Kompetensinventering: 4 skäl till att ni behöver en

Oavsett om er organisation är liten eller stor är det viktigt att veta vilka färdigheter och kompetenser medarbetarna bidrar med, eftersom det är det bästa sättet att matcha rätt person med rätt uppgift.

Vi vet att det kan vara svårt att hålla koll på alla kompetenser i organisationen. Medarbetare utvecklas och lär sig nya färdigheter allt oftare under åren, medan man förr kunde bygga en hel karriär på en och samma uppsättning färdigheter. Det är här en kompetensinventering, även kallad kompetensdatabas, gör nytta. Att ta fram en är i dag mindre en administrativ uppgift och mer en nödvändighet för effektiv personalhantering och en framgångsrik organisation.

Vad är en kompetensinventering?

Om du har läst våra tidigare blogginlägg (som det här) vet du att en färdighet är en inlärd aktivitet, medan en kompetens är en kombination av en persons färdigheter, kunskaper, förmågor och beteendemässiga egenskaper. Färdigheter och kompetenser är avgörande för att hantera personalresurser på ett kompetent sätt, eftersom både individer och befattningar kan beskrivas fullt ut utifrån de färdigheter och kompetenser de har respektive kräver.

En kompetensinventering är alltså en sammanställning av färdigheterna och kompetenserna inom en organisation. Men den är mer än så. En kompetensinventering måste fungera som ett verktyg för att mäta eller bedöma varje färdighet och kompetens den innehåller. Därför bör den helst omfatta kunskaps- och expertisnivåer (där det är möjligt), utbildning, certifieringar och mycket mer. En väldefinierad kompetensinventering visar inte bara vilka färdigheter och kompetenser medarbetarna har i dag, utan också vilka organisationen behöver skaffa sig och stödja över tid. En sådan katalog bygger oftast på medarbetarnas självskattningar, på bedömningar som organisationen gör eller på en kombination av båda.

Vad ingår i en kompetensinventering?

Om du känner till MuchSkills vet du att vi hjälper organisationer att skapa en modern kompetensmatris eller färdighetsmatris. En kompetensmatris ger en visuell bild av vilka färdigheter och kompetenser varje medarbetare i organisationen har. Att ta fram en kompetensmatris är ett viktigt steg när du bygger upp en kompetensinventering. Innehållet i de två är i stort sett detsamma och omfattar följande:

En lista över färdigheter och kompetenser

Utifrån organisationens strategi och behov ska kompetensinventeringen innehålla alla färdigheter och kompetenser ni har och behöver. För att göra det tydligare kan färdigheterna delas in i:

• Tekniska färdigheter (dataanalys, programmeringsspråk, Excel, bokföring osv.)
• Mjuka färdigheter (aktivt lyssnande, anpassningsförmåga, empati, kritiskt tänkande osv.)
• Ledarskapsförmågor (relationsbyggande, problemlösning, beslutsfattande, kommunikation, flexibilitet osv.)
• Övriga färdigheter (språk, kulturell kompetens osv.)   

Kunskapsnivåer

Därefter behöver kompetensinventeringen ett mätverktyg för att bedöma och gradera varje färdighet eller kompetens. Ett exempel: MuchSkills använder en skala från 1-9 där medarbetaren kan placera sig själv som ”nybörjare”, ”medel” eller ”expert” inom en viss färdighet. Inom vart och ett av de tre spannen finns ytterligare tre nivåer, vilket ger en mer detaljerad bild av personens kunskaps- eller expertisnivå. Kompetensinventeringen bör vara så heltäckande att den visar exakt hur skicklig en medarbetare är inom en viss färdighet, eller vilken kunskapsnivå som krävs för en specifik befattning.

Yrkescertifieringar och utbildningsbakgrund

De bekräftar att en medarbetare är utbildad och har kompetens att utföra en uppgift. Med den informationen kan du enkelt koppla medarbetare med rätt behörigheter till de kunder som efterfrågar dem.

Arbetslivserfarenhet

Här ingår inte bara hur många år medarbetaren har arbetat, utan också vilka branscher och områden personen har verkat inom, vilka projekt hen har deltagit i, vilka roller hen har haft tidigare och så vidare.

Arbetspreferenser och intressen

När det är möjligt är det en god idé att ge medarbetare uppgifter som matchar deras intressen eller preferenser, eftersom det stärker arbetsmoralen, arbetsglädjen och prestationen. Därför är det alltid bra om medarbetarna kan ange den här informationen i sin kompetensprofil i organisationens kompetensinventering.

