Kompetenz-Compliance für drei zentrale ISO-Normen in sechs einfachen Schritten
ISO ist eine internationale Normungsorganisation, die technische, industrielle und kaufmännische Normen entwickelt und veröffentlicht, an die sich Unternehmen auf der ganzen Welt halten. Eine ISO-Zertifizierung ist ein starkes Signal für die Glaubwürdigkeit eines Unternehmens.
Die Einhaltung von ISO-Normen nützt Kunden wie Organisationen. Kunden können sich darauf verlassen, dass die ISO-zertifizierten Produkte und Dienstleistungen, die sie kaufen, von guter Qualität sind. Organisationen wiederum steigern damit ihre Effizienz und Produktivität und verringern zugleich die Ressourcenverschwendung, die durch Fehler entsteht.
Eine ISO-Zertifizierung ist keine Pflicht. In manchen Branchen, etwa im Bauwesen, im Ingenieurwesen oder im Gesundheitswesen, kann sie jedoch gesetzlich vorgeschrieben sein. In anderen Fällen ist die Zertifizierung Voraussetzung dafür, dass Unternehmen bei bestimmten öffentlichen Aufträgen überhaupt zum Zug kommen.
In diesem Beitrag geht es vor allem um den Abschnitt „Kompetenz“ dreier weit verbreiteter ISO-Normen. Diese sind:
1: ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagementsysteme)
Sie gehört zu den bekanntesten ISO-Normen weltweit und widmet sich Qualitätsmanagementsystemen. Sie hilft Organisationen, die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen so zu verbessern, dass diese stets die Erwartungen und Anforderungen der Kunden erfüllen.
2. ISO 14001:2015 (Umweltmanagementsysteme)
Diese Norm unterstützt Organisationen dabei, ihre Umweltleistung gezielt zu verbessern. Sie gibt allen Stakeholdern, also Führungskräften, Mitarbeitenden und Anteilseignern, die Gewissheit, dass die Organisation ihre Umweltauswirkungen misst und durch effizienten Ressourceneinsatz und weniger Abfall verringert.
3. ISO 45001: 2018 (Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit)
Diese Norm bietet Organisationen einen Rahmen, um Gefahren am Arbeitsplatz zu verringern und so Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit zu verbessern.
Ähnliche Abschnitte zur „Kompetenz“
Die drei genannten ISO-Normen enthalten zur „Kompetenz“ jeweils einen ähnlichen Abschnitt (7.2).
Abschnitt 7.2 der ISO 9001:2015 lautet:
Template
Die Organisation muss:
a) für Personen, die unter ihrer Aufsicht Tätigkeiten verrichten, die die Leistung und Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems beeinflussen, die erforderliche Kompetenz bestimmen;
b) sicherstellen, dass diese Personen auf Grundlage angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind;
c) wo zutreffend, Maßnahmen einleiten, um die benötigte Kompetenz zu erwerben, und die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen bewerten;
d) geeignete dokumentierte Informationen als Nachweis der Kompetenz aufbewahren.
ANMERKUNG Geeignete Maßnahmen können beispielsweise die Schulung, das Mentoring oder die Versetzung derzeit beschäftigter Personen sein oder die Einstellung bzw. Beauftragung kompetenter Personen
Ähnlich heißt es in Abschnitt 7.2 der ISO 14001:2015:
Template
Die Organisation muss:
a) für Personen, die unter ihrer Aufsicht Tätigkeiten verrichten, die ihre Umweltleistung und ihre Fähigkeit zur Erfüllung ihrer bindenden Verpflichtungen beeinflussen, die erforderliche Kompetenz bestimmen;
b) sicherstellen, dass diese Personen auf Grundlage angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind;
c) den Schulungsbedarf ermitteln, der sich aus ihren Umweltaspekten und ihrem Umwelt-
managementsystem verbunden ist;
d) wo zutreffend, Maßnahmen einleiten, um die benötigte Kompetenz zu erwerben, und die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen bewerten.
