt engagerade, oavsett hur ofta de är på kontoret, enligt Gallup. Boka in regelbundna enskilda samtal med var och en i teamet och ge feedback på hur de presterar. Uppmuntra till självreflektion med öppna frågor om vad de har lyckats med, vilka utmaningar de möter och vilka arbetsuppgifter de trivs bäst med. Fråga till exempel: ”Vad ger dig energi? Vad tar energi?”, ”Vad ser du mest fram emot i ditt arbete?” eller ”Vilken del av jobbet skulle du vilja göra mer av, och varför?”
• Styrketester: Testa VIA Strengths Assessment (gratis för en grundrapport) eller Gallups Clifton Strengths-test (kostar pengar). Ett annat alternativ är att låta teammedlemmarna göra en personlig SWOT-analys. Här är några frågor som var och en kan ställa sig i den övningen.
• Uppmuntra kompetensutveckling: Ge teammedlemmarna möjlighet att prova nya uppgifter och projekt som passar deras styrkor. Uppmuntra dem att ta på sig ledar- och mentorsroller där de kan använda sin expertis och bidra på ett meningsfullt sätt till teamet.
• Erkännande och uppskattning: Uppmärksamma och fira teammedlemmarnas prestationer och bidrag offentligt. Lyft fram konkreta tillfällen då någon visat sina styrkor och bidragit på ett värdefullt sätt till teamets framgång. Det hjälper också kollegorna att se varandras styrkor.

Så hjälper du teammedlemmarna att se varandras styrkor:

• Teambuildingaktiviteter: Ordna teambuildingövningar eller workshoppar där teammedlemmarna samarbetar i gruppprojekt eller löser problem tillsammans. Sådana aktiviteter ger möjlighet att bygga relationer och att se och uppskatta varandras styrkor i praktiken.
• Styrkebaserad feedback i teamet: Uppmuntra teammedlemmarna att ge varandra feedback utifrån de styrkor de har observerat hos sina kollegor. Skapa en kultur av uppskattning och erkännande där teammedlemmarna öppet uppmärksammar och värdesätter varandras styrkor.
• Program för kollegialt erkännande: Inför program eller initiativ där teammedlemmar kan nominera kollegor som visat exceptionella styrkor eller gjort betydande insatser för teamet. Det höjer inte bara moralen utan förstärker också positiva beteenden och främjar en kultur av ömsesidig respekt och uppskattning.
• Samarbete genom korsträning: Uppmuntra korsträning i teamet, där medarbetarna får möjlighet att lära av varandra och dra nytta av sina respektive styrkor. Para ihop teammedlemmar med kompletterande styrkor i projekt eller uppdrag för att främja kunskapsdelning och kompetensutveckling.

Här är några resurser som chefer kan ha nytta av:

Bygg teamets styrkor

Så bygger du vidare på dina teammedlemmars styrkor

Visa instruktioner för playbooken

Enskilda samtal

Enskilda samtal med medarbetare för ökat engagemang

Visa instruktioner för playbooken

Bygg starka team

7 steg för att bygga starka och effektiva team

Visa instruktioner för playbooken

Steg 2: Sätt mål, roller och normer

Team presterar bäst när medlemmarna är överens om spelregler kring mål, roller och normer, enligt forskning av managementkonsulten Mario Moussa. Som chef som vill ge ditt team större egenmakt är det därför avgörande att du tar initiativ till samtal där ni definierar konkreta mål, tydliggör roller och sätter normer.

Börja med frågor som: Vilka är teamets övergripande mål och önskade resultat, hur fördelas uppgifterna, hur ska ni samarbeta och vilka kommunikationskanaler ska ni använda? Definiera målen, förklara varför de är viktiga och diskutera möjliga utmaningar. Undvik samtidigt att diktera exakt hur målen ska nås. Teammedlemmarna ska själva få bestämma vilka metoder de använder för att nå dem.