Kom igång med er kompetensinventering i dag

Skapa en kraftfull, visuell kompetensinventering med MuchSkills.

Läs mer

‍

Varför behöver er organisation en kompetensinventering?

Rätt använd kan er kompetensdatabas ha en positiv inverkan på många delar av organisationen:

1. Personalhantering

En kompetensinventering ser till att er bild av arbetsstyrkan är verklighetstrogen och inte bara ytlig. Med den kunskapen kan ni se till att team och projekt bemannas med personer som har de färdigheter, den expertis och den kompetens som krävs för att klara sina uppgifter och nå uppsatta mål. Dessutom är en djup kunskap om medarbetarna ett måste om ni vill kunna bedöma hur väl organisationen klarar att ta sig an nya projekt och hålla kunderna nöjda.

2. Kompetensgapsanalys

En kompetensinventering, det vill säga en lista över de färdigheter som finns i organisationen och de som behövs för att lyckas, gör det enkelt att genomföra en kompetensgapsanalys och ger organisationen den kunskap som krävs för att täppa till gapen. 

När 87 % av organisationerna rapporterar ett kompetensgap eller räknar med att få ett inom de närmaste åren är det viktigt att göra en kompetensgapsanalys minst en gång om året. 

Organisationer som utgår från sin kompetensinventering när de gör en kompetensgapsanalys kan sedan täppa till de kritiska luckorna med följande steg:

• Utbilda och kompetensutveckla medarbetarna inom de viktiga färdigheter och kompetenser som organisationen saknar men snart kommer att behöva. Med insikterna från kompetensinventeringen kan ni se till att medarbetarna inte bara lär sig det de behöver, utan också når rätt nivå i varje färdighet. Organisationer som strategiskt minskar sina kompetensgap genom kompetensutveckling och lärande motiverar medarbetarna att lära sig och växa, och lägger samtidigt grunden för att nå sina affärsmål.
• Rekrytera kvalificerade medarbetare om tiden inte räcker till för att kompetensutveckla eller omskola den befintliga personalen. Det betyder inte att kompetensinventeringen bara är ett praktiskt verktyg när ni behöver rekrytera akut. Den kan tvärtom hjälpa er att planera all rekrytering strategiskt, så att ni sakta men säkert bygger upp hela bredden av de färdigheter och kompetenser som saknas, stärker kärnkompetenserna och minskar svagheterna.

3. Att behålla medarbetare

I spåren av den stora uppsägningsvågen, eller Great Reshuffle, då arbetstagare världen över har bytt jobb i rasande takt och organisationer kämpat med fler lediga tjänster än kandidater, kan er kompetensdatabas eller kompetensinventering bli ett effektivt verktyg för att behålla medarbetare. Det gäller särskilt organisationer som regelbundet gör kompetensgapsanalyser och därefter erbjuder utbildning till medarbetare som saknar de önskade färdigheterna eller kunskapsnivåerna.

En väldefinierad kompetensinventering visar också vilka färdigheter och vilken expertis som krävs för en viss befattning, något som kan motivera medarbetare att skaffa sig den kompetens de behöver för att få jobbet.

Precis som kompetensutbildning är tydliga karriärvägar avgörande för att behålla medarbetare i dessa turbulenta tider. Enligt en undersökning från Pew Research Centre från 2022 angav 33 % av de amerikaner som sagt upp sig under det föregående året bristen på karriärmöjligheter som ett viktigt skäl. 

4. Successions- och ledarskapsplanering

En kompetensinventering är en värdefull informationskälla när ni behöver tillsätta tjänster internt. Den visar vilka medarbetare som har de färdigheter, kompetenser och beteendemässiga egenskaper som gör dem lämpliga för en befattning som just blivit ledig. Valet behöver inte begränsas till en viss avdelning. Kompetensinventeringen visar också om den bäst lämpade kandidaten finns på en helt annan avdelning. Intern rörlighet ger medarbetarna fler karriärmöjligheter, vilket också bidrar till att fler stannar kvar.