ANMERKUNG: Geeignete Maßnahmen können beispielsweise die Schulung, das Mentoring oder die Versetzung derzeit beschäftigter Personen sein oder die Einstellung bzw. Beauftragung kompetenter Personen.
Die Organisation muss angemessene dokumentierte Information als Nachweis der Kompetenz aufbewahren.
Und schließlich heißt es in Abschnitt 7.2 der ISO 45001:2018:
Template
Die Organisation muss:
a) die erforderliche Kompetenz der Beschäftigten bestimmen, die ihre SGA-Leistung beeinflusst oder beeinflussen kann;
b) sicherstellen, dass die Beschäftigten auf Grundlage angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind (einschließlich der Fähigkeit, Gefährdungen zu erkennen);
c) wo zutreffend, Maßnahmen einleiten, um die erforderliche Kompetenz zu erwerben und aufrechtzuerhalten, und die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen bewerten;
d) angemessene dokumentierte Information als Nachweis der Kompetenz aufbewahren.
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Um Abschnitt 7.2 in jedem dieser ISO-Managementsysteme zu erfüllen, muss eine Führungskraft oder Teamleitung Kompetenzanforderungen für die ihr unterstellten Mitarbeitenden festlegen. Zudem muss sie dafür sorgen, dass diese Mitarbeitenden „auf Grundlage angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind“ und dass dokumentierte Informationen als Kompetenznachweis vorliegen (eine Anforderung, die auch für die Kompetenzberichterstattung nach ESRS S1 gilt).
Mit den folgenden sechs einfachen Schritten können Organisationen das ganz leicht umsetzen.
Sie wollen die Kompetenzanforderungen der ISO sicher erfüllen?
MuchSkills vereinfacht die ISO-Compliance, weil sich die Kompetenzen der Mitarbeitenden damit ganz leicht erfassen lassen.
Sechs Schritte, mit denen Sie die Anforderungen an Fähigkeiten bzw. Kompetenzen in drei ISO-Normen sicher erfüllen
Schritt 1: Die für die ISO-Compliance erforderlichen Kompetenzen bestimmen
Legen Sie fest, welche Kompetenzen nötig sind, um Ihre Leistungen gemäß dem ISO-Managementsystem zu erbringen, für das Sie sich zertifizieren lassen möchten: ISO 9001, 14001 oder 45001. Zerlegen Sie Prozesse in zentrale Tätigkeiten und prüfen Sie, welche formalen und überfachlichen Kompetenzen mit welchem Kompetenzniveau erforderlich sind, um bei diesen Tätigkeiten die Qualitätsanforderungen zu erfüllen. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, nutzen Sie eine der forschungsbasierten Kompetenzvorlagen von MuchSkills.
Schritt 2: Die in der Organisation vorhandenen Kompetenzen ermitteln (per Kompetenzbewertung)
Ermitteln Sie mit einer Kompetenzbewertung, welche Kompetenzen in Ihrer Organisation vorhanden sind. Eine Möglichkeit dafür ist eine Kompetenzmatrix. Sie erfasst die Kompetenzen der Mitarbeitenden (idealerweise mit Angaben sowohl von den Mitarbeitenden als auch vom Arbeitgeber) sowie formale Qualifikationen, die mit Zertifikaten verbunden sind. Mit MuchSkills erfassen Sie beides ganz einfach und erhalten auf einen Blick einen Überblick über alle Kompetenzen und Zertifikate in Ihrer Organisation.
Schritt 3: Kompetenzlücken bewerten
Prüfen Sie, wie weit die in Schritt 1 geforderten Kompetenzen mit den in Schritt 2 ermittelten übereinstimmen. Mit der MuchSkills-Funktion Skill-Gap-Analyse geht das ganz einfach. So sehen Sie, wer die nötigen Kompetenzen bereits mitbringt und wer noch das braucht, was Abschnitt 7.2 als „angemessene Ausbildung, Schulung oder Erfahrung“ bezeichnet.
