Så bygger du vidare på dina teammedlemmars styrkor

”Det finns en egenskap som skiljer de riktigt stora cheferna från resten: de upptäcker vad som är unikt hos varje person och drar sedan nytta av det. Medelmåttiga chefer spelar dam, medan riktigt stora chefer spelar schack.”

Författaren Marcus Buckingham i en artikel i Harvard Business Review med titeln What Great Managers Do

I den här playbooken får du lära dig …

Hur du bygger vidare på dina teammedlemmars styrkor. Playbooken går igenom följande fem steg:

Steg 1: Hjälp medarbetarna att identifiera sina styrkor.

Steg 2: Bedöm som chef varje teammedlems styrkor.

Steg 3: Få teammedlemmarna att förstå varandras styrkor.

Steg 4: Ge medarbetarna möjlighet att använda och utveckla sina styrkor i arbetet.

Steg 5: Ordna utbildning i att bygga styrkor för dig och ditt team.

Vad är styrkor egentligen?

De flesta av oss använder orden ”styrkor” och ”kompetenser” som om de betydde samma sak, men enligt experter finns det en subtil skillnad. Så här kan man uttrycka det: alla styrkor är kompetenser, men alla kompetenser är inte styrkor.

Styrkor är kompetenser som är medfödda: något vi är naturligt bra på, som vi slipar på längs vägen och verkligen tycker om att använda. En kompetens är något vi kan lära oss och bemästra om vi övar tillräckligt ofta. För att förstå vilka dina styrkor är kan du fråga dig själv: Är jag bra på det här? Tycker jag om att arbeta med det?

1. Medarbetare vill verkligen, verkligen använda sina styrkor i arbetet

60 % av medarbetarna säger att möjligheten att få göra det de är bäst på i sin roll är ”mycket viktig” för dem. Det rankades högre än ”betydande löneökning” samt stabilitet och anställningstrygghet.

Källa: Gallups rapport State of the American Workplace från 2017

2. Medarbetare tror att de blir mer framgångsrika om de bygger vidare på sina styrkor

64 % av medarbetarna på amerikanska arbetsplatser tror att de blir mer framgångsrika i arbetet om de bygger vidare på sina styrkor.

Källa: rapporten The Strength Challenge, 2015

3. Bara att lära sig om sina styrkor kan göra underverk

Bara genom att lära sig om sina styrkor blir medarbetare 7,8 % mer produktiva, och team som fokuserar på styrkor varje dag har 12,5 % högre produktivitet.

Källa: Gallup

4. Högre medarbetarengagemang hänger ihop med positiva affärsresultat

”Medarbetarnas nöjdhet och engagemang har ett samband med meningsfulla affärsresultat i en omfattning som är betydelsefull för många organisationer, och dessa samband gäller generellt över olika företag.”

Källa: Studie från 2002 i Journal of Applied Psychology

5. Cheferna är nyckeln till att bygga medarbetarnas styrkor och engagemang

Medarbetarengagemanget ökar när chefer fokuserar på medarbetarnas styrkor. Faktum är att 70 % av variationen i medarbetarengagemang mellan olika affärsenheter kan tillskrivas cheferna.

Källa: Gallup

5 steg för att bygga vidare på dina teammedlemmars styrkor

Steg 1: Hjälp medarbetarna att identifiera sina styrkor

Medarbetare har flera sätt att bedöma sina styrkor, från enkla till komplicerade och från kostnadsfria till betalda. De mest populära formella testerna är VIA Strengths Assessment (kostnadsfritt för en grundrapport) och Gallups Clifton Strengths assessment (betalt). Andra alternativ är en personlig SWOT-analys och ett enskilt samtal med teammedlemmarna, där chefen ber dem reflektera över sina styrkor och svagheter och sedan följer deras utveckling över tid.

• VIA STRENGTHS ASSESSMENT
  På webbplatsen uppges att VIA Character Survey är ”världens enda kostnadsfria, vetenskapliga kartläggning av karaktärsstyrkor” och att den har besvarats av 11 miljoner människor i över 199 länder.
  
  Testet tar högst 15 minuter och bedömer deltagarna utifrån 24 karaktärsstyrkor som är indelade i sex huvudgrupper: visdom (bland annat lust att lära, kreativitet och perspektiv), mod (bland annat uthållighet och ärlighet), medmänsklighet (bland annat social intelligens), rättvisa (bland annat samarbete och ledarskap), måttfullhet (bland annat ödmjukhet och omdöme) och transcendens (bland annat humor, tacksamhet och hopp).
  
