Vorlage für Schulungsnachweise: Kostenloser Download zur Verwaltung von Zertifikaten und Schulungen

Die meisten Organisationen haben irgendeine Form von Schulungs- oder Zertifizierungsprogramm, und fast alle müssen früher oder später nachweisen, wer was wann absolviert hat. Diese Aufgabe landet meist bei der Person, die gerade am nächsten dran ist: bei der HR-Managerin, beim Office Manager oder bei der Compliance-Verantwortlichen, und nicht bei jemandem, der eigens dafür eingestellt wurde.

Fragt ein Auditor diese Person nach einer gefilterten Liste aller, die in den letzten zwei Jahren eine bestimmte Zertifizierung abgeschlossen haben, sortiert nach Standort, kann es Tage statt Minuten dauern, die Antwort zusammenzutragen. Denn die Nachweise stecken meist in einem Ordner mit PDF-Zertifikaten, in ein paar verstreuten E-Mail-Verläufen und in der Erinnerung von jemandem daran, wer welche Schulung besucht hat. Meist ist das der Moment, in dem die zuständige Person nach Vorlagen für Schulungsnachweise sucht, um nicht alles von Grund auf selbst aufbauen zu müssen.

Im Folgenden zeigen wir, was ein ordentlicher Schulungsnachweis enthalten muss und wo selbst eine gut aufgebaute Tabelle nicht mehr ausreicht. Außerdem erhalten Sie eine kostenlose Vorlage für Schulungsnachweise zum Herunterladen, die speziell für kleine Organisationen und Teams entwickelt wurde.

Was ein Schulungsnachweis für Mitarbeitende wirklich enthalten muss

Ein Schulungsnachweis ist mehr als eine Liste von Kursnamen. Richtig geführt, belegt er, dass eine bestimmte Person eine bestimmte Schulung an einem bestimmten Datum absolviert hat und dass diese im jeweils geltenden Erneuerungszyklus noch gültig ist. Für regulierte Organisationen ist genau das die Anforderung von ISO 9001 Abschnitt 7.2: nicht nur, dass eine Schulung stattgefunden hat, sondern ein dokumentierter Nachweis, dass sie wirksam war und weiterhin gültig ist.

Ein brauchbarer Nachweis braucht mindestens folgende Angaben: wer die Schulung absolviert hat, Rolle und Standort der Person, um welche Schulung es sich handelt, wer sie durchgeführt hat, das Abschlussdatum, gegebenenfalls das Ablaufdatum, einen Beleg (ein Zertifikat, eine Referenznummer, eine eingescannte Datei) sowie einen Status, der anzeigt, ob die Schulung gültig ist, bald abläuft oder bereits abgelaufen ist. Die meisten selbst gebauten Tabellen enthalten nur die Hälfte dieser Felder, und ausgerechnet die, auf die es bei einem Audit am meisten ankommt, fehlen: der Überblick über Ablaufdaten und ein Vermerk, wer den Eintrag zuletzt geprüft hat.

Wann eine Tabelle für Schulungsnachweise nicht mehr ausreicht

Eine gut strukturierte Tabelle, auch die Vorlage weiter unten auf dieser Seite, reicht für ein Team von 10 Personen problemlos aus. Wann sie an ihre Grenzen stößt, hängt weniger davon ab, wie viele Personen darin erfasst werden, denn das schafft eine Tabelle mühelos, sondern davon, wie viele Personen darauf zugreifen und damit arbeiten müssen. Kurz gesagt: Sobald Sie 50 Personen an drei Standorten verwalten, kann nicht mehr nur eine einzige Person die Tabelle pflegen.

Sind mehrere Personen dafür verantwortlich, die Nachweise aktuell zu halten, bietet eine Tabelle keine strukturierte Möglichkeit festzuhalten, wer einen Eintrag bestätigt oder überprüft hat, ob er noch stimmt. Zugegeben, Google Sheets protokolliert Änderungen. Um aber herauszufinden, wer was bearbeitet hat, muss man sich Zelle für Zelle durch einen chronologischen Verlauf scrollen, und das ist nichts, was man einem Auditor vorlegen kann. Fragt ein Auditor also: „Wer hat diese Zertifizierung aktualisiert, und auf welcher Grundlage?“, bekommt er ein Schulterzucken statt einer Antwort.

Außerdem steht und fällt die Kontrolle von Ablaufdaten damit, dass jemand daran denkt, nach Datum zu sortieren, und dann auch wirklich handelt. Eine automatische Warnung gibt es nicht, deshalb erfährt man von einer abgelaufenen Zertifizierung oft erst, wenn sie schon ein Problem verursacht hat. Und sobald Schulungsnachweise mit den Anforderungen einer Rolle abgeglichen werden müssen, um zu sehen, ob alle in dieser Rolle die vorgesehene Zertifizierung haben, liefert Ihnen die Tabelle keine Antwort. Diesen Abgleich müssten Sie von Hand anlegen und bei jedem Rollenwechsel neu aufbauen.