Tydlighet är A och O. Rollerna ska vara väldefinierade och fördelas utifrån teammedlemmarnas styrkor och intressen. Kvalitetskraven måste beskrivas tydligt och upprätthållas gemensamt. När teamet själv är med och definierar och upprätthåller kraven skapas ett gemensamt engagemang för att leverera på hög nivå.

Det är också viktigt att ni har en gemensam syn på vad teamarbete innebär. Se till att alla förstår begreppet och vad det innebär i praktiken, och reda ut eventuella förväntningar och missuppfattningar. Då skapas en sammanhållen miljö där alla drar åt samma håll, vilket leder till gemensamma framgångar.

Det räcker inte att sätta ramarna och sedan glömma bort dem. Med tiden glider team ifrån de uttalade målen, rollerna och normerna, och det är då Moussa rekommenderar en omstart, det vill säga att man sluter gapet mellan avsikt och handling. Högpresterande team gör detta bättre än andra, enligt honom.

Steg 3: Uppmuntra öppen kommunikation och samarbete

För att bygga en kultur av egenmakt i teamen är det viktigt att främja öppen kommunikation och samarbete. Chefer spelar en nyckelroll här genom att själva föregå med gott exempel. De bör vara lättillgängliga, transparenta och mottagliga för feedback, och på så sätt visa vägen för sina teammedlemmar.

Att konsekvent dela information och insikter med teamet, oavsett om det gäller projektuppdateringar eller ändrad inriktning, ger sammanhang och motiv. Det hjälper teammedlemmarna att se helheten och skapar förtroende för ledningens beslut.

Att ta till sig kommunikationsverktyg är viktigt, särskilt för team som arbetar på distans eller på olika orter, så att samarbetet fungerar smidigt och alla håller kontakten.

Samtal om prestationer spelar också en viktig roll för teamets utveckling. Allt från diskussioner om roller och ansvar till informella avstämningar skapar tydlighet, stöd och engagemang i teamet. Genom att prioritera dessa samtal kan chefer skapa en miljö där teammedlemmarna känner sig uppskattade, får stöd och har förutsättningar att göra sitt bästa arbete.

Här är några effektiva samtal du kan ha med dina teammedlemmar:

• Samtal om roller och ansvar: Här diskuterar ni oftast ansvar, förväntningar och dynamik kopplat till medarbetarens roll i teamet eller organisationen. Samtalen gör det möjligt för chefen att förstå individens styrkor, så att ni kan stämma av förväntningar, definiera vad framgång innebär, ge feedback och bygga en positiv arbetsrelation.
• Informella samtal: Dessa vardagliga samtal är viktiga för sammanhållningen i teamet och för att bygga starkare relationer. De är ett tillfälle att höra hur den andra mår och behöver inte handla om jobbet. Chefen får visa att hen är lättillgänglig genom att visa genuin omtanke och intresse för teammedlemmarna.
• Avstämningar: Avstämningar är veckovisa enskilda möten mellan chef och medarbetare som fokuserar på hur arbetet med till exempel projekt och tilldelade uppgifter fortskrider. Hur ofta och hur länge ni stämmer av beror på medarbetarens erfarenhet.

Avstämningar är viktiga eftersom forskning har visat att medarbetare som helt instämmer i att chefen vet vilka projekt de arbetar med är nästan sju gånger mer benägna att vara engagerade än aktivt oengagerade. Men om medarbetarna inte alls instämmer i påståendet, vilket tyder på att chefen inte visar intresse för dem eller deras arbete, är de 15 gånger mer benägna att vara aktivt oengagerade än engagerade. På samma sätt är medarbetare vars chef hjälper dem att sätta prestationsmål 17 gånger mer benägna att vara engagerade än oengagerade, medan medarbetare som inte alls instämmer i att chefen hjälper dem att sätta prestationsmål är nästan sju gånger mer benägna att vara oengagerade än engagerade.