  Kostnad: Gratis
• GALLUPS CLIFTON STRENGTHS ASSESSMENT
  Det här verktyget från Gallup, en pionjär inom den globala styrkerörelsen, mäter varje persons naturliga tanke-, känslo- och beteendemönster och delar in dem i 34 teman inom fyra huvudområden: Strategic Thinking, Executing, Influencing och Relationship Building. Testet görs online och tar en timme. Du får ta ställning till 177 par av påståenden och välja det som bäst beskriver dig.
  
  Kostnad: Grundrapport 20 USD, detaljerad rapport 50 USD.
• WINGFINDER
  Wingfinder-testet har tagits fram av ett team psykologiprofessorer från University College i London och Columbia University i New York och tar ungefär 35 minuter. Det mäter 25 styrkor inom fyra områden: Connections (social förmåga och självledarskap), Creativity (bland annat nyfikenhet), Thinking (flytande intelligens) och Drive (bland annat ambition och motivation).
  
  Kostnad: Gratis
• PERSONLIG SWOT-ANALYS
  En SWOT-analys används traditionellt för att få insikt i en organisations styrkor (Strengths), svagheter (Weaknesses), möjligheter (Opportunities) och hot (Threats). Men även enskilda personer kan använda den för att bedöma sina styrkor på jobbet.
  En sådan analys hjälper dig att identifiera och bygga vidare på dina styrkor, lära känna dina svagheter så att du kan arbeta med dem eller minska deras negativa effekter, och ta vara på möjligheter att avancera eller lyckas.
  
  Nedan går vi igenom hur du gör en personlig SWOT-analys. I slutet av avsnittet hittar du en mall att ladda ner, med frågor som du kan ställa dig själv under en personlig SWOT-analys.

1. Lista alla dina styrkor.

Att lista sina styrkor är svårare än man kan tro, eftersom många av oss tar våra styrkor för givna och hellre klandrar oss själva för våra svagheter. För att få en balanserad lista kan du be din chef, nära vänner eller kollegor du litar på att ärligt nämna tre av dina främsta styrkor och lägga till dem på listan.

Exempel på styrkor: god kommunikationsförmåga, problemlösningsförmåga, hög emotionell intelligens, samarbetsförmåga och så vidare.

2. Lista dina svagheter.

Om du inte är säker på vilka dina svagheter är kan du tänka på saker du undviker i arbetet, eller leta efter ledtrådar i feedback från din chef eller dina kollegor. Är du alltid den som får höra skämt om att du kommer sent eller är oorganiserad? Då kan du kanske lista det som svagheter.

Precis som med styrkorna ovan kan du be din chef, nära vänner eller kollegor du litar på att ärligt nämna tre av dina svagheter, så att du får en balanserad lista.

Exempel på svagheter: att skjuta upp saker, rädsla för att tala inför stora grupper, att vara oorganiserad eller bristande tekniska kunskaper.

3. Lista de möjligheter och hot som gäller för dig.

Möjligheter och hot är externa faktorer som du som individ inte riktigt kan påverka. Ett exempel på ett hot kan vara minskad försäljning på grund av oförutsedda globala faktorer (som covid-19-pandemin 2020 eller ett plötsligt handelskrig som det som bröt ut mellan USA och Kina 2018) eller att en ny konkurrent introducerar ny teknik (till exempel hur Netflix slog ut Blockbuster).

Ett exempel på en möjlighet kan vara ett internt utbildningsprogram där du kan fräscha upp dina tekniska kunskaper, eller en säljutbildning. En kollega som har bättre meriter än du kan också vara ett hot mot din karriärutveckling i företaget. Då kan du ta chansen att gå helg- eller onlinekurser för att få upp dina meriter till rätt nivå.

Personlig SWOT-analys: frågor du kan ställa dig själv

💡 Oavsett om du hotas av kollegor med bättre meriter eller av ny teknik är det aldrig för sent att lära sig något nytt. Lär dig nya kompetenser med de här 5 onlinekurserna (och fler).

Steg 2: Som chef bedömer du styrkorna hos var och en i teamet

Det räcker inte att medarbetarna listar sina styrkor. Chefer måste också känna till vilka styrkor varje teammedlem bidrar med. Då kan de använda de insikterna för att få bättre kontakt med teammedlemmarna och ta vara på deras styrkor så effektivt som möjligt för att nå organisationens mål. På så sätt bidrar chefen till bättre samarbete och högre medarbetarengagemang, liksom ökad produktivitet och lönsamhet.

Här är några sätt för chefer att lära känna varje teammedlems styrkor och svagheter.

a) Logga in i MuchSkills, skriv in teammedlemmens namn och titta på visualiseringen av personens Job Focus, Soft Skills och Technical Skills.