Förutom successionsplanering kan en kompetensinventering också vara ett stöd i ledarskapsplaneringen. En väldefinierad kompetensinventering visar vilka ledaregenskaper och ledarskapsförmågor dina medarbetare har. Med den informationen kan du utbilda och förbereda nästa generations ledare i god tid innan de nuvarande kliver av. Det är avgörande, eftersom flera faktorer har skapat ett stort glapp i ledarskapet i de flesta organisationer, bland annat att många babyboomers (födda mellan 1946 och 1964) går i pension, den hårda kampen om knappa talanger och bristen på effektiva program för ledarutveckling.

Vad kännetecknar en effektiv kompetensinventering?

Nu vet vi varför varje organisation behöver en kompetensinventering. Men hur ser ni till att den faktiskt ger det resultat ni vill ha? Här är några beprövade arbetssätt som gör er kompetensdatabas till en ovärderlig tillgång:

1. Definiera och klassificera varje färdighet och kompetens

Fastställ standarddefinitioner för färdigheter och kompetenser för att undvika missförstånd. Identifiera sedan vilka färdigheter och kompetenser som krävs för varje roll, avdelning, team eller organisationen som helhet. Ta även med kunskapsnivåer. Gör det kristallklart vilka färdigheter och expertisnivåer medarbetarna måste uppnå för att ta sig an en viss roll eller ingå i ett visst projekt eller team. Ta inte med färdigheter som saknar relevans för en uppgift eller ett team bara för att fylla på inventeringen. När kompetensdatabasen består av information som klassificerats och organiserats på ett så effektivt sätt, och innehåller en uttömmande lista över alla färdigheter ni behöver för att lyckas som organisation (alltså både de färdigheter ni har och de ni behöver ha), kallas den en kompetenstaxonomi. 

Den goda nyheten är att ni inte behöver bygga en sådan taxonomi från grunden, eftersom det finns flera kompetenstaxonomier online att hämta inspiration från. Bland dem finns O*Net (USA‍), ESCO (EU‍), Nesta (Storbritannien‍), SkillsFuture (Singapore) och SFIA (för den digitala världen) 

2. Använd en enhetlig måttstock

Med ett enhetligt mätsystem kan du kontrollera att en medarbetares kunskapsnivå i en färdighet verkligen är den hen uppger. Systemet måste användas i alla avdelningar och team så att bedömningarna blir enhetliga. Det finns många sätt att mäta kunskapsnivåer. Vissa organisationer bedömer nivån på en skala från 1 till 5. MuchSkills använder, som vi nämnde tidigare, en kunskapsskala från 1 till 9 i flera nivåer (1-3 nybörjare, 4-6 medelnivå, 7-9 expert) för att ge en nyanserad bild av varje färdighetsnivå. Det viktiga är att välja det system som passar din organisation. Och när du väl har bestämt dig, se till att införa det med aktivt deltagande från både medarbetare och chefer.

3. Se till att uppdatera regelbundet

För att göra verklig nytta måste kompetensinventeringen vara en levande resurs. Det innebär att informationen alltid måste vara korrekt och aktuell. Om några medarbetare har genomgått en utbildning eller klarat ett test som höjer deras kunskapsnivå, se till att informationen uppdateras direkt. Ni kan också genomföra återkommande bedömningar eller självskattningar och uppdatera uppgifterna efter varje omgång. Vissa organisationer ger medarbetarna tillgång till inventeringen så att de själva kan uppdatera informationen, och har funnit att det är en praktisk och tidsbesparande lösning. Andra utser en eller flera medarbetare som ansvarar för att förvalta informationen och hålla den aktuell. Oavsett vilken metod ni väljer är en formell process för granskning och uppdatering alltid bättre än en som sker när andan faller på.

För en del av oss kan det kännas tidskrävande och enformigt att bygga en kompetensinventering från grunden och sedan löpande följa upp den. Men så behöver det inte vara. Det finns många digitala verktyg för kompetenshantering som gör processen både effektiv och enkel. Med ett verktyg för kompetenshantering som MuchSkills kan ni inte bara automatisera återkommande uppgifter som rapportering och uppdatering av nya färdigheter i databasen, utan också skapa kompetensmatriser och heltäckande kompetensprofiler för medarbetarna, hålla koll på medarbetarnas certifieringar, göra kompetensgapsanalyser i realtid och få en fullständig överblick över organisationens kompetenser, så att ni kan sätta ihop agila, högpresterande team.

‍

Bygg upp er kompetensinventering i MuchSkills redan i dag

Boka en demo

‍