Avstämningar

Medarbetarengagemang: Chefens viktigaste guide till regelbundna avstämningar

Visa instruktioner för playbooken

• Utvärderingar av teamarbetet: Utvärderingar av teamarbetet är heltäckande genomgångar av teamets dynamik och de enskilda medlemmarnas bidrag, och genomförs var sjätte månad. Till skillnad från avstämningar fokuserar de specifikt på samarbetet. Chef och teammedlemmar reflekterar över bidrag, styrkor, utmaningar och strategier för att övervinna hinder och se till att teamet håller kursen. Utvärderingarna betonar vikten av samarbete och ger konkret feedback för att uppnå det.
• Coachande samtal: Coachande samtal ger chefer en strukturerad ram för att stötta teammedlemmarnas utveckling genom utvecklande feedback, tydliga mål och uppföljning av framstegen. Fokus ligger på att identifiera styrkor och förbättringsområden, vägleda teammedlemmarna mot deras fulla potential, säkerställa att arbetet ligger i linje med organisationens mål och ge de resurser som krävs för att lyckas. Genom dessa samtal visar chefer att de engagerar sig i ständiga förbättringar och i att ge medarbetarna egenmakt.

I exemplet nedan ger en chef Sasha feedback på hens presentationsförmåga och lyfter fram både styrkor och förbättringsområden. Därefter diskuterar de en plan för coachning och kompetensutveckling, vilket visar att chefen engagerar sig i Sashas professionella utveckling.

EXEMPEL:

Steg 4: Ge resurser och stöd

För att hjälpa teammedlemmar att lyckas och utvecklas professionellt behöver du erbjuda riktade resurser, verktyg, utbildningsprogram och särskilt stöd som ger dem de kunskaper och färdigheter som krävs för att hantera utmaningar och prestera på topp. Det kan till exempel vara:

• Anpassade resurser: Tillgång till material som är specifikt för varje teammedlems roll och ansvar säkerställer att de har den information de behöver för att göra sitt bästa arbete. Det kan vara branschspecifika databaser, mallar, guider med beprövade arbetssätt eller relevanta mjukvaruverktyg.
• Verktyg och teknik: Oavsett om det handlar om projektledningsverktyg, samarbetsplattformar, specialutrustning eller en teknisk lösning som effektiviserar arbetsflöden och ökar produktiviteten, gör rätt verktyg att teammedlemmarna kan arbeta mer effektivt och ändamålsenligt.
• Riktade utbildningsprogram: Att erbjuda utbildning och utvecklingsmöjligheter som är anpassade efter individuella behov och karriärambitioner är avgörande för kontinuerlig utveckling och kompetensutveckling. Det kan innebära att ordna workshoppar, seminarier eller webbinarier om relevanta ämnen som ledarskap, kommunikation, tekniska färdigheter eller branschtrender.
• Löpande stöd och erkännande: Löpande stöd och erkännande är avgörande för att skapa en stöttande miljö där teammedlemmarna känner sig uppskattade och har egenmakt. Det innebär att ge kontinuerlig vägledning genom avstämningar, mentorskap eller coachning, att prioritera att belöna teamarbete och att göra det till en del av företagskulturen genom teamutmärkelser, offentligt erkännande eller incitament som motiverar teamen och understryker vikten av att samarbeta mot gemensamma mål.

Här är några resurser som chefer kan ha nytta av:

Kompetensutveckling: Den kompletta guiden i 8 steg för att kompetensutveckla dina medarbetare

Visa instruktioner för playbooken

Utveckling & mål

Bli den bästa versionen av dig själv genom att sätta upp konkreta och utmanande mål

Visa instruktioner för playbooken

Steg 5: Bygg en kultur av tillit och självständighet

År 2012 startade Google ”Project Aristotle”, en tvåårig studie som skulle ta reda på vad som kännetecknar det perfekta teamet, inspirerad av tanken att ”helheten är större än summan av delarna”. Över 200 intervjuer och en analys av 250 egenskaper hos 180 team ledde fram till en central slutsats: hur teamet arbetar tillsammans är viktigare än hur det är sammansatt.