Kom ihåg att MuchSkills har definierat ”Job Focus” för sina användare som:

• Kompetenser jag behärskar, alltså egentligen mina styrkor.
• Kompetenser jag gärna använder, sådana som ger mig energi.
• Mina nuvarande ansvarsområden.

En större kompetensbubbla under ”Job Focus” visar att medarbetaren anser sig behärska kompetensen och dessutom tycker om att använda den.

MuchSkills användare bedömer också sina Technical Skills på en tregradig skala, där de (och deras chefer) kan följa utvecklingen över tid.

b) Reflektera över medarbetarens framgångar och misslyckanden hittills. Var uppmärksam på vad varje medarbetare tycker om att göra och vad de har svårt med. Hur har de utfört de uppgifter och projekt de har fått? Är de lagspelare eller ensamvargar? Nappar de direkt på chansen att arbeta med ett nytt projekt, eller håller de sig i bakgrunden på mötena och hoppas att ingen ska lägga märke till dem? Irriterar du dig ständigt på att de är oorganiserade eller kommer sent till möten? Svaren på de här frågorna hjälper dig att skapa en profil över teammedlemmens styrkor och svagheter.

c) Be dem lista sina styrkor och svagheter under de kvartalsvisa enskilda samtalen som ni har för att stötta deras personliga och professionella utveckling. Faktum är att just de här två frågorna kan ge dig riktigt bra insikter om vilka styrkor och svagheter de har:

• Vilken var din bästa dag på jobbet de senaste tre månaderna?
• Vilken var din sämsta dag på jobbet de senaste tre månaderna?

Anteckna och håll koll under året på om de har utvecklat sina styrkor ytterligare eller övervunnit sina svagheter.

d) Håll workshoppar där du frågar teammedlemmarna om varandras styrkor och svagheter och diskuterar hur de hjälper eller hindrar människor att lyckas i sina jobb.

”71 % av de medarbetare som tror att deras chef kan nämna deras styrkor känner sig engagerade och fulla av energi i sitt arbete …”
Källa: 2015 Strengths @Work Survey.

Steg 3: Få teammedlemmarna att förstå varandras styrkor

Teammedlemmar som känner till varandras styrkor fungerar bättre som team, visar forskningen. Ta ett påhittat exempel. Teammedlem A, som är mer högljudd om vad hen bidrar med, kanske stör sig på att den mer tystlåtna teammedlemmen B inte verkar bidra tillräckligt till teamet. Men om A får veta att B har styrkor som är avgörande för de projekt de arbetar med, men inte har gjort någon större sak av det, kommer A att uppskatta B mer, och sammanhållningen i teamet blir bättre. Att uppskatta varandras styrkor ger alltid starkare och gladare team. Men hur får man egentligen teammedlemmarna att lära känna varandras styrkor och kompetenser? Här är några sätt:

a) MuchSkills tar hem det

Med visualiseringsverktyget MuchSkills blir det enkelt för teammedlemmar och chefer att kartlägga och se allas kompetenser i tre kategorier: Job Focus, Soft Skills och Technical Skills. Uppgradera till Pro-versionen för att lägga till och hantera kompetenskategorier som är specifika för din organisation eller ditt team, som ”Domain Expertise”, ”Functional Expertise”, ”Hardware Expertise” med flera.

Så här skapar du team i MuchSkills och bjuder in personer att gå med, så att de kan skapa sin visualiserade kompetensprofil:

• Logga in på MuchSkills, klicka på TEAM och sedan på ”Create a team”. Om du redan är med i ett team och vill skapa ett nytt klickar du på din profilbild och sedan på ”Create a team”.
• Ge teamet ett namn och välj en unik URL. Ett team kan vara vad som helst: dina vänner på jobbet, en kreativ arbetsgrupp, ett team på jobbet eller en hel organisation. Klicka på ”next” när du är klar.
• Nu är det dags att bjuda in folk till teamet du har skapat. Fyll bara i e-postadresserna till dem du vill bjuda in, eller skapa en inbjudningslänk och dela den med alla du vill ha med i teamet.
• Alla i teamet går med och skapar sin egen kompetensprofil. De som är med i samma team kan se varandras profiler. Vill du dela din profil med någon utanför teamet gör du den offentlig och delar länken.

b) Håll styrkemöten i teamet

Håll styrkemöten i teamet som är utformade för att få teammedlemmarna att se varandras styrkor och kompetenser. Det finns ingen färdig mall för de här mötena. Innehåll och upplägg beror på kulturen i varje organisation eller till och med på chefens önskemål (till exempel om mötet ska vara formellt eller informellt), men här är en ungefärlig guide.