In MuchSkills legen Sie mühelos ein Kompetenzprofil an, das die Compliance-Anforderungen abbildet, und sehen sofort, wie Ihre Teammitglieder im Vergleich dazu dastehen. Zudem können neue und bestehende Mitarbeitende Zertifikate und Kompetenzen aus früheren Arbeitsstellen hinzufügen. So erkennen Sie leicht, ob Sie die Anforderungen Ihres QMS bereits erfüllen oder sogar übertreffen.
Schritt 4: Maßnahmen planen, um die erforderlichen Kompetenzen aufrechtzuerhalten oder zu erwerben
Um die Lücke zwischen geforderten und tatsächlichen Kompetenzniveaus zu verkleinern, müssen Organisationen „Maßnahmen einleiten, um die erforderliche Kompetenz zu erwerben und aufrechtzuerhalten“, etwa indem sie Bildungs- und Weiterqualifizierungsmaßnahmen sowie Einstellungen planen.
Mit der kommenden MuchSkills-Funktion „Goals“ können Sie Ziele und Entwicklungspfade planen und bei der Kompetenzplanung stets einen Schritt voraus sein.
Schritt 5: Kompetenzen und deren Entwicklung dokumentieren
Ihre Datenbank mit Fähigkeiten und Kompetenzen sollte regelmäßig aktualisiert werden, mindestens einmal im Quartal, denn Mitarbeitende kündigen, wechseln die Abteilung oder eignen sich neue Fähigkeiten an. MuchSkills ist nicht nur Tool zur Visualisierung von Kompetenzdaten und Kompetenzdatenbank in einem, sondern stellt auch Ihr Compliance-Tracking für Kompetenzen sicher. Erleichtern Sie sich die Erfüllung der Anforderungen aus Abschnitt 7.2 d der ISO 9001: 2015 (angemessene dokumentierte Information als Nachweis der Kompetenz aufbewahren), indem Sie Fähigkeiten, Kompetenzen, Zertifikate und Weiterqualifizierungsmaßnahmen sicher erfassen und nachverfolgen. Hinterlegen Sie die für Ihre Organisation relevanten Zertifikate und behalten Sie deren Ablaufdatum im Blick. Das ist vor allem in technisch regulierten Rollen wichtig, etwa bei Netzwerkingenieuren, wo Zertifikate wie CCNA, AWS und Sicherheitszertifizierungen Compliance-relevant sind und in festen Zyklen ablaufen.
Schritt 6: Langfristige Kompetenzentwicklung
Das geschäftliche Umfeld jeder Organisation verändert sich ständig, und Ihr QMS muss sich entsprechend anpassen. Die Geschäftsleitung sollte regelmäßig prüfen, wie Wettbewerb, anstehende Produkteinführungen oder andere interne wie externe Veränderungen die Kompetenzen verändern, die nötig sind, um das Geschäft mit gleicher oder besserer Qualität und mit gleichen oder besseren Ergebnissen zu führen. Richten Sie Ihre Kompetenz- und Entwicklungsstrategie danach aus.
Mit einer kommenden MuchSkills-Funktion können Sie festlegen und dokumentieren, welche Ressourcen sich für die Weiterqualifizierung eignen und welche Anforderungen Sie an die einzelnen Kompetenzniveaus stellen. Außerdem können Organisationen damit für jede einzelne Person individuelle Weiterqualifizierungspfade und -pläne erstellen.
Fazit
Wie die sechs Schritte zeigen, können Organisationen die Anforderungen des Abschnitts „Kompetenz“ der ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 und ISO 45001:2018 erfüllen, indem sie die für die Compliance nötigen Kompetenzen bestimmen, prüfen, ob diese in der Organisation vorhanden sind, Kompetenzlücken ermitteln, diese durch Schulungen oder Personalentwicklung schließen, die Kompetenzentwicklung über die Zeit verfolgen und angemessene Nachweise in Form einer Dokumentation von Kompetenzen und Kompetenzschulungen aufbewahren. So erfüllen Sie mühelos die Anforderungen eines wichtigen Abschnitts der ISO-Zertifizierung und kommen der begehrten ISO-Zertifizierung ein gutes Stück näher.
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