Studien identifierade fem nyckelfaktorer som var gemensamma för framgångsrika team: psykologisk trygghet, pålitlighet, struktur & tydlighet, mening och arbetets påverkan. Av dessa var psykologisk trygghet den viktigaste.

Psykologisk trygghet är grunden för egenmakt och gör att teammedlemmarna fritt kan uttrycka sig, ta risker och förnya utan rädsla. En sådan kultur av tillit och självständighet främjar samarbete, smidig kommunikation och ett hängivet arbete mot målen.

Det innebär att det inte räcker att bara lämna över uppgifter och beslutsfattande till teammedlemmarna. Organisationskulturen måste präglas av tillit och självständighet för att varje medarbetare ska kunna förverkliga sin potential. Att etablera den kulturen är det avgörande sjätte steget, eftersom det utgör grunden för egenmakt och framgångsrika team.

Jämfört med anställda på företag med låg tillit rapporterar de som arbetar på företag med hög tillit betydande fördelar: 74 % mindre stress, 106 % mer energi på jobbet, 50 % högre produktivitet, 13 % färre sjukdagar, 76 % mer engagemang, 29 % högre tillfredsställelse med livet och 40 % mindre utbrändhet. Det visar forskning av den amerikanske neuroekonomen Paul J Zak, som har använt sina resultat för att ta fram ett ramverk för att skapa en tillitsbaserad kultur och en gladare, mer lojal och mer produktiv arbetsstyrka.

På samma sätt gynnas alla i teamet när du främjar självständighet. De får frihet att fatta egna beslut och ta ägarskap för sitt arbete, vilket skapar en känsla av ansvar och av att stå för sina resultat. Det här förhållningssättet är kärnan i team med verkligt mandat, och det leder till högre produktivitet och ökad trivsel i arbetet.

Så bygger du en kultur av tillit och självständighet:

Nedan följer en sammanfattning av Paul J Zaks forskningsresultat om hur tillit byggs i organisationer. Läs gärna den fascinerande HBR-artikeln för mer information: The Neuroscience of Trust

Enligt Zak är detta de åtta forskningsbaserade ledarbeteenden som skapar tillit:

• Belöna goda prestationer: Erkännande har störst effekt på tilliten när det kommer direkt efter att ett mål har nåtts, när det kommer från kollegor och när det är konkret, oväntat, personligt och offentligt.
• Skapa ”utmaningsstress”: Att ge teamen svåra men genomförbara uppgifter utlöser signalsubstanser som skärper fokus och stärker de sociala banden. Förutsättningen är att målen är tydliga och möjliga att nå, och att ledarna ofta följer upp framstegen och gör justeringar.
• Låt medarbetarna själva bestämma hur de utför sitt arbete: Låt utbildade medarbetare leda människor och genomföra projekt på sitt eget sätt. Att få förtroende att själv hitta lösningar är en stark motivationsfaktor som dessutom ökar innovationen.
• Låt medarbetarna forma sina arbetsuppgifter: När organisationer litar på att medarbetarna kan välja vilka projekt de ska arbeta med lägger medarbetarna sin energi på uppgifter de verkligen brinner för. (Separat forskning från Deloitte har bekräftat att 70 % av arbetstagarna anser att det skulle förbättra deras arbetsupplevelse om kompetenser matchades mot team för att skapa optimala teamsammansättningar.)
• Dela information brett: Medarbetare som är välinformerade om företagets mål, strategier och taktik är mindre stressade, vilket påverkar teamarbetet positivt.
• Bygg relationer medvetet: Arbete ska inte bara handla om arbete, utan också om att bygga relationer, eftersom det ökar tilliten mellan teammedlemmarna och leder till positiva resultat.
• Främja utveckling av hela människan: Arbetsplatser med hög tillit uppmuntrar medarbetarna att utvecklas både personligt och professionellt, vilket också förbättrar de samlade prestationerna.
• Visa sårbarhet: När ledare ber teamet om hjälp ökar tilliten och samarbetet.

Steg 6: Delegera uppgifter och beslutsfattande på ett effektivt sätt

Genom att delegera befogenheter och ge självständighet visar chefer att de litar på teammedlemmarnas förmåga, vilket gör att de kan göra sitt bästa arbete.

Men att släppa kontrollen är inte lätt för många chefer, eftersom beslutsfattande ofta symboliserar makt och status, något som många anser definierar vad en ”chef” är. Att behålla all makt hos sig själv kan dock leda till ineffektivitet på arbetsplatsen och frustration hos teammedlemmar som känner att de saknar inflytande. Att i stället ge teammedlemmarna mandat att fatta beslut främjar en kultur av ägarskap, ansvarstagande och innovation.

Chefer kan börja med att gradvis delegera beslut med låg risk till kompetenta medarbetare. Här är det till stor hjälp att ha god kännedom om varje teammedlems kompetenser och styrkor. Det yttersta målet är att ge teammedlemmarna möjlighet att använda sin expertis till nytta för projektet eller organisationen.

Här är några användbara riktlinjer när du förbereder dig för att delegera mer ansvar till teammedlemmarna:

• Ta fram principer: Formulera tydliga riktlinjer som anger kriterierna för beslutsfattande i teamet. Det omfattar till exempel hur beslut påverkar intressenter, att de ligger i linje med organisationens värderingar och att långsiktiga mål prioriteras. Ett sådant tydligt ramverk bidrar till konsekventa och transparenta beslutsprocesser.
• Tydliggör rollerna i beslutsfattandet: Tydligt definierade beslutsroller i teamet förebygger förvirring och oklarheter. Chefen bör kommunicera vilken grad av befogenhet och ansvar varje teammedlem har när det gäller beslut, bland annat vem som har sista ordet i vissa typer av beslut, och fastställa rutiner för att eskalera frågor vid behov.
• Visa att du litar på teammedlemmarna: Detta är avgörande för att teammedlemmarna ska kunna fatta beslut självständigt. Chefer bör stötta medarbetarna i att ta initiativ, göra egna bedömningar och bidra med sina unika perspektiv. Vägledning, positiv feedback och erkännande stärker teammedlemmarnas tro på sin egen förmåga och motiverar dem att ta ägarskap för sitt arbete.

Skapa lärandemöjligheter: ​​Skapa lärandemöjligheter genom att finnas tillgänglig för att svara på frågor, dela insikter och erbjuda mentorskap vid behov. Uppmuntra teammedlemmarna att ta in synpunkter från alla intressenter, analysera dem noggrant innan de fattar beslut och göra det till en vana att reflektera över framgångar, misslyckanden och förbättringsområden. Det främjar en kultur av lärande och utveckling i teamet. Chefer kan dessutom ordna workshoppar, utbildningar eller mentorsprogram med fokus på beslutsfattande, problemlösningstekniker och kritiskt tänkande.

Sammanfattning

Sammanfattningsvis har chefer ett stort inflytande på teamets dynamik genom att främja medarbetarnas engagemang, som har ett direkt samband med produktivitet, lönsamhet och andra viktiga affärsnyckeltal som påverkar organisationens framgång.

Genom att ge teamen egenmakt med hjälp av effektivt ledarskap, vägledning och tydliga standarder, och genom att själva förkroppsliga organisationens värderingar, höjer chefer moralen och skapar en miljö där teammedlemmarna trivs, samarbetar smidigt och bidrar på ett meningsfullt sätt till organisationens mål.

Genom att följa stegen i playbooken ovan (uppmärksamma styrkor, sätta tydliga mål och normer, främja öppen kommunikation, ge resurser och stöd, bygga en kultur av tillit och självständighet samt  delegera effektivt) kan chefer ge sina team förutsättningar att göra sitt bästa arbete någonsin.