• Be alla på teammötet skriva ner sina fem främsta kompetenser och för sedan över dem till en whiteboard så att alla enkelt kan se dem.
  Tips: Tanken är att deltagarna först skriver ner sina kompetenser var för sig, så att inte flera skriver upp samma.
• Gå laget runt och låt var och en berätta hur hen har använt en av kompetenserna på listan i jobbet den senaste veckan eller månaden. Anpassa tiden efter antalet deltagare.
• Diskutera om det finns styrkor som teamet eller organisationen behöver men som saknas på whiteboarden. Skriv upp dem.
• Dela in deltagarna i fem eller sex grupper (beroende på hur många ni är). Lista några av organisationens mål. Ge varje grupp ett mål och be dem välja ut de kompetenser som krävs för att nå målet bland styrkorna och kompetenserna på whiteboarden.

Syftet är att alla ska lära känna varandras unika kompetenser och styrkor, och att uppmuntra alla att prata om styrkorna och hur de kan användas inom olika områden.

Steg 4: Ge medarbetarna möjlighet att använda och utveckla sina styrkor

Har du läst forskningsavsnittet ovan vet du att 60 % av medarbetarna tycker att det är ”mycket viktigt” att få göra det de är bäst på i sin roll, enligt Gallups rapport State of the American Workplace 2017. Det värderades högre än ”betydande löneökning” liksom stabilitet och anställningstrygghet.

Det är chefens uppgift att ge medarbetarna uppgifter och projekt där de kan använda sina styrkor på bästa möjliga sätt. Därför är bra chefer avgörande när en organisation vill öka medarbetarengagemanget.

Om du har följt steg 1, 2 och 3 ovan borde det inte vara svårt att fördela uppgifter och projekt till dina teammedlemmar utifrån deras styrkor.

Med det sagt räcker det inte att bara fördela arbetet efter styrkor.

Chefer måste också:

1. Coacha medarbetarna genom att ge dem råd om hur de tar sig förbi hinder i arbetet, ge feedback och uppmuntra dem att fullända sina styrkor och utveckla nya kompetenser.
2. Sätta ihop team med medarbetare som har kompletterande styrkor, så att de kan lära av varandra.
3. Uppmuntra medarbetarna att sätta karriärmål som ligger i linje med deras styrkor och passioner, och följa upp dem under de enskilda samtal som hålls om deras professionella utveckling.

Steg 5: Ordna utbildning i att bygga styrkor för dig och ditt team

På grund av arbetets karaktär spelar chefer en avgörande roll när det gäller att bygga medarbetarnas styrkor. Chefer som ser teammedlemmarnas styrkor och placerar dem i roller där de får använda dem, och därmed låter dem utveckla sina styrkor, bidrar till gladare, mer engagerade och hängivna medarbetare … och starkare organisationer.

Mer erfarna chefer vet redan hur man coachar medarbetare i att bygga styrkor, men andra kan behöva utbildning i det. Om du som chef känner att du behöver hjälp med att få medarbetarna att göra sitt bästa arbete kan du be din organisation om stöd i form av utbildning.

På samma sätt kan du ordna utbildning i styrkor om du tror att ditt team skulle ha nytta av det.

Organisationer som satsar på att bygga medarbetarengagemang prioriterar att ge chefer och medarbetare utbildning i att bygga styrkor. Sådana organisationer bör också uppmärksamma chefer som konsekvent bygger vidare på teamets styrkor, eftersom det skickar en tydlig signal om vilka värderingar organisationen står för.

Den stora frågan: Bör medarbetare jobba bort sina svagheter?

Experter på medarbetarengagemang menar att individer (och organisationer) bör fokusera på att bygga styrkor, eftersom det är mer effektivt än att försöka förbättra svagheter. Rådet har stöd i forskningen.

Gallup har till exempel kommit fram till att ”när människor får utveckla sina styrkor blir de mer självsäkra, produktiva och självmedvetna”, och att det leder till 7 % till 23 % högre medarbetarengagemang. Att försöka förbättra svagheter leder däremot till ”en negativ medarbetarupplevelse, mediokra prestationsförbättringar och mindre engagerade medarbetare”.

På liknande sätt visade en undersökning från 2015 att medarbetare presterar bättre när chefer fokuserar på deras styrkor snarare än deras svagheter.

Men man bör ändå känna till sina svagheter. Den kunskapen gör en medveten om de egenskaper som håller en tillbaka, så att man kan vidta åtgärder för att mildra effekterna eller till och med förbättra dem för sin egen tillfredsställelse (oavsett vad forskningen säger).