Das ist kein Versäumnis der Person, die die Tabelle pflegt. So läuft es eben, wenn ein Dokument, das für eine verantwortliche Person gedacht ist, von vielen genutzt wird. Kein Wunder also, dass Gartner in einer Studie zu Belegschaftsdaten aus dem Jahr 2024 feststellte, dass nur 8 % der Organisationen über verlässliche Daten zu den Kompetenzen und Zertifizierungen verfügen, die ihre Mitarbeitenden tatsächlich besitzen (Gartner, 2024). Eine Tabelle, der niemand so richtig traut, ist eine Spielart genau dieses Problems.

Die kostenlose Vorlage für Schulungsnachweise

Unten finden Sie den Link zu einer Vorlage, die genau für diese Phase gemacht ist: solange eine Person sie noch selbst pflegen kann und bevor Sie eine automatische Änderungsverfolgung brauchen, damit die Daten verlässlich bleiben. Sie deckt alles aus dem vorherigen Abschnitt ab, dazu ein paar Felder, die sich schon in dieser Phase lohnen: eine Personalnummer, eine Spalte für die Freigabe durch die Führungskraft, damit jemand anderes als die eintragende Person die Daten bestätigt hat, eine Kategorie, die Compliance-relevante Schulungen von allgemeiner Kompetenzentwicklung trennt, sowie Platz für Stunden oder Credits und für freie Notizen, wenn ein Kurs mehr Kontext braucht, als die übrigen Spalten hergeben. Insgesamt gibt es 15 Spalten, dazu drei Beispiele mit Demodaten, damit die Struktur auf einen Blick klar ist und man sie nicht erst rekonstruieren muss. Es ist eine echte Arbeitsvorlage.

Excel-Vorlage herunterladen und mit dem Ausfüllen beginnen.

Verwenden Sie sie unverändert oder reduzieren Sie sie auf die Felder, die Ihre Organisation wirklich braucht. Die eine Spalte, die Sie unabhängig von allen Kürzungen behalten sollten, ist das Erinnerungsdatum für die Erneuerung. Setzen Sie es so weit vor das Ablaufdatum, dass tatsächlich noch Zeit bleibt, vor dem Ablauf zu erneuern.

Was an ihre Stelle tritt, wenn Sie über sie hinauswachsen

Für größere Teams mit verzahnten Zuständigkeiten liegt die Lösung darin, zu trennen, wer Nachweise hinzufügen und wer sie freigeben darf, und das Nachhalten von Ablaufdaten einem System statt einer Person zu überlassen. Genau das leistet MuchSkills, ein Live-System für Zertifikate und Schulungsnachweise, das gezielt dafür entwickelt wurde, solche Tabellen abzulösen. Hier laden Mitarbeitende ihre Schulungen und Zertifizierungen selbst hoch, Führungskräfte prüfen sie anhand der tatsächlichen Anforderungen der Rolle, und jede Änderung, ob hinzugefügt, bearbeitet oder entfernt, wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert. Genau diese Lücke kann eine Tabelle nicht schließen. Benachrichtigungen zu Ablaufdaten werden automatisch verschickt, und zwar vor dem Stichtag statt erst, wenn die Zertifizierung bereits abgelaufen ist. Und weil Zertifizierungen mit Rollen verknüpft sind, ergibt sich die Lückenanalyse von selbst. So sehen Sie jederzeit, wer an einem Standort oder in einer Abteilung eine für die eigene Rolle erforderliche Zertifizierung nicht besitzt, ohne diese Übersicht jedes Mal von Hand erstellen zu müssen. Es sind dieselben Informationen wie in der Vorlage, nur dass nicht mehr eine einzige Person daran denken muss, sie zu prüfen.

Das ist eine andere Aufgabe als das, was Compliance-Tracking für Mitarbeitende im weiteren Sinne abdeckt. Dort geht es um die übergreifende Frage, wie sich Compliance-Pflichten in der gesamten Belegschaft nachverfolgen lassen. Hier geht es um etwas Engeres: um den Nachweis selbst und darum, was nötig ist, damit sich ein Auditor, eine neue Führungskraft oder ein Kunde im Rahmen einer Due-Diligence-Prüfung tatsächlich darauf verlassen kann.

Was das für Sie bedeutet

Für ein kleines Team mit einer klar zuständigen Person reicht die Vorlage oben aus. Darüber hinaus funktioniert sie aber nur, wenn jemand stillschweigend die Aufgabe übernimmt, an alles zu denken. Und genau dann sehen sich die meisten Organisationen nach etwas anderem um. Sind Sie an diesem Punkt angekommen, setzt die Verwaltung von Mitarbeiterzertifikaten von MuchSkills genau